Ежедневные операции пользователей

• Как сформировать список гостей на питание
• Как сформировать список гостей на заезд
• Как сформировать список гостей на выезд
• Как поставить номер на ремонт (блокировка)
• Как снять Z-отчет в кассе
• Как снять сверку итогов по банковскому терминалу
• Как сформировать кассовый отчет пользователя (операции за смену)
• Закрытие бизнес-дня и блокировка операций в закрытом периоде
• Как производится выписка ключ-карт для доступа в номер
• Как оставить сообщение для пользователей
• Операция Закрыть период
• Как получить отчет по уборкам в номерах
• Как сформировать отчет по совершенным оплатам
• Уведомление о прибытии иностранного гражданина (бланк)

Как сформировать список гостей на питание

Отчёты по питанию позволяют увидеть, кто из гостей и когда получал завтраки, обеды и ужины. Это нужно для учёта расходов, контроля оказания услуг и взаимодействия с поставщиками.

Отчёты доступны в модуле «Отчёты» → «Дополнительные отчёты» → блок «Прочее»

Как гость попадает в отчёт по питанию

Данные в отчётах по питанию формируются на основании трёх источников:

Важно: При ручном начислении обязательно соблюдайте дату предоставления услуги. Если дата будет указана неверно, гость попадёт в отчёт за другой день или не попадёт вообще.

Главное правило: день заезда и день выезда

Система по-разному учитывает питание в день заезда и в день выезда. Это зависит от типа услуги.

Завтрак

• Не оказывается в день заезда

• Оказывается в день выезда

• Оказывается в полные дни проживания между заездом и выездом

Пример: Гость заезжает 10 мая в 15:00, выезжает 13 мая в 12:00. Завтраки будут оказаны 11, 12 и 13 мая (в день выезда). Завтрак 10 мая не оказывается.

Обед и ужин

• Оказываются в день заезда

• Не оказываются в день выезда

• Оказываются в полные дни проживания между заездом и выездом

Пример: Гость заезжает 10 мая в 15:00, выезжает 13 мая в 12:00. Обеды и ужины будут оказаны 10, 11 и 12 мая. 13 мая (день выезда) обед и ужин не оказываются.

Как настроить услуги питания (Завтрак / Обед / Ужин)

Чтобы услуги питания корректно обрабатывались отчётами, у них должен быть правильно указан тип.

Путь: «Администрирование» → «Услуги» → «Список услуг» → выбрать услугу → «Редактировать»

В карточке услуги найдите поле «Тип услуги». Для услуг питания доступны значения:

• Завтрак

• Обед

• Ужин

Убедитесь, что у каждой услуги питания выбран правильный тип. Без этого гость не попадёт в соответствующий отчёт.

Как работает расписание питания

Если в тарифе предусмотрены питание только в определённые дни (например, завтраки только по выходным), используйте расписание, подробная инструкция по настройке расписания доступна по ссылке.

Как сформировать список гостей на заезд

Для просмотра списка бронирований с заездом в текущую дату перейдите в модуль Заявки -> Заявки (подробно) и при установке стандартного из списка фильтра "Заезжающие" система осуществит сортировку и фильтрацию бронирований с текущей датой заезда:

При этом у пользователя есть возможность изменить дату заезда в соответствюущем поле таким образом, чтобы получить список на заезд в любую другую календарную дату:

Так же для получения списка на заезд можно воспользоваться готовой отчетной формой в модуле
Отчеты ->"БАЗОВЫЙ. Отчет по заездам/проживаниям/выездам"

Как сформировать список гостей на выезд

Для просмотра списка бронирований с выездом в текущую дату перейдите в модуль Заявки -> Заявки (подробно) и при установке стандартного из списка фильтра "Заезжающие" система осуществит сортировку и фильтрацию бронирований с текущей датой заезда:

При этом у пользователя есть возможность изменить дату выезда в соответствюущем поле таким образом, чтобы получить список на выезд в любую другую календарную дату:

Так же для получения списка на выезд можно воспользоваться готовой отчетной формой в модуле
Отчеты ->"БАЗОВЫЙ. Отчет по заездам/проживаниям/выездам"

Как поставить номер на ремонт (блокировка)

Процедура постановки номера на блокировку начинается с привычного создания заявки на графическом плане - указываем дату начала блокировки (дата заезда) и дату предполагаемого окончания блокировки (дата выезда), при этом следует изменить Статус заявки на "Блокировка":

При выборе этого пункта система выведет диалоговое окно:

Нажмите ОК, будет создана заявка со статусом "блокировка". На следующем шаге можно выбрать тип блокировки:

Типы блокировок можно создавать в произвольном порядке в разделе Администрирование - Сервис - Типы блокировок.

 Таким образом на плане будет установлена заявка с признаком "Ресурс находится на блокировке".

Если блокировка закончилась раньше, то такую блокировку следует не удалить, а сократить дату окончания, чтобы в отчетах оставалась информация по какой причине номер выводился из продажи.

Как снять Z-отчет в кассе

Операция производится по кнопке в правом верхнем углу Операции - Кассовые операции - Смена - Закрытие смены ФР:

В этом случае система выдаст диалоговое окно с вопросом печати Z-отчета:

По кнопке ОК будет снят Z-отчет (отчет с гашением), а так же будет произведено закрытие смены пользователя внутри ECVI, т.е. пользователь может распечатать кассовый отчет с детальной информацией о совершенных операциях за рабочую смену (отчеты Реестр счетов и Кассовый отчет).

Если в диалоге "Распечатать Z-отчет" пользователь нажал "Отмена" - это значит что смена на уровне ECVI будет закрыта (данные за смену будут включены в кассовые отчеты пользователя), но Z-отчет снят не будет!

Предусмотрена отдельная операция по снятию Z-отчета в разделе Фискальный регистратор:

В этом случае сменный отчет в ECVI не снимается.

Нулевой Z-отчет

Как снять сверку итогов по банковскому терминалу

Операция производится по кнопке в правом верхнем углу  Операции - Смена - Терминал: итоги дня

Как сформировать кассовый отчет пользователя (операции за смену)

Закрытие смены пользователя в ECVI производится при выполнении операции из раздела в правом верхнем углу
 Операции -  Кассовые операции -  Смена -  Закрытие смены ФР (инструкция).

После закрытия смены пользователь может распечатать два стандартных отчета: Реестр счетов и Кассовый отчет, для этого следует в разделе  Операции -  Кассовые операции - Отчеты выбрать из списка форму, дату, нажать на кнопку Информация и далее по усмотрению сформировать отчет к предпросмотру через браузер или отправить документ к печати:

Если пользователь выполнил закрытие смены несколько раз, то в диалоге с выбором времени может быть несколько вариантов.

Из этого меню пользователь может сформировать кассовый отчет из прошлого периода, для этого нужно в календаре выставить соответствующую дату, и если в установленный день производилось закрытие смены, то по кнопке Информацию пользователю будет доступен выбор времени.

Закрытие бизнес-дня и блокировка операций в закрытом периоде

Операция «Закрыть бизнес-день» является важным элементом суточного цикла работы системы, обеспечивающим корректный учёт и целостность финансовых данных. В новой версии системы функционал расширен: введена глобальная блокировка изменений в уже закрытых периодах.

Общее описание

Операция «Закрыть бизнес-день» используется в качестве «ночного аудита» и выполняется на одном рабочем месте в промежутке между 23:50 и 10:00 следующего дня. Закрытие дня может быть выполнено как в ночные часы, так и в утренние до 10:00.

Основные задачи при закрытии бизнес-дня:

Пошаговая процедура закрытия бизнес-дня

Открытие диалога закрытия бизнес-дня

Через раздел Операции -> Закрыть бизнес-день:

Проверка необработанных заявок

В диалоге закрытия бизнес-дня доступен фильтр для сортировки заявок с просроченными статусами. В идеале таблицы должны быть пустыми — это означает, что все заявки корректно обработаны:

 Обработка необработанных заявок (если они есть)

Если система выводит заявки, их следует обработать одним из способов:

• По одной — обработать каждую заявку индивидуально;

• Массово — выделить все записи в таблице и нажать кнопку «Изменить статус выделенным», чтобы одним кликом изменить статусы всех необработанных заявок.

Завершение закрытия дня

После обработки всех заявок выполните операцию закрытия бизнес-дня. Система автоматически начислит услуги за уходящие сутки и обновит рабочую дату.

Обновление даты на других рабочих местах

Если в отеле используется несколько рабочих мест с активными сеансами в системе, то для обновления даты бизнес-дня в разделе Операций достаточно обновить страницу браузера или перелогиниться.

Новая функция: блокировка операций в закрытом периоде

В системе появилась глобальная блокировка любых действий с бронированиями, даты которых попадают в уже закрытый период. Это обеспечивает целостность учётных данных и исключает возможность внесения изменений в закрытые для отчётности периоды.

Работа функции сводится к тому, что при попытке выполнить операцию, которая создаёт или изменяет бронь таким образом, чтобы её даты (заезд/выезд/периодические услуги) попадали в закрытый период, система выдаёт единое сообщение:

«Операция невозможна, период закрыт»

На что распространяется блокировка

Визуальная подсказка

На графической шахматке закрытый период выделяется серым фоном. Это позволяет операторам быстро идентифицировать заблокированные для редактирования даты ещё до попытки выполнения операции.

Важная настройка: как включается строгий режим закрытого периода

Строгий режим с блокировкой операций в закрытом периоде включается с помощью настройки в разделе Администрирование -> Админ -> Отели -> редактировать:

Как это работает:

Важно: Блокировка операций возможна только при включённой настройке. Если настройка не активна, все операции в прошлых периодах остаются доступными

Обратное действие: открытие закрытого периода

Несмотря на то, что опция «При закрытии бизнес-дня закрывать период» автоматически сдвигает дату закрытия, система предусматривает возможность ручного открытия периода.

• Как это сделать: Пользователи, обладающие соответствующими правами, могут выполнить операцию открытия периода, сдвинув дату закрытия на более раннюю.

• Зачем это нужно: Это позволяет разблокировать закрытый период для внесения необходимых изменений в бронирования или услуги (например, для исправления ошибок или корректировки данных по согласованию с руководством).

• Важное условие: Такая операция должна выполняться только по согласованию с руководящим составом, так как открытие периода для изменений нарушает целостность ранее закрытых учётных данных и может повлиять на финансовую отчётность.

Сравнение режимов работы (Сводная таблица)

Как производится выписка ключ-карт для доступа в номер

Для кодирования ключ-карты для доступа гостя в номер используется кнопка , которая доступна в Карточке заявке справа в списке доступных периодов проживания:

В этом диалоге доступна выписка Главной ключ-карты и копий, в том числе предусмотрена возможность установки дополнительных зон доступа (если СКД поддерживает такую функцию при работе в режиме интеграции с PMS-системами).

Как оставить сообщение для пользователей

В ECVI предусмотрена возможность оставлять комментарии другим сотрудникам отеля в интерфейсе программы, для этого в первом разделе "Мой отель" присутствует окно Сообщения, в котором авторизованный пользователь может формировать новую задачу/сообщение либо конкретному пользователю, либо всем пользователям, которые работают с отелем (актуально в тех случаях, когда в ECVI создана "цепочка" отелей с единым головным офисом).

По кнопке откроется окно "Сообщение", в котором пользователь может указать:
- тему;
- текст - описание задачи/сообщение;
- установить приоритет;
- в поле "Кому" выбрать из выпадающего списка логин пользователи или оставить сообщение Всем пользователям (для удобства выведена отдельная галка "Всем в системе");
- установить срок исполнения задачи с точностью до минут.

Созданное таким образом сообщение будет видно пользователям в разделе Сообщения:

В процессе обработки задачи можно изменить статус сообщения (Готово, Отложено) или сдвинуть Срок исполнения.

Операция Закрыть период

Указанная опция предназначена для того, чтобы установить запрет на работу с услугами (начисление, возврат, отмена), дата предоставления которых меньше, чем установленная дата в поле "Закрыть период - Текущий".

Расположена в меню по кнопке - Закрыть период:

По клику мыши система предложит пользователю выбрать дату закрытия периода:

После установки даты и нажатии на кнопку Сохранить - период будет считаться закрытым и система создаст блокировку при работе с начислениями в счетах гостей до указанной даты - в закрытом периоде невозможно производить операции в счетах гостей.

Как получить отчет по уборкам в номерах

Для формирования отчета по уборкам на текущую дату предусмотрены специальные отчеты, перейдите в раздел Отчеты - Прочее - Уборки. Обслуживание номеров

Памятка по статусам уборок и правилам их автоматического назначения:

• Текущая - уборки в номерах, в которых проживают гости и дата выезда в будущем;
• Отъездная - назначается на дату выезда гостей;
• Сухая - использоваться для простаивающих номеров;
• Генеральная - назначается вручную при необходимости.

Смена белья - назначается исходя из заданной периодичности в настройках типа ресурсов, а так же включается по умолчанию для номеров с отъездным типом уборки.

Для пользователей, которые напрямую взаимодействуют с горничными при распределении номеров для уборки предусмотрен специальный модуль Горничные, в котором каждый день можно открывать смену горничных, указывать кто работает и распределять "грязные" номера для уборки. Подробнее описано в статье по ссылке.

Как сформировать отчет по совершенным оплатам

Такой отчет можно сформировать через модуль Отчеты - блок Финансы - "Платежи за период":

Отчет удобен тем, что помимо дат пользователь может задать часы.

Уведомление о прибытии иностранного гражданина (бланк)

Опция актуальна в том случае, если у средства размещения не используется сервис для автоматизированной подачи сведений по гражданам через систему миграционного учета - ФМС.Контур, Скала и другие.

В системе предусмотрена возможность формирования 4-страничного бланка "Уведомления о прибытии иностранного гражданина", доступна для иностранных граждан из Карточки заявки -> вкладка Гости:

Часть данных подставляется из настроек отеля, которые прописываются через Администрирование -> Админ -> Отели -> редактировать -> блок полей "Иностранцы - данные принимающей стороны":