Описание отчетов

• Вводная информация
• Отчеты "Статистика"
• Отчеты "Финансы"
• Отчеты "Прочее"

Вводная информация

Отчетные формы для работы в ECVI сведены в разделе "Отчеты"

Каждый отчет представлен в списке как наименованием, так и кратким описанием. Справа в строке выделенного отчета появляется кнопка Создать. При нажатии на нее открывается новая вкладка броузера и (в зависимости от выбранного отчета) могут быть запрошены дополнительные параметры для выбора данных. Например, будет предложено ввести период календарных дат.

ри просмотре отчета в верхней части страницы имеются служебные кнопки, позволяющие получить доступ к следующим функциям:

• Скрыть или показать дополнительное содержание (как правило, в типовых отчетах не используется)
• Выполнить отчет повторно
• Экспорт отчета (например, в формат MS Excel)
• Печать отчета

Для удобства использования отчеты собраны в группы Статистика, Финансы и Прочее.

Отчеты "Статистика"

"Общая статистика отеля"

Отчет формируется за период и выводит основные статистические показатели на каждый день. Столбцы отчета:

• Дата
• Всего комнат - общее число ресурсов отеля типа «комнаты» («оборудование» и пр. не учитывается в отчете).
• Ремонт - число номеров, временно выведенных из эксплуатации (закрытых на шахматке полоской «ремонт»).
• Доступно = Всего комнат - Ремонт
• Занято - число комнат, занятых заявками в статусе временная, подтвержденная, заезд, выезд. Если гость заезжает в рассматриваемую дату, номер считается занятым; если выезжает - свободным.
• Заезды
• Выезды
• Загрузка (в %) = Занято / Доступно. То есть расчет ведется с использованием не общего числа комнат, а числа комнат, доступных к заселению (т.е. за вычетом стоящих на ремонте).
• Доход (сумма по заявкам) - сумма частей общей стоимости каждой заявки, учтенной в рассматриваемом дне.
• Средн. доход с занятого номера = Доход / Занято.
• Средн. доход на номер = Доход / Доступно.

В связи со сложностью расчета некоторых тарифных опций (например, «базы» в в тарифах-спецпредложениях), а также особенностями тарификации бронирований, поступивших из интернет-каналов продаж, при расчете дохода на каждый день в отчете применяются некоторые допущения. А именно: для каждой заявки доход за каждый день рассчитывается путем деления общей стоимости заявки на число дней проживания. С одной стороны, в этом случае можно рассчитать доход на каждый день даже для заявок, у которых стоимость указана общей суммой за весь период. С другой стороны, для случаев проживания, например, с разной стоимостью будней и выходных, доход по дням в данном отчете будет усредняться. Также следует иметь в виду, что в общей стоимости заявки помимо проживания может быть включена и стоимость питания. С «академической» точки зрения использовать при расчете среднего дохода на номер (ADR и RevPAR) такие суммы не совсем корректно (требуется вычленить «только проживание»), однако на текущий момент расчет выполняется именно таким образом.

Отчет "Постоянные гости"

Отчет формируется за период дат. В него включаются гости, заезжавшие за указанный период больше одного раза. При этом, если вы используете Экви для управления сразу несколькими гостиницами, учитываются заезды в любую из них. То есть этот отчет формируется по всей цепочке отелей.

Поля отчета:

• Гость (ФИО)
• Телефон
• E-mail
• Визитов (число визитов в отель за указанный период)
• Доход
• Последний заезд (дата прошлого заезда)

В поле Доход для каждого гостя включается стоимость проживания в номере, взятая из периода проживания в заявке. Следует учесть, что, если в номере проживало более 1 гостя, то сумма «дохода» будет одинаково учтена в отчете для каждого из них. То есть некорректно складывать значения в столбце Доход в расчете на получение «общего дохода» - эти величины приведены только в целях сравнения друг с другом.

В отчет включаются гости, заявки которых на момент создания отчета находились в статусе брони или «выехал». Отмененные или удаленные заявки не учитываются.

Отчет "Статистика по номерам"

Отчет выводит информацию по каждому номеру отеля. Формируется за период дат.

Поля отчета:

• Комната (номер комнаты и категория)
• Проживаний (число периодов, когда номер был занят гостями, вне зависимости от их длительности или числа проживающих)
• Средняя длительность (сут.) - средняя длительность проживания в номере
• Занятость (сут.) - число суток, когда номер был занят
• Загрузка (в процентах) - рассчитывается как занятость номера (в сутках), деленная на число суток в периоде отчета
• Сумма по заявкам

Статистика по категориям номеров

Данный отчет в целом аналогичен отчету "Статистика по номерам", но выводит информацию укрупненно: только по категориям номеров или иных ресурсов, сдаваемых в аренду. При этом, если ресурсы разделены на группы (например, «Номера» и «Беседки»), то по каждой группе будут сформированы отдельные итоги.

Отчет "Статистика по регионам"

Отчет позволяет оценить число гостей и ориентировочный доход, полученный от бронирований из разных регионов России.

Поля отчета:

• Регион (субъект РФ)
• Взрослых
• Детей
• Сумма по зявкам

Отчет состоит из табличной части и сравнительного графика распределения дохода по регионам проживания гостей (если график не виден сразу при формировании отчета, перейдите к второй странице). График строится по регионам «укрупненно»: отображаются только регионы, откуда приехало более трех гостей.

Также заметим, что «Регион» гостя берется программой из его карточки, из поля Субъект:

Вся информация по гостям, для которых не указан Субъект Российской Федерации, учитывается в строке «(Не указано)».

Отчетом учитывается только регион гостя, на которого оформлено бронирование. Даже если вместе с ним по заявке будет проживать несколько гостей с различными регионами, все они будут учтены в регионе забронировавшего гостя.

Отчет "Статистика по странам"

Отчет показывает в сравнении информацию по бронированиям, выполненным за период гостями из различных государств.

Если у части гостей не была указана Страна проживания, в отчете они будут учтены в строке «(Не указано)». В отчете используются страны, указанные в следующем поле:

Столбец Сумма по заявкам отражает суммарную стоимость бронирований (стоимость - как рассчитано в карточке заявки), заезд которых приходится на указанный при формировании отчета период дат.

Отчет "Статистика по гостям"

Отчет формируется за период дат и выводит информацию в виде графиков, отображая распределение числа гостей и дохода по интервалам возрастов гостей, а также числа и дохода - по полу гостей.

При построении данного отчета следует иметь в виду следующие особенности. Отчет учитывает только тех гостей, которые были явно добавлены в карточку заявки в подраздел «Гости»:

Если в период проживания не было добавлено ни одного гостя, то доход и пр. данные по нему в отчет включены не будут. Если в периоде указано, что в номере проживают несколько гостей, например, «Взрослых: 3», то для каждого гостя, данные которого внесены, в отчете (на графиках по доходу) будет учтена 1/3 от стоимости проживания. Если у гостя не указан пол или дата рождения, он будет учтен в графе «н/д» («нет данных»).

Статистика формы бронирования

Этот отчет позволяет оценить эффективность формы бронирования HMA Ecvi, если она установлена на сайте отеля. Очевидно, что далеко не все посетители сайта, заинтересовавшиеся бронированием номеров, доводят дело до окончательного резервирования номера. Однако бывает очень полезно узнать, когда и что их при этом интересовало, и на каком этапе люди прекратили процесс бронирования. Ответы на эти вопросы можно получить в отчете Статистика формы бронирования, который выводит данные в виде трех наглядных графиков.

• Запросы по месяцам: на какие даты посетители сайта запрашивали информацию по наличию номеров и ценам.
• Операции в форме бронирования: общее число операций первого запроса информации после ввода даты («Новый поиск»), число выбора конкретных категорий номеров для бронирования («Выбор номера»), переходов к вводу данных гостя («Выбор завершен») и фактических бронирований номеров в отеле («Бронь в отеле»).
• Интерес к номерам: расшифровка числа выбранных категорий номеров (не обязательно при этом в итоге забронированных).

Отчет формируется за указанный период, в него включаются все действия посетителей сайта, произошедшие в указанный интервал дат.

Отчет "Статистика по тарифам"

Отчет формируется за период и выводит статистику по применению тарифов. Расчет ведется по всем заявкам на бронирование (в статусах временная или подтвержденная бронь, заезд, выезд), дата заезда которых попадает в указанный период. Столбцы отчета:

• Тариф - наименование тарифа. При этом в отчете могут присутствовать строки, в которых наименование тарифа имеет в начале и в конце значки «-». В этом случае такая строка соответствует случаям применения отредактированного тарифа (когда в карточке заявки вручную указывается цена на проживание). То есть, например, в отчете может быть строка для тарифа «Сезонный», и отдельная строка «–Сезонный–», в которой будут отдельно учтены все случаи применения измененных цен на базе «Сезонного» тарифа.
• Число заявок, дата заезда которых попадает в период отчета.
• Число гостей по заявкам, попавшим в период.
• Общая сумма по заявкам - в отчет включается вся сумма по заявкам, для которых установлен тариф и попавшим в период отчета. В частности, если даже часть дней проживания выходит за период отчета, в отчет будет все равно включена общая стоимость по заявке.
• Средняя сумма по заявке = общая сумма по заявкам / число заявок
• Общая длительность проживания - аналогично общей сумме по заявкам, включает все дни проживания по заявкам, заезд которых попал в период отчета.
• Средняя длительность проживания = общая длительность проживания / число заявок.

Отчеты "Финансы"

Отчет "Платежи за период"

Отчет находится в группе отчетов «Финансы» и позволяет получить список платежей, проведенных в системе за период. При этом в периоде указываются не только даты, но точное время, ограничивающее выборку операций.

Поля отчета:

• Оплата - вид оплаты (наличные, тип банковской карты и т.п.)
• Сумма
• Гость (группа) - ФИО гостя или иное наименование заявки, на счете которой проведен платеж
• Заезд - дата и время заезда гостя
• Выезд
• Кассир - имя пользователя, проводившего в системе платеж
• Дата оплаты - дата и время выполнения операции

Информация в отчете группируется по типам оплат с выводом итогов по суммам. Возвраты будут показаны как операция «с минусом».

Данный отчет не зависит от наличия или отсутствия стыковки с фискальным регистратором и факта закрытия кассовой смены. В нем просто выводятся все платежи, выполненные в системе за указанный период.

Отчет "Предоплата бронирований"

В отличие от большинства отчетов, при формировании этого не требуется указывать параметров. Поскольку он предназначен для отображения сумм предоплат, внесенных на счета за бронирования в будущих периодах.

Отчет состоит из двух секций. В первой («По месяцам оплаты и бронирования») выводятся суммы по месяцам, с указанием: в каком месяце была проведена предоплата (вертикальный столбец) и в каком месяце ожидается заезд по брони (горизонтальный столбец). На примере приведенного скриншота: в октябре 2017 года было принято 2800 р. предоплаты за бронирования с заездом в декабре 2017. При активной работе с предоплатой в один месяц (например, в том же октябре 2017) могут приниматься предоплаты за несколько месяцев вперед. Чтобы получить ответ на вопрос, например «сколько всего предоплат было принято в октябре 2017 (без дальнейшей разбивки)», в отчете предусмотрена вторая секция - «Суммарно по месяцам оплаты».

Отчеты "Прочее"

Отчет "Список гостей на завтрак"

Отчет выводит список гостей, которым положен завтрак в указанную при формировании дату.

Гость включается в список на основании того, был ли указан в его карточке заявки пакет питания с завтраком или имеется ли завтрак в пакете проживания.

При формировании отчета принимается, что гость имеет право получить оплаченный завтрак (включается в список) в день выезда, но не получает его в день заезда.

Отчет "Бронирования по дате заезда"

Отчет выводит список бронирований, заезд которых должен произойти в указанную при формировании дату. Список дополнен информацией о стоимости проживания, наличии начислений и оплат на счетах.

Столбцы отчета:

• Заезд (по заявке)
• Выезд
• Комната
• Фамилия гостя
• По заявке - стоимость, рассчитанная на основании заявки (которая выводится в т.ч. карточке заявки)
• Начислено - сумма начисленных на счет услуг. В зависимости от ситуации, может включать или не включать услуги проживания (чтобы они были включены, на счете надо выполнить операцию Начислить услуги по заявке), может также включать начисленные вручную дополнительные услуги.
• Оплачено - сумма оплат на счете.
• Сальдо счета.
• Безнал - признак, указывающий на преимущесвенно безналичную форму оплаты услуг (включается, если в карточке заявки указана организация-плательщик).
• Пользователь системы, заносивший информацию об оплате на счет.

Отчет "Заезд за период"

Отчет выводит список гостей, заезд которых должен произойти в указанный при формировании отчета период. В отличие от отчета "Бронирования по дате заезда", где акцент сделан на стоимости и наличии предоплаты, данный список выводит дополнительную информацию о госте и бронировании. Кроме этого, в отчет выводится (отдельной строкой) каждый гость, даже если в заявке их несколько.

Столбцы отчета:

Отчет "Гости в отеле"

Этот отчет формируется с указанием даты и времени, и позволяет получить список гостей, которые будут проживать в отеле на указанный момент времени.

Поскольку при формировании отчета можно указать не только текущий момент времени, но и, например, дату в прошлом или в будущем, отчет выводит гостей, которые предположительно будут проживать в отеле. В списке могут оказаться и бронирования, и уже выехавшие гости. Главный критерий, по которому они отбираются: дата и время заезда меньше указанного момента, а выезд - позже. Если в вашем отеле есть заявки сразу на несколько номеров (групповые бронирования), то отчет выведет по отдельной строке для каждого номера, указывая список проживающих и другие установленные в периоде проживания параметры.