Работа со счетом

И у компании, и у гостя в системе всегда существует Счет. Всегда можно перейти на счет любого гостя или организации, указанных в заявке. При создании новой заявки у гостя или компании-плательщика автоматически создается основной счет для данной заявки. Именно на этот счет начисляются услуги проживания и питания. Если гостю необходимо выдать два или более счетов, например, отдельно оплатив услуги проживания и дополнительные, можно создавать новые лицевые счета в рамках заявки. Услуги могут начисляться на лицевой счет гостя или компании двумя способами: вручную или автоматически.

• Как открыть счет гостя
• Как провести платеж
• Как начислить услуги проживания
• Как произвести возврат оплаченных услуг из счета гостя
• Как провести частичный возврат
• Как сформировать счет на предоплату
• Как начислить дополнительные услуги
• Как провести платеж разными типами оплат
• Как применить скидку к начисленным услугам
• Как оформить продажу услуги для гостей, не проживающих в отеле
• Услуги не начисляются в счете
• Как взять оплату за ранний заезд или поздний выезд
• По какому принципу формируется поле «Сальдо»
• Как сформировать закрывающие документы по заявке (акт, счет-фактура)
• Как добавить в печатную форму счета подпись и печать
• Чем отличается тип оплаты "Банки" от "Безналичный расчет"
• Как настроить начисление услуг по разным юридическим лицам
• Как перенести оплату с одного счета на другой
• Как удалить оплату
• Продажа маркированных товаров
• Как произвести продажу агентской услуги (агент в чеке)
• Гости одной заявки, проживающие в разных номерах хотят оплачивать услуги по отдельности
• Фильтр начисленных услуг в счете

Как открыть счет гостя

1. Из графической шахматки по правому клику мыши:

2. Из открытой Карточки заявки с использованием кнопки  Счет (в левом нижнем углу Карточки):

3. При работе в модуле Заявки при вызове операции  из колонки "Действия":

Как провести платеж

Произведение взаиморасчетов с гостем производится в счете.

Возможны два варианта проведения оплаты в счете гостя:

1. Пользователь произвел начисление за услуги проживания и на счете образовалось отрицательное сальдо счета для последующей оплаты, в этом случае: используем кнопку Оплатить, выбираем категорию платежа (наличные/карта/безнал), указываем тип платежа и по кнопке "Сохранить" платеж будет проведен.
Если используется интеграция кассовым аппаратом, то после кнопки "Сохранить" система откроет окно "Печать чека" с возможностью передать на ККМ признак для отправки чека на эл. почту гостя или телефон (актуально только для кассовых аппаратов на территории Российской Федерации):

Для завершения операции нажмите на кнопку "Печать".

Пример занесения оплаты по счету гостя с начисленными услугами

За отправку чека на электронную почту или телефон отвечает оператор фискальных данных (ОФД), со стороны ECVI передается только признак того, что на указанную почту или телефон нужно отправить электронный чек. 
В том случае, если чек не отправляется гостю - нужно обращаться за консультацией в ОФД.

2. Если в счете гостя начисления отсутствуют и гость хочет внести авансовый платеж, то в этом случае можно без начислений услуг нажать на кнопку кнопку Оплатить, выбрать Категорию и Тип платежа и далее в поле "Сумма" (с установленным флагом "внесение суммы вручную") указать ту сумму, которую гость хочет внести в качестве предоплаты за услуги. После проведения такой операции в счете гостя будет образовано положительное "Сальдо" счета и при начислении услуг будет уменьшаться.

Если к ECVI подключена касса, то при использовании такого варианта расчета в фискальном чеке будет отображаться фиксированная услуга с названием "Услуги гостиницы". Это связано с тем, что при проведении авансового платежа неизвестно за какие услуги берется предоплата.

Как начислить услуги проживания

Начисление услуг производится в счете гостя.

Окно счета разделено на две таблицы - Счета и Услуги.

В таблице "Услуги" с помощью кнопки Начислить услуги по заявке - Выполнить - с учетом установленных в Карточке заявки:

• тарифа;
• пакета питания;
• других дополнительных пакетов или услуг;

ECVI произведет начисление услуг.

пример:

После начисления услуг в счете гостя появится отрицательное сальдо:

Которое по мере добавления платежных операций будет обнуляться.

Если в заявке добавлено несколько периодов проживаний гостей в разных номерах, то у пользователя есть возможность на этапе начисления услуг выбрать конкретный период, по которому услуги будут начислены в счете:

Как произвести возврат оплаченных услуг из счета гостя

Оплаченные услуги в счете гостя при необходимости могут быть возвращены в полном или частичном объеме, рассмотрим несколько вариантов проведения возвратов на счете гостя (от простых к более сложным):

1. Гость оплатил свое проживание, но хочет выехать на сутки раньше (2,3 суток и т.д.)

1. Переходим в счет гостя;
2. По клику мыши выбираем в таблице "Услуги" первую запись с пакетом "Проживание" (ориентируемся на дату предоставления пакета - последние сутки проживания гостя в начале списка);
3. По кнопке - "Возврат услуг" выбираем каким типом следует выполнить возврат отмеченной услуги (как правило, выбирается тот же тип оплаты, который использовался при платежной операции) и нажимаем "Выполнить".

При начислении услуг проживания по установленному тарифу, в системе фиксируется специальный признак "Дата начисления услуг", т.е. до какой даты услуги были начислены (по умолчанию "до даты выезда", если пользователь не менял вручную).
Поэтому установленная галка "Сменить дату начисления услуг проживания" позволяет сместить признак с датой начисления услуг для возможных последующих начислений (если, к примеру, необходимо скорректировать стоимость последних суток и переначислить услуги).

Если к программе подключен кассовый аппарат и выбрана фискальная категория платежа, то будет распечатан чек на возврат, который будет включен в Z-отчет.

В результате появится строка с возвратом, а возвращенная услуга будет выделена красным шрифтом:

Последний шаг - изменить дату выезда гостя в Карточке заявки.

2. Проведение возврата за весь период проживания

Для проведения возврата по всем начисленным услугам "Проживание" следует:
1. Перейти в счет гостя;
2. В правой таблице "Услуги" нажать на кнопку "Выбрать все записи";
3. По кнопке - "Возврат услуг" выбираем каким типом следует выполнить возврат всех отмеченных записей (как правило, выбирается тот же тип оплаты, который использовался при платежной операции) и нажимаем "Выполнить".

Если к программе подключен кассовый аппарат и выбрана фискальная категория платежа, то будет распечатан чек на возврат, который будет включен в Z-отчет.

Если в счете гостя присутствуют какие-либо дополнительные услуги, которые возвращать не нужно, то достаточно снять галку с такой услуги и проведенный возврат не затронет такую услугу.

4. После выполнения возврата следует обработать заявку - удалить с помощью пунктов "Отменить" или "Не прибыл" (по ситуации).

3. Возврат дополнительно начисленных услуг

Если в счете гостя помимо услуг за проживания присутствуют так же оплаченные дополнительные услуги (пример ниже "Сувенир"), то для проведения возврата следует:
1. Перейти в счет гостя;
2. В правой таблице "Услуги" находим в списке дополнительную услугу, по которой нужно провести возврат, выделяем её по клику мыши;
3. По кнопке - "Возврат услуг" выбираем каким типом следует выполнить возврат отмеченной услуги (как правило, выбирается тот же тип оплаты, который использовался при платежной операции) и нажимаем "Выполнить".

 Если к программе подключен кассовый аппарат и выбрана фискальная категория платежа, то будет распечатан чек на возврат, который будет включен в Z-отчет.

В результате появится строка с возвратом в левой таблице "Счета", а возвращенная услуга из правой таблицы "Услуги" будет выделена красным шрифтом.

Как провести частичный возврат

Для проведения частичного возврата возможны следующие варианты:

1. Применить для оплаченной услуги в счете скидку:

В таком случае в счете гостя образуется положительное Сальдо, сумма которого может быть возвращена по кнопке
Вернуть остаток из правой таблицы "Счета" - выбираем Категорию и Тип платежа и жмем кнопку Выполнить, пример:

В результате выполнения такого действия в счете появится запись о возврате, а если к программе подключен кассовый аппарат и выбрана фискальная категория платежа, то будет распечатан чек на возврат, который будет включен в Z-отчет.

2. Удалить оплаченную услугу и затем начислить новую услугу с ценой за вычетом суммы возврата 

При работе по схеме "Предоплата-Аванс-Полный расчет" такой способ невозможен, так как если услуга была заявлена в чеке на "Предоплату", то для ее коррекции нужно производить возврат услуги.

Если с помощью скидки не удается выйти на нужную сумму для проведения частичного возврата, то можно произвести коррекцию в услугах - удалить ранее оплаченную услугу из счета и начислить новую услугу с ценой таким образом, чтобы в счете гостя образовалось положительное сальдо на сумму возврата. Ниже описан пример случая, при котором гостю нужно вернуть 300 рублей, для этого удаляем одну из услуг с ценой 1200:

Начисляем новую услугу с ценой за вычетом суммы, которую нужно провести возвратом:

Обращайте внимание на поле "Дата предоставления" - чтобы в будущем доход от таких услуг правильно учитывался (в периоде проживания гостя)

В этом примере мы начисляем услугу с ценой 900 рублей, таким образом, с учетом того, что ранее оплачивалась услуга с ценой 1200, то мы получим положительное сальдо в размере 300 рублей, которые и будем возвращать гостю с помощью кнопки Вернуть остаток из правой таблицы "Счета" - выбираем Категорию и Тип платежа и жмем кнопку Выполнить:

В результате выполнения такого действия в счете появится запись о возврате, а если к программе подключен кассовый аппарат и выбрана фискальная категория платежа, то будет распечатан чек на возврат, который будет включен в Z-отчет.

Как сформировать счет на предоплату

Формировать счета на предоплату возможно двумя способами:

1. Счет на предоплату без начисленных в счете услуг на основании установленного в Карточке заявки тарифа и пакета питания. Такой вариант возможен по предварительному запросу по электронной почте support@ecvi.ru, специалист поддержки включит соответствующий шаблон счета для работы в вашем отеле;

2. Счет на предоплату формируем после начисления услуг в счете, для формирования такого счета на предоплату следует:

- Перейти в счет гостя;

Как перейти в счет гостя

1. Из графической шахматки по правому клику мыши:

2. Из открытой Карточки заявки с использованием кнопки Счет (в левом нижнем углу Карточки):

3. При работе в модуле Заявки при вызове операции из колонки "Действия":

- В зависимости от выставляемой суммы в счете - начисляем услуги проживания либо на весь период проживания по кнопке в правой таблице "Услуги", либо если нужно выставить счет на оплату только первых суток проживания, то в диалоге начисления услуг снимаем галку "По дату выезда", выбираем в календаре следующий день после даты заезда гостя и в таком случае система начислит услугу проживания только в первые сутки.

Пример с начислением услуг проживания на весь период проживания гостя

По кнопке оставляем галку "По дату выезда" и жмем кнопку Выполнить:

В результате будут начислены услуги проживания по установленному в карточке тарифу за весь период проживания гостя.

Пример с начислением услуг только за первые сутки проживания гостя

По кнопке снимаем галку "По дату выезда" и в календаре с датами выбираем следующий день после даты заезда гостя, в примере ниже гость проживает с 21.10 по 25.10, поэтому для начисления первых суток выбираем дату 22.10:

Так же в счет можно включить любые другие дополнительные услуги, для этого их достаточно начислить в счете.

- После того, как услуги начислены в счете и в поле "Сальдо" образовалось отрицательное значение (сумма начисленных услуг), нажимаем кнопку Печать из левой таблицы "Счета" и формируем либо стандартную форму счета (1), либо используем специальную форму счета из списка "Документы отеля" (2):

При выборе формы из списка "Документы отеля" доступны два действия - "Сформировать" и "Отправить на email", во втором случае документ сразу же передается на отправку, в качестве получателя берется установленная почта в Карточке заявки из поля email:

Как начислить дополнительные услуги

Начисление дополнительных услуг можно произвести в двух местах:
1. Начислять услуги напрямую в счете гостя

Окно счета разделено на две таблицы - Счета и Услуги.

• В таблице "Услуги" с помощью кнопки система откроет откроет окно "Добавление услуги";
• Если справочник услуг большой, то для удобства поиска можно выбрать из выпадающего списка Группу, к которой принадлежит услуга (настраивается в модуле Администрирование);
• Выбрать услугу из списка;
• Проверить Цену и Указать правильную дату предоставления услуги (по умолчанию подставляется текущая дата);
• Нажать на кнопку "Добавить" - услуга добавится в предварительный список начисляемых услуг, таким образом в одном диалоге можно начислить/провести оплату в одном окне.
• По кнопке Сохранить услуга(и) будет добавлена в счет гостя для последующего расчета или нажимая кнопку Оплатить будет вызван диалог для оплаты.

2. Если услуга будет оказываться в течение всего периода проживания гостя (в каждые сутки проживания), то в этом случае удобнее работать с начислением услуг при работе в Карточке заявки - вкладка Услуги - поле "Доп. услуги" - выбираем из списка услугу к начислению, в таком случае услуга будет оказываться каждый день, но при этом можно настроить расписание по предоставлению услуги (инструкция по ссылке)

Возможно использование пакета услуг (Доп. пакеты), который может содержать в себе сразу несколько услуг с различной стоимостью, к примеру, "Пакет SPA", при использовании которого в счете гостя будет начисляться пакет, состоящий из нескольких услуг - "Массаж", "Чай", "Сауна" и т.п. При формировании печатной формы счета эти услуги могут быть как сгруппированы в пакете с одной общей ценой, так и выводиться с подробной детализацией.

Как провести платеж разными типами оплат

Если гость хочет провести оплату несколькими способами, например, часть наличными и часть по карте, то порядок внесения оплат в счете гостя следующий:
1. Если части оплат в сумме можно сопоставить с начисленными услугами:

Т.е. гость готов оплатить наличными первые сутки 1200, а остаток 2400 по карте, то в этом случае можно перед оплатой выделить строку с услугой и из левой таблицы "Счета" вызвать операцию "Оплатить":

После выполнения операции в счете появится запись с оплатой на сумму 1200, оставшуюся часть можно оплатить так же по кнопке , но уже с другим типом оплаты. 

2. Если сумма оплаты не совпадает с суммой по позициям начисленных услуг счета, например в счете начислено две услуги на сумму 1500 и 2700:

И гость хочет оплатить 2000 наличными, а остаток по карте, то в этом случае указанная сумма 2000 не может быть проведена при флаге "оплата выделенных услуг", т.к. не удастся выйти на такую сумму по строкам, поэтому при оплате используем флаг "Внесение суммы вручную":

По кнопке Сохранить в счете добавится строчка с оплатой, оставшуюся часть по карте можно закрыть таким же способом.

Если к ECVI подключена касса, то при использовании такого варианта расчета в фискальном чеке будет отображаться фиксированная услуга с названием "Услуги гостиницы". Это связано с тем, что при проведении авансового платежа неизвестно за какие услуги берется предоплата - в нашем примере выше таких услуг две, и явно соотнести проведенные авансы к услугам нельзя

При работе с кассовым аппаратом по схеме "Предоплата / Аванс / Полный расчет" есть ограничение, при котором в одном счете запрещается выполнять операции фискального (Наличные/Карта) и не фискального типа (Безналичный расчет). Поэтому при таких случаях необходимо создать новый счет и осуществить перенос услуг, т.е. в одном счете закрываем услуги только фискальными типами оплат, а на втором счете проводятся не фискальные оплаты.

Как применить скидку к начисленным услугам

К начисленной в счете услуге можно применить скидку, для этого следует отметить в списке услугу, для которой нужно применить скидку, нажать на Редактировать услугу и в поле Скидка ввести значение в %:

По кнопке Сохранить в таблице установится значение скидки и стоимость услуги будет скорректирована:

Как оформить продажу услуги для гостей, не проживающих в отеле

Для продажи услуг гостям, которые не проживают в отеле (не имеют Карточку заявки), следует перейти в модуль
Счета - Счета по клиентам - в поле Клиент ввести название внутреннего счета и выбрать ранее созданный счет:

Если ранее внутренние счета не создавались, то для создания нового внутреннего счета для продажи дополнительных услуг воспользуйтесь кнопкой Создать (в правой части окна строки "Клиент") и введите данные нового внутреннего счета:

По кнопке "Сохранить" новый счет будет создан в системе, следующий шаг - создание новой заявки в рамках нового внутреннего счета, для этого действия так же используется кнопка Создать в строке "Номер заявки" и вводим наименование (можно скопировать имя внутреннего счета):

На внутреннем счете применяются все те же правила начисления дополнительных услуг, проведения платежных операций как и при работе со счетом гостя.

Услуги не начисляются в счете

Возможные варианты:

1. Если при попытке начислить услуги по кнопке возникает сообщение "Все услуга начислены":

Это означает что ранее услуги уже были начислены в счете и впоследствии удалены, при прямом удалении услуг в системе признак "начисления" не снимается и его можно наблюдать в Карточке заявке при пустом счете:

Для исправления такой ситуации выполните сначала операцию "Отменить услуги по заявке", далее начислите услуги по кнопке "Начислить услуги по заявке".

2. Если в отеле используется опция "Закрытие периода":

То при попытке начислить услуги по кнопке из Счета - услуги начислены не будут.

Пример: 

Если у гостя нет начислений за проживание (выполнили перерасчет, но не сделали начислений, до сих пор была была ошибка в назначенном тарифе и др.), а он живет с 25 августа по 10 сентября. Период закрыли по дату 1 сентября. Запустили функцию начисления проживания (закрываем день) – услуги до 1 сентября начислены не будут. Начисления будут произведены начиная с 1 сентября по 10 сентября.

В связи с этим следует быть внимательным при подготовке к закрытию периодов. И заранее убедиться в корректности расчетов и начислений по счетам проживающим гостям.

Как взять оплату за ранний заезд или поздний выезд

В ECVI предусмотрен механизм автоматического расчета раннего заезда (РЗ) или позднего выезда (ПВ) гостя, при этом пользователи могут начислять такие услуги и вручную. Ниже рассмотрим два варианта для работы с расчетом.

Автоматический расчет раннего заезда и позднего выезда

Настройка производится в модуле Администрирование - Отель - Группы ресурсов - находим в таблице нужную запись с Группой ресурсов (номера) и нажимаем кнопку Редактировать в правой части окна.
Автоматический расчет будет применяться при наличии галки "Активно" в двух соответствующих полях "Ранний заезд" и "Поздний выезд":

При расчете система будет оперировать заданными по умолчанию полями: Расчетный час и Расчетный час выезда. Ниже мы рассмотрим наиболее стандартный вариант 14:00 заезд и 12:00 выезд.
Далее переходим в настройки расчета по кнопке:

В этом окне устанавливаются пороговые значения, при достижении которых будет начисляться та или иная сумма.
К примеру, если стандартное время выезда в отеле 12:00, но гость выезжает позднее, то:
1. Первый час с 12:00 до 13:00 оплата с гостя взиматься не будет, этот 1 час установлен в поле "Не оплачивать";
2. Начиная с 13:00 и до 19:00 часов будет установлен почасовой вариант расчета позднего выезда, это порог между параметру "Не оплачивать" и "Начислять 12ч после" (так как в поле "начислять 12 часов после" значение 7 часов, считаем разницу);
3. Начиная с 19:00 на счет гостя уже будет начисляться стоимость половины суток проживания;
4. И с 01:00 следующего дня гостю будет начислена стоимость целых суток проживания в номере, за это отвечает значение в поле "Начислять 24 ч после".
Такой же принцип работает и для автоматического расчета услуги Ранний заезд, только отсчет часов производится в обратном порядке.

Созданные таким образом правила расчета можно легко проверить на тестовом бронировании - меняя при этом время заезда и выезда, наблюдая за значением в поле "Сумма по заявке":

При начислении услуг проживания в счете гостя - стоимость услуг раннего заезда или позднего выезда будет выделена отдельной услугой "Проживание" с суммой:

Вручную начислять в счете услугу "Ранний заезд"/"Поздний выезд"

Для этого следует создать такие услуги в модуле Администрирование (инструкция по ссылке), и затем при работе со Счетом гостя начислять такие услуги:

При начислении можно оперировать полем "Кол-во" - тем самым указывая условное количество часов для оплаты, которое будет умножаться на значение из поля "Цена", а так же следует уделять внимание полю "Дата предоставления" для того, чтобы в отчетах по доходам услуги отображались в нужном периоде (если ранний заезд, то указываем дату заезда гостя, если поздний выезд - дату выезда).

По какому принципу формируется поле «Сальдо»

Поле "Сальдо" можно рассматривать как состояние счета на текущий момент, значение в поле "Сальдо" может быть:
1. Нулевым - все новые создаваемые заявки по умолчанию создаются с нулевым сальдо (никаких начислений и расчетов с гостями еще не проводили);
Второй вариант с нулевым сальдо - при выезде гостя в том случае, когда произведен полный взаиморасчет.
2. Отрицательным - в том случае, если в таблице "Услуги" пользователь произвел начисление по тарифу без оплаты:

Или если пользователь проводил оплату, которая не перекрывает сумму начисленных в счете услуг:

3. Положительным - в том случае, если пользователь не производил начисление услуг, но гость оставил предоплату:

Удалить заявку с наличием отрицательного сальдо невозможно - услуги должны быть либо удалены из счета, либо перенесены, либо оплачены.

Как сформировать закрывающие документы по заявке (акт, счет-фактура)

Акт оказанных услуг и счет-фактуру можно сформировать в ECVI при работе со счетом гостя, для этого воспользуйтесь кнопкой Печать из левой таблицы Счета, выберите из списка Стандартных документов нужную форму и нажмите на кнопку Печать:

По предварительному запросу список документов может быть расширен путем добавления дополнительного раздела "Документы отеля" в том, случае, если требуется привести формат закрывающих документов к определенному виду.

Данные в закрывающих документов формируются на базе начисленных в счете услуг, поэтому важно их наличие в счете ( начисление услуг по заявке, дополнительные услуги)

Как добавить в печатную форму счета подпись и печать

Подобные изменения в печатные формы вносятся по предварительному запросу через электронную почту support@ecvi.ru, при формировании запроса укажите:
1. Название гостиницы;
2. Перечислите названия шаблонов документов (так как они называются в ECVI) в которых нужно добавить факсимиле и печать;
3. Приложите печать и подпись в формате jpeg/bmp.
4. После добавления печати и подписи мы уведомим об этом в ответном письме для проверки вывода этих данных.

Чем отличается тип оплаты "Банки" от "Безналичный расчет"

Банки – это вариант проведения оплаты с физическими лицами.

Безналичный расчёт - предназначен для платежных операций, которые получены от юридического лица.

Если применяется интеграция с 1с, то при обмене данными по оплатам используется поле "1С id".

При необходимости можно отключить тот или иной способ расчета в ECVI через модуль Администрирование или можно оставить запрос через электронную почту support@ecvi.ru

Как настроить начисление услуг по разным юридическим лицам

В ECVI предусмотрена настройка, которая позволяет начислять услуги на разные счета карточки, к примеру, услуги проживания будут начисляться на одно юр лицо, а услуги питания на второе юр лицо.

Для проведения такой настройки следует перейти в модуль Администрирование, далее:

1. В разделе Отель - Юридические лица - по кнопке "Добавить юридическое лицо" создать записи юр лиц, которые будут использовать при работе с услугами на счетах гостей;

2. В разделе Назначение счетов с помощью кнопки   следует создать записи с соответствующими подгруппами, например:

3. В раздел Группы ресурсов и для нужного сегмента (группы ресурсов) вызвать режим редактирования по кнопке , и в нижней части настроек по кнопке "Добавить счет по умолчанию" следует добавить столько записей юр лиц, сколько необходимо для работы в данном сегменте ресурсов. Пример:

4. Завершающий этап настроек - переходим в раздел Услуги - Список услуг - с помощью кнопки Редактировать открываем поочередно настройки услуг и заполняем поле "Назначение счета", этого поля достаточно для того, чтобы услуги при начислении автоматически распределялись между счетами в зависимости от юр лица.

Как перенести оплату с одного счета на другой

Для переноса оплаты следует по правой кнопке мыши нажать на запись с платежом и выбрать пункт "Перенести на другой счет":

В следующем диалоге вводите:
- номер заявки, на которую хотите осуществить перенос;
- номер счета (если в заявке создано несколько счетов);
- полный или частичный перенос;
- вводите специальный пароль для переноса оплат.

Пароль, как правило, известен управляющему/старшему администратору и выдается по отдельному запросу на почту поддержки support@ecvi.ru

Как удалить оплату

Удаление оплаты следует использовать только в крайнем случае и только для тех операций, которые проводились без использования кассового аппарата (не фискальные типы оплат)

Для удаления оплаты из счета следует нажать правым кликом мыши по записи с платежом и выбрать пункт Удалить:

Пароль постоянный и предоставляется ответственному лицу в отеле по запросу через электронную почту support@ecvi.ru (в письме указать название отеля).

Продажа маркированных товаров

Настройка услуг

В модуле Администрирование - Услуги - Список пакетов услуг пользователям необходимо добавить в справочник услуг маркированные товары, основные параметры для маркировки:

1. Вид услуги - товар;
2. Категория маркированного товара:
   

   

3. Сохраняем изменения и снова открываем настройку услуги по кнопке Редактировать;
4. В конце страницы следует добавить штрих-код товара:
   

   

5. Настройка режима продажи маркированных товаров применительно к ситуациям, в которых Честный знак выдаёт условно-положительные ответы на запрос проверки QR-кода:
   - "Жесткий" режим продажи - любой ответ Честного знака кроме ОК запрещает продажу (выставлен по умолчанию);
   - "Мягкий" режим - продажа разрешена при любом условно положительном ответе.
   
   Смену режима можно произвести через модуле Администрирование - Админ - Отели - кнопка 

   Редактировать - Дополнительно - "Жесткий" режим продажи активно / неактивно.

Работа с маркированными товарами в счете гостя

Для работы с маркированными товарами было доработано окно для начисления дополнительных услуг таким образом, чтобы можно было формировать предварительный список услуг для оплаты на счет клиента.

На рабочем месте необходим интерфейс взаимодействия с фискальным регистратором для автоматической проверки (предварительной или при продаже) маркировочного кода товара в системе "Честный знак".

ВАЖНО! При проверке маркированного товара через систему Честный знак должна быть открыта кассовая смена в фискальном регистраторе. То есть после снятия Z-отчета в том случае, если первая операция касается продажи маркированного товара, при котором сначала считывается и проверяется QR-код, смена в кассе должна быть предварительно открыта пользователем.

Порядок действий для продажи маркированного товара:

1. Перейти в счет гостя и нажать на кнопку Добавить услугу
2. Выбрать из списка услуг маркированный товар или считать штрих код с товара, в результате в поле "Сканирование товара" должен появиться цифровой код:
   

   

3. Нажать на кнопку Отправить, в результате ECVI определит эту позицию (в том случае если она ранее была добавлено по штрих коду в Список услуг) и за счет настройки "Маркированный товар - Вода" сообщит о необходимости в считываении QR-кода:
   

   

   
   
4. Считываем QR-код маркированного товара (раскладка клавиатуры в системе - английская) и еще раз нажимаем на кнопку Отправить, далее в правой таблице добавится маркированный товар, который можно пустить в оплату:
   

   
   

   

   
   При считывании QR-кода с русской раскладкой и при попытке отправить запрос возникнет ошибка:
   

   

   Оплата маркированного товара производится обычными в АСУ способами, но при расчёте за маркированные товары будет производиться запрос о списании товара в системе "Честный знак" и ответ о результате, который так же может быть и положительным, и отрицательным. Время взаимодействия с ФР при работе с маркированными товарами возможно увеличится, так как это зависит от взаимодействия ФР с системой "Честный знак".
   

Списание маркированных товаров производится через фискальный регистратор только при оплате фискальным типом расчётов (Наличными, Банковской картой, Электронно). В случае закрытия маркированных товаров нефискальным типом расчёта (Безналичный и др.), запрос на списание не будет выполнен, что будет являться грубым нарушением учёта маркированных товаров. Будьте внимательны - списание и оплату за продажу маркированных товаров лучше проводить сразу в момент начисления и только фискальными типами расчётов!

Проведение возврата маркированного товара

Для того, чтобы осуществить возврат маркированного товара следует в счете гостя нажать на кнопку и отсканировать QR-код ранее проданного маркированного товара:

И после успешного считывания QR-кода нажать на кнопку Отправить, в результате ECVI определит позицию в счете ранее проданного маркированного товара и выделит ее с возможностью для произведения возврата:

Как произвести продажу агентской услуги (агент в чеке)

Настройка агентских услуг

Агентская услуга, которая продается с использованием кассового аппарата отеля, должна иметь следующую настройку (модуль Администрирование - Услуги - Список услуг - редактировать):

1. Галка в поле "Агентские услуги";
2. Установленная компания в поле Агент:

В поле Агент выбирается одна из организаций, которая заводится в справочнике клиентов компаний. У компании должен быть прописан требуемый набор полей для работы с агентскими позициями в фискальном чеке (Полное наименование, ИНН, Телефон):

Тогда в фискальном чеке будут отражены реквизиты агента и переданы в ОФД в электронном чеке:

 

Гости одной заявки, проживающие в разных номерах хотят оплачивать услуги по отдельности

В карточке присутствует настройка «Правило оплаты». В случае, если выбран вариант «Общий счет» – все услуги по-прежнему будут начисляться на единый счет плательщика по заявке.

При выборе варианта «Счета гостей» услуги по каждому периоду проживания будут начисляться на счет первого гостя, добавленного в каждый из этих периодов. То есть, чтобы обработать ситуацию, когда гости в рамках одной заявки хотят платить «каждый за себя», их надо поселять разными периодами проживания. И назначить этим периодам те тарифы, которые соответствуют индивидуальной оплате.

Это означает, что в счете заявки начисления будут проводиться на счетах клиентов каждого периода по отдельности:

Фильтр начисленных услуг в счете

В случае, если по заявке начислено большое число услуг - их можно отфильтровать на лицевом счете по периоду проживания и/или по интервалу дат. Для этого на панель инструментов над списком услуг добавлена кнопка «Настроить фильтр услуг»: