Вспомогательные интерфейсы
- Туристический налог
- Инвентарь, Склад
- Сервис, задачи инженерным службам
- Модуль Сообщения
- Модуль Статистика
- Модуль Финансы
- Бонусные баллы
- Находки, реестр оставленных вещей
Туристический налог
Общая информация
В связи с введением нового туристического налога начиная с 01.01.2025 года на территории объектов размещения в Российской Федерации, в ECVI станут доступны функции для настройки расчета туристического налога.
Сначала коснёмся основных принципов и отличий туристического налога от курортного сбора, который уже действует в некоторых регионах (например, в Краснодарском крае и Санкт-Петербурге). Обратимся к письму Минфина России от 17.10.2024 г. № 03-05-08/100577:
Для расчета сумм налога используется процентная ставка и минимальная ставка. На 2025 год запланированы: 1% и 100 рублей. Однако в Ecvi уже проведены все необходимые доработки, чтобы можно было задать график изменения процента и суммы минимальной ставки. Расчет налога ведём следующим образом. Из письма Минфина: "База по туристическому налогу определяется как стоимость оказываемой услуги по предоставлению мест для временного проживания физических лиц в средстве размещения (далее - услуга по временному проживанию) без учета сумм туристического налога и налога на добавленную стоимость". То есть расчет ведётся от стоимости каждых суток за вычетом НДС. Пример: стоимость проживания 1 суток - 5000 р., в том числе НДС 20%. Значит, налог считаем от суммы за вычетом НДС - 4 166.67 р. По ставке 1% сумма налога - 41.67 р. Однако минимальная ставка определена как 100 р., значит, туристический налог составляет 100 р.
В отличие от курортного сбора, плательщиком туристического налога становится не гость, а отель. Поэтому ни в счете, ни в кассовом чеке для гостя выделять этот налог не требуется. Дословно из письма Минфина: "...уплата туристического налога не является расчетом в целях Федерального закона N 54-ФЗ и не требует применения контрольно-кассовой техники. Обязанность выделения суммы туристического налога в отдельном реквизите кассового чека, бланка строгой отчетности законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники также не предусмотрена." Соответственно, и в Ecvi ни в счетах, ни в чеках туристический налог отображаться не будет.
"Сумма туристического налога исчисляется налогоплательщиком как соответствующая налоговой ставке процентная доля налоговой базы применительно к услуге по временному проживанию в момент полного расчета с лицом, приобретающим такую услугу (пункт 1 статьи 418.7 Налогового кодекса)." - в Ecvi данные в отчеты по налогу и в 1С будут попадать по выезду гостя.
Федеральным Законом предусмотрен ряд льготных категорий граждан, проживание которых туристическим налогом не облагается. Местные власти также могут вводить свои льготные категории. При этом льгота будет применяться к проживанию только в том случае, "если договор на оказание услуг заключен с лицом, относящимся к категориям лиц, перечисленным в ...". Применительно к Ecvi - льготником должен быть гость, на которого сформирована заявка (главный гость по заявке). Если главный гость - не льготник, то даже если с ним в номере проживают другие гости-льготники, налог всё равно должен быть рассчитан по "полной программе". Ещё одна специфическая особенность: даже принадлежность гостя к льготной категории в настоящее время не подразумевает, что для него снижается стоимость проживания (странно, но сейчас это так, поскольку налог - не на гостя, а на отель).
Поскольку местные органы власти наделены правом вводить свои льготные категории граждан (в отношении туристического налога) - обратитесь в службу технической поддержки и передайте список дополнительных льготных категорий вашего региона, чтобы их добавили в Ecvi.
Несмотря на то, что в деле внедрения и администрирования туристического налога ещё явно имеется целый ряд не до конца понятных вопросов (по крайней мере, на момент написания этой статьи в декабре 2024 года), в Ecvi проведен целый ряд доработок, чтобы сделать работу с новым налогом максимальной прозрачной. Вы можете включить использование данного налога в своём отеле, определить, какие услуги подпадают под налогообложение, задать процентные ставки и минимальные ставки налога и т.д. Сумма налога будет выделяться из стоимости услуг, сохраняться в системе и позволит выгрузить эту информацию как в специализированных отчетах, так и передать в 1С.
Работа в системе Ecvi
Поселение гостя, выбор льготной категории
При включении учета туристического налога в отеле в карточке гостя в Экви появится закладка "Туристический налог". В случае, если гость является льготником и готов предъявить подтверждающие документы, сбросьте флажок Плательщик и укажите льготную категорию.
Прикрепите скан документа, подтверждающего льготу, на закладке Документы.
Пример выбора льготы
Настройка системы
1. (Вы можете обратиться за выполнением настроек в службу техподдержки) В модуле Администрирование -> Админ -> Отели -> кнопка "Редактировать" -> блок настроек "Дополнительно" в поле "Тур.налоги/сборы" выбираем из списка запись "Туристический налог":
Сохраняем изменения по кнопке "Сохранить" внизу страницы.
2. Раздел Услуги -> Список услуг -> находим в справочнике услугу, которая используется при расчете стоимости в тарифах (по умолчанию "Проживание" или "Предоставление мест для временного пребывания" и т.п., проверяется в пакетных таблицах) открываем настройки услуги по кнопке 
редактировать и устанавливаем галку в поле "Облагается тур. налогом":
Сохраняем изменения по кнопке "Сохранить" внизу страницы.
3. В разделе Разное -> Туристический налог -> кнопка "Добавить Туристический налог", добавляем записи в таблицу в соответствии с принятыми в вашем регионе ставками и минимальными суммами налога за номер в сутки:
Принцип работы и формирования данных
В соответствии с заданными пользовательскими настройками, ECVI при начислении услуги проживания (или при начислении услуг через Закрытие дня), которая отмечена признаком "Облагается тур.налогом", будет производить и сохранять автоматический расчет суммы туристического налога по следующей формуле:
1. Сумма налога будет рассчитана от стоимости услуги за вычетом НДС.
2. Услуга обязательно должна быть связана с периодом проживания при начислении, т.е. начислена автоматически (при закрытии дня или по кнопке ">>" в счете) или при начислении вручную период проживания должен быть указан сразу. Если пользователи по каким-то причинам производят начисление услуг проживания вручную и не указывают период проживания, туристический налог рассчитан не будет.
3. При расчете суммы налога система автоматически проверяет наличие льготы у главного гостя по заявке. При отсутствии льготы вычисляется требуемая сумма налога, включенного в стоимость.
Формирование отчетного документа по расчету налога
В систему добавлен отчет "Туристический налог" (модуль Отчеты).
Инвентарь, Склад
Вводная информация
В модуле Склад представлена возможность создания инвентаря. Инвентарь отображается в виде таблицы, в которой представлено:
- Группа ресурсов: группа, к которой относится инвентарь
- Наименование: Название инвентаря
- Количество на складе: количество инвентаря на складе
- Вышедшее из стрoя: количество не работающего инвентаря
- Услуга: услуга, к которой относится данный инвентарь
- Колонка действия, в которой находятся кнопки редактирования и удаления списка тарифов.
Создание групп инвентаря
Первоначальные настройки для работы с инвентарем проводятся в модуле 
Администрирование - Услуги - Группы инвентаря - кнопка "Добавить Группы инвентаря" - укажите название группы инвентаря, к примеру, "Спорт", "Техника" и т.п.:
Добавление/изменение инвентаря
После создания записей с группами инвентаря переходим в раздел Инвентарь - по кнопке "Добавить инвентарь" добавляем поочередно позиции инвентаря, заполняем поля:
Поле "Услуга" будет использоваться при начислении услуг в счете, следует заранее создать в разделе "Список услуг". По аналогии следует добавить все позиции инвентаря в список.
Работа с инвентарем может проводиться через режим 
"Управление отелем" - раздел Прочее - Склад:
В этом разделе можно добавлять новый инвентарь и работать с существующим.
Работа с инвентарем в Карточке заявки
Процедура описана в следующей статье по ссылке - Как учитывать выдачу инвентаря в Карточке заявки.
Сервис, задачи инженерным службам
Вводная информация
В модуле Инженерная служба заполняются задачи для инженерной службы отеля. Также там можно назначить специалистов для решения каждой конкретной задачи и отследить ее выполнение.
- Тип неисправности
- Помещение
- Назначенный сотрудник
- Дата начала и срока окончания выполнения
- Приоритет
- Статус заявки
Конфигурация
Работа с модулем "Сервис" начинается с его конфигурации в разделе Администрирование - Сервис:
1. В разделе "Группы специалистов" следует перечислить названия специальностей/должностей сотрудников - разнорабочие, электрики, горничные. Создайте их с помощью кнопки "Добавить Группы специалистов", выберите категорию группы специалистов - "Инженер" или "Горничная".
2. В следующем разделе "Специалисты" следует создать запись для каждого специалиста - выбрать "Группу специалистов" (из списка ранее созданных в предыдущем разделе), указать ФИО, контактные данные и ввести пароль. Пароль будет использоваться для работы в специальном мобильном приложении.
3. В разделе "Типы неисправностей" перечислите по блокам типы неисправностей, к примеру: Техника, Мелкий ремонт, Сантехника, Электрика, Прочее и т.п.
4. Раздел "Типы уборок" уже содержит стандартный справочник с типами уборок, по усмотрению пользователей можно расширить (применяется только при формировании списка уборок для горничных).
Работа в модуле
После того, как выполнены предварительные настройки: созданы записи со специалистами, перечислены типы неисправностей, при работе в режиме 
Управление отелем - в модуле Прочее - Сервис пользователи могут создавать задачи инженерным службам с помощью кнопки "Новая задача":
1 - Укажите название задачи;
2 - Описание неисправности;
3 - Тип неисправности (из ранее созданного справочника);
4 - Выберите номер/ресурс, в котором возникла неисправность;
5 - Укажите крайний срок для решения проблемы;
6 - Назначьте специалиста, который будет устранять неисправность;
7 - Выберите ответственного специалиста, который, к примеру, примет работу по окончанию ремонта.
Все создаваемые задачи хранятся в разделе "Текущие задачи", с помощью таблицы заявки можно сортировать и распечатывать, выделите несколько записей и по кнопке "Печать" система распечатает отмеченные задачи:
В процессе обработки в задаче может быть изменен статус, который можно отредактировать при просмотре задачи:
Как только в задаче будет установлен статус "закрыто", она будет перенесена в раздел "Закрытые задачи", при необходимости можно открыть ранее закрытую задачу и просмотреть кто закрыл задачу и когда.
Фотографии в заявках на ремонт
Как в Ecvi, так и в мобильном приложении появилась возможность прикреплять фото к заявкам на ремонт.
К заявке можно прикрепить несколько фото. Для просмотра фото в полный размер кликните на по ней мышью.
Работая с заявкой в мобильном приложении (в режиме «горничная», «инженер», «менеджер») к новой или к существующей заявке можно прикрепить фото как с камеры смартфона, так и выбрав из галереи.
Модуль Сообщения
Модуль “Сообщения” позволяет пользователям обмениваться сообщениями, поручениями и оставлять прочие заметки, которые затем могут быть доступны любому сотруднику или только тому, кому были адресованы. Также сообщения пользователям может отправлять сама система, уведомляя об ошибках, например, о невозможности предоставить номер для бронирования, полученного из канала продаж типа Booking.com и пр.
Сообщения: где их можно увидеть
О наличии новых сообщений от сотрудников или новых уведомлений от системы можно узнать по числам в красных “квадратиках” в верхнем правом углу рабочей области:
Уведомления о сообщениях видны при работе в любом модуле (Бронирование, Заявки, Отчеты…). Если щелкнуть мышью на “Сообщения” или “Уведомления” в верхней части окна, появляются списки новых сообщений, любое из них также можно открыть щелчком мыши на строке в списке:
Чтобы создавать новые сообщения и увидеть те, что уже были обработаны, перейдите в самый первый раздел “Мой отель”.
Сообщения: как с ними работать
В Разделе “Мой отель” для работы с сообщениями предусмотрен специальный список с кнопками создания сообщений, их изменения и фильтрации:
Все - Новые - Готовые - Отлож (“отложенные”) - кнопки фильтра, Каждое сообщение может иметь статус “Новое”, “Готово” или “Отложено”. В верхней части списка находятся управляющие кнопки:
Действия - позволяют изменить статус или даже удалить несколько помеченных в списке сообщений;
которые выводят в списке только сообщения и уведомления выбранного статуса.
Если щелкнуть мышью на заголовке сообщения в таблице, откроется окно редактирования. С помощью кнопки “+” в верхнем правом углу таблицы можно добавить новое сообщение:
Заголовок и Текст сообщения пояснений не требуют.
Поле “От кого” заполняется системой автоматически (пользователь, который работает в данной момент в программе).
Кому - выберите в в выпадающем списке пользователя-адресата или вариант “Всем”.
Приоритет может быть низким, средним или высоким.
Срок исполнения, который по умолчанию устанавливается на текущую дату и время, можно изменить, если поручение может быть исполнено позже.
Статус сообщения - в момент создания - всегда “Новое”, в дальнейшем можно изменить на “Готово” или “Отложено”.
В строке Изменено фиксируется, кто и когда последним редактировал сообщение.
Модуль Статистика
Общее описание
Для просмотра сведений по загрузке категорий на каждый календарный день в системе присутствует модуль Статистика. С помощью фильтров из левой части модуля пользователь может просмотреть данные по загрузке либо всех используемых групп ресурсов в системе, либо просматривать данные только по одному отмеченному сегменту.
В конце таблицы предусмотрена итоговая строка с данными по загруке - Свободно (всего по отмеченному сегменту), Занято, общая загрузка сегмента:
Если в отеле используется предоставление части номеров местами (по системе хостела), то под таблицей с категориями номеров будет присутствовать отдельная таблица с подсчетом койко-мест.
Сравнение показателей модуля Статистика со статистическими отчетами ECVI
При сравнении показателей в модуле Статистика с отчетными формами ECVI могут наблюдаться расхождения по количеству свободных/занятых номеров, которое связано с тем, что расчет показателей свободных номеров в модуле статистика аналогичен тому, как рассчитываются сведения по доступности (квоты) номеров при выгрузке в менеджер каналов, т.е. если на "проверяемой дате" у одной заявки был установлен ранний заезд с временем заезда до 14:00 или на "проверяемой дате минус 1 день" установлен поздний выезд с временем выезда после 12:00, то как и в случае квоты так и в случае расчета показателей свободных номеров - в модуле Статистика будут учитываться ранние заезды и количество свободных номеров на приграничных датах будет меньше с учетом проставленного РЗ или ПВ.
Модуль Финансы
Позволяет вести несложный учет доходов и расходов, как текущих, так и планируемых. Доступ к модулю ограничивается на уровне “ролей” пользователей и по умолчанию для рядовых сотрудников закрыт. Модуль состоит из подразделов:
- Обзор - включает в себя суммарные данные до фактическим доходам и расходам за текущий или предыдущий месяц или квартал, а также график фактических доходов и расходов за последнюю неделю.
- Текущие транзакции - это любая запись о доходе или расходе денежных средств. Оплаты, выполняемые на счетах по заявкам (в модуле “Счета”) попадают в текущие транзакции автоматически как “доход”. Прочие доходы и все расходы следует вносить вручную.
- Планируемые транзакции - в этот подраздел следует вносить запланированные на будущее операции (обязательные выплаты, планируемые поступления и т.п.). Ведение Планируемых транзакций в дальнейшем позволит спланировать финансы и сравнить план и факт.
- Отчеты - в этом пополняемом подразделе собраны отчеты, доступ к которым будет ограничен кругом сотрудников, имеющим права на работу с Финансами.
Для корректной работы следует проверить настройку в модуле Администрирование:
Бонусные баллы
Общие настройки
Политика отеля в части накопления и списания бонусных баллов настраивается в разделе Администрирование – Разное – Программа лояльности.
- Курс начисления нал. – курс «пересчета» суммы услуг в баллы, если эти услуги находятся на счетах индивидуальных гостей (не компаний), т.е. считается, что услуги реализованы «за наличный расчет» (а также оплачены банковской картой, онлайн и пр. – приравнивается в данном случае к наличному расчету).
- Курс начисления безнал. – курс «пересчета» для услуг, находящихся на счете компании-плательщика. Обращаем внимание, что сами баллы при этом всегда начисляются только физлицу (гостю или представителю компании).
- Курс оплаты – в текущей версии может быть только 1 (т.е. один балл = 1 руб., или иная валюта вашего отеля).
- Срок использования, месяцев – начисленные баллы могут автоматически «сгорать» после этого периода, если не использованы.
Услуги и пакеты
Работа с гостями и компаниями
Счета. Оплата баллами
Бонусные баллы в карточке гостя
Компании. Накопление бонусов ответственному лицу
Пример использования
Начисление баллов
Рассмотрим правила начисления и списания баллов на примерах, предположим в настройках системы установлен курс для начисления баллов "нал." = 100:
То при начислении услуг в счете и оплаты соответствующим типом платежа, после выполнения операции Выезд на балансе у гостя в Карточке будут автоматически начислены бонусные баллы по формуле:
"Общая сумма начисленных и оплаченных услуг" / "Курс начисления нал."
Указанное количество бонусов можно увидеть в профайле гостя в разделе "Бонусные баллы", а так же всю история по движению бонусных баллов:
Баллы будут начислены по выезду гостя, процедура начисления отрабатывает раз в 15 минут!
Списание баллов
Количество доступных к списанию бонусных баллов выводится в счете гостя:
Напоминаем, в текущей версии системы по умолчанию используется единый курс списания - 1 балл = 1 рублю (без возможности изменения).
Если количество бонусных баллов перекрывает стоимость начисленной услуги, то для оплаты отмечаем по клику мыши ту услугу, за которую хотим произвести расчет баллами, и через диалог 
оплаты выбираем соответствующий тип платежа "Бонусные баллы":
В отчете по платежным операциям такие оплаты будут выделены в отдельном блоке.
Если на балансе гостя недостаточное количество бонусов, то по кнопке Сохранить система не позволит произвести расчет за услуги со следующим сообщением:
В том случае, если по правилам вашей программы лояльности допустимо произвести оплату одной услуги частично баллами и частично картой/наличными, то в этом случае можно использовать переключатель "внесение суммы вручную".
При выполнении операции Возврат для платежной операции Бонусные баллы - баллы обратно на баланс гостя не начисляются! Баллы можно добавлять вручную через карточку гостя при наличии соответствующих прав у учетной записи пользователя.
Находки, реестр оставленных вещей
В модуле Прочее добавлен новый раздел Находки, который позволяет отельерам вести реестр забытых предметов и вещей от гостей
Раздел состоит из трех блоков-статусов:
- На хранении - те предметы, которые обнаружены сотрудниками и переданы на "склад забытых вещей";
- Возвращено - возвращенные гостям предметы с фиксированием даты возврата;
- Списано - предметы, подлежащие списанию если никто из гостей в положенный срок не явился за забытой ранее вещью.
