Работа с группами
Модуль отвечает за настройки группового тарифа и период проживания группы. Применять настройки можно как ко всем периодам проживания, так и к определённым, для этого нужно галочками отметить периоды, по которым будут вноситься изменения, а затем нажать кнопку Применить групповые настройки. Внимание! В декабре 2023 года был внедрен новый модуль для работы с групповыми бронированиями
- Группы
- Как создать групповую заявку (классический способ)
- Как выставить счет для группы
- Как создать заявку со статусом Лист ожидания
Группы
Общая информация
В модуле Заявки предусмотрен отдельный раздел "Группы", который позволяет:
- представить все создаваемые групповые заявки отдельно от индивидуальных бронирований;
- обрабатывать большие групповые бронирования;
- производить более гибкую настройку с правилами расчета с гостя - централизованный счет группы для расчета по групповому бронированию, либо каждый участник группы платит сам за себя.
Процедура создания группового бронирования
Модуль "Заявки" - раздел "Группы" - Новая группа:
Вкладка Заявка по группе
В этом разделе пользователь вводит общую информацию о групповом бронировании - наименование, компанию/плательщика, сегмент, источник, форма схожа с той, которая применяется для индивидуальных бронирований.
Ключевой настройкой здесь является поле "Правило оплаты", по которому указывается принцип расчета с группой - единый централизованный счет группы или каждый участник группы оплачивает услуги самостоятельно:
Редактирование указанного поля доступно по кнопке .
В качестве информации пользователь может внести информацию о Порядке оплаты, которой можно оперировать при обработке заявок, к примеру, если необходимо выяснить дату выставления счета на оплату или отметить факт получения денежных средств.
Вносимая в поле "Порядок оплаты" информация с суммой оплаты не вносит какие-либо платежные операции на счет заявки
Вкладка Блоки
Внедрено новое понятие "Блоки группы", которое служит для группировки гостей с примерно одинаковыми датами заезда и выезда, например, если какая-либо компания заключила договор с отелем на предоставление мест проживания в течение одного года разным лицам (помесячно), то с помощью этой опции можно создавать независимые друг от друга Блоки и обрабатывать их отдельно.
Счет такого группового бронирования будет единый, поэтому следует учитывать, что при создании большого количества блоков группы с Правилом оплаты "Счет плательщика" - все начисления будут поступать на один счет, что может с одной стороны усложнить обработку счета.
В стандартном случае, при разовом заезде группы создается и обрабатывается только один Блок группы.
При создании нового блока группы пользователю следует указать:
- Наименование блока;
- Тариф и пакет питания для расчета будущих добавляемых номеров;
- Даты проживания указанного блока группы Дата заезда - Дата выезда;
- Дата аннулирования используется в том случае, если важно контролировать работу с группами и своевременно принимать меры при отсутствии, к примеру, предоплаты.
В случае использования динамического тарифа с заранее установленным пакетом питания - дополнительно пакет питания выбирать не требуется
Следующий этап редактирования Блока группы - во вкладке Периоды по кнопке Добавить период пользователю следует выделить количество номеров для группы. Управляя полем "Подобрать конкретные номера" или "Групповая бронь и неразмещенная бронь", пользователь может либо сразу выбрать доступные номера для размещения, либо создать неразмещенные брони (номер комнаты не определен "?"):
Диалог подбора номера остался не изменений аналогичен тому, который применяется в диалоге создания Новой индивидуальной заявки.
В диалоговом окне "Периоды" пользователь наполняет карточку группы номерами для размещения гостей:
Если период проживания одного из участников группы отличается от стандартного установленного периода, то по кнопке Редактировать из последней колонки "Действия" пользователь может открыть Карточку участника группы и внести индивидуальные изменения в даты заезда/выезда, скорректировать количество проживающих в номере, применить скидку и во вкладке Гости заранее внести контактные данные проживающих гостей.
Используя "мультиселект" можно централизованно управлять статусами отмеченных периодов - изменить статус на "Подтверждена" или выполнить общий заезд отмеченных периодов:
Гостей группы так же можно создавать в соответствующем разделе "Гости", алгоритм добавления следующий:
- Вызываем диалог добавления нового гостя;
- В поле "Гость" вводим фамилию гостя, и если ранее гость проживал в отеле, то можем воспользоваться ранее созданной архивной карточкой гостя либо создать новый профайл;
- Указываем в каком номере гость будет проживать.
Обработка групповых бронирований
Создаваемые периоды через обновленный диалог работы с групповыми блоками будут по тем же правилам создавать заявки на графическом плане, а так же в разделе Заявки (подробно).
Так как понятие "Группы" теперь считается обособленным от обычных индивидуальных бронирований, то в разделе "Заявки (список)" такие групповые бронирования выводиться не будут. Таким образом происходит разделение заявок на индивидуальные и групповые
Список заявок, относящихся к одной группе можно как и ранее отфильтровывать по номеру брони:
Порядок проведения расчетов с группой
В зависимости от того, с каким Правилом оплаты создавалось групповое бронирование - "Счет плательщика" или "Счет гостей" - услуги будут начисляться либо на один общий счет группы, либо все начисления будут автоматически разноситься на счета участников группы:
Если Правило оплаты установлено в положении "выбрать...", то по умолчанию все начисления будут производиться в одном счете
Счет плательщика
Начисляемые услуги по установленному тарифу по кнопке >> будут начисляться на один общий счет:
Счет гостей
Такой способ начисления услуг сработает только тогда, когда в выделенных заявках блока будут добавлены Гости!Начисляемые услуги по установленному тарифу по кнопке >> будут теперь разноситься на автоматически созданные счета участников группы, переход по которым доступен в поле "Клиент":
Такой вариант будет работать только в том случае, если в созданных периодах добавлены гости, иначе лицевой счет для каждого участника группы создан не будет.
Преобразование заявок в группу
В системе остается принцип создания заявок с несколькими периодами, но все создаваемые заявки могут быть преобразованы в группу с последующим переводом в соответствующий раздел:
При нажатии на кнопку "Преобразовать группу" система уведомит пользователя об успешно выполненной операции и Заявка будет преобразована в Группу:
После преобразования заявки в Группу - по умолчанию будет применяться правило оплаты "Счет плательщика", т.е. все начисляемые услуги будут формироваться в одном централизованном счете группы
Редактирование условий проживания для созданных периодов группы
Если уже после создания группового бронирования возникает необходимость в массовой корректировке периода проживания гостей группы или централизованное изменение тарифа, то для этого предусмотрена опция выделения всех или некоторых периодов блока:
И при переходе на первую вкладку Информация в блоке по кнопке "Применить настройки" пользователь может внести изменения в уже созданных периодах группового блока, например для изменения срока проживания:
Если в продляемом номере была ранее создана другая заявка, то система уведомит пользователя и не позволит выполнить такое действие:
Особенности работы с динамическими тарифами
При создании нового блока группового бронирования пользователь выбирает для расчета стоимости проживания один из действующих тарифов
Как создать групповую заявку (классический способ)
В ECVI групповые бронирования представлены в том же виде, как и индивидуальные заявке, за исключением что в групповой брони предполагается наличие нескольких периодов проживания. По умолчанию для группы применяется централизованный счет для начисления и оплаты услуг, но с помощью настройки "Правило оплаты" начисления могут распределяться по счетам гостей каждого отдельного периода одной заявки, описание по ссылке.
Создание группового бронирования
Выполняется через модуль Заявки - Новая заявка - задаем Дату заезда и выезда группы - выбираем из списка пункт "Групповое бронирование" - проверяем установленную "Группу ресурсов" и жмем кнопку Вперед:
В следующем диалоге система предложит пользователю:
- задать количество номеров к бронированию;
- установить Тариф для расчета группового бронирования;
- выбрать пакет питания для группы;
- задать процент скидки.
Пользователь может воспользоваться удобным инструментом "Рассчитать", который позволяет произвести предварительный расчет заявки на базе установленного тарифа, пакета питания, примененной скидки и количества номеров к бронированию.
Признак "Неразмещенная бронь" означает что создаваемая группа не будет автоматически размещена по номерам - распределение по комнатам может выполнить пользователь позже, после создания группы.
По кнопке Вперед откроется Карточка групповой заявки, которая ничем не будет отличаться от карточек индивидуальных гостей, за исключением того, что в рамках одной такой заявки будет содержаться несколько Периодов проживаний (исходя из количества забронированных номеров в группе).
Вкладка "Группа" в Карточке заявки
Используется для применения централизованных настроек группового бронирования:
- смена тарифа, пакета питания, скидки всем участникам группы;
- изменение периода проживания группового бронирования.
Для применения настроек всем участникам группы предусмотрена кнопка "Выделить всё/ничего" или же пользователь может применить специальный тариф только для одного участника группы, выделив его предварительно из списка периодов и нажав на кнопку "Применить групповые настройки".
Так же созданную таким способ групповую заявку можно преобразовать в полноценную "Группу", которая будет представлена разделе Заявки - Группы:
Подтверждение для группы
Во вкладке "Прочее" пользователь может сформировать подтверждение для группы, для этого нужно выбрать один из шаблонов в списке Документов и нажать на кнопку Создать:
При нажатии на кнопку "Отправить на email" документ будет отправлен на указанной почту гостя в первой вкладке "Заявка".
Как выставить счет для группы
Выставление счетов работает по тем же правилам, как и в индивидуальных заявках - Как сформировать счет на предоплату.
Как создать заявку со статусом Лист ожидания
Статус Лист ожидания доступен для установки при создании бронирования через модуль Заявки - Новая заявка, подробная процедура создания описана в следующей главе - https://help.ecvi.ru/books/baza-znanii-ecvi/page/kak-sozdat-gruppovuyu-zayavku
После того, как Карточка заявки создана следует выбрать из выпадающего списка статус "Лист ожидания":
Если статус Лист ожидания не был проставлен и заявка была сохранена со статусом Временная/Подтвержденная, то повторно установить статус Лист ожидания не удастся. Нужно создавать новую заявку!
Особенности статуса Лист ожидания для Карточки заявки:
- В заявке в статусе Лист ожидания периодам нельзя присваивать конкретные комнаты.
- В заявке в статусе Лист ожидания периодам нельзя менять статусы по отдельности.
Статус меняется только для всей заявки целиком. - Заявки в статусе Лист ожидания можно отфильтровать с помощью соответствующего фильтра:
- Заявки в статусе Лист ожидания не учитываются в квотах каналов и не учитываются в расчете числа занятых/свободных номеров.
- Заявки в статусе Лист ожидания после перевода в статус временная/постоянная бронь автоматически попадают в расчет квоты каналов как только что созданная новая заявка.
- Для заявок в статусе Лист ожидания выведен отдельный фильтр в модуле Отчеты - Статистика: