Работа с заявками

• Как создать заявку
• Как изменить период проживания
• Как найти заявку гостя
• От чего зависит цвет заявки на графическом плане
• Как добавить гостей в заявку
• Как сформировать подтверждение о бронировании
• Как изменить персональные данные гостей
• Как прикрепить компанию к заявке
• Как рассчитывается стоимость по заявке
• Как отредактировать тариф
• Как отменить/удалить заявку
• Как просмотреть неразмещенные заявки
• Как восстановить удаленную заявку
• Как применить скидку
• Как переместить заявку
• Как учитывать выдачу инвентаря
• Как просмотреть историю создания и обработки заявки
• Создание бронирований через модуль Заявки
• Как выгрузить бронирования из ECVI
• Как настроить расписание применения пакета услуг
• Как подселить гостя к существующей заявке
• По какому принципу начисляются услуги питания
• Применение расписания при работе с пакетами питания
• Как внести новую компанию
• Как объединить две одинаковые компании
• Как создать напоминание в заявке
• Как отметить заявки с предоплатой
• Не удается изменить количество гостей в заявке
• Как рассчитать стоимость заявки без предварительного создания брони
• Как разделить гостей в заявке
• Как провести по системе подарочный сертификат
• Как добавить завтрак в день заезда гостя
• Как изменить категорию неразмещенной заявки
• Отображение типа кровати (двуспальная/раздельно)
• Операция Вселение
• Как оформить переезд
• Операция "Заменить" гостя

Как создать заявку

Переместите курсор мыши на свободный номер графического плана (строка) и выберите предполагаемую дату заезда гостя (столбец).

Зажав левую кнопку мыши протяните полоску с заявкой до планируемой даты выезда гостя и отпустить кнопку мыши.

В результате на экране откроется Карточка заявки, в которой следует заполнить данные в поле «Гость» для сохранения заявки.

Если гость ранее проживал в отеле, то при вводе первых четырех букв фамилии система предложит воспользоваться записью из архива профайлов гостей. Если гость впервые посещает отель, то выбираем пункт «Создать» и вводим обязательные поля если такие присутствуют.

Новый гость, который ранее не проживал в отеле

Гость, который ранее уже проживал в отеле (есть в базе)

Поиск срабатывает начиная с 4 (четвертого) введенного символа.

Поиск гостя по номеру телефона

Поиск гостя можно осуществить и с помощью номера телефона, для этого пользователю следует начать вводить номер телефона начиная с "+7" или "8" (в зависимости от того, в каком формате номер телефона был указан ранее. поэтому следует соблюдать единый формат ввода номера телефона). Поиск так же начинает срабатывать начиная с ввода четвертого символа номера телефона.

А так же изменить пакет питания во вкладке «Услуги»:

При редактировании Тарифа или Питания – общая сумма по заявке может меняться.

По кнопке Сохранить новая заявка будет создана в ECVI на заданный период проживания.

При работе с динамическими тарифами - пакеты питания могут подставляться в карточке автоматически (если пакет питания был настроен в соответствующей настройке тарифа как "включенный пакет") - https://help.ecvi.ru/books/baza-znanii-ecvi/page/vklyucennye-pakety-i-uslugi

Как изменить период проживания

Изменить период проживания для созданной заявки возможно двумя способами:

На графической шахматке с помощью мыши - переводим курсом мыши на окончание заявки и удерживая левую кнопку сдвигаем до новой даты выезда:

Через диалоги в открытой Карточке заявки - пункт Бронирование - кнопка Изменить:

При изменении периода проживания гостя сумма по заявке может измениться.

Как найти заявку гостя

Для поиска заявки в системе следует перейти в модуль Заявки и далее осуществить поиск нужной заявки по одному из полей: 

1. Номер брони - внутренний номер заявки в ECVI;
2. Номер в канале - номер заявки, который наследуется в заявку ECVI из канала бронирования (такой номер виден в подтверждении, которые канал отправляет при новом бронировании);
3. Поиск по связке "фамилия" + "имя" гостя;
4. Поиск по установленной компании в карточке заявки.

Из этого модуля найденную заявку можно открыть через клик мыши или же перейти на счет заявки по кнопке (из последней колонки "Действия") или удалить по кнопке .

Раздел "Заявки (подробно)" так же позволяет пользователю осуществлять поиск по заявкам, но с возможностью применения большего количества фильтров.

Основное отличие разделов "Список" и "Подробно" заключается в том, что в Списке все созданные в базе заявки выводятся без детализации по количеству проживающих гостей - выводится только ФИО основного гостя с одним общим периодом проживания. В полях Заезд и Выезд выводится минимальная и максимальная дата заезда/выезда, которая может присутствовать в созданных периодах заявки. Можно рассматривать раздел "Список" как раздел со списком групп.
В "Подробно" пользователь может работать в том числе и с созданными периодами в рамках одной заявки.

От чего зависит цвет заявки на графическом плане

В процессе работы с заявками их цвета могут меняться в зависимости от статуса:

• заезд
• выезд
• временная
• подтвержденная
• заявка открыта и редактируется с другого рабочего места
• ремонт номера

Настройку цветов в зависимости от статуса заявки возможно изменить в модуле Администрирование (доступ предоставляется при наличии прав у учетной записи пользователя):

Отель - Группы ресурсов - Редактировать группу ресурсов

Далее открывает раздел Настройки (в правом верхнем углу раздела Группы ресурсов) - Настройки цветов резервирований:

Цвет для резервирования выбирается пользователем из палитры "Выбор цвета", по кнопке "Сохранить" будет применена новая цветовая схема для заявок.

Так же для заявки предусмотрено применение одновременно двух цветов на шахматке - это означает, что в указанной заявке применен Специальный признак:

Как добавить гостей в заявку

Для увеличения количества гостей в заявке следует перейти во вкладку Бронирование и изменить количество в поле "Взрослых" и/или "Детей":

В том случае, если программа не позволяет изменить количество гостей в заявке - значит в счете начислены услуги по тарифу и для изменения количества гостей в заявке нужно отменить/вернуть услуги проживания по кнопке

Для ввода персональных данных новых добавленных гостей следует перейти во вкладку Гости и в поле "Добавить гостя" ввести фамилию:

Если подселяемый гость ранее оформлялся в отеле, то система предложит воспользоваться ранее созданной архивной карточкой гостя, если гость оформляется впервые в отеле, то создаем новую запись:

После добавления гостей в карточку заявки стоимость может быть изменена исходя из установленной ценовой политики используемого тарифа:

Классический тариф:

Динамический тариф:

Как сформировать подтверждение о бронировании

Для формирования подтверждения бронировании:

1. Откройте заявку гостя;
2. Перейдите в раздел "Прочее"
3. Выберите из списка Документов шаблон с именем "Подтверждение брони":

Выбранную форму можно сформировать по кнопке "Создать" и тогда подтверждение для гостя будет открыто в новом окне браузера для последующей обработки (распечатать, экспорт в другой формат) или же отправить гостю на указанную в контактных данных электронную почту:

Гость получит письмо с нашего почтового аккаунта "no-reply@ecvi.ru", но при ответе на такое письмо будет подставляться почта отеля, которая прописана в настройках отеля в поле ReplyTo (модуль Администрирование - Отели - редактировать).

Форму подтверждения возможно отредактировать, для этого отправьте запрос на почту технической поддержки support@ecvi.ru и укажите какие правки следует внести в вашу форму.

Как изменить персональные данные гостей

Для того, чтобы внести корректировки в персональных данные гостя (телефон, email, паспортные и другие сведения) возможны два вариант:

1. Внести эти изменения при работе в Карточке заявки по кнопке Редактировать:
2. Через модуль Клиенты - Гости через архив созданных учетных записей гостей и с использованием поиска по гостям:

Как прикрепить компанию к заявке

Если гость проживает от какой-либо компании, то для выставления счетов или для ведения отчетности по организациям следует добавлять в Карточку заявки гостя информацию о компании в поле "Организация".

Если компания раньше была заведена пользователями, то при вводе букв система предложит воспользоваться уже созданной карточкой организации, если компания еще не добавлялась, то будет предложен пункт Создать:

Совет - при создании компании указывайте название без формы организации (ООО, ПАО, ОАО...), эту информацию следует вносить в поле "Полное наименование" для удобного поиска компании в будущем.

Поле Плательщик следует заполнять в том случае, если услуги по заявке будут оплачиваться организацией, таким образом на счет такой компании будут заносится услуги по заявке (проживание, питание, доп. пакеты). Система будет считать что преимущественным способом расчета будет Безналичный расчет (не отменяя при этом возможности проводить другие варианты расчетов в заявке).
Начисляемые услуги на счете плательщика-компании при выгрузке в 1с будут учитываться как реализация по юридическому лицу, при этом если требуется часть услуг заявить как доход по физическому лицу, то переключаясь между вкладками поля "Клиент" возможно начисление услуг на гостя-физ лицо.

Поле Агентство используется в том случае, если необходимо заявить что указанная заявка поступила через компанию-агентство. Отличительной особенностью является то, что указанная таким образом компания-агентство в Карточке заявки будет учитываться при формировании специального отчета "Комиссионные агентов" (комиссия рассчитывается исходя из установленного значения % в поле "Комиссия" в Карточке компании).

Как рассчитывается стоимость по заявке

При создании новой заявки система применит тариф, который помечен в разделе Администрирование как "тариф по-умолчанию".

Исходя из заданного периода проживания и количества гостей в заявке - пользователь в качестве информации может видеть общую сумму по заявке, которая будет использоваться при работе со счетом гостя (начисление услуг по заявке):

Если гость планирует заезд раньше или выезд позднее стандартного времени выезда

то можно настроить расчет для начисления доплаты раннего заезда или позднего выезда. 

В таком случае при настроенной схеме расчета - в счете гостя при начислении услуг проживания будет начисляться стоимость доплаты при наличии раннего заезда или позднего выезда.

Если гость планирует питаться в отеле

то в разделе Услуги можно выбрать используемый пакет питания для заявки:

При этом возможно задать правила оказания пакета услуг питания, например, если в один из дней проживания гость отказывается от предоставления питания.

Если гость хочет воспользоваться пакетом услуг

то в разделе Услуги можно выбрать заранее настроенные дополнительные пакеты или добавить услугу по заданному расписанию:

Как отредактировать тариф

Для редактирования тарифа по заявке (с целью создания нестандартных цен для тарификации конкретной заявки) следует открыть Карточку заявки и перейти во вторую вкладку "Бронирование".

Процедура редактирования цен может отличаться в зависимости от типа используемого тарифа, начинается с того, что пользователь нажимает кнопку "Создать тариф":

Затем система фиксирует создание индивидуального тариф и в названии у тарифа добавляются символы "--", нажимаем кнопку "Редактировать инд. тариф":

Если в системе используется функционал Динамического тарифа, то при создании заявки система уже зафиксировала тариф с ценами на момент создания заявки и для редактирования заявки так же вызывается кнопка "Редактировать инд. тариф", при этом диалог редактирования цен разделен на дни проживания гостя, таким образом пользователь точечно производит коррекцию цены на проживание, к примеру, только на второй день проживания гостя:

Пользователь может внести изменения по стоимости учитывая количество гостей в заявке:

• Если гость проживает один, то достаточно изменить стоимость в колонке "1 взр."

• Если гостей двое, то редактируем колонку "2 взр."

• Если трое - колонка "3 взр.". В колонку "Более" заносится величина доплаты за каждого гостя свыше трех гостей в номере.

• Если заполнить колонку "3 взр." и оставить пустой колонку "Более", то при размещении любого числа гостей свыше трех стоимость будет посчитана как для трех гостей (будет взята из колонки 3 взр.).

• Если заполнить только часть колонок 1, 2, 3 взр., например, заполнить 1 и 2, но не заполнить 3 взр., это будет означать, что поселение трех взрослых в номер невозможно. При попытке назначить такой тариф трем гостям в соответствующем номере в системе появится сообщение о невозможности рассчитать стоимость проживания.

После внесения новой цены в ячейку таблицы следует нажимать на клавиатуре кнопку Enter. Для сохранения изменений после редактирования пакета нажимайте кнопку Сохранить в нижней части экрана.

Пример редактирования обычного тарифа

Пример редактирования Основного или Виртуального тарифа

Как отменить/удалить заявку

Для удаления / отмены заявки можно использовать несколько способов:

1. На графической шахматке по правому клику удаляемой заявки выбрать пункт "Не прибыл" или "Отменить"

Пункт "Отменить размещение" не удаляет указанную заявку, а только лишь снимает привязку к номеру, т.е. заявка становится неразмещенной.

2. При открытии Карточки заявки нажать на кнопку "Не прибыл" или "Отменить":

Все отмененные заявки можно увидеть через модуль "Заявки" с установкой фильтра по колонке "Статус" с возможностью восстановления.

Как просмотреть неразмещенные заявки

Неразмещенные заявки - это заявки у которых определен период проживания и категория номера, но сам номер (апартамент) для размещения не выставлен (вместо номера комнаты знак "?").

Для просмотра всех неразмещенных заявок в системе перейдите в модуль Заявки - Заявки (подробно) и в выпадающем списке стандартных фильтров выберите пункт "Неразмещенная":

Для выделения комнаты для неразмещенной заявки следует открыть Заявку, перейти во вкладку Бронирование и по кнопке Изменить - Выбрать номер - подобрать доступный номер для размещения такой заявки.

Пример размещения заявки

Как восстановить удаленную заявку

Удаленную ранее заявку возможно восстановить через модуль "Заявки":

Установите фильтр "Отменена" или "Не прибыл" в колонке "Статус"

Найдите удаленную заявку с помощью стандартных фильтров - номер брони, ФИО гостя

Откройте Карточку заявки

В правой части окна нажмите кнопку  и выполните пункт "Восстановить"

Если номер уже занят, то при восстановлении система выведет сообщение:

По кнопке ОК заявку будет восстановлена со статусом "неразмещенная", т.е. потребуется дополнительная операция с выделением другого свободного номера для размещения заявки (неразмещенные заявки)

Как применить скидку

Скидка применяется на весь период проживания гостя, поэтому если стоит задача скорректировать стоимость проживания на какой-то отдельный день, то следует воспользоваться процедурой редактирования тарифа.

Для установки скидки по заявке откройте Карточку и перейдите в раздел Бронирование - поле "Скидка":

Скидка может быть задана в диапазоне от 1% до 50%, при этом скидка так же может быть разделена по группам услуг - "Тариф" (услуги проживания), "Питание" или "Доп. услуги":

При установке скидки сумма по заявке будет пересчитана автоматически.

Поле "Скидка" может быть заблокировано в том случае, если в счете заявки были начислены услуги:

В этом случае скидку можно применить для уже начисленных услуг в счете по кнопке "Редактировать услугу":

Режим редактирования доступен только при выделении одной услуги.

Как переместить заявку

В ECVI перенос заявок возможно осуществить двумя способами:

1. На графическом плане путем переноса полоски с заявкой на другой свободный номер в пределах видимости рабочего окна - наведите курсор мыши на верхнюю "планку" карточки заявки до появления символа и зажимая левую кнопку мыши перенесите номер в другой номер и на другие даты при необходимости:

2. Через диалоговые окна в Карточке заявки - вкладка Бронирование - кнопка Изменить:

При переносе заявки пользователю может выводиться диалог с вопросом "Сохранить старый тариф?", таким образом система предлагает пользователю произвести перенос заявки в новую категорию по цене первоначальной категории.

Например, поселили гостя в SINGLE и позже перенесли заявку в категорию LUX - если пользователь в диалоге "Сохранить старый тариф" ответит "ОК", то система автоматически применит стоимость проживания в категории LUX по цене SINGLE, если "Отмена", то при переносе заявки система пересчитает стоимость в соответствии с действующей ценой для этой категории из тарифа.

Как учитывать выдачу инвентаря

В ECVI предусмотрена возможность выдавать и вести учет выданного инвентаря, для этого в Карточке заявки предусмотрена отдельная вкладка "Инвентарь". Для того, чтобы завести в системе инвентарь для учета, следует внести соответствующие настройки через модуль Администрирование, подробное описание для настройки инвентаря здесь.

Для выдачи инвентаря нажмите кнопку и в открывшемся диалоговом окне "Добавление инвентаря", укажите к какой группе относится и выберите Инвентарь:

Так же внимательно заполните следующие поля:

• Начало аренды (дата и время "часы-минуты");
• Конец аренды (дата и время "часы-минуты");
• Количество услуг - начислится в счете гостя при добавлении записи с инвентарем (умножится на "Цена за единицу");
• Количество инвентаря - сколько единиц инвентаря выдается гостю в аренду;

По кнопке Сохранить в таблице появится запись о выданном инвентаре со статусом "На руках". Если была прописана Услуга, то в счете гостя автоматически начислится указанная услуга для последующей оплаты.

При удалении инвентаря из Карточки заявки, услуга автоматически удалена из счета не будет! Требуется ручное удаление услуги из счета гостя.

Как только инвентарь возвращен следует выполнить Действие "Сдано" по кнопке или изменить статус путем отметки выделенных позиций инвентаря по кнопке "Применить к выделенным":

Если инвентарь вышел из строя или сломался, то следует отметить признак Утрачено, в таком случае отмеченный инвентарь будет отмечен признаком "Выведено из строя" и одна единица инвентаря будет выведена из количества доступных.

Статусы сохраняются в Карточке заявки:

При этом в разделе Прочее - Склад фиксируется факт порчи сданного в аренду имущества:

В этом примере видно, что одна из ранее выданных позиций в аренду была сломана, поэтому в колонке "Вышедшее из строя" установлено значение "1", и итоговое число доступных к сдаче позиций инвентаря уменьшило с 7 до 6.

После того, как наша позиция инвентаря будет отремонтирована, то по кнопке Редактировать можно изменить значение "Вышедшее из строя" с "1" на "0".

В том случае, если предоставленный в аренду инвентарь не был возвращен в период срока аренды, то на вкладке Инвентарь появится индикация с предупреждением:

Для просмотра всего доступного инвентаря с разбивкой по общему количеству инвентаря, вышедшему из строя инвентаря и доступным количество приведено в разделе Прочее - Склад.

Чтобы получить информацию о выданном инвентаре - воспользуйтесь группой отчетов из соответствующего раздела в блоке Прочее:

Как просмотреть историю создания и обработки заявки

Для просмотра истории создания и обработки бронирования перейдите в модуль Журнал и в последней колонке Информация введите номер интересуемой заявки:

Фильтры можно использовать в комбинированном виде, т.е. указав например логин пользователя или дату выполнения операции можно отфильтровать интересующие действия конкретного пользователя в указанный день по заявке.

Создание бронирований через модуль Заявки

Помимо создания заявок на графической шахматке (через модуль Бронирование) - в системе есть еще один способ создания бронирований через модуль Заявки с помощью кнопки "Новая заявка":

Измените при необходимости дату и время заезда/выезда и выберите название группы ресурсов во вкладке "Категория" и на выбор пользователя четыре варианта создания:

Подселение отдельной заявкой (базовый вариант)

Вариант по-умолчанию для создания новой индивидуальной заявки.

По кнопке "Вперед" пользователь может выбрать доступные к бронированию номера на заданный период проживания, по кнопке номер добавится в раздел "Выбранные номера" с возможностью указать количество Взрослых и детей.

При таком режиме создания заявки можно добавить несколько номеров для бронирования, таким образом для заявки будет создано несколько периодов проживания с единым счетов для проведения расчетов по гостям.

По кнопке "Вперед" система откроет новую Карточку заявки.

Подобрать конкретные номера

Режим создания групповой заявки с размещением в номерах

Групповое бронирование и неразмещенная бронь

Режим создания групповой заявки с выбором категорий номеров, но с признаком неразмещенная;

Описания по работе с групповыми заявками выделены в отдельную главу.

Как выгрузить бронирования из ECVI

Для выгрузки заявок, перейдите в модуль Заявки и нажмите слева кнопку Excel или PDF. Можно указать вывод большего количества записей, для этого воспользуйтесь настройкой "Показывать по":

Для выгрузки базы клиентов перейдите в модуль Клиенты - Гости и для выгрузки доступны те же кнопки экспорта данных:

По бронированиям и заявкам в ECVI достаточное количество отчётов. Например:

Все отчёты можно выгрузить в сторонние редакторы:

Как настроить расписание применения пакета услуг

Расписание удобно применять в том случае, если в процессе проживания с установленным вариантом питания или пакетом дополнительных услуг - такой пакет должен применяться не каждый день в периоде проживания, а выборочно (к примеру, только на второй день проживания).

Настройка применения расписания действия пакета услуг расположена в Карточке заявки - вкладка Услуги, далее по клику мыши выбираем в какой день услуга не будет начисляться гостю в счет:

В данном примере услуга "Парковочное место" будет начислена автоматически вместе с услугами проживания на 19.09, 22.09 и 23.09.

При работе с дополнительными услугами главная кнопка, определяющая оказание услуги, является .

По этому переключателю услуга будет начислена в указанную дату оказания и будет фигурировать в доходе гостиницы в соответствующих отчетах в указанный период.

Переключатель предназначен для работы со специальными услугами, например, для уборок, при этом опционально настраивается с помощью специалистов технической поддержки ECVI.

Как подселить гостя к существующей заявке

Если в процессе проживания гостя к нему подселяется другой гость, то для обработки такой ситуации следует открыть Карточку заявки, нажать на кнопку "Добавить период", установить дату заезда и выезда подселяемого гостя, выбрать пункт "Подселение" и нажать кнопку Вперед:

В результате в списке периодов добавится еще одна запись с подселенным гостем, у которого может отличаться период проживания, при этом на графическом плане дорисуется еще одна полоска с заявкой с подселенным гостем:

Услуги будут начисляться на общем счете основного (первого) гостя.
Для разделения счетов требуется ручная корректировка услуг.

Процедура проведения взаиморасчетов с гостями по отдельности представлена в инструкции по ссылке (начиная с пункта 3).

По какому принципу начисляются услуги питания

1. Услуги, отмеченные признаком "Завтрак" (Администрирование - Услуги - Список услуг - Редактировать) будут начислены в счете гостя с датой оказания со сдвигом +1 день (на следующий день после заезда), 

например:

Гость, проживающий с пакетом питания Пакет "Завтрак" в периоде с 17.10.2022 по 19.10.2022 будет иметь в счете на каждые сутки проживания Пакет "Завтрак" с датой предоставления = дате заезда гостя (в нашем случае 17.10.2022), во вложении которого будет присутствовать услуга "Завтрак" с датой предоставления = дата заезда гостя + 1 день, т.е. услуга питания будет оказана гостю на следующий день после заезда:

В последний проживания услуга питания будет иметь дату оказания 19.10.2022 (находясь в пакете с датой оказания 18.10.2022):

В отчете по питанию именно по этой "дате оказания услуги" будет выводиться гость.

2. Услуги, отмеченные признаком "Обед" (Администрирование - Услуги - Список услуг - Редактировать) будут начислены в счете гостя с датой оказания оказания в день заезда гостя, 

например:

Для гостя с питанием Пакет "Обед" - услуга "Обед" будет оказываться в день заезда, на день выезда услуга не оказывается. При начислении сдвиг отсутствует, услуга питания "Обед" оказывается одновременно с Проживанием.

3. Услуги, отмеченные признаком "Ужин" (Администрирование - Услуги - Список услуг - Редактировать) будут начислены в счете гостя с датой оказания оказания так же в день заезда гостя, 

например:

Для гостя с питанием Пакет "Ужин" - услуга "Ужин" будет оказываться по тем же правилам, что и услуга с признаком "Обед" - в день заезда, на день выезда услуга не оказывается. При начислении сдвиг отсутствует, услуга питания "Ужин" оказывается одновременно с Проживанием.

Услуги питания можно комбинировать между собой и создавать пакеты питания через модуль Администрирование - Услуги - Список пакетов услуг, например:

• Полупансион - завтрак+обед, завтрак+ужин, обед+ужин
• Полный Пансион - завтрак+обед+ужин

Пример - пакет питания "Полный пансион":

Скриншот настроек из модуля Администрирование - Услуги - Список пакетов услуг - пакет питания "Полный пансион":

Начисленные в счете услуги питания в составе пакета Полный пансион:

Завтрак оказывается на следующий день после даты заезда и в процессе проживания со сдвигом +1 день;

Обед и Ужин оказываются в день заезда и в процессе проживания.

Применение расписания при работе с пакетами питания

Если в процессе проживания гость хочет отказаться от услуг питания в какой-то определенный день, но при этом в остальные дни питается по заданному пансиону, в ECVI есть возможность установить расписание и отметить в какой из дней услуга питания оказываться не будет.

Такая настройка выполняется в Карточке заявки - вкладка Услуги:

В таком случае услуга "Ужин" не будет начислена в счете гостя на 18.10

При использовании расписания следует учитывать следующую специфику, что питание "Завтрак" по умолчанию не предоставляется в день заезда гостя и Завтрак нельзя отключить в день выезда. Для предоставления услуги питания "Завтрак" в день заезда гостя следует воспользоваться ручным начислением услуги в Счете гостя.
Если снять галочку с какого либо числа, то завтрака не будет на следующий день. Т.е. шаг отчёта минус 1 день.

Как внести новую компанию

Для добавления новой компании в базу ECVI перейдите в модуль Клиенты - Компании и нажмите кнопку Создать из правой части окна.

Возникнет окно для ввода учетных данных новой компании:

• в поле "Наименование" указывайте название организации без формы организации (ООО, ПАО,ОАО, ТОО), эти данные следует вносить в следующем поле "Полное наименование" для удобного поиска компании в будущем;
• укажите ИНН компании, по этому полю так же предусмотрен фильтр в модуле Клиенты - Компании для быстрого поиска организации;
• в поле "Начислять баллы" выбирается один из гостей (или создается новый), на баланс которого будет производиться начисление бонусных баллов при работе с такой организацией;
• в поле "Скидка" можно указать значение скидки, которое будет применяться автоматически при подстановке такой компании в Карточке заявки.
• в поле "Комиссия" задается агентская комиссия, которая впоследствии будет использовать при формировании отчета "Комиссионные турагентства" (при формировании отчета из профайла компании - вторая вкладка Отчеты).
  Рассчитывается по формуле: (сумма дохода * %комиссии) / 100 (при отсутствии рамочных договоров).
  Компания должна быть установлена в поле "Агентство" в Карточке заявки
  
• В поле 1С ID указывается
• если с компанией-агентством заключен договор на размещение гостей по особым условиям (скидка, спец. договор), то во вкладке "Рамочные договоры" можно добавить один или несколько договоров с разными условиями: предустановленный тариф, пакет питания, применение скидки, расчет комиссионных. 
  Договор будет предлагаться к выбору на этапе добавления компании в Карточке заявки.

Как объединить две одинаковые компании

Если в процесс работы были созданы несколько одинаковых компаний, то такие записи возможно объединить с указанием основной организации, на которую запишется весь оборот (переключатель "Мастер"), для объединения:

1. Выделите повторяющиеся организации из списка Компаний;
2. Нажмите кнопку "Объединить";
3. Укажите какая компания является основной с помощью переключателя "Мастер", таким образом на указанную компанию запишется весь оборот и гости

   Следует выбирать ту компанию, которая чаще использовалась при подстановке в заявках и, соответственно, выше оборот

4. Нажмите кнопку Объединить
   

В результате система объединит отмеченные дубликаты записей компаний, вторая компания будет отмечена как "Скрытая".

Как создать напоминание в заявке

Для этого предусмотрена отдельная вкладка в Карточке заявки - "Напоминания", которые позволяют создавать записи в списке напоминаний/поручений, которые можно оставить другому пользователю системы или оставить для своей учетной записи в качестве напоминания о каком-либо действии.

При создании Напоминания указываем тип напоминания (как классификация действия, к примеру "Будильник"):

Так же указываем для кого из пользователей ECVI будет применено напоминание и в процессе выполнения задачи можно изменять статус напоминания:

Полный список напоминаний доступен в модуле Заявки - Напоминания:

В этом же разделе пользователь может воспользоваться фильтрами, сохранить в форматы Excel/PDF и распечатать в виде отчета.

Инструмент "Напоминания" (в текущей версии) предназначен исключительно для внутренней работы пользователей, таким образом создаваемые Напоминания с типом "Email" или, например, "Телефонный звонок" (которые по умолчанию присутствуют в системе) не будут автоматически инициировать телефонный звонок или отправку письма на email.

Как отметить заявки с предоплатой

В случае, если гости внесли предоплату (полную или частичную) за свое проживание в отеле, то для отметки/идентификации таких заявок можно использовать следующие варианты:

1. Изменять статус "Временная" на "Подтверждена":
   

   
   В таком случае заявки будут отличаться цветом на графической шахматке, а при работе в модуле Заявки пользователи могут использовать фильтр по колонке "Статус":

   
   Таким образом пользователь может сортировать заявки и выводить, условно, только те бронирования, в которых отсутствуют предоплаты (опираясь на ранее выставленный статус заявки "Подтверждена" в тех счетах, где проводилась оплата).

2. Установить специальный признак в Карточке заявки - вторая вкладка Бронирование - поле "Спец.признаки":
   

   
   Тогда заявки будут отмечены соответствующим признаком на графической шахматке и в модуле Заявки (подробно):
   

   

   
   

   

Не удается изменить количество гостей в заявке

Если в процессе работы с заявкой возникает необходимость в изменении количества гостей, то пользователь может столкнуться с тем, что поля для изменения количества гостей недоступны для редактирования:

Такой запрет связан с тем, что в счете гостя были начислены услуги с учетом установленного количества гостей в заявке, поэтому, для изменения количества гостей в заявке с уже начисленными услугами - перейдите в Счет гостя, отмените услуги по заявке с помощью кнопки , далее вернитесь в Карточку заявки и поле с изменением количества гостей разблокируется.

Как рассчитать стоимость заявки без предварительного создания брони

В ECVI предусмотрена возможность предварительного расчета заявки без создания брони на графической шахматке.
Такая опция поможет пользователям в том случае, если, к примеру, гость звонит по телефону и озвучивая предварительный период проживания хочет узнать стоимость проживания в отеле с питанием или без питания, если в номере будет проживать двое или трое гостей и т.п.

Для такого предварительного расчета следует:
1. Перейти в модуль Заявки;
2. Нажать кнопку "Новая заявка";
3. Указать Дату заезда и Дату выезда гостя;
4. Нажать на кнопку "Вперед"

5. В открывшемся диалоговом окне "Выбор номеров" пользователь может установить для расчета: тариф, пакет питания и при необходимости установить скидку.
Затем выбрать категорию номера для бронирования, и кликнуть по свободному номеру из колонки "Доступные номера" по кнопке . 
6. В таблице "Выбранные номера" можно изменить количество гостей в заявке (взрослых/детей) и по кнопке Рассчитать ECVI укажет пользователю стоимость по заявке с учетом выбранного тарифа, пакета питания и количество гостей в заявке:

По кнопке Вперед пользователь может завершить создание заявки, в таком случае откроется карточка новой заявки для ввода данных гостя.

Операция перерасчета достаточно сложная, и поэтому при каждом изменении числа номеров для брони или тарифа/питания сумма к оплате автоматически не перерасчитывается.

Как разделить гостей в заявке

Опция Разделить гостей

Если в одном номере будут проживать два и более гостей, и при этом гости просят разделить их счета для того, чтобы каждый оплатил свою часть за проживание, то в этом случае можно использовать операцию Разделить гостей, которая доступна по правому клику с графической шахматки:

Или при открытой Карточке заявки выбрать пункт из контекстного меню настроек Периода:

При разделении заявки второй гость будет выделен в отдельную заявку с таким же периодом проживания:

Стоимость проживания при этом будет разделена по следующей логике:
- если гостей в карточке 2, то стоимость в тарифе для двух заявок получаем по формуле: цена из поля "2 взр" / 2;
- если гостей в карточке 3, то стоимость в тарифе для трех заявок получаем по формуле: цена из поля "3 взр" / 3;
- если гостей в карточке 4, то стоимость в тарифе для четырех заявок получаем по формуле: цена из поля "3 взр" + цена из поля "Более" / 4;
- если гостей в карточке 5, то стоимость в тарифе для пяти заявок получаем по формуле: цена из поля "3 взр" + (цена из поля "Более" * 2) / 5;
- если гостей в карточке 6, то стоимость в тарифе для шести заявок  получаем по формуле: цена из поля "3 взр" + (цена из поля "Более" * 3) / 6.
Тариф при этом фиксируется в заявке, т.е. становится --индивидуальным--

Ограничения при разделении

1. Количество гостей во вкладке Бронирование должно совпадать с количеством созданных карточек гостей во вкладке Гости:

Второго гостя можно добавить через вкладку Гости:

Если во вкладке Бронирование заявлено 2 гостя, а во вкладке Гости для второго не была создана запись, то при попытке разделить заявку система выдаст предупреждение:

2. Если в счете гостя были начислены услуги проживания по установленному тарифу, система так же выдаст предупреждение о том, что разделить гостей нельзя:

3. Обратная операция соединения заявок не предусмотрена, поэтому если разделение выполнено ошибочно, то следует вручную корректировать заявки - добавлять второго гостя в первоначальную заявку, корректировать тариф, удалять вторую разделенную бронь в номере.

Как провести по системе подарочный сертификат

Для работы с сертификатами можно воспользоваться системой внутренних счетов, которые не привязываются к какому-либо периоду проживания в номере и позволяют воспользоваться купленным ранее сертификатом через n-количество дней.

Схема работы с сертификатами может быть следующая:

1.  В модуле Счета - Счет по клиентам создаем новую запись по кнопке в строке Клиент:

Указываем признак "Внутренний счет" и в качестве наименования следует прописать ID подарочного сертификата, номер пластиковой карты с сертификатом (если есть) или любой другой идентификатор, который в будущем потребуется для поиска проданных ранее сертификатов с целью использования. Так же пользователь может заполнить телефон и email гостя, который приобрел сертификат, в комментарии можно оставить справочную информацию, к примеру, кто и когда купил. Сохраняем новую запись.

Далее в таком внутреннем счете нужно создать запись со счетом, для этого в поле используем кнопку в строке Номер заявки:

В открывшемся окне "Создание заявки" пользователь может так же заполнить информацию о продаваемом сертификате, т.к. эта информация уже вносилась на предыдущем этапе создания, то достаточно указать "Наименование" и нажать на кнопку Сохранить.

Следующий этап - занесение авансового платежа (без привязки к услугам) на внутренний счет созданной заявки-сертификата:

Таким образом можно создавать неограниченное количество внутренних счетов, которые будут напрямую связаны с количеством проданных сертификатов.

Как только появляется гость, который хочет воспользоваться таким сертификатом, и для гостя создана заявка с периодом проживания, то нужно найти внутренний счет с ранее занесенным авансом (по номеру, который мы ранее внесли в поле Наименование):

И следующим шагом с помощью правого клика мыши по авансу вызываем пункт "Перенести на другой счет":

Указав данные (номер заявки с периодом проживания гостя) в окне "Перенос платежа" выполнить перенос по кнопке Перенести.

Для переноса платежных операций требуется специальный пароль, который предоставляется службой технической поддержки по вашему запросу через эл почту support@ecvi.ru

Пароль для переноса желательно не распространять между администраторами во избежание злоупотреблений

 

Как добавить завтрак в день заезда гостя

Так как Пакет питания "Завтрак" имеет свою специфику при учете в отчетах по питанию со сдвигом на +1 день, то если возникает необходимость в том, чтобы оказать гостю услугу "Завтрак" в день заезда следует воспользоваться одним из вариантов:

1. В Карточке гостя - Услуги - добавить услугу "Завтрак" в поле "Доп. услуги" , при этом отредактировав признак оказания и начисления услуги - галки только в дату заезду гостя: 

В этом случае услуга питания "Завтрак", добавленная именно как "Услуга" в отчете по питанию будет учтена без учета сдвига на +1 день, как это наблюдается в случае с пакетом питания.

2. Второй вариант - перейти в счет гостя и вручную начислить на счет услугу "Завтрак" с датой оказания = "дате заезда гостя":

И в этом случае гость будет учтен в списке питающихся на указанную дату в день его заезда.

Как изменить категорию неразмещенной заявки

Для того, чтобы изменить категорию номера у неразмещенной брони, следует открыть Карточку заявки, перейти во вторую вкладку "Бронирование", нажать на кнопку "Изменить" - "Выбрать номер":

В следующем окне система отметит желтым фоном ту категорию, которая установлена у заявки на текущий момент, для смены категории следует:

1. Левым кликом мыши выбрать категорию, в которую нужно перенести неразмещенную заявку;
2. Вторым кликом снять признак выделения у первоначальной категории, таким образом в диалоге должен быть отмечен только один вариант с заливкой фона;
3. По кнопке "Сохранить" неразмещенная заявка будет переведена из одной категории в другую:

Отображение типа кровати (двуспальная/раздельно)

В том случае, если в отеле используются кровати-трансформеры, которые могут по разному конфигурироваться с учетом пожелания гостей (раздельно/одна двуспальная), в диалогах подбора номера при создании новой заявки или присвоении номера неразмещенной брони ECVI будет отображать тип кровати, который установлен на текущий момент в том или ином номере.

Для начала пользователи могут задать вручную какой тип кровати установлен в номере в свойствах "ресурса" через модуль Администрирование - Отель - Ресурсы:

Но далее добавится следующее: если в заявке (в Периоде проживания) установить новый требуемый тип кровати, то при выполнении операции Заезд для этого периода в номере будет принудительно установлен тот тип кровати, который был указан в периоде. И далее в номере этот тип кровати останется до тех пор, пока либо мы его вручную не поменяем в настройках ресурса через Администрирование, либо не произойдет заезд другого периода, где задан другой тип кровати.

Операция Вселение

В ECVI предусмотрена возможность выполнять операцию "Вселение" в заявку, таким образом можно бронировать номер под компанию/турагентство на длительный период и вселять гостей на отдельно взятые периоды.

Для выполнения этой операции должна быть создана заявка под стандартным статусом "Временная"/"Подтвержденная", и если возникает необходимость выполнить вселение гостя на период в рамках такой заявки, то следует либо выполнить операцию "Вселение" при работе в Карточке и задать периоды поселения гостя в рамках этой общей заявки:

Либл выполнить это действие через графическую шахматку по правому клику мыши:

В результате таких действий будет создан отдельный период для вселенного гостя:

Как оформить переезд

Для выполнения операции Переезд следует открыть Карточку заявки и в опциях периода выбрать пункт Переезд:

В следующем окне системы следует задать даты для переезда заявки, т.е. следует указать с какого числа будет производиться переезд с подбором номера:

И далее выбирается из списка доступный номер для оформления переезда, в результате в карточке заявки будет создан дополнительный период проживания с новым номером, при этом в первоначальном номере сроки проживания будут скорректированы автоматически:

Новый период будет создан с тем же составом гостей.
В случае, если в счете гостя уже были начислены услуги по заявке - следует выполнить отмену начисленных услуг по кнопке << и далее повторно вызвать диалог с Переездом заявки.

Операция "Заменить" гостя

Операция Заменить используется в том случае, если в создаваемой заявке было заявлено несколько периодов проживания и необходимо поменять местами гостей без процедуры удаления профайлов:

По окончанию выполнения этой процедуры гости будут переставлены местами в указанных периодах.