Работа с группами

Модуль отвечает за настройки группового тарифа и период проживания группы. Применять настройки можно как ко всем периодам проживания, так и к определённым, для этого нужно галочками отметить периоды, по которым будут вноситься изменения, а затем нажать кнопку Применить групповые настройки.
Внимание! В декабре 2023 года был внедрен новый модуль для работы с групповыми бронированиями

Группы

Общая информация

В модуле Заявки предусмотрен отдельный раздел "Группы", который позволяет:

представить все создаваемые групповые заявки отдельно от индивидуальных бронирований;

обрабатывать большие групповые бронирования;

производить более гибкую настройку с правилами расчета с гостя - централизованный счет группы для расчета по групповому бронированию, либо каждый участник группы платит сам за себя.

Процедура создания группового бронирования

Модуль "Заявки" - раздел "Группы" - Новая группа:

Вкладка Заявка по группе

В этом разделе пользователь вводит общую информацию о групповом бронировании - наименование, компанию/плательщика, сегмент, источник, форма схожа с той, которая применяется для индивидуальных бронирований.

Ключевой настройкой здесь является поле "Правило оплаты", по которому указывается принцип расчета с группой - единый централизованный счет группы или каждый участник группы оплачивает услуги самостоятельно:

Редактирование указанного поля доступно по кнопке .

В качестве информации пользователь может внести информацию о Порядке оплаты, которой можно оперировать при обработке заявок, к примеру, если необходимо выяснить дату выставления счета на оплату или отметить факт получения денежных средств.

Вносимая в поле "Порядок оплаты" информация с суммой оплаты не вносит какие-либо платежные операции на счет заявки

Вкладка Блоки

Внедрено новое понятие "Блоки группы", которое служит для группировки гостей с примерно одинаковыми датами заезда и выезда, например, если какая-либо компания заключила договор с отелем на предоставление мест проживания в течение одного года разным лицам (помесячно), то с помощью этой опции можно создавать независимые друг от друга Блоки и обрабатывать их отдельно.

Счет такого группового бронирования будет единый, поэтому следует учитывать, что при создании большого количества блоков группы с Правилом оплаты "Счет плательщика" - все начисления будут поступать на один счет, что может с одной стороны усложнить обработку счета.

В стандартном случае, при разовом заезде группы создается и обрабатывается только один Блок группы.

При создании нового блока группы пользователю следует указать:

Наименование блока;

Тариф и пакет питания для расчета будущих добавляемых номеров;

Даты проживания указанного блока группы Дата заезда - Дата выезда;

Дата аннулирования используется в том случае, если важно контролировать работу с группами и своевременно принимать меры при отсутствии, к примеру, предоплаты.

В случае использования динамического тарифа с заранее установленным пакетом питания - дополнительно пакет питания выбирать не требуется

Следующий этап редактирования Блока группы - во вкладке Периоды по кнопке Добавить период пользователю следует выделить количество номеров для группы. Управляя полем "Подобрать конкретные номера" или "Групповая бронь и неразмещенная бронь", пользователь может либо сразу выбрать доступные номера для размещения, либо создать неразмещенные брони (номер комнаты не определен "?"):

Диалог подбора номера остался не изменений аналогичен тому, который применяется в диалоге создания Новой индивидуальной заявки.

В диалоговом окне "Периоды" пользователь наполняет карточку группы номерами для размещения гостей:

Если период проживания одного из участников группы отличается от стандартного установленного периода, то по кнопке Редактировать из последней колонки "Действия" пользователь может открыть Карточку участника группы и внести индивидуальные изменения в даты заезда/выезда, скорректировать количество проживающих в номере, применить скидку и во вкладке Гости заранее внести контактные данные проживающих гостей.

Используя "мультиселект" можно централизованно управлять статусами отмеченных периодов - изменить статус на "Подтверждена" или выполнить общий заезд отмеченных периодов:

Гостей группы так же можно создавать в соответствующем разделе "Гости", алгоритм добавления следующий:

Вызываем диалог добавления нового гостя;

В поле "Гость" вводим фамилию гостя, и если ранее гость проживал в отеле, то можем воспользоваться ранее созданной архивной карточкой гостя либо создать новый профайл;

Указываем в каком номере гость будет проживать.

Обработка групповых бронирований

Создаваемые периоды через обновленный диалог работы с групповыми блоками будут по тем же правилам создавать заявки на графическом плане, а так же в разделе Заявки (подробно).

Так как понятие "Группы" теперь считается обособленным от обычных индивидуальных бронирований, то в разделе "Заявки (список)" такие групповые бронирования выводиться не будут. Таким образом происходит разделение заявок на индивидуальные и групповые

Список заявок, относящихся к одной группе можно как и ранее отфильтровывать по номеру брони:

Порядок проведения расчетов с группой

В зависимости от того, с каким Правилом оплаты создавалось групповое бронирование - "Счет плательщика" или "Счет гостей" - услуги будут начисляться либо на один общий счет группы, либо все начисления будут автоматически разноситься на счета участников группы:

Если Правило оплаты установлено в положении "выбрать...", то по умолчанию все начисления будут производиться в одном счете

Счет плательщика

Начисляемые услуги по установленному тарифу по кнопке >> будут начисляться на один общий счет:

Счет гостей

Такой способ начисления услуг сработает только тогда, когда в выделенных заявках блока будут добавлены Гости!Начисляемые услуги по установленному тарифу по кнопке >> будут теперь разноситься на автоматически созданные счета участников группы, переход по которым доступен в поле "Клиент":

Такой вариант будет работать только в том случае, если в созданных периодах добавлены гости, иначе лицевой счет для каждого участника группы создан не будет.

Преобразование заявок в группу

В системе остается принцип создания заявок с несколькими периодами, но все создаваемые заявки могут быть преобразованы в группу с последующим переводом в соответствующий раздел:

При нажатии на кнопку "Преобразовать группу" система уведомит пользователя об успешно выполненной операции и Заявка будет преобразована в Группу:

После преобразования заявки в Группу - по умолчанию будет применяться правило оплаты "Счет плательщика", т.е. все начисляемые услуги будут формироваться в одном централизованном счете группы

Редактирование условий проживания для созданных периодов группы

Если уже после создания группового бронирования возникает необходимость в массовой корректировке периода проживания гостей группы или централизованное изменение тарифа, то для этого предусмотрена опция выделения всех или некоторых периодов блока:

И при переходе на первую вкладку Информация в блоке по кнопке "Применить настройки" пользователь может внести изменения в уже созданных периодах группового блока, например для изменения срока проживания:

Если в продляемом номере была ранее создана другая заявка, то система уведомит пользователя и не позволит выполнить такое действие:

Особенности работы с динамическими тарифами

При создании нового блока группового бронирования пользователь выбирает для расчета стоимости проживания один из действующих тарифовКак создать групповую заявку (классический способ)

В ECVI групповые бронирования представлены в том же виде, как и индивидуальные заявке, за исключением что в групповой брони предполагается наличие нескольких периодов проживания. По умолчанию для группы применяется централизованный счет для начисления и оплаты услуг, но с помощью настройки "Правило оплаты" начисления могут распределяться по счетам гостей каждого отдельного периода одной заявки, описание по ссылке.

Создание группового бронирования

Выполняется через модуль Заявки - Новая заявка - задаем Дату заезда и выезда группы - выбираем из списка пункт "Групповое бронирование" - проверяем установленную "Группу ресурсов" и жмем кнопку Вперед:

В следующем диалоге система предложит пользователю:- задать количество номеров к бронированию;- установить Тариф для расчета группового бронирования;- выбрать пакет питания для группы;- задать процент скидки.

Пользователь может воспользоваться удобным инструментом "Рассчитать", который позволяет произвести предварительный расчет заявки на базе установленного тарифа, пакета питания, примененной скидки и количества номеров к бронированию.

Признак "Неразмещенная бронь" означает что создаваемая группа не будет автоматически размещена по номерам - распределение по комнатам может выполнить пользователь позже, после создания группы.

По кнопке Вперед откроется Карточка групповой заявки, которая ничем не будет отличаться от карточек индивидуальных гостей, за исключением того, что в рамках одной такой заявки будет содержаться несколько Периодов проживаний (исходя из количества забронированных номеров в группе).

Вкладка "Группа" в Карточке заявки

Используется для применения централизованных настроек группового бронирования:- смена тарифа, пакета питания, скидки всем участникам группы;- изменение периода проживания группового бронирования.

Для применения настроек всем участникам группы предусмотрена кнопка "Выделить всё/ничего" или же пользователь может применить специальный тариф только для одного участника группы, выделив его предварительно из списка периодов и нажав на кнопку "Применить групповые настройки".

Так же созданную таким способ групповую заявку можно преобразовать в полноценную "Группу", которая будет представлена разделе Заявки - Группы:

Подтверждение для группы

Во вкладке "Прочее" пользователь может сформировать подтверждение для группы, для этого нужно выбрать один из шаблонов в списке Документов и нажать на кнопку Создать:

При нажатии на кнопку "Отправить на email" документ будет отправлен на указанной почту гостя в первой вкладке "Заявка".Как выставить счет для группы

Выставление счетов работает по тем же правилам, как и в индивидуальных заявках - Как сформировать счет на предоплату.Как создать заявку со статусом Лист ожидания

Статус Лист ожидания доступен для установки при создании бронирования через модуль Заявки - Новая заявка, подробная процедура создания описана в следующей главе - https://help.ecvi.ru/books/baza-znanii-ecvi/page/kak-sozdat-gruppovuyu-zayavku

После того, как Карточка заявки создана следует выбрать из выпадающего списка статус "Лист ожидания":

Если статус Лист ожидания не был проставлен и заявка была сохранена со статусом Временная/Подтвержденная, то повторно установить статус Лист ожидания не удастся. Нужно создавать новую заявку!

Особенности статуса Лист ожидания для Карточки заявки:

В заявке в статусе Лист ожидания периодам нельзя присваивать конкретные комнаты.

В заявке в статусе Лист ожидания периодам нельзя менять статусы по отдельности. Статус меняется только для всей заявки целиком.

Заявки в статусе Лист ожидания можно отфильтровать с помощью соответствующего фильтра:

Заявки в статусе Лист ожидания не учитываются в квотах каналов и не учитываются в расчете числа занятых/свободных номеров.

Заявки в статусе Лист ожидания после перевода в статус временная/постоянная бронь автоматически попадают в расчет квоты каналов как только что созданная новая заявка.

Для заявок в статусе Лист ожидания выведен отдельный фильтр в модуле Отчеты - Статистика:

Мягкая квота (allotment)

Общая информация

Мягкая квота (Allotment) - это инструмент для работы с блоками номеров, выделенными агентствам или компаниям по договору. В отличие от жестких блоков, мягкая квота гарантирует партнеру фиксированное количество номеров, но с возможностью их возврата (релиза) в продажу по определенным правилам.

В системе Экви функционал мягких квот реализован на базе существующих "Групп" (модуль Заявки -> Группы).

Бронирования в рамках аллотмента могут создаваться по всему аллотменту в целом (а не только внутри блоков, как в обычных группах). Доступность номеров для бронирования определяется исключительно остатками квоты, а не общей доступностью номеров в отеле.

Создание и настройка аллотмента

Создание аллотмента

Перейдите в раздел Заявки -> Группы

Нажмите кнопку "Новая группа" - откроется стандартная форма создания группы

Введите наименование созданного блока allotment

Установите флажок "Allotment" - это главный признак, который переводит группу в режим для работы с мягкой квотой:

В поле "Агентство" укажите компанию, для которой выделяется квота номеров. Это обязательное условие, так как именно привязка к агентству позволяет в дальнейшем использовать данную квоту при создании бронирований (подробности приведены далее в описании).

После сохранения группа получит статус аллотмента, а в её карточке станут доступны дополнительные закладки для настройки квот, правил релиза, отмены и статистика.

Карточка аллотмента

Карточка аллотмента состоит из нескольких закладок, управляющих его работой.

Вкладка «Заявка по группе»

Полностью соответствует стандартной вкладке группы. Здесь указываются основные данные: название, компания, ответственный, примечания и пр.Ключевое поле - "Агентство". Именно оно позволяет системе оперировать квотой турагентства при создании новых бронирований через стандартные инструменты: графическую шахматку или кнопку Новая заявка.

Вкладка «Блоки»

Служит для создания временных периодов действия квоты, состоит из двух разделов - Информация и Квота

В первую очередь выберите из списка тариф, который будет применяться для расчета стоимости проживания всех создаваемых в будущем бронирований по всем созданным Блокам. Этот тариф должен быть заранее создан в модуле Администрирование->Услуги->Список тарифов в соответствии с условиями договора между отелем и турагентством.

Редактирование индивидуальных условий тарифа непосредственно в блоке не предусмотрено. Если требуются особые условия, соответствующий тариф необходимо создать или настроить заранее в модуле Администрирование

Выбранный тариф применяется централизованно ко всем блокам в рамках одного аллотмента. Назначить разные тарифы для разных блоков внутри одной группы-аллотмента невозможно. Если такое требуется, для каждого блока условий необходимо создать отдельную групповую заявку (аллотмент)

Нажмите "Создать блок" для того, чтобы в подразделе Информация:- указать наименование блока (например, с привязкой к сезонности аллотмента);- указать период выделения квоты номеров для указанного блока.

Сохраните введенные изменения сначала по кнопке Сохранить, и далее в правом верхнем углу окна нажать кнопку "Сохранить группу", группа с выделенной квотой будет сохранена и после этого можно приступить к следующему этапу обработки квот агентства

Подраздел "Квота"В этом диалоге пользователь может установить квоту на категории номеров. Если задается продолжительный период квотирования, система автоматически вычисляет актуальное свободное количество номеров на всем его протяжении с учетом уже созданных бронирований.

Установите флажок «Задать квоты». Это обязательное действие, которое дает системе понять, что для данного блока нужно учитывать квоту, а не стандартную доступность номеров.

Для каждого типа ресурса (категории номера) укажите количество номеров, входящих в квоту

Сохраните изменения

Квота устанавливается на каждую дату периода отдельно

Пример: Блок 01.06–10.06 с квотой 3 номеров означает, что агентство может бронировать до 3 номеров на каждую из 10 ночей периода.

Вкладка «Релиз-периоды»

Настройка автоматического возврата (релиза) неиспользованных номеров в свободную продажу.

Создайте блок условий, указав его даты действия.

Внутри блока добавьте правила релиза по принципу: «X% или X номеров снимаются с квоты за N дней до заезда».Пример: «35% номеров снимаются за 21 день», «Все оставшиеся номера снимаются за 3 дня».

Система будет автоматически обрабатывать эти правила с помощью фонового задания, высвобождая номера в указанные сроки.

Вкладка «Правила отмены»

Содержит условия отмены бронирований, сделанных в счет квоты.

Создайте блок условий с помощью кнопки "Создать блок правил отмены"

Добавьте правила, например: «Отмена без штрафа за 48 часов», «Штраф 100% менее чем за 48 часов».

Создаваемые правила носят исключительно справочный характер. Система не выполняет автоматическую отмену бронирований и не применяет штрафы на основе этих текстовых условий.

Вкладка «Статистика»

Отображает детальную информацию по использованию квоты. Данные сгруппированы по датам и типам номеров.

Original — первоначально установленное значение квоты

Current — текущее доступное количество номеров в квоте (с учетом бронирований и релизов)

Pick-up — количество номеров, уже забронированных в счет квоты

Release — количество высвобожденных номеров в результате срабатывания фонового задания

Вкладка «Бронирования»

Отображает все бронирования, привязанные к данному аллотменту.

Просмотр и обработка бронированийИз этой вкладки можно открыть карточку любого бронирования, созданного в счет квоты, и выполнить необходимые действия: редактировать данные, оформлять заезд и выезд гостей.

Создание нового бронирования в счет квотыВкладка «Бронирования» может использоваться как полноценный инструмент для размещения гостей в рамках выделенной квоты.

Чтобы создать бронирование:

Нажмите кнопку «Добавить период».

В открывшемся диалоговом окне укажите планируемые даты заезда и выезда гостей.

Система автоматически проверит доступность номеров с учетом текущего остатка квоты по данному аллотменту.

Если свободная квота есть — бронирование будет создано.

Если квота исчерпана — система запретит создание бронирования.

Важные особенности:

Бронирование создается по умолчанию в формате неразмещенного (конкретный номер не назначается).

Созданное бронирование получает атрибуты групповой заявки.

Расчет стоимости выполняется по тарифу, установленному для аллотмента.

Все начисления за услуги проживания по бронированиям, созданным в счет аллотмента, попадают на единый централизованный счет группы.

Процесс бронирования в счет квоты

Создать бронирование в счет квоты возможно следующими способами:

Через групповую заявку

С выделенной квотой из вкладки "Бронирование" (Заявки->Группы->кликаем по группе -> вкладка Бронирования - Добавить период)

Это наиболее приемлемый формат создания нового бронирования, так как здесь прямо проверяется доступность ранее выделенной квоты номеров.

Через диалог «Новая заявка»

В диалоге создания новой заявки (модуль «Заявки») доступны поля «Компания» и «Allotment». Они предназначены для работы с агентскими квотами. Последовательность заполнения:- Введите даты заезда/выезда;- Выберите компанию-агентство.

После выбора компании система автоматически проверит наличие свободных квот (allotment) на указанные даты. Если квоты найдены, поле "Allotment" станет активным — вы сможете выбрать нужный блок из предложенного списка.

Создание заявки с использованием групповой квоты происходит по следующему алгоритму:

Система создает неразмещенное бронирование (резервирует квоту без присвоения комнат, заявка на категорию)

Занятые места автоматически перемещаются из общей доступности в статистику «pick-up»

Новая заявка привязывается к выбранной групповой заявке (блоку allotment) и доступна для редактирования как из карточки группы, так и из общего списка.

Таким образом, каждая созданная заявка «забирает» одну единицу квоты, уменьшая свободный остаток в блоке.

Через графическую «шахматку» 

Протяните полоску на нужные даты.

Обязательно укажите поле "Агентство" - это ключевое условие для проверки квоты агентства

Ограничения визуализации - шахматка отображает только размещенные бронирования (конкретные номера). Неразмещенные бронирования (зарезервированная квота без привязки к номеру) на шахматке не видны, таким образом вы не можете заранее увидеть, есть ли свободная квота у агентства. Проверка происходит в момент создания бронирования:

Если квота есть — бронь создается штатно;

Если квоты нет — система покажет предупреждающий диалог вида:

Если вы уверены, что бронирование должно быть в счет ранее выделенной квоты:

В диалоговом окне подтвердите создание по кнопке Да

В открывшейся карточке заявки сразу выберите нужное агентство в соответствующем поле.

Система автоматически проверит наличие свободной квоты (allotment) на указанные даты и в случае обнаружения доступности выдаст следующий диалог:

И предложит выбрать соответствующий блок с аллотментом:

В результате бронирование создастся, а одно место в квоте будет считаться использованным (спишется из блока).

Важные замечания по работе с квотами (allotment)

Изменение дат бронирования после создания

Если вы уже создали бронирование в счет квоты агентства, а затем решили изменить даты проживания, учитывайте следующие особенности:

При увеличении периода - при продлении бронирования (более поздний выезд или более ранний заезд) система автоматически снимет дополнительную квоту на добавившиеся сутки.

При уменьшении периода - при сокращении сроков проживания квота за высвободившиеся дни вернется в остатки блока.

Важный нюанс с расчетным часом:

Если вы меняете время заезда на более раннее (относительно стандартного расчетного часа отеля), система может снять квоту за предыдущие сутки. Фактически номер считается занятым с учетом расчетного часа.

Аналогично при позднем выезде — квота может сохраняться за вами на дату выезда до наступления расчетного часа.

Тип бронирования по квоте

Бронирования в счет квоты (allotment) могут быть только неразмещенными.

Квота выделяется на тип номера (категорию), а не на конкретный физический номер. Поэтому при создании такой заявки система резервирует место в квоте, но не привязывает гостя к определенному номеру на шахматке. Номер будет назначен позже, например, при заселении.

Отмена бронирования и возврат квоты

При отмене бронирования, созданного в счет квоты агентства, действуют следующие правила:

Стандартная ситуация - номер автоматически возвращается в остаток квоты (показатель Current) и снова становится доступен для бронирования.

Если подключены каналы продаж (OTA), то если квота была ранее высвобождена по правилам релиза (release), то при отмене бронирования система в автоматическом режиме откроет квоту для передачи в каналы продаж- Через подключенный Channel Manager- Или при наличии прямых интеграций с OTA (Booking, Expedia и др.)

Бронирование на стыке двух блоков квоты

Могут возникать случаи, при которых даты проживания гостя захватывают сразу два разных блока квоты (allotment) в рамках одной групповой заявки.

Пример:

Заезд: 15 мая

Выезд: 20 мая

Первый блок квоты действует до 17 мая

Второй блок начинается с 18 мая

В этом случае создается бронирование обычным способом, указывая нужное агентство, при этом система автоматически распределяет списание квоты пропорционально датам:

Период

Источник списания

15–17 мая

Часть квоты спишется из первого блока

18–20 мая

Часть квоты спишется из второго блока

В результате бронирование использует квоту из обоих блоков, даже если они действуют в разные периоды в рамках одного группового блока. Никаких дополнительных действий от пользователя не требуется.

Отчеты

Раздел в разработке