Конфигурация системы

• Как добавить нового пользователя в систему
• Настройка прав доступа для пользователя
• Как настроить обязательные поля при работе с заявками
• Как добавить новую услугу для продажи через Счет
• Как добавить новый нефискальный тип оплаты
• Как добавить новый фискальный тип оплаты
• Как изменить перечень сегментов/источников
• Как отредактировать список специальных признаков
• Как создать пакет дополнительных услуг
• Как настроить расчет раннего заезда и позднего выезда
• Как добавить пакет питания
• Как настроить цвета заявок на графической шахматке
• Как изменить информацию о гостинице отеля (реквизиты, контактные данные)
• Как задать атрибуты для номеров
• Как добавить количество койко-мест в номере
• Как заблокировать учетную запись пользователя
• Как изменить категорию номера
• Штрих коды для товаров
• Как разбить номера на койко-места
• Как изменить пароль у учетной записи

Как добавить нового пользователя в систему

Добавление нового пользователя производится в модуле Администрирование - Админ - Пользователи системы - кнопка
Создать в правой части окна, в результате откроется окно с созданием новой учетной записи, в котором следует указать:

1. Логин пользователя, который будет использоваться при входе;
2. Пароль;
3. Назначенная роль - по-умолчанию присутствует 3 системные роли для пользователей, доступные к выбору
   Гость - может видеть заявки и создавать их без возможности открытия другие созданные карточки;
   Пользователь - стандартная роль для сотрудника службы приема и размещения (без доступа в административную часть системы с настройками - "Администрирование");
   Администратор - для старших администраторов, управляющих, директоров или системных администраторов, доступны все права роли "Пользователь" + доступ в "Администрирование"

   При необходимости можно создавать собственные роли с перечислением прав при работе, для этого предназначен раздел Администрирование - Админ - Роли пользователей

4. Доступные отели в системе - если в ECVI создана цепочка отелей, то в этом блоке перечисляются отели, которые будут доступны при работе для этой учетной записи, и в следующем поле можно установить "Отель по-умолчанию", который будет открывать при входе.
5. Вводим ФИО пользователя (как минимум фамилию и имя)
6. Прописываем должность - если пользователю доступна работа с кассовыми операциями, то по 54-ФЗ при формировании фискального чека передавать должность кассира вместе с его фамилией, поэтому для сотрудников СПиРа можно указывать должность, к примеру, Администратор.

Чтобы новый пользователь имел доступ к кассе - следует так же в модуле Администрирование - Устройства - Фискальные регистраторы - кнопка Редактировать - установить галку Кассир и задать пароль кассира (любое значение от 1 до 29, как "пароль" нигде не используется):

Нажать на кнопку ОК и сохранить изменения в настройках ФР.

Настройка прав доступа для пользователя

В системе предусмотрена возможность добавления новых ролей для пользователей, но этот раздел доступен только инженерам службы технической поддержки ECVI по индивидуальному запросу на почту support@ecvi.ru

Таким образом, можно при необходимости создать новую роль для пользователей, к примеру, "Администратор +" или "Пользователь +" с дополнительным разграничением по правам:

• Добавление бонусных баллов
• Доступ к изменению брони на шахматке бронирования
• Доступ к изменению группы и типа ресурса
• Доступ к изменению карточки бронирования
• Доступ к изменению скидки по заявке
• Доступ к изменению счетов
• Доступ к модулю Финансы. Обзор
• Доступ к модулю Финансы. Отчеты
• Доступ к модулю Финансы. Планируемые транзакции
• Доступ к модулю Финансы. Текущие транзакции
• Доступ к отчетам. Бронирование и гости
• Доступ к отчетам. Прочее
• Доступ к отчетам. Статистика
• Доступ к отчетам. Финансы
• Доступ к редактированию индивидуального тарифа
• Доступ к редактированию отелей
• Доступ к созданию бронирования
• Доступ к созданию гостей
• Доступ к созданию индивидуального тарифа
• Доступ к созданию компании
• Доступ к созданию периода в заявке
• Доступ к сохранению изменений в карточке гостя
• Доступ к сохранению изменений в карточке компании
• Доступ к удалению заявок
• Доступ к удалению индивидуального тарифа
• Доступ к удалению периодов из раздела заявок
• Доступ к управлению задачами Инженерной службы
• Доступ к управлению шаблонами документов
• Доступ на закрытие периода
• Доступ на откат по заявке
• Доступ на удаление или откат выгруженных в 1С услуг
• Изменение чужой учетной записи
• Овербукинг
• Право на установку галки "Не менять номер"

Как настроить обязательные поля при работе с заявками

Настройка проводится в модуле Администрирование - Отель - Настройка обязательных полей, состоит из 4 блоков, предназначенных для разных режимов создания гостей и компаний:

Отметьте обязательные поля при создании нового гостя(быстрое создание)

Используется при создании новой заявки в том случае, если гость ранее не оформлялся в нашем отеле и отсутствует в списке Клиентов:

Отметьте обязательные поля при создании нового гостя(полная форма)

Используется при создании карточки гостя в модуле Клиенты или при редактировании данных гостя в Карточке заявке - вкладка Гости - по кнопке Редактировать:

Или при создании нового профайла гостя через раздел Клиенты - Гости

Отметьте обязательные поля при создании новой компании (быстрое создание)

Используется при создании новой компании в системе на основной странице Карточки заявки:

Отметьте обязательные поля при создании новой компании (полная форма)

Используется при работе в окне "Редактирование данных компании" с расширенным набором полей данных с информацией о компании:

Или при создании новой компании через раздел Клиенты - Компании.

Как добавить новую услугу для продажи через Счет

Для добавления новой услуги (с целью последующего начисления такой услуги в счете гостя) следует открыть модуль
Администрирование - Услуги - Список услуг - кнопка  Создать в правой части окна, в результате откроется окно с добавлением новой услуги, в котором следует указать: 
1. Наименование услуги, которое впоследствии будет использоваться в системе при работе в счетах и отчетах;
2. Группу услуг из списка, при необходимости можно создать новую группу в разделе "Группы услуг" (для удобного разделения услуг по группам, к примеру: мини-бар, сувенирная продукция, услуги СПА и т.п.)
3. Тип услуги:
   - Проживание - для услуг из подгруппы "Проживание", такие как: Дополнительное место, Ранний заезд и т.п.;
   - Питание - системная группу услуг, при установки которой пользователь можно указать на вариант пансиона - Завтрак,         Обед, Ужин или "другое" (используется при формировании отчета по питанию);
   - Общая - все остальные категории услуг: продукты питания, дополнительные услуги отеля, штрафы и т.п.
4. Вид услуги - услуга или товар;

Если при продаже услуг в отеле используется одно юридическое лицо, то поля Ставка НДС, Система налогообложения можно не заполнять - при работе с кассой эти параметры будут браться из настроек юридического лица отеля.

Если добавляемая услуга отличается от настроек СНО и НДС, то при явном указании этих полей при печати фискального чека услуги будут разделены на несколько чеков (исходя из разных настроек услуг).

Блок настроек Назначение счета, Код, Код ДДС, 1С ID, ЦФО используются при интеграции с 1С (выгрузка реализации).

Если в отеле применяется программа лояльности "Бонусные баллы", то с помощью галки "Не начислять бонусные баллы" - начисление бонусов по заданному курсу за такую услугу производиться не будет.

Как добавить новый нефискальный тип оплаты

Для добавления нового не фискального типа оплаты откройте модуль
Администрирование - Разное - Справочник типов платежей - кнопка  Создать в правой части окна, в результате откроется окно с добавлением нового типа платежей, в котором следует указать:

1. В поле "Категория оплат" название типа платежа;
2. Отмечаем признаки "Платеж" и "Возврат"
3. Устанавливаем галку "Включен"
4. Сохраняем изменения по кнопке "Создать"

Пример

Поле 1с ID заполняется в зависимости от требования при выгрузке в 1с:

• Наличный расчет - 5;
• Безналичный расчет - 6;
• Кредитные карты - 3.

Далее переходим в раздел Разное - Справочник платежей - кнопка  Создать в правой части окна, в результате откроется окно с добавлением нового варианта оплаты для вывода в счете гостя, в котором следует указать:

1. Наименование платежа (можно использовать тоже наименование, что и в справочнике типов платежей);
2. Тип платежа - выбираем в списке запись, которую создавали в разделе "Справочник типов платежей"
3. Устанавливаем галку "Включен"
4. Сохраняем изменения по кнопке "Создать"

Пример

Новый не фискальный тип оплаты создан и должен быть доступен для работы в счете гостя. Если платеж не виден в списке, то обновите страницу или перезайдите в ECVI.

Как добавить новый фискальный тип оплаты

Для добавления нового фискального типа оплаты откройте модуль
Администрирование - Разное - Справочник типов платежей - кнопка  Создать в правой части окна, в результате откроется окно с добавлением нового типа платежей, в котором следует указать:

1. В поле "Категория оплат" название типа платежа;
2. Отмечаем признаки "Платеж" и "Возврат"
3. Устанавливаем галку "Проводить по кассе"
4. Устанавливаем галку "Включен"
5. Сохраняем изменения по кнопке "Создать"

Пример

Поле 1с ID заполняется в зависимости от требования при выгрузке в 1с:

• Наличный расчет - 5;
• Безналичный расчет - 6;
• Кредитные карты - 3.

Далее переходим в раздел Разное - Справочник платежей - кнопка  Создать в правой части окна, в результате откроется окно с добавлением нового варианта оплаты для вывода в счете гостя, в котором следует указать:

1. Наименование платежа (можно использовать тоже наименование, что и в справочнике типов платежей);
2. Тип платежа - выбираем в списке запись, которую создавали в разделе "Справочник типов платежей"
3. Устанавливаем галку "Включен"
4. Сохраняем изменения по кнопке "Создать"

Пример

Затем переходим в раздел Устройства - Фискальные регистраторы - нажимаем кнопку Редактировать в строке с записью с кассой и редактируем вторую таблицу "Тип платежа" - "Номер в устройстве":

Вводим значение в поле "Номер в устройстве" напротив нового созданного типа оплаты в ECVI и сохраняем изменения по кнопке ОК.
"Номер в устройстве" следует брать из утилиты Тест драйвера (драйвер кассы) - таблица с типами оплат, в этой таблице задействуем неиспользуемую строчку с оплатой, вписываем вручную название типа оплаты, которое будет выводиться в фискальном чеке (в нашем примере в строчке 5 таблицы Типы оплаты должна содержаться запись "БН физ.лицо"). Таким образом новый фискальный тип оплаты будет отделен от остальных типов наличные и карты.

При работе с утилитой Тест драйвера необходимо временно отключить утилиту для работы ECVI с кассой EdelFiscalPrinterOnline, которая в постоянном режиме запущена в трее Windows.
После внесения изменений в Тесте драйвера запустить обратно утилиту EdelFiscalPrinterOnline.

Пример выключения-включения утилиты EdelFiscalPrinterOnline

Новый фискальный тип оплаты создан и должен быть доступен для работы в счете гостя. Если платеж не виден в списке, то обновите страницу или перезайдите в ECVI.

Как изменить перечень сегментов/источников

Для редактирования списка сегментов и источников, которые можно указывать в Карточке заявки, следует перейти в
модуль Администрирование - Отель - Сегменты / Источники:

И далее в каждом из разделов предусмотрена кнопка Создать в правой части окна, при нажатии на которую откроется окно с созданием нового сегмента / источника с простыми полями к заполнению:

1. Наименование
2. Позиция (в списке для сортировки, к примеру, часто используемых сегментов / источников).

Пример создания нового сегмента

Пример создания нового источника

Как отредактировать список специальных признаков

Специальные признаки используются в качестве отличительных атрибутов заявки, пример выделения на графической шахматке:

И в модуле Заявки (подробно):

Признак устанавливает в Карточке заявки:

Редактирование перечня специальных признаков производится в модуле Администрирование - Отель - Спецпризнаки - кнопка  Создать в правой части окна, в результате откроется окно с созданием нового специального признака и вводом наименования, аббревиатуры, цвета признака для вывода на графической шахматке.

Как создать пакет дополнительных услуг

Пакеты дополнительных услуг применяются в карточке заявки для того, чтобы проживающие гости могли воспользоваться каким-либо заранее сформированным набором дополнительных услуг, который будет начисляться в счете гостя одним пакетом.
Например, в отеле есть пакетное предложение "Набор для BBQ", в который входит несколько заранее созданных услуг в разделе "Список услуг": одноразовый мангал, набор шампуров, угли, средство для розжига, опахало.

В модуле Администрирование - Услуги - Список пакетов услуг - по кнопке Создать откроется окно "Добавление пакета услуг", в котором следует указать:
1. Наименование пакета (будет выводиться в Карточке заявки);
2. Тип пакет - Общий;
3. Периодичность пакета:
    - час, используется для ресурсов с почасовой системой тарификации;
    - сутки, такой пакет будет начисляться в течение всего периода проживания гостя (с возможность настроить расписание применения в Карточке заявки);
    - месяц, такую периодичность актуально использовать при долгосрочном проживании гостей;
    - однократно - пакет будет начислен только один раз.
4. По кнопке "Добавить услугу" следует перечислить услуги, которые входят в пакет и указать стоимость:
Если стоимость пакета не зависит от количества гостей в заявке, то следует заполнять сразу три колонки 1 взр., 2 взр., 3 взр., в каждой колонке указывается одинаковая стоимость:

Если используется, к примеру, пакет "СПА-комплекса", с фиксированной стоимостью за одного человека (и увеличивается пропорционально количеству гостей в заявке), то следует указывать стоимость в колонке Взр., пример:

5. По кнопке Создать - пакет будет добавлен в систему и доступен к выбору из Карточки заявки:

Как настроить расчет раннего заезда и позднего выезда

Настройка производится в модуле  Администрирование - Отель - Группы ресурсов - находим в таблице нужную запись с Группой ресурсов (номера) и нажимаем кнопку  Редактировать в правой части окна.
Автоматический расчет будет применяться при наличии галки "Активно" в двух соответствующих полях "Ранний заезд" и "Поздний выезд":

При расчете система будет оперировать заданными по умолчанию полями: Расчетный час и Расчетный час выезда. Ниже мы рассмотрим наиболее стандартный вариант 14:00 заезд и 12:00 выезд.
Далее переходим в настройки расчета по кнопке:

В этом окне устанавливаются пороговые значения, при достижении которых будет начисляться та или иная сумма.
К примеру, если стандартное время выезда в отеле 12:00, но гость выезжает позднее, то:
1. Первый час с 12:00 до 13:00 оплата с гостя взиматься не будет, этот 1 час установлен в поле "Не оплачивать";
2. Начиная с 13:00 и до 19:00 часов будет установлен почасовой вариант расчета позднего выезда, это порог между параметру "Не оплачивать" и "Начислять 12ч после" (так как в поле "начислять 12 часов после" значение 7 часов, считаем разницу);
3. Начиная с 19:00 на счет гостя уже будет начисляться стоимость половины суток проживания;
4. И с 01:00 следующего дня гостю будет начислена стоимость целых суток проживания в номере, за это отвечает значение в поле "Начислять 24 ч после".
Такой же принцип работает и для автоматического расчета услуги Ранний заезд, только отсчет часов производится в обратном порядке.

Созданные таким образом правила расчета можно легко проверить на тестовом бронировании - меняя при этом время заезда и выезда, наблюдая за значением в поле "Сумма по заявке":

При начислении услуг проживания в счете гостя - стоимость услуг раннего заезда или позднего выезда будет выделена отдельной услугой "Проживание" с суммой:

Ввиду текущего разработанного метода работы со специальными услугами Ранний заезд и Поздний выезд - в качестве услуги всегда выступает базовая услуга "Проживание". Для того, чтобы в начислениях видеть услуги Ранний заезд и Поздний выезд - потребуется ручная обработка таких операций

Как добавить пакет питания

Пакеты питания применяются в карточке заявки для того, чтобы проживающие гости могли воспользоваться услугами питания, и для ресторанной службы с целью формирования списка питающихся гостей (подробнее в этой статье).

Пакет питания создается в модуле Администрирование - Услуги - Список пакетов услуг - кнопка Создать в правой части окна, в результате откроется окно с добавлением нового пакета питания:
1. Укажите наименование пакета питания (будет выводиться в списке пакетов питания в Карточке заявки);
2. Тип пакета - Питание;
3. Периодичность - Сутки;
4. По кнопке "Добавить услугу" следует выбрать услугу и списка созданных услуг:

Если нужной услуги нет в списке, то ее можно создать в разделе Список услуг (инструкция по ссылке).
Тип ресурса заполнять не нужно.
Стоимость услуги следует указать в первой колонке "Взр.", если в номере будет проживать несколько человек, то стоимость услуг питания в заявке будет пропорционально увеличиваться.
Если пакет питания комбинированный (Полупансион / Полный пансион), то в списке услуг следует перечислить все услуги, которые будут начисляться в счете гостя и учитываться в отчете по питанию.

Пример пакета Полупансион (Завтрак+Обед)

Пример пакета Полный пансион

Как настроить цвета заявок на графической шахматке

Настройка цветовой легенды для заявок на графическом плане производится в модуле
Администрирование - Отель - Группы ресурсов - кнопка Редактировать в правой части окна - кнопка Настройки в правом верхнем углу - раздел Настройка цветов резервирований:

Как изменить информацию о гостинице отеля (реквизиты, контактные данные)

Реквизиты отеля доступны для редактирования через модуль Администрирование - Админ - Отели - кнопка 
Редактировать в правой части таблицы, в этом режиме вносим изменения в нужных полях и по кнопке "Сохранить изменения" сохраняем изменения.

Как задать атрибуты для номеров

Функция позволяет быстро найти номера с "видом на море", номера, где возможно "поселение с животными", наличие кондиционера и т.п. Создавайте атрибуты ваших номеров (вернее, любых ресурсов вашего отеля) в разделе Администрирование - Отель - Атрибуты ресурсов.

Дополнительные атрибуты (их краткое наименование) выводятся во всплывающей подсказке на номере, если навести на него курсор мыши слева в списке номеров на шахматке.

Также атрибуты могут использоваться для поиска (подбора) номеров для гостя в диалоговом окне создания новой заявки (Модуль Заявки - кнопка Новая заявка) и в диалоге выборе номера в карточке заявки (закладка Бронирование - кнопка Изменить).

Как добавить количество койко-мест в номере

Для того, чтобы увеличить количество койко-мест в номере следует открыть модуль Администрирование:

Перейти в раздел Отель - Ресурсы - с помощью поиска по "Наименованию" найти нужную комнату (ресурс):

Далее открыть в режиме редактирования основную (родительскую) запись с номером по кнопке из последней колонки, затем в правом верхнем углу нажать на кнопку , в результате возникнет окно для добавления дополнительных коек:

Если у вас имеется номер 203-2, и Вы хотите добавить еще 5 номеров - значит в поле "От" нужно ввести "3", а в поле "До" ввести "7"

Выберите соответствующий "дочерний" Тип ресурса из выпадающего списка и нажмите кнопку Сохранить.

В результате система автоматически создаст дополнительные койко-места в номере по заданному пользователю диапазону "От" и "До".

Как заблокировать учетную запись пользователя

Для блокировки учетной записи пользователя перейдите в модуле Администрирование - Админ - Пользователи системы - в списке учетных записей по кнопке Редактировать переходим в настройки записи и снимаем галку Активный:

И нажимаем кнопку Сохранить внизу страницы.

Как изменить категорию номера

Настройка производится в модуле  Администрирование - Отель - Ресурсы - в табличной части находит находим нужную запись с ресурсом или используем форму поиска по полю "Наименование":

Далее открыть в режиме редактирования запись с номером по кнопке и в выпадающем списке Типы ресурсов изменить принадлежность номера к категории на новую:

Сохранить изменения по кнопке внизу страницы и перелогиниться в систему для применения новой настройки.

После того, как у ресурса изменяется категория, то стоимость проживания будет измена в соответствии с новой категорией во всех заявках, которые ранее создавались в этом номере.

Штрих коды для товаров

В настройках справочника услуг (модуль Администрирование - Услуги - Список услуг) появилась возможность внести данные с штрих кодом, при этом у пользователя появляется возможность произвести быстрый поиск услуги и занестии её на счет. для этого к компьютеру должен быть подключен сканер штрих-кодов.

Внести данные со штрих кодом возможно только для услуги с видом "Товар":

При изменении такой настройки следует сначала Сохранить изменения:

И далее открыть еще раз в режиме редактирования по кнопке запись с услугой, тогда в конце страницы появится возможность занести в ECVI штрих-код товара:

1. Укажите в поле Наименование - название товара;
2. Для внесения штрих кода установите курсор мыши в колонке "Штрих-код" и с помощью сканера считайте штрих код с товара, в результате в текстовом поле запишется специальный код:

Работа с штрих-кодам осуществляется в счете заявки через кнопку Добавить услугу, устанавливаем курсор в поле "Сканирование кода" и сканируем товар, в текстовом поле автоматически занесется код товара, затем следует нажать на кнопку "Отправить", в этом случае система распознает ранее введенный штрих код и автоматически подставит соответствующую услугу:

Далее нажимаем на кнопку Добавить и в правой части будет формироваться предварительный список продаваемых позиций:

Затем пользователь может либо занести на счет заявки добавленные услуги по кнопке Сохранить или запустить процедуру оплаты позиций из списка выше:

Как разбить номера на койко-места

Для того, чтобы в номерах определенной категории можно было производить заселение гостей по койкам (к примеру по системе хостела):

То для создания такой структуры номерного фонда следует:

1. Перейти в модуль Администрирование - Отель - Типы ресурсов;
2. С помощью кнопки "Добавить Типы ресурсов" создать новую категорию, которая будет иметь связь с родительской категорией в поле "Родитель":
   

   

   
   При необходимости задать все остальные параметры новой зависимой категории с койко-местами и сохранить изменения по кнопке внизу страницы.
   В таблице с типами категорий должна в итоге присутствовать такая связка с категорией для койко-мест:
   

   

3. После успешного создания новой категории для койко-мест переходим в раздел Отель - Ресурсы и с помощью фильтра "Тип ресурсов" (на примере выше это категория Стандарт) и с помощью кнопки 

   Редактировать поочередно для каждого номера-ресурса открываем настройки каждого ресурса для создания койко-мест:

   

4. После открытия настроек номера-ресурса открываем дополнительное окно с настройками по кнопке 

   в правом верхнем углу, задаем количество коек для создания койко-мест в указанном номере и выбираем из списка категорию для койко-мест, сохраняем изменения по кнопке:
   

   

5. Койко-места будут созданы для указанного номера
   

   

   
   
6. Выполнить аналогичные действия для каждого номера, чтобы на графическом плане койко-места были доступны для бронирования по всем необходимым номерам.
7. Для просчета стоимости в новой созданной категории с койко-местами - следует в используемых пакетных таблицах (раздел Услуги - Список пакетов услуг) добавить записи с недостающими категориями и указать стоимость размещения в койко-месте в колонке "1 взр.":
   

   

   
   

Как изменить пароль у учетной записи

Для изменения пароля учетной записи пользователя следует перейти в модуль Администрирование по кнопке в правом верхнем углу:

Далее разделы Админ - Пользователи системы - находим в списке нужную учетную запись и по кнопке Редактировать открываем настройки учетной записи, где в поле Пароль можно задать новое значение:

По кнопке "Сохранить" внести изменения.

При новом входе будет использоваться новый установленный пароль.