Работа с группами

Модуль отвечает за настройки группового тарифа и период проживания группы. Применять настройки можно как ко всем периодам проживания, так и к определённым, для этого нужно галочками отметить периоды, по которым будут вноситься изменения, а затем нажать кнопку Применить групповые настройки. Внимание! В декабре 2023 года был внедрен новый модуль для работы с групповыми бронированиями

• Группы
• Как создать групповую заявку (классический способ)
• Как выставить счет для группы
• Как создать заявку со статусом Лист ожидания
• Мягкая квота (allotment)

Группы

Общая информация

В модуле Заявки предусмотрен отдельный раздел "Группы", который позволяет:

• представить все создаваемые групповые заявки отдельно от индивидуальных бронирований;
• обрабатывать большие групповые бронирования;
• производить более гибкую настройку с правилами расчета с гостя - централизованный счет группы для расчета по групповому бронированию, либо каждый участник группы платит сам за себя.

Процедура создания группового бронирования

Модуль "Заявки" - раздел "Группы" - Новая группа:

Вкладка Заявка по группе

В этом разделе пользователь вводит общую информацию о групповом бронировании - наименование, компанию/плательщика, сегмент, источник, форма схожа с той, которая применяется для индивидуальных бронирований.

Ключевой настройкой здесь является поле "Правило оплаты", по которому указывается принцип расчета с группой - единый централизованный счет группы или каждый участник группы оплачивает услуги самостоятельно:

Редактирование указанного поля доступно по кнопке . 

В качестве информации пользователь может внести информацию о Порядке оплаты, которой можно оперировать при обработке заявок, к примеру, если необходимо выяснить дату выставления счета на оплату или отметить факт получения денежных средств. 

Вносимая в поле "Порядок оплаты" информация с суммой оплаты не вносит какие-либо платежные операции на счет заявки

Вкладка Блоки

Внедрено новое понятие "Блоки группы", которое служит для группировки гостей с примерно одинаковыми датами заезда и выезда, например, если какая-либо компания заключила договор с отелем на предоставление мест проживания в течение одного года разным лицам (помесячно), то с помощью этой опции можно создавать независимые друг от друга Блоки и обрабатывать их отдельно.

Счет такого группового бронирования будет единый, поэтому следует учитывать, что при создании большого количества блоков группы с Правилом оплаты "Счет плательщика" - все начисления будут поступать на один счет, что может с одной стороны усложнить обработку счета.

В стандартном случае, при разовом заезде группы создается и обрабатывается только один Блок группы.

При создании нового блока группы пользователю следует указать:

• Наименование блока;
• Тариф и пакет питания для расчета будущих добавляемых номеров;
• Даты проживания указанного блока группы Дата заезда - Дата выезда;
• Дата аннулирования используется в том случае, если важно контролировать работу с группами и своевременно принимать меры при отсутствии, к примеру, предоплаты.

В случае использования динамического тарифа с заранее установленным пакетом питания - дополнительно пакет питания выбирать не требуется

Следующий этап редактирования Блока группы - во вкладке Периоды по кнопке Добавить период пользователю следует выделить количество номеров для группы. Управляя полем "Подобрать конкретные номера" или "Групповая бронь и неразмещенная бронь", пользователь может либо сразу выбрать доступные номера для размещения, либо создать неразмещенные брони (номер комнаты не определен "?"):

Диалог подбора номера остался не изменений аналогичен тому, который применяется в диалоге создания Новой индивидуальной заявки.

В диалоговом окне "Периоды" пользователь наполняет карточку группы номерами для размещения гостей:

Если период проживания одного из участников группы отличается от стандартного установленного периода, то по кнопке Редактировать из последней колонки "Действия" пользователь может открыть Карточку участника группы и внести индивидуальные изменения в даты заезда/выезда, скорректировать количество проживающих в номере, применить скидку и во вкладке Гости заранее внести контактные данные проживающих гостей.

Используя "мультиселект" можно централизованно управлять статусами отмеченных периодов - изменить статус на "Подтверждена" или выполнить общий заезд отмеченных периодов:

Гостей группы так же можно создавать в соответствующем разделе "Гости", алгоритм добавления следующий:

1. Вызываем диалог добавления нового гостя;
2. В поле "Гость" вводим фамилию гостя, и если ранее гость проживал в отеле, то можем воспользоваться ранее созданной архивной карточкой гостя либо создать новый профайл;
3. Указываем в каком номере гость будет проживать.

Обработка групповых бронирований

Создаваемые периоды через обновленный диалог работы с групповыми блоками будут по тем же правилам создавать заявки на графическом плане, а так же в разделе Заявки (подробно).

Так как понятие "Группы" теперь считается обособленным от обычных индивидуальных бронирований, то в разделе "Заявки (список)" такие групповые бронирования выводиться не будут. Таким образом происходит разделение заявок на индивидуальные и групповые

Список заявок, относящихся к одной группе можно как и ранее отфильтровывать по номеру брони:

Порядок проведения расчетов с группой

В зависимости от того, с каким Правилом оплаты создавалось групповое бронирование - "Счет плательщика" или "Счет гостей" - услуги будут начисляться либо на один общий счет группы, либо все начисления будут автоматически разноситься на счета участников группы:

Если Правило оплаты установлено в положении "выбрать...", то по умолчанию все начисления будут производиться в одном счете

Счет плательщика

Начисляемые услуги по установленному тарифу по кнопке >> будут начисляться на один общий счет:

Счет гостей

Такой способ начисления услуг сработает только тогда, когда в выделенных заявках блока будут добавлены Гости!Начисляемые услуги по установленному тарифу по кнопке >> будут теперь разноситься на автоматически созданные счета участников группы, переход по которым доступен в поле "Клиент":

Такой вариант будет работать только в том случае, если в созданных периодах добавлены гости, иначе лицевой счет для каждого участника группы создан не будет.

Преобразование заявок в группу

В системе остается принцип создания заявок с несколькими периодами, но все создаваемые заявки могут быть преобразованы в группу с последующим переводом в соответствующий раздел:

При нажатии на кнопку "Преобразовать группу" система уведомит пользователя об успешно выполненной операции и Заявка будет преобразована в Группу:

После преобразования заявки в Группу - по умолчанию будет применяться правило оплаты "Счет плательщика", т.е. все начисляемые услуги будут формироваться в одном централизованном счете группы

Редактирование условий проживания для созданных периодов группы

Если уже после создания группового бронирования возникает необходимость в массовой корректировке периода проживания гостей группы или централизованное изменение тарифа, то для этого предусмотрена опция выделения всех или некоторых периодов блока:

И при переходе на первую вкладку Информация в блоке по кнопке "Применить настройки" пользователь может внести изменения в уже созданных периодах группового блока, например для изменения срока проживания:

Если в продляемом номере была ранее создана другая заявка, то система уведомит пользователя и не позволит выполнить такое действие:

Особенности работы с динамическими тарифами

При создании нового блока группового бронирования пользователь выбирает для расчета стоимости проживания один из действующих тарифов

Как создать групповую заявку (классический способ)

В ECVI групповые бронирования представлены в том же виде, как и индивидуальные заявке, за исключением что в групповой брони предполагается наличие нескольких периодов проживания. По умолчанию для группы применяется централизованный счет для начисления и оплаты услуг, но с помощью настройки "Правило оплаты" начисления могут распределяться по счетам гостей каждого отдельного периода одной заявки, описание по ссылке.

Создание группового бронирования

Выполняется через модуль Заявки - Новая заявка - задаем Дату заезда и выезда группы - выбираем из списка пункт "Групповое бронирование" - проверяем установленную "Группу ресурсов" и жмем кнопку Вперед:

В следующем диалоге система предложит пользователю:
- задать количество номеров к бронированию;
- установить Тариф для расчета группового бронирования;
- выбрать пакет питания для группы;
- задать процент скидки.

Пользователь может воспользоваться удобным инструментом "Рассчитать", который позволяет произвести предварительный расчет заявки на базе установленного тарифа, пакета питания, примененной скидки и количества номеров к бронированию.

Признак "Неразмещенная бронь" означает что создаваемая группа не будет автоматически размещена по номерам - распределение по комнатам может выполнить пользователь позже, после создания группы.

По кнопке Вперед откроется Карточка групповой заявки, которая ничем не будет отличаться от карточек индивидуальных гостей, за исключением того, что в рамках одной такой заявки будет содержаться несколько Периодов проживаний (исходя из количества забронированных номеров в группе).

Вкладка "Группа" в Карточке заявки

Используется для применения централизованных настроек группового бронирования:
- смена тарифа, пакета питания, скидки всем участникам группы;
- изменение периода проживания группового бронирования.

Для применения настроек всем участникам группы предусмотрена кнопка "Выделить всё/ничего" или же пользователь может применить специальный тариф только для одного участника группы, выделив его предварительно из списка периодов и нажав на кнопку "Применить групповые настройки".

Так же созданную таким способ групповую заявку можно преобразовать в полноценную "Группу", которая будет представлена разделе Заявки - Группы:

Подтверждение для группы

Во вкладке "Прочее" пользователь может сформировать подтверждение для группы, для этого нужно выбрать один из шаблонов в списке Документов и нажать на кнопку Создать:

При нажатии на кнопку "Отправить на email" документ будет отправлен на указанной почту гостя в первой вкладке "Заявка".

Как выставить счет для группы

Выставление счетов работает по тем же правилам, как и в индивидуальных заявках - Как сформировать счет на предоплату.

Как создать заявку со статусом Лист ожидания

Статус Лист ожидания доступен для установки при создании бронирования через модуль Заявки - Новая заявка, подробная процедура создания описана в следующей главе - https://help.ecvi.ru/books/baza-znanii-ecvi/page/kak-sozdat-gruppovuyu-zayavku

После того, как Карточка заявки создана следует выбрать из выпадающего списка статус "Лист ожидания":

Если статус Лист ожидания не был проставлен и заявка была сохранена со статусом Временная/Подтвержденная, то повторно установить статус Лист ожидания не удастся. Нужно создавать новую заявку!

Особенности статуса Лист ожидания для Карточки заявки:

1. В заявке в статусе Лист ожидания периодам нельзя присваивать конкретные комнаты.
2. В заявке в статусе Лист ожидания периодам нельзя менять статусы по отдельности.
   Статус меняется только для всей заявки целиком.
3. Заявки в статусе Лист ожидания можно отфильтровать с помощью соответствующего фильтра:
   

   

   
   
4. Заявки в статусе Лист ожидания не учитываются в квотах каналов и не учитываются в расчете числа занятых/свободных номеров.
5. Заявки в статусе Лист ожидания после перевода в статус временная/постоянная бронь автоматически попадают в расчет квоты каналов как только что созданная новая заявка.
   
6. Для заявок в статусе Лист ожидания выведен отдельный фильтр в модуле Отчеты - Статистика:
   

   

Мягкая квота (allotment)

Общая информация

Мягкая квота (Allotment) - это инструмент для работы с блоками номеров, выделенными агентствам или компаниям по договору. В отличие от жестких блоков, мягкая квота гарантирует партнеру фиксированное количество номеров, но с возможностью их возврата (релиза) в продажу по определенным правилам.

В системе Экви функционал мягких квот реализован на базе существующих "Групп" (модуль Заявки -> Группы).

Бронирования в рамках аллотмента могут создаваться по всему аллотменту в целом (а не только внутри блоков, как в обычных группах). Доступность номеров для бронирования определяется исключительно остатками квоты, а не общей доступностью номеров в отеле.

Создание и настройка аллотмента

Создание аллотмента

1. Перейдите в раздел Заявки -> Группы
2. Нажмите кнопку "Новая группа" - откроется стандартная форма создания группы
3. Введите наименование созданного блока allotment
4. Установите флажок "Allotment" - это главный признак, который переводит группу в режим для работы с мягкой квотой:
   
   
5. В поле "Агентство" укажите компанию, для которой выделяется квота номеров. Это обязательное условие, так как именно привязка к агентству позволяет в дальнейшем использовать данную квоту при создании бронирований (подробности приведены далее в описании).

После сохранения группа получит статус аллотмента, а в её карточке станут доступны дополнительные закладки для настройки квот, правил релиза, отмены и статистика.

Карточка аллотмента

Карточка аллотмента состоит из нескольких закладок, управляющих его работой.

Вкладка «Заявка по группе»

Полностью соответствует стандартной вкладке группы. Здесь указываются основные данные: название, компания, ответственный, примечания и пр.
Ключевое поле - "Агентство". Именно оно позволяет системе оперировать квотой турагентства при создании новых бронирований через стандартные инструменты: графическую шахматку или кнопку Новая заявка.

Вкладка «Блоки»

Служит для создания временных периодов действия квоты, состоит из двух разделов - Информация и Квота

• В первую очередь выберите из списка тариф, который будет применяться для расчета стоимости проживания всех создаваемых в будущем бронирований по всем созданным Блокам. Этот тариф должен быть заранее создан в модуле Администрирование->Услуги->Список тарифов в соответствии с условиями договора между отелем и турагентством.

Редактирование индивидуальных условий тарифа непосредственно в блоке не предусмотрено.
Если требуются особые условия, соответствующий тариф необходимо создать или настроить заранее в модуле Администрирование

Выбранный тариф применяется централизованно ко всем блокам в рамках одного аллотмента. Назначить разные тарифы для разных блоков внутри одной группы-аллотмента невозможно. Если такое требуется, для каждого блока условий необходимо создать отдельную групповую заявку (аллотмент)

• Нажмите "Создать блок" для того, чтобы в подразделе Информация:
  - указать наименование блока (например, с привязкой к сезонности аллотмента);
  - указать период выделения квоты номеров для указанного блока.
  
• Сохраните введенные изменения сначала по кнопке Сохранить, и далее в правом верхнем углу окна нажать кнопку "Сохранить группу", группа с выделенной квотой будет сохранена и после этого можно приступить к следующему этапу обработки квот агентства
  

Подраздел "Квота"
В этом диалоге пользователь может установить квоту на категории номеров. Если задается продолжительный период квотирования, система автоматически вычисляет актуальное свободное количество номеров на всем его протяжении с учетом уже созданных бронирований.

1. Установите флажок «Задать квоты». Это обязательное действие, которое дает системе понять, что для данного блока нужно учитывать квоту, а не стандартную доступность номеров.
2. Для каждого типа ресурса (категории номера) укажите количество номеров, входящих в квоту
3. Сохраните изменения

Квота устанавливается на каждую дату периода отдельно

Пример: Блок 01.06–10.06 с квотой 3 номеров означает, что агентство может бронировать до 3 номеров на каждую из 10 ночей периода.

Вкладка «Релиз-периоды»

Настройка автоматического возврата (релиза) неиспользованных номеров в свободную продажу.

1. Создайте блок условий, указав его даты действия.
2. Внутри блока добавьте правила релиза по принципу: «X% или X номеров снимаются с квоты за N дней до заезда».
   Пример: «35% номеров снимаются за 21 день», «Все оставшиеся номера снимаются за 3 дня».
3. Система будет автоматически обрабатывать эти правила с помощью фонового задания, высвобождая номера в указанные сроки.

Вкладка «Правила отмены»

Содержит условия отмены бронирований, сделанных в счет квоты. 

• Создайте блок условий с помощью кнопки "Создать блок правил отмены"
• Добавьте правила, например: «Отмена без штрафа за 48 часов», «Штраф 100% менее чем за 48 часов».

Создаваемые правила носят исключительно справочный характер. Система не выполняет автоматическую отмену бронирований и не применяет штрафы на основе этих текстовых условий.

Вкладка «Статистика»

Отображает детальную информацию по использованию квоты. Данные сгруппированы по датам и типам номеров.

• Original — первоначально установленное значение квоты
• Current — текущее доступное количество номеров в квоте (с учетом бронирований и релизов)
• Pick-up — количество номеров, уже забронированных в счет квоты
• Release — количество высвобожденных номеров в результате срабатывания фонового задания

Вкладка «Бронирования»

Отображает все бронирования, привязанные к данному аллотменту.

Просмотр и обработка бронирований
Из этой вкладки можно открыть карточку любого бронирования, созданного в счет квоты, и выполнить необходимые действия: редактировать данные, оформлять заезд и выезд гостей.

Создание нового бронирования в счет квоты
Вкладка «Бронирования» может использоваться как полноценный инструмент для размещения гостей в рамках выделенной квоты.

Чтобы создать бронирование:

1. Нажмите кнопку «Добавить период».

2. В открывшемся диалоговом окне укажите планируемые даты заезда и выезда гостей.

3. Система автоматически проверит доступность номеров с учетом текущего остатка квоты по данному аллотменту.

   • Если свободная квота есть — бронирование будет создано.

   • Если квота исчерпана — система запретит создание бронирования.

Важные особенности:

• Бронирование создается по умолчанию в формате неразмещенного (конкретный номер не назначается).

• Созданное бронирование получает атрибуты групповой заявки.

• Расчет стоимости выполняется по тарифу, установленному для аллотмента.

• Все начисления за услуги проживания по бронированиям, созданным в счет аллотмента, попадают на единый централизованный счет группы.

Процесс бронирования в счет квоты

Создать бронирование в счет квоты возможно следующими способами:

Через групповую заявку

С выделенной квотой из вкладки "Бронирование" (Заявки->Группы->кликаем по группе -> вкладка Бронирования - Добавить период)

Это наиболее приемлемый формат создания нового бронирования, так как здесь прямо проверяется доступность ранее выделенной квоты номеров.

Через диалог «Новая заявка»

В диалоге создания новой заявки (модуль «Заявки») доступны поля «Компания» и «Allotment». Они предназначены для работы с агентскими квотами.
Последовательность заполнения:
- Введите даты заезда/выезда;
- Выберите компанию-агентство.

После выбора компании система автоматически проверит наличие свободных квот (allotment) на указанные даты. Если квоты найдены, поле "Allotment" станет активным — вы сможете выбрать нужный блок из предложенного списка.

Создание заявки с использованием групповой квоты происходит по следующему алгоритму:

1. Система создает неразмещенное бронирование (резервирует квоту без присвоения комнат, заявка на категорию)

2. Занятые места автоматически перемещаются из общей доступности в статистику «pick-up»

3. Новая заявка привязывается к выбранной групповой заявке (блоку allotment) и доступна для редактирования как из карточки группы, так и из общего списка.

Таким образом, каждая созданная заявка «забирает» одну единицу квоты, уменьшая свободный остаток в блоке.

Через графическую «шахматку»

1. Протяните полоску на нужные даты.

2. Обязательно укажите поле "Агентство" - это ключевое условие для проверки квоты агентства

Ограничения визуализации - шахматка отображает только размещенные бронирования (конкретные номера). Неразмещенные бронирования (зарезервированная квота без привязки к номеру) на шахматке не видны, таким образом вы не можете заранее увидеть, есть ли свободная квота у агентства. Проверка происходит в момент создания бронирования:

• Если квота есть — бронь создается штатно;

• Если квоты нет — система покажет предупреждающий диалог вида:

Если вы уверены, что бронирование должно быть в счет ранее выделенной квоты:

1. В диалоговом окне подтвердите создание по кнопке Да

2. В открывшейся карточке заявки сразу выберите нужное агентство в соответствующем поле.

3. Система автоматически проверит наличие свободной квоты (allotment) на указанные даты и в случае обнаружения доступности выдаст следующий диалог:
   
   

   И предложит выбрать соответствующий блок с аллотментом:
   

   

4. В результате бронирование создастся, а одно место в квоте будет считаться использованным (спишется из блока).

Важные замечания по работе с квотами (allotment)

Изменение дат бронирования после создания

Если вы уже создали бронирование в счет квоты агентства, а затем решили изменить даты проживания, учитывайте следующие особенности:

При увеличении периода - при продлении бронирования (более поздний выезд или более ранний заезд) система автоматически снимет дополнительную квоту на добавившиеся сутки.

При уменьшении периода - при сокращении сроков проживания квота за высвободившиеся дни вернется в остатки блока.

Важный нюанс с расчетным часом:

• Если вы меняете время заезда на более раннее (относительно стандартного расчетного часа отеля), система может снять квоту за предыдущие сутки. Фактически номер считается занятым с учетом расчетного часа.

• Аналогично при позднем выезде — квота может сохраняться за вами на дату выезда до наступления расчетного часа.

Тип бронирования по квоте

Бронирования в счет квоты (allotment) могут быть только неразмещенными.

Квота выделяется на тип номера (категорию), а не на конкретный физический номер. Поэтому при создании такой заявки система резервирует место в квоте, но не привязывает гостя к определенному номеру на шахматке. Номер будет назначен позже, например, при заселении.

Отмена бронирования и возврат квоты

При отмене бронирования, созданного в счет квоты агентства, действуют следующие правила:

• Стандартная ситуация - номер автоматически возвращается в остаток квоты (показатель Current) и снова становится доступен для бронирования.
• Если подключены каналы продаж (OTA), то если квота была ранее высвобождена по правилам релиза (release), то при отмене бронирования система в автоматическом режиме откроет квоту для передачи в каналы продаж
  - Через подключенный Channel Manager
  - Или при наличии прямых интеграций с OTA (Booking, Expedia и др.)

Бронирование на стыке двух блоков квоты

Могут возникать случаи, при которых даты проживания гостя захватывают сразу два разных блока квоты (allotment) в рамках одной групповой заявки.

Пример:

• Заезд: 15 мая

• Выезд: 20 мая

• Первый блок квоты действует до 17 мая

• Второй блок начинается с 18 мая

В этом случае создается бронирование обычным способом, указывая нужное агентство, при этом система автоматически распределяет списание квоты пропорционально датам:

В результате бронирование использует квоту из обоих блоков, даже если они действуют в разные периоды в рамках одного группового блока. Никаких дополнительных действий от пользователя не требуется.

Отчеты

Раздел в разработке