Уважаемые пользователи! Если не нашли ответ на свой вопрос в базе знаний, пожалуйста, напишите нам на почту support@ecvi.ru

Конфигурация системы

Как добавить нового пользователя в систему

Добавление нового пользователя производится в модуле image.png Администрирование - Админ - Пользователи системы - кнопка
image.png Создать в правой части окна, в результате откроется окно с созданием новой учетной записи, в котором следует указать:

    1. Логин пользователя, который будет использоваться при входе;
    2. Пароль;
    3. Назначенная роль - по-умолчанию присутствует 3 системные роли для пользователей, доступные к выбору
      Гость - может видеть заявки и создавать их без возможности открытия другие созданные карточки;
      Пользователь - стандартная роль для сотрудника службы приема и размещения (без доступа в административную часть системы с настройками - "Администрирование");
      Администратор - для старших администраторов, управляющих, директоров или системных администраторов, доступны все права роли "Пользователь" + доступ в "Администрирование"

      При необходимости можно создавать собственные роли с перечислением прав при работе, для этого предназначен раздел image.png Администрирование - Админ - Роли пользователей

    4. Доступные отели в системе - если в ECVI создана цепочка отелей, то в этом блоке перечисляются отели, которые будут доступны при работе для этой учетной записи, и в следующем поле можно установить "Отель по-умолчанию", который будет открывать при входе.
    5. Вводим ФИО пользователя (как минимум фамилию и имя)
    6. Прописываем должность - если пользователю доступна работа с кассовыми операциями, то по 54-ФЗ при формировании фискального чека передавать должность кассира вместе с его фамилией, поэтому для сотрудников СПиРа можно указывать должность, к примеру, Администратор.

Чтобы новый пользователь имел доступ к кассе - следует так же в модуле Администрирование - Устройства - Фискальные регистраторы - кнопка Редактировать - установить галку Кассир и задать пароль кассира (любое значение от 1 до 29, как "пароль" нигде не используется):

image.png

Нажать на кнопку ОК и сохранить изменения в настройках ФР.


Настройка прав доступа для пользователя

В системе предусмотрена возможность добавления новых ролей для пользователей, но этот раздел доступен только инженерам службы технической поддержки ECVI по индивидуальному запросу на почту support@ecvi.ru

Таким образом, можно при необходимости создать новую роль для пользователей, к примеру, "Администратор +" или "Пользователь +" с дополнительным разграничением по правам:

Как настроить обязательные поля при работе с заявками

Настройка проводится в модуле image.png Администрирование - Отель - Настройка обязательных полей, состоит из 4 блоков, предназначенных для разных режимов создания гостей и компаний:

Отметьте обязательные поля при создании нового гостя(быстрое создание)

Используется при создании новой заявки в том случае, если гость ранее не оформлялся в нашем отеле и отсутствует в списке Клиентов:

image.png

Отметьте обязательные поля при создании нового гостя(полная форма)

Используется при создании карточки гостя в модуле Клиенты или при редактировании данных гостя в Карточке заявке - вкладка Гости - по кнопке Редактировать:
image.png
Или при создании нового профайла гостя через раздел Клиенты - Гости

Отметьте обязательные поля при создании новой компании (быстрое создание)

Используется при создании новой компании в системе на основной странице Карточки заявки:

image.png

Отметьте обязательные поля при создании новой компании (полная форма)

Используется при работе в окне "Редактирование данных компании" с расширенным набором полей данных с информацией о компании:

image.png

Или при создании новой компании через раздел Клиенты - Компании.

Как добавить новую услугу для продажи через Счет

Для добавления новой услуги (с целью последующего начисления такой услуги в счете гостя) следует открыть модуль
image.png Администрирование - Услуги - Список услуг - кнопка image.png Создать в правой части окна, в результате откроется окно с добавлением новой услуги, в котором следует указать: 
1. Наименование услуги, которое впоследствии будет использоваться в системе при работе в счетах и отчетах;
2. Группу услуг из списка, при необходимости можно создать новую группу в разделе "Группы услуг" (для удобного разделения услуг по группам, к примеру: мини-бар, сувенирная продукция, услуги СПА и т.п.)
3. Тип услуги:
   - Проживание - для услуг из подгруппы "Проживание", такие как: Дополнительное место, Ранний заезд и т.п.;
   - Питание - системная группу услуг, при установки которой пользователь можно указать на вариант пансиона - Завтрак,         Обед, Ужин или "другое" (используется при формировании отчета по питанию);
   - Общая - все остальные категории услуг: продукты питания, дополнительные услуги отеля, штрафы и т.п.
4. Вид услуги - услуга или товар;

Если при продаже услуг в отеле используется одно юридическое лицо, то поля Ставка НДС, Система налогообложения можно не заполнять - при работе с кассой эти параметры будут браться из настроек юридического лица отеля.

Если добавляемая услуга отличается от настроек СНО и НДС, то при явном указании этих полей при печати фискального чека услуги будут разделены на несколько чеков (исходя из разных настроек услуг).

Блок настроек Назначение счета, Код, Код ДДС, 1С ID, ЦФО используются при интеграции с 1С (выгрузка реализации).

Если в отеле применяется программа лояльности "Бонусные баллы", то с помощью галки "Не начислять бонусные баллы" - начисление бонусов по заданному курсу за такую услугу производиться не будет.

Как добавить новый нефискальный тип оплаты

Для добавления нового не фискального типа оплаты откройте модуль
Администрирование - Разное - Справочник типов платежей - кнопка image.png Создать в правой части окна, в результате откроется окно с добавлением нового типа платежей, в котором следует указать:

  1. В поле "Категория оплат" название типа платежа;
  2. Отмечаем признаки "Платеж" и "Возврат"
  3. Устанавливаем галку "Включен"
  4. Сохраняем изменения по кнопке "Создать"
Пример

image.png

Поле 1с ID заполняется в зависимости от требования при выгрузке в 1с:

Далее переходим в раздел Разное - Справочник платежей - кнопка image.png Создать в правой части окна, в результате откроется окно с добавлением нового варианта оплаты для вывода в счете гостя, в котором следует указать:

  1. Наименование платежа (можно использовать тоже наименование, что и в справочнике типов платежей);
  2. Тип платежа - выбираем в списке запись, которую создавали в разделе "Справочник типов платежей"
  3. Устанавливаем галку "Включен"
  4. Сохраняем изменения по кнопке "Создать"
Пример

image.png

Новый не фискальный тип оплаты создан и должен быть доступен для работы в счете гостя. Если платеж не виден в списке, то обновите страницу или перезайдите в ECVI.

Как добавить новый фискальный тип оплаты

Для добавления нового фискального типа оплаты откройте модуль
Администрирование - Разное - Справочник типов платежей - кнопка image.png Создать в правой части окна, в результате откроется окно с добавлением нового типа платежей, в котором следует указать:

  1. В поле "Категория оплат" название типа платежа;
  2. Отмечаем признаки "Платеж" и "Возврат"
  3. Устанавливаем галку "Проводить по кассе"
  4. Устанавливаем галку "Включен"
  5. Сохраняем изменения по кнопке "Создать"
Пример

image.png

Поле 1с ID заполняется в зависимости от требования при выгрузке в 1с:

Далее переходим в раздел Разное - Справочник платежей - кнопка image.png Создать в правой части окна, в результате откроется окно с добавлением нового варианта оплаты для вывода в счете гостя, в котором следует указать:

  1. Наименование платежа (можно использовать тоже наименование, что и в справочнике типов платежей);
  2. Тип платежа - выбираем в списке запись, которую создавали в разделе "Справочник типов платежей"
  3. Устанавливаем галку "Включен"
  4. Сохраняем изменения по кнопке "Создать"
Пример

image.png

Затем переходим в раздел Устройства - Фискальные регистраторы - нажимаем кнопку image.png Редактировать в строке с записью с кассой и редактируем вторую таблицу "Тип платежа" - "Номер в устройстве":

image.png

Вводим значение в поле "Номер в устройстве" напротив нового созданного типа оплаты в ECVI и сохраняем изменения по кнопке ОК.
"Номер в устройстве" следует брать из утилиты Тест драйвера (драйвер кассы) - таблица с типами оплат, в этой таблице задействуем неиспользуемую строчку с оплатой, вписываем вручную название типа оплаты, которое будет выводиться в фискальном чеке (в нашем примере в строчке 5 таблицы Типы оплаты должна содержаться запись "БН физ.лицо"). Таким образом новый фискальный тип оплаты будет отделен от остальных типов наличные и карты.

При работе с утилитой Тест драйвера необходимо временно отключить утилиту для работы ECVI с кассой EdelFiscalPrinterOnline, которая в постоянном режиме запущена в трее Windows.
После внесения изменений в Тесте драйвера запустить обратно утилиту EdelFiscalPrinterOnline.

Пример выключения-включения утилиты EdelFiscalPrinterOnline

IO_EFPR.gif

Новый фискальный тип оплаты создан и должен быть доступен для работы в счете гостя. Если платеж не виден в списке, то обновите страницу или перезайдите в ECVI.

Как изменить перечень сегментов/источников

Для редактирования списка сегментов и источников, которые можно указывать в Карточке заявки, следует перейти в
модуль image.png Администрирование - Отель - Сегменты / Источники:

image.png

И далее в каждом из разделов предусмотрена кнопка image.png Создать в правой части окна, при нажатии на которую откроется окно с созданием нового сегмента / источника с простыми полями к заполнению:

  1. Наименование
  2. Позиция (в списке для сортировки, к примеру, часто используемых сегментов / источников).


Пример создания нового сегмента

image.png

Пример создания нового источника

image.png



Как отредактировать список специальных признаков

Специальные признаки используются в качестве отличительных атрибутов заявки, пример выделения на графической шахматке:

image.png

И в модуле Заявки (подробно):

image.png

Признак устанавливает в Карточке заявки:

image.png

Редактирование перечня специальных признаков производится в модуле image.png Администрирование - Отель - Спецпризнаки - кнопка image.png Создать в правой части окна, в результате откроется окно с созданием нового специального признака и вводом наименования, аббревиатуры, цвета признака для вывода на графической шахматке.

image.png

Как создать пакет дополнительных услуг

Пакеты дополнительных услуг применяются в карточке заявки для того, чтобы проживающие гости могли воспользоваться каким-либо заранее сформированным набором дополнительных услуг, который будет начисляться в счете гостя одним пакетом.
Например, в отеле есть пакетное предложение "Набор для BBQ", в который входит несколько заранее созданных услуг в разделе "Список услуг": одноразовый мангал, набор шампуров, угли, средство для розжига, опахало.

В модуле image.png Администрирование - Услуги - Список пакетов услуг - по кнопке image.png Создать откроется окно "Добавление пакета услуг", в котором следует указать:
1. Наименование пакета (будет выводиться в Карточке заявки);
2. Тип пакет - Общий;
3. Периодичность пакета:
    - час, используется для ресурсов с почасовой системой тарификации;
    - сутки, такой пакет будет начисляться в течение всего периода проживания гостя (с возможность настроить расписание применения в Карточке заявки);
    - месяц, такую периодичность актуально использовать при долгосрочном проживании гостей;
    - однократно - пакет будет начислен только один раз.
4. По кнопке "Добавить услугу" следует перечислить услуги, которые входят в пакет и указать стоимость:
Если стоимость пакета не зависит от количества гостей в заявке, то следует заполнять сразу три колонки 1 взр., 2 взр., 3 взр., в каждой колонке указывается одинаковая стоимость:

image.png

Если используется, к примеру, пакет "СПА-комплекса", с фиксированной стоимостью за одного человека (и увеличивается пропорционально количеству гостей в заявке), то следует указывать стоимость в колонке Взр., пример:

image.png
5. По кнопке Создать - пакет будет добавлен в систему и доступен к выбору из Карточки заявки:

image.png


Как настроить расчет раннего заезда и позднего выезда

Настройка производится в модуле image.png Администрирование - Отель - Группы ресурсов - находим в таблице нужную запись с Группой ресурсов (номера) и нажимаем кнопку image.png Редактировать в правой части окна.
Автоматический расчет будет применяться при наличии галки "Активно" в двух соответствующих полях "Ранний заезд" и "Поздний выезд":

image.png

При расчете система будет оперировать заданными по умолчанию полями: Расчетный час и Расчетный час выезда. Ниже мы рассмотрим наиболее стандартный вариант 14:00 заезд и 12:00 выезд.
Далее переходим в настройки расчета по кнопке:

image.png

В этом окне устанавливаются пороговые значения, при достижении которых будет начисляться та или иная сумма.
К примеру, если стандартное время выезда в отеле 12:00, но гость выезжает позднее, то:
1. Первый час с 12:00 до 13:00 оплата с гостя взиматься не будет, этот 1 час установлен в поле "Не оплачивать";
2. Начиная с 13:00 и до 19:00 часов будет установлен почасовой вариант расчета позднего выезда, это порог между параметру "Не оплачивать" и "Начислять 12ч после" (так как в поле "начислять 12 часов после" значение 7 часов, считаем разницу);
3. Начиная с 19:00 на счет гостя уже будет начисляться стоимость половины суток проживания;
4. И с 01:00 следующего дня гостю будет начислена стоимость целых суток проживания в номере, за это отвечает значение в поле "Начислять 24 ч после".
Такой же принцип работает и для автоматического расчета услуги Ранний заезд, только отсчет часов производится в обратном порядке.

Созданные таким образом правила расчета можно легко проверить на тестовом бронировании - меняя при этом время заезда и выезда, наблюдая за значением в поле "Сумма по заявке":

image.png

При начислении услуг проживания в счете гостя - стоимость услуг раннего заезда или позднего выезда будет выделена отдельной услугой "Проживание" с суммой:

image.png

Ввиду текущего разработанного метода работы со специальными услугами Ранний заезд и Поздний выезд - в качестве услуги всегда выступает базовая услуга "Проживание". Для того, чтобы в начислениях видеть услуги Ранний заезд и Поздний выезд - потребуется ручная обработка таких операций

Как добавить пакет питания

Пакеты питания применяются в карточке заявки для того, чтобы проживающие гости могли воспользоваться услугами питания, и для ресторанной службы с целью формирования списка питающихся гостей (подробнее в этой статье).

image.png

Пакет питания создается в модуле image.png Администрирование - Услуги - Список пакетов услуг - кнопка image.png Создать в правой части окна, в результате откроется окно с добавлением нового пакета питания:
1. Укажите наименование пакета питания (будет выводиться в списке пакетов питания в Карточке заявки);
2. Тип пакета - Питание;
3. Периодичность - Сутки;
4. По кнопке "Добавить услугу" следует выбрать услугу и списка созданных услуг:

image.png

Если нужной услуги нет в списке, то ее можно создать в разделе Список услуг (инструкция по ссылке).
Тип ресурса заполнять не нужно.
Стоимость услуги следует указать в первой колонке "Взр.", если в номере будет проживать несколько человек, то стоимость услуг питания в заявке будет пропорционально увеличиваться.
Если пакет питания комбинированный (Полупансион / Полный пансион), то в списке услуг следует перечислить все услуги, которые будут начисляться в счете гостя и учитываться в отчете по питанию.

Пример пакета Полупансион (Завтрак+Обед)

image.png

Пример пакета Полный пансион

image.png

Как настроить цвета заявок на графической шахматке

Настройка цветовой легенды для заявок на графическом плане производится в модуле
image.png Администрирование - Отель - Группы ресурсов - кнопка image.png Редактировать в правой части окна - кнопка image.png Настройки в правом верхнем углу - раздел Настройка цветов резервирований:

image.png

Как изменить информацию о гостинице отеля (реквизиты, контактные данные)

Реквизиты отеля доступны для редактирования через модуль image.png Администрирование - Админ - Отели - кнопка 
image.png Редактировать в правой части таблицы, в этом режиме вносим изменения в нужных полях и по кнопке "Сохранить изменения" сохраняем изменения.

image.png

image.png

Как задать атрибуты для номеров

Функция позволяет быстро найти номера с "видом на море", номера, где возможно "поселение с животными", наличие кондиционера и т.п. Создавайте атрибуты ваших номеров (вернее, любых ресурсов вашего отеля) в разделе Администрирование - Отель - Атрибуты ресурсов.

image.png

Дополнительные атрибуты (их краткое наименование) выводятся во всплывающей подсказке на номере, если навести на него курсор мыши слева в списке номеров на шахматке.

Также атрибуты могут использоваться для поиска (подбора) номеров для гостя в диалоговом окне создания новой заявки (Модуль Заявки - кнопка Новая заявка) и в диалоге выборе номера в карточке заявки (закладка Бронирование - кнопка Изменить).

 

image.png

Как добавить количество койко-мест в номере

Для того, чтобы увеличить количество койко-мест в номере следует открыть модуль image.png Администрирование:

image.png

Перейти в раздел Отель - Ресурсы - с помощью поиска по "Наименованию" найти нужную комнату (ресурс):

image.png

Далее открыть в режиме редактирования основную (родительскую) запись с номером по кнопке image.png из последней колонки, затем в правом верхнем углу нажать на кнопку image.png, в результате возникнет окно для добавления дополнительных коек:

image.png

Если у вас имеется номер 203-2, и Вы хотите добавить еще 5 номеров - значит в поле "От" нужно ввести "3", а в поле "До" ввести "7"

Выберите соответствующий "дочерний" Тип ресурса из выпадающего списка и нажмите кнопку Сохранить.

В результате система автоматически создаст дополнительные койко-места в номере по заданному пользователю диапазону "От" и "До".


Как заблокировать учетную запись пользователя

Для блокировки учетной записи пользователя перейдите в модуле image.png Администрирование - Админ - Пользователи системы - в списке учетных записей по кнопке image.png Редактировать переходим в настройки записи и снимаем галку Активный:

image.png

И нажимаем кнопку Сохранить внизу страницы.

Как изменить категорию номера

Настройка производится в модуле image.png Администрирование - Отель - Ресурсы - в табличной части находит находим нужную запись с ресурсом или используем форму поиска по полю "Наименование":

image.png

Далее открыть в режиме редактирования запись с номером по кнопке image.png и в выпадающем списке Типы ресурсов изменить принадлежность номера к категории на новую:

image.png

Сохранить изменения по кнопке внизу страницы и перелогиниться в систему для применения новой настройки.

После того, как у ресурса изменяется категория, то стоимость проживания будет измена в соответствии с новой категорией во всех заявках, которые ранее создавались в этом номере.

Штрих коды для товаров

В настройках справочника услуг (модуль image.png Администрирование - Услуги - Список услуг) появилась возможность внести данные с штрих кодом, при этом у пользователя появляется возможность произвести быстрый поиск услуги и занестии её на счет. для этого к компьютеру должен быть подключен сканер штрих-кодов.

Внести данные со штрих кодом возможно только для услуги с видом "Товар":

image.png

При изменении такой настройки следует сначала Сохранить изменения:

image.png

И далее открыть еще раз в режиме редактирования по кнопке image.png запись с услугой, тогда в конце страницы появится возможность занести в ECVI штрих-код товара:

  1. Укажите в поле Наименование - название товара;
  2. Для внесения штрих кода установите курсор мыши в колонке "Штрих-код" и с помощью сканера считайте штрих код с товара, в результате в текстовом поле запишется специальный код:

image.png

Работа с штрих-кодам осуществляется в счете заявки через кнопку image.png Добавить услугу, устанавливаем курсор в поле "Сканирование кода" и сканируем товар, в текстовом поле автоматически занесется код товара, затем следует нажать на кнопку "Отправить", в этом случае система распознает ранее введенный штрих код и автоматически подставит соответствующую услугу:

image.png

Далее нажимаем на кнопку Добавить и в правой части будет формироваться предварительный список продаваемых позиций:

image.png

Затем пользователь может либо занести на счет заявки добавленные услуги по кнопке Сохранить или запустить процедуру оплаты позиций из списка выше:

image.png

Как разбить номера на койко-места

Для того, чтобы в номерах определенной категории можно было производить заселение гостей по койкам (к примеру по системе хостела):

image.png

То для создания такой структуры номерного фонда следует:

  1. Перейти в модуль image.png Администрирование - Отель - Типы ресурсов;
  2. С помощью кнопки "Добавить Типы ресурсов" создать новую категорию, которая будет иметь связь с родительской категорией в поле "Родитель":

    image.png


    При необходимости задать все остальные параметры новой зависимой категории с койко-местами и сохранить изменения по кнопке внизу страницы.
    В таблице с типами категорий должна в итоге присутствовать такая связка с категорией для койко-мест:

    image.png

  3. После успешного создания новой категории для койко-мест переходим в раздел Отель - Ресурсы и с помощью фильтра "Тип ресурсов" (на примере выше это категория Стандарт) и с помощью кнопки 

    image.png Редактировать поочередно для каждого номера-ресурса открываем настройки каждого ресурса для создания койко-мест:

    image.png

  4. После открытия настроек номера-ресурса открываем дополнительное окно с настройками по кнопке 

    image.png в правом верхнем углу, задаем количество коек для создания койко-мест в указанном номере и выбираем из списка категорию для койко-мест, сохраняем изменения по кнопке:

    image.png

  5. Койко-места будут созданы для указанного номера

    image.png


  6. Выполнить аналогичные действия для каждого номера, чтобы на графическом плане койко-места были доступны для бронирования по всем необходимым номерам.
  7. Для просчета стоимости в новой созданной категории с койко-местами - следует в используемых пакетных таблицах (раздел Услуги - Список пакетов услуг) добавить записи с недостающими категориями и указать стоимость размещения в койко-месте в колонке "1 взр.":

    image.png


Как изменить пароль у учетной записи

Для изменения пароля учетной записи пользователя следует перейти в модуль Администрирование по кнопке в правом верхнем углу:

image.png

Далее разделы Админ - Пользователи системы - находим в списке нужную учетную запись и по кнопке image.pngРедактировать открываем настройки учетной записи, где в поле Пароль можно задать новое значение:

image.png

По кнопке "Сохранить" внести изменения.

При новом входе будет использоваться новый установленный пароль.