Работа с группами

Модуль отвечает за настройки группового тарифа и период проживания группы. Применять настройки можно как ко всем периодам проживания, так и к определённым, для этого нужно галочками отметить периоды, по которым будут вноситься изменения, а затем нажать кнопку Применить групповые настройки. Внимание! В декабре 2023 года был внедрен новый модуль для работы с групповыми бронированиями

• Группы
• Как создать групповую заявку (классический способ)
• Как выставить счет для группы
• Как создать заявку со статусом Лист ожидания

Группы

Общая информация

В модуле Заявки предусмотрен отдельный раздел "Группы", который позволяет:

• представить все создаваемые групповые заявки отдельно от индивидуальных бронирований;
• обрабатывать большие групповые бронирования;
• производить более гибкую настройку с правилами расчета с гостя - централизованный счет группы для расчета по групповому бронированию, либо каждый участник группы платит сам за себя.

Процедура создания группового бронирования

Модуль "Заявки" - раздел "Группы" - Новая группа:

Вкладка Заявка по группе

В этом разделе пользователь вводит общую информацию о групповом бронировании - наименование, компанию/плательщика, сегмент, источник, форма схожа с той, которая применяется для индивидуальных бронирований.

Ключевой настройкой здесь является поле "Правило оплаты", по которому указывается принцип расчета с группой - единый централизованный счет группы или каждый участник группы оплачивает услуги самостоятельно:

Редактирование указанного поля доступно по кнопке . 

В качестве информации пользователь может внести информацию о Порядке оплаты, которой можно оперировать при обработке заявок, к примеру, если необходимо выяснить дату выставления счета на оплату или отметить факт получения денежных средств. 

Вносимая в поле "Порядок оплаты" информация с суммой оплаты не вносит какие-либо платежные операции на счет заявки

Вкладка Блоки

Внедрено новое понятие "Блоки группы", которое служит для группировки гостей с примерно одинаковыми датами заезда и выезда, например, если какая-либо компания заключила договор с отелем на предоставление мест проживания в течение одного года разным лицам (помесячно), то с помощью этой опции можно создавать независимые друг от друга Блоки и обрабатывать их отдельно.

Счет такого группового бронирования будет единый, поэтому следует учитывать, что при создании большого количества блоков группы с Правилом оплаты "Счет плательщика" - все начисления будут поступать на один счет, что может с одной стороны усложнить обработку счета.

В стандартном случае, при разовом заезде группы создается и обрабатывается только один Блок группы.

При создании нового блока группы пользователю следует указать:

• Наименование блока;
• Тариф и пакет питания для расчета будущих добавляемых номеров;
• Даты проживания указанного блока группы Дата заезда - Дата выезда;
• Дата аннулирования используется в том случае, если важно контролировать работу с группами и своевременно принимать меры при отсутствии, к примеру, предоплаты.

В случае использования динамического тарифа с заранее установленным пакетом питания - дополнительно пакет питания выбирать не требуется

Следующий этап редактирования Блока группы - во вкладке Периоды по кнопке Добавить период пользователю следует выделить количество номеров для группы. Управляя полем "Подобрать конкретные номера" или "Групповая бронь и неразмещенная бронь", пользователь может либо сразу выбрать доступные номера для размещения, либо создать неразмещенные брони (номер комнаты не определен "?"):

Диалог подбора номера остался не изменений аналогичен тому, который применяется в диалоге создания Новой индивидуальной заявки.

В диалоговом окне "Периоды" пользователь наполняет карточку группы номерами для размещения гостей:

Если период проживания одного из участников группы отличается от стандартного установленного периода, то по кнопке Редактировать из последней колонки "Действия" пользователь может открыть Карточку участника группы и внести индивидуальные изменения в даты заезда/выезда, скорректировать количество проживающих в номере, применить скидку и во вкладке Гости заранее внести контактные данные проживающих гостей.

Используя "мультиселект" можно централизованно управлять статусами отмеченных периодов - изменить статус на "Подтверждена" или выполнить общий заезд отмеченных периодов:

Гостей группы так же можно создавать в соответствующем разделе "Гости", алгоритм добавления следующий:

1. Вызываем диалог добавления нового гостя;
2. В поле "Гость" вводим фамилию гостя, и если ранее гость проживал в отеле, то можем воспользоваться ранее созданной архивной карточкой гостя либо создать новый профайл;
3. Указываем в каком номере гость будет проживать.

Обработка групповых бронирований

Создаваемые периоды через обновленный диалог работы с групповыми блоками будут по тем же правилам создавать заявки на графическом плане, а так же в разделе Заявки (подробно).

Так как понятие "Группы" теперь считается обособленным от обычных индивидуальных бронирований, то в разделе "Заявки (список)" такие групповые бронирования выводиться не будут. Таким образом происходит разделение заявок на индивидуальные и групповые

Список заявок, относящихся к одной группе можно как и ранее отфильтровывать по номеру брони:

Порядок проведения расчетов с группой

В зависимости от того, с каким Правилом оплаты создавалось групповое бронирование - "Счет плательщика" или "Счет гостей" - услуги будут начисляться либо на один общий счет группы, либо все начисления будут автоматически разноситься на счета участников группы:

Если Правило оплаты установлено в положении "выбрать...", то по умолчанию все начисления будут производиться в одном счете

Счет плательщика

Начисляемые услуги по установленному тарифу по кнопке >> будут начисляться на один общий счет:

Счет гостей

Такой способ начисления услуг сработает только тогда, когда в выделенных заявках блока будут добавлены Гости!Начисляемые услуги по установленному тарифу по кнопке >> будут теперь разноситься на автоматически созданные счета участников группы, переход по которым доступен в поле "Клиент":

Такой вариант будет работать только в том случае, если в созданных периодах добавлены гости, иначе лицевой счет для каждого участника группы создан не будет.

Преобразование заявок в группу

В системе остается принцип создания заявок с несколькими периодами, но все создаваемые заявки могут быть преобразованы в группу с последующим переводом в соответствующий раздел:

При нажатии на кнопку "Преобразовать группу" система уведомит пользователя об успешно выполненной операции и Заявка будет преобразована в Группу:

После преобразования заявки в Группу - по умолчанию будет применяться правило оплаты "Счет плательщика", т.е. все начисляемые услуги будут формироваться в одном централизованном счете группы

Редактирование условий проживания для созданных периодов группы

Если уже после создания группового бронирования возникает необходимость в массовой корректировке периода проживания гостей группы или централизованное изменение тарифа, то для этого предусмотрена опция выделения всех или некоторых периодов блока:

И при переходе на первую вкладку Информация в блоке по кнопке "Применить настройки" пользователь может внести изменения в уже созданных периодах группового блока, например для изменения срока проживания:

Если в продляемом номере была ранее создана другая заявка, то система уведомит пользователя и не позволит выполнить такое действие:

Особенности работы с динамическими тарифами

При создании нового блока группового бронирования пользователь выбирает для расчета стоимости проживания один из действующих тарифов

Как создать групповую заявку (классический способ)

В ECVI групповые бронирования представлены в том же виде, как и индивидуальные заявке, за исключением что в групповой брони предполагается наличие нескольких периодов проживания. По умолчанию для группы применяется централизованный счет для начисления и оплаты услуг, но с помощью настройки "Правило оплаты" начисления могут распределяться по счетам гостей каждого отдельного периода одной заявки, описание по ссылке.

Создание группового бронирования

Выполняется через модуль Заявки - Новая заявка - задаем Дату заезда и выезда группы - выбираем из списка пункт "Групповое бронирование" - проверяем установленную "Группу ресурсов" и жмем кнопку Вперед:

В следующем диалоге система предложит пользователю:
- задать количество номеров к бронированию;
- установить Тариф для расчета группового бронирования;
- выбрать пакет питания для группы;
- задать процент скидки.

Пользователь может воспользоваться удобным инструментом "Рассчитать", который позволяет произвести предварительный расчет заявки на базе установленного тарифа, пакета питания, примененной скидки и количества номеров к бронированию.

Признак "Неразмещенная бронь" означает что создаваемая группа не будет автоматически размещена по номерам - распределение по комнатам может выполнить пользователь позже, после создания группы.

По кнопке Вперед откроется Карточка групповой заявки, которая ничем не будет отличаться от карточек индивидуальных гостей, за исключением того, что в рамках одной такой заявки будет содержаться несколько Периодов проживаний (исходя из количества забронированных номеров в группе).

Вкладка "Группа" в Карточке заявки

Используется для применения централизованных настроек группового бронирования:
- смена тарифа, пакета питания, скидки всем участникам группы;
- изменение периода проживания группового бронирования.

Для применения настроек всем участникам группы предусмотрена кнопка "Выделить всё/ничего" или же пользователь может применить специальный тариф только для одного участника группы, выделив его предварительно из списка периодов и нажав на кнопку "Применить групповые настройки".

Так же созданную таким способ групповую заявку можно преобразовать в полноценную "Группу", которая будет представлена разделе Заявки - Группы:

Подтверждение для группы

Во вкладке "Прочее" пользователь может сформировать подтверждение для группы, для этого нужно выбрать один из шаблонов в списке Документов и нажать на кнопку Создать:

При нажатии на кнопку "Отправить на email" документ будет отправлен на указанной почту гостя в первой вкладке "Заявка".

Как выставить счет для группы

Выставление счетов работает по тем же правилам, как и в индивидуальных заявках - Как сформировать счет на предоплату.

Как создать заявку со статусом Лист ожидания

Статус Лист ожидания доступен для установки при создании бронирования через модуль Заявки - Новая заявка, подробная процедура создания описана в следующей главе - https://help.ecvi.ru/books/baza-znanii-ecvi/page/kak-sozdat-gruppovuyu-zayavku

После того, как Карточка заявки создана следует выбрать из выпадающего списка статус "Лист ожидания":

Если статус Лист ожидания не был проставлен и заявка была сохранена со статусом Временная/Подтвержденная, то повторно установить статус Лист ожидания не удастся. Нужно создавать новую заявку!

Особенности статуса Лист ожидания для Карточки заявки:

1. В заявке в статусе Лист ожидания периодам нельзя присваивать конкретные комнаты.
2. В заявке в статусе Лист ожидания периодам нельзя менять статусы по отдельности.
   Статус меняется только для всей заявки целиком.
3. Заявки в статусе Лист ожидания можно отфильтровать с помощью соответствующего фильтра:
   

   

   
   
4. Заявки в статусе Лист ожидания не учитываются в квотах каналов и не учитываются в расчете числа занятых/свободных номеров.
5. Заявки в статусе Лист ожидания после перевода в статус временная/постоянная бронь автоматически попадают в расчет квоты каналов как только что созданная новая заявка.
   
6. Для заявок в статусе Лист ожидания выведен отдельный фильтр в модуле Отчеты - Статистика: