Хозяйственная служба (Горничные)

Модуль Горничные отвечает за статус и уборку номерного фонда отеля. Изменение статуса номера возможно не только вручную, но и автоматически. По выезду гостя статус номера (койки) автоматически переводится в "грязный", устанавливается Отъездная уборка. В полночь все занятые койки и номера переводятся в статус "грязные", устанавливается Текущая уборка. Отчет "Заказ-наряд на уборку" всегда формируется по текущему состоянию номерного фонда. В отчет попадают все номера и койки в статусе "грязный", с указанием типа уборки, примечания к уборке и т.п

• Как работает смена статусов у номеров для уборок
• Как сформировать сводный отчет по уборкам на текущий день
• Как распределить уборку номеров между горничными
• Как задать периодичность уборки для категорий номеров
• Мобильное приложение ECVI: задания службам
• Как добавлять в задание для уборки места общего пользования
• Периодичность расписания уборок в зависимости от тарифа
• Назначение уборок для заявок через Календарь уборок
• Справочник трудоемкости уборок
• Решение проблемы «на телефон не приходят уведомления» с приложения

Как работает смена статусов у номеров для уборок

Общее описание

В ECVI предусмотрен базовый набор типов уборок:

• Текущая - уборки в номерах, в которых проживают гости и дата выезда в будущем;
• Отъездная - назначается на дату выезда гостей;
• Сухая - использоваться для простаивающих номеров;
• Генеральная - назначается вручную при необходимости.

Пользователи могут расширить перечень с вариантами уборок по своему усмотрению в модуле
Администрирование - Сервис - Типы уборок - "Добавить Типы уборок".

Настройка периодичности уборок может быть настроена:

1. Для категории номеров
2. Для тарифа
   
3. Вручную для каждой отдельной заявки через Карточку во вкладке Прочее - "Календарь уборок"

Исходя из настроенной периодичности номерам будет сменяться статус с "Чистый" на "Грязный" и включаться в отчеты по уборкам.

По умолчанию смена статуса производится в 05:00 утра по системному триггеру.

Изменить статус номера возможно при работе с графической шахматки (по клику мыши в правой части строки с номером):

Или при работе в модуле Прочее - Номерной фонд используя переключатель "чистый-грязный":

Приоритетность назначения уборок

Так как мы имеем довольно гибкий вариант работы с назначением уборок, то следует отдельно отметить приоритетность, по которой уборки будут назначаться в том случае, если одновременно задана периодичность и у категории, и у тарифа и при этом дополнительно проставлены дни уборок через Календарь, порядок следующий:

• если в настройках категории установлена периодичность текущей уборки, и при этом в Карточке заявки установлен тариф со своей отдельно заданной периодичностью, то при смене статусов система будет использовать настройки периодичности по тарифу;
• если в настройках категории установлена периодичность текущей уборки и в Карточке заявки используется тариф, в котором так же прописана своя периодичность, и при этом пользователь отмечает в Календаре уборок дополнительные варианты уборки в номере, то при смене статусов система будет в первую очередь оперировать установленной уборкой в Календаре.

Периодичность назначения текущей уборки и смены белья для "проживающих" заявок

Следующая текущая уборка/смена белья назначается с заданной периодичностью и согласно приоритету. Отсчет ведется от даты предыдущей уборки/смены белья или даты заезда, если уборка в рамках периода заявки еще не выполнялась.

Следует понимать, что в некоторых отчетах, таких как "Прогноз уборок" отсчет следующей уборки ведется строго от даты заезда.

Статусы занятости

В разделе номерной фонд помимо общих статусов "чистый"-"грязный" в комбинации с Типами уборок, так же указываются статусы занятости номеров, выделим их значение:

1. Проживание
   

   Что значит: В номере живут люди. Они НЕ выезжают сегодня.

   Задача: Обычная ежедневная уборка (если гости заказали).

2. Ремонт
   

   Что значит: В номере сейчас ведутся работы. Поселить или убирать его нельзя.

   Задача: Пропускаем такой номер, пока статус не поменяют.

3. Свободен (+ фильтр "Грязный")

   Что значит: Гости уже уехали (освободили номер), но номер еще не убран.

   Задача: Самое важное. Это сигнал для горничной: можно заходить и убирать в любое время. Это стандартная уборка после выезда.

4. Под заезд (Приоритет 1)

   Что значит: Гости съехали, номер убирают СЕЙЧАС срочно, потому что сегодня туда уже заезжают новые люди.

   Задача: Убрать в первую очередь, сразу после выезда.

5. Под выезд (Приоритет 2)

   Что значит: Гости все еще в номере, но сегодня они уедут. После их ухода здесь будет отъездная уборка. Важно: новых гостей сегодня в этот номер не заселят.

   Задача: Можно убирать после того, как разберемся со статусами «Под заезд» и «Свободен».

6. После ремонта
   Что значит: статус, по которому можно отслеживать номера с окончанием периода блокировки/ремонта в текущих сутках. Так же такие номера в день окончания "ремонта"/"блокировки" переводятся по статусу в "грязный"->"Генеральная"
   
7. Выезд-заезд 

   Что значит: Гости еще внутри (не сдали ключи), но сегодня они должны уехать, потому что приезжают новые люди. Номер ждет своего часа.

   Задача: Следим. Как только гости освободили номер (администратор оформил выезд в системе), статус автоматически сменится на «Под заезд». После этого убираем номер в первую очередь (см. пункт 4).

Главный совет:
Если видишь статус «Свободен» или «Под заезд» — это номера, которые нужно убирать прямо сейчас. Остальные можно планировать чуть позже.

Как сформировать сводный отчет по уборкам на текущий день

Для формирования отчета по уборкам на текущую дату предусмотрены специальные отчеты, перейдите в раздел Отчеты - Прочее - Уборки. Обслуживание номеров

Памятка по статусам уборок и правилам их автоматического назначения:

• Текущая - уборки в номерах, в которых проживают гости и дата выезда в будущем;
• Отъездная - назначается на дату выезда гостей;
• Сухая - использоваться для простаивающих номеров;
• Генеральная - назначается вручную при необходимости.

Смена белья - назначается исходя из заданной периодичности в настройках типа ресурсов, а так же включается по умолчанию для номеров с отъездным типом уборки.

Для пользователей, которые напрямую взаимодействуют с горничными при распределении номеров для уборки предусмотрен специальный модуль Горничные, в котором каждый день можно открывать смену горничных, указывать кто работает и распределять "грязные" номера для уборки. Подробнее описано в статье по ссылке.

Как распределить уборку номеров между горничными

Для начала следует убедиться в наличии созданной группы специалистов и списка горничных с фамилиями в модуле Администрирование, 

Группы специалистов

модуль Администрирование - Сервис - Группы специалистов - Горничные, создать такую запись по кнопке "Добавить Группы специалистов" если отсутствует:

Список горничных

При появлении новых горничных их следует заносить в список с помощью кнопки "Добавить Специалисты"

Если планируется работа с мобильным приложением, то укажите пароль горничной для авторизации в приложении "ECVI: задания службам":

Далее переходим в модуль Управление отелем - Прочее - Горничные - Задания на уборку - Назначить сотрудника - Создать смену:

Далее система предложит пользователю выбрать номера к уборке для назначенного сотрудника, с помощью фильтров возможно отсортировать список номеров по Категории номеров, типу уборки:

По клику мыши номера выделяются в списке, по кнопке "Добавить" отмеченные номера добавляются в задание на уборку для Горничной.

По аналогии добавляем еще одну горничную в текущую смену с помощью кнопки "Назначить сотрудника", и так же отмечаем номера для уборки из списка доступных (за исключением тех номеров, которые уже были отмечены у другой горничной).

По кнопке "Распечатать задание" можно сформировать печатную форму со списком номеров для уборки конкретной горничной:

или воспользоваться мобильным приложением, которое позволяет выводить задание на экране смартфона или планшета (Android).

Отметки о проделанной уборке проставляются в разделе Номерной фонд или через модуль Бронирование.

После того, как горничная закончила уборку номеров из своего задания - следует закрыть смену горничной по кнопке "Закрыть смену":

Закрытие смены следует осуществлять только после того, когда всем ранее поставленным номерам в задании на уборку будет установлен статус "Чистый"

При закрытии смены система предложит поставить рейтинг специалисту (может использоваться как коэффициент при формировании отчетов, опция).

Как задать периодичность уборки для категорий номеров

Настройка уборок производится в модуле Администрирование - Отель - Типы ресурсов - кнопка Редактировать в правой части окна (вызывается для каждой категории по отдельности):

1. Периодичность смены белья - в номерах с проживающими гостями будет назначаться смена белья с заданной периодичностью суток. В примере выше при заезде гостя, к примеру, 20 января, смена белья в отчете по уборкам установится на третьи сутки проживания - 23 января (при условии что гости не покинут номер раньше);
2. Периодичность текущей уборки - в номерах с проживающими гостями будет устанавливаться статус "Грязный" с типом уборки "Текущая". В нашем примере мы указываем что текущая уборка назначается каждый день с момента заезда гостя.
   
3. Периодичность сухой уборки - используется для тех номеров, в которых не производились заезды гостей и требуется включить такие "простаивающие" номера в целях профилактики для проведения "сухой" уборки. В нашем примере - если с момента последнего выезда прошло 7 суток, то для такого номера установится статус "Грязный" с типом уборки "Сухая".

Если поля остаются не заполненными, то это означает что программа будет каждый день назначать Текущую уборку и Смену белья (для проживающих номеров).

Для отключения смены статусов по указанным типам уборок достаточно указать максимальное значение, к примеру, 999:

Мобильное приложение ECVI: задания службам

Общие сведения

Мобильное приложение «Ecvi - задания службам» поможет сотрудникам инженерной службы и службы горничных в выполнении ежедневных задач. Основные функции приложения:

• Отображение списка задач, назначенных сотруднику

• Уведомление о новых задачах

• Передача в основную систему (Ecvi) информации о факте выполнения задачи

• Постановка номеров на ремонт

• Сохранение фото неисправностей и хода работ в заявках

• Контроль выполнения качества проведенных работ
  

Мобильное приложение предназначено для смартфонов, работающих на операционной системе Android версии 6.0 и выше. Вы можете установить приложение из официального «магазина» приложений Google Play или RuStore https://www.rustore.ru/catalog/app/com.edelink.ecvi_housekeeping

Вход в приложение, настройки подключения

Войти в приложение могут сотрудники, чья должность в системе Ecvi указана как "инженер", "горничная" или "менеджер". Для входа используйте в качестве логина (имени пользователя) номер телефона или адрес электронной почты, закреплённые за сотрудником в системе Ecvi. Пароль для доступа к приложению вам предоставят технические специалисты вашего отеля. Обратите внимание, что для вашего удобства логин сохраняется в приложении, поэтому при следующем входе потребуется ввести только пароль. Кнопка (иконка) для вызова настроек подключения расположена в нижней части экрана, а непосредственно под полями для ввода логина и пароля находится кнопка «Войти».

Подключение к серверу требуется настроить только один раз (настройки сохраняются). Укажите адрес сервера и порт, получив эти данные у технических специалистов вашего отеля или в службе технической поддержки Ecvi. Для пользователей на hma.ecvi.ru следует использовать следующие параметры подключения: Сервер:  https://reports.ecvi.ru/ Порт:  443 Для пользователей apart.ecvi.ru: https://docs.ecvi.ru порт:  443

В зависимости от того, к какому типу специалистов в системе Ecvi относится ваша учетная запись, список заданий будет отображать либо список помещений для уборки (задания на уборку), либо список задач по ремонту и обслуживанию. Для пользователей-"менеджеров" доступен список всего номерного фонда.

Задачи инженерной службы

Если специалист относится к инженерной службе, он видит список задач, назначенный ему в Ecvi в модуле «Сервис». Помимо описания задачи и наименования помещения, в списке выводятся индикаторы приоритета задачи: Зеленый – низкий приоритет; Желтый – средний; Красный – высокий. Индикатор «просрочено» отображается красным, если срок выполнения задачи уже прошел. При нажатии на задачу отображается экран детального описания. Кнопка позволяет создать новую заявку на ремонт с вводом всех основных параметров ремонта: название, описание, контакт, приоритет, помещение, дата и время, добавить фотографию.

Описание задания на ремонт

На экране детального описания задачи отображаются все поля задания на ремонт, за исключением «примечания менеджера». В нижней части экрана находятся галерея фото, кнопки В процессе, Отложено и Выполнено, позволяющие соответствующим образом поменять статус задачи. В дополнение к изменению статуса можно добавить комментарий, который будет присоединён к подробному описанию задачи в Ecvi как «ремарка исполнителя».

При работе со списком фотографий в заявке нажимайте на фото для просмотра на весь экран или нажмите пустую ячейку с символом "+" для добавления нового снимка (с камеры или телефона вашего устройства).

Платные/бесплатные задачи

При формировании задачи в службе сервиса у супервайзера/ответственного сотрудника есть возможность обозначить признак платной услуги с указанием стоимости:

Эта информация будет транслироваться в задаче мобильного приложения:

Сортировка задач

При обработке поставленных задач исполнитель может произвести сортировку используя соответствующий набор признаков для сортировки:

- По приоритету
- По просроченности (исходя из заданной даты исполнения заявки)

Задачи по уборке помещений (горничные)

В случае, если сотрудник относится к этажной службе (службе горничных), приложение отображает список задач, назначенных данной горничной в модуле Ecvi Горничные – Задания на уборку. 

В списке задач выводятся помещения со статусом "грязный" (красный индикатор) и "убран" (если данный статус используется).

Для помещения отображается номер, тип уборки, примечание к уборке, статус помещения.
В случае, если для помещения создана задача в службе сервиса, то об этом будетс свидетельствовать пиктограмма .

Признак смены белья устанавливается с помощью пиктограммы .

Нажав на строку в списке, пользователь переходит в раздел детального описания задания на уборку. В нижней части списка находится кнопка Выполнено или Убрано (при использовании промежуточного "желтого" статуса уборки), которая переводит помещение в статус "Чистое" и предназначена для отметки факта выполнения уборки (или в статус промежуточной уборки). Прокручивайте список полей на экране детальной информации вниз, чтобы ознакомится с информацией, а также получить возможность:

• Добавить комментарий к уборке. При этом тот текст, который вводит пользователь, не замещает предыдущий комментарий, а добавляется к нему вместе с именем сотрудника, который ввёл новый текст.
• Изменить конфигурацию кровати в поле Кровать (текущая) – может принимать значения «Не задано», «Раздельно» или «Двуспальная». Пользователь (как менеджер, так и горничная) может изменить значение поля, чтобы привести состояние номера в системе к фактическому.
  При этом обращайте внимание на следующее по списку поле Кровать (след.заезд) – информационное поле, данные в которое выводятся в случае, если на текущий момент номер свободен. Отображает тип кровати, который задан в следующем по времени бронировании этого номера. То есть может быть полезно при выполнении, например, отъездной уборки, чтобы привести кровать в состояние, которое требуется для следующих гостей.
• Добавить заявку на ремонт при обнаружении неисправностей.
• Просмотреть заявку на ремонт и при достижении результата обозначить признак выполнения задачи службы сервиса, если заявка будет считаться выполненной.

Как и система Ecvi, мобильное приложение может поддерживать «промежуточный» статус номера, которому соответствует желтый цвет индикатора состояния (может быть включено в Экви в разделе Администрирование). Статус условной называется «номер убран» и предназначен для обозначения факта «номер убран, но требуется проверка менеджером». Если работа с этим промежуточным статусом включена, то все номера, которые горничная помечает в приложении как «готовые», на самом деле будут переводиться именно в «желтый» статус. А окончательный статус «Готово» присваивает только пользователь с полномочиями «менеджер» в мобильном приложении или сотрудник в Ecvi.

Режим "Менеджер"

Сотрудник с полномочиями «менеджер» (настраивается в Ecvi в разделе Администрирование – Сервис – Специалисты, в свойствах специалиста в подразделе «Дополнительные параметры для мобильного приложения») при входе в мобильное приложение видит полный список помещений отеля и может работать с любым из них:

• контролировать качество выполненных работ по уборке и переводить номер из статуса "убран" (желтый) в статус "готово" (зеленый индикатор)
• Ставить номер на уборку (в т.ч. возвращать в работу, если уборка выполнена недостаточно качественно)
• Создавать заявки на ремонт
• Просматривать существующие заявки на ремонт, добавлять комментарии и фото

На основном экране в режиме "менеджера" на панели над списком помещений располагаются кнопки:

• создать заявку на ремонт (иконка "гаечный ключ") - можно использовать для помещений, которых нет в списке;
• отфильтровать список (иконка "воронка")

Нажатием на помещение в списке открывается окно детального описания помещения: детали задания на уборку и в нижней части экрана - список актуальных заданий на ремонт (если есть). Также в нижней части экрана будут доступны кнопки постановки номера на уборку и создания новой заявки на ремонт.

Однако следует иметь в виду, что при этом, если номер был в «зеленом» статусе, задание на уборку не будет автоматически назначено какой-либо горничной. А заявка на ремонт не будет назначена "специалисту". Это назначение потребуется дополнительно сделать в модуле Горничные или Сервис в Ecvi.

Сортировка помещений может быть осуществлена по следующим признакам:

- По статусу уборки
- По наличию ремонта
- По занятости

Для пользователя мобильного приложения с ролью "Менеджер" доступно переключение режимов просмотра данных между помещениями с точки зрения статуса уборки и по заявкам на ремонт в помещениях. Переключение выполняется с помощью кнопок из нижнего блока:

Прочее

Логирование операций в мобильном приложении

Уведомления о назначении заданий

Система отправляет уведомления (так называемые push-уведомления) на телефон пользователя в случае назначения в Ecvi нового задания на ремонт инженеру или новых помещений для уборки горничной. При этом система Ecvi «помнит» идентификатор того телефона, на котором пользователь последний раз заходил в приложение «Ecvi: задания службам». То есть, если пользователь поменял телефон и зашел на нём в приложение, то уведомления будут приходить уже на него.
Примечание. Следует учесть, что на некоторых моделях телефонов требуются дополнительные настройки безопасности приложения в системе Android для бесперебойного получения уведомлений, когда телефон «засыпает». В зависимости от производителя настройка может называться «Разрешить работу в фоне» или меть другое название. В случае, если на ваш телефон не приходят уведомления, проконсультируйтесь у технических специалистов вашего отеля.

Настройки системы Ecvi, относящиеся к работе в мобильном приложении

Создание учетных данных пользователей

Для того, чтобы пользователь мог пользоваться мобильным приложением, и система «знала», какие задания ему выдавать, учетная запись сотрудника должна быть создана в Ecvi в разделе Администрирование -> Сервис -> Специалисты. Как уже указывалось выше, вход в мобильное приложение возможен либо по номеру телефона, либо по адресу электронной почты, указанному в карточке специалиста. Поэтому необходимо заполнить хотя бы одно их этих полей и указать пароль.

В текущей версии системы автоматическая отправка пароля в СМС или по электронной почте недоступна.

"Промежуточный" статус уборок

Использование промежуточного «желтого» статуса уборок настраивается в Ecvi в разделе Администрирование – Отель – Группы ресурсов в свойствах группы ресурсов.

Уведомления о задачах через бота Telegram

Теперь пользователи могут подписаться на Telegram-бота для получения информации о ремонтах и уборках.

Доступны три варианта подписки:

• Только уведомления об уборках.
• Только уведомления о ремонтах.
• Оба типа уведомлений одновременно.

Для настройки подписки следует обратиться в техническую поддержку по почте support@ecvi.ru, где следует указать наименование средства размещения и перечень подписок, на которые пользователь должен быть подписан.

Как добавлять в задание для уборки места общего пользования

 Для того, чтобы в задания горничным можно было добавлять места общего пользования: коридоры, холлы, лифтовые зоны и пр., следует перечислить такие локации:

1. В модуле Администрирование - Отель - Группы ресурсов - по кнопке "Добавить Группы ресурсов" создаем новую запись:
   Наименование - для примера, "Общественная зона";
   Класс типа ресурса - Общественная зона;
   Остальные поля можно не заполнять, сохраняем запись "Сохранить и вернуться к списку".
2. Переходим в следующий раздел "Типы ресурсов" - по кнопке "Добавить Типы ресурсов" создаем новые записи с обозначением зон, к примеру - Лестничная площадка, Холл, Коридор, Туалет, Лифт.
   В настройке "Периодичность сухой уборки" указываем с какой периодичностью необходимо менять статус такой группы ресурсов в статус "Грязный" для последующего включения зоны в задание на уборку для горничной.
3. Переходим в раздел Ресурсы и по кнопке "Добавить ресурсы" необходимо указывать конкретные локации:
   В поле "Группы ресурсов" выбираем ранее созданную группу "Общественная зона";
   В поле "Типы ресурсов" выбираем тип ресурса, например ранее созданный "Коридор";
   В поле "Наименование" указываем название локации, к примеру, "Коридор 1 этажа" и по кнопке "Сохранить изменения и вернуться к списку" создать новую запись.
   
   По такому принципу в разделе Ресурсы необходимо перечислить все общественные зоны-локации в вашем отеле.

Созданные ресурсы не будут видны на шахматке, для того чтобы перевести их в «грязный» перейдите в «Управление отелем» - Прочее – Горничные. Найдите нужные ресурсы в списке «Номерной фонд» и переведите ползунок из «чистого» в «грязный». После этого их можно будет добавить в «Задание на уборку» горничной.

Периодичность расписания уборок в зависимости от тарифа

В ECVI появилась возможность устанавливать расписание для уборок в зависимости от того, какой тариф установлен в Карточке заявки.

Настройка производится в модуле Администрирование - Услуги - Список тарифов - кнопка Редактировать:

В этом окне пользователю следует установить вид уборки, периодичность назначения такого типа уборки и периодичность смены белья.

Настройки периодичности, прописанные в тарифе считаются приоритетными чем те, которые задаются на категорию номера

Назначение уборок для заявок через Календарь уборок

На закладке Прочее в карточке заявки добавлен Календарь уборки. Идея заключается в том, чтобы дать возможность назначать на календаре дополнительные уборки номера. То есть данный календарь не замещает, а дополняет ежедневное расписание назначения текущих уборок и т.п. Однако в ситуации, когда назначение стандартных текущих уборок отключено, Календарь может стать и основным инструментом для назначения уборок и смены белья.

Справочник трудоемкости уборок

В настройках каждой категории номеров (Типа ресурсов) можно указать среднее время уборки. Это необходимо для того, чтобы при распределении заданий между горничными супервайзер мог видеть и планировать общую продолжительность уборок для каждой сотрудницы.

Настройка длительности выполняется в модуле «Администрирование» — раздел «Отель» — «Типы ресурсов». Выберите нужную категорию номеров и нажмите кнопку «Редактировать». В нижней части страницы расположен справочник с нормативами уборок. Чтобы ввести значение, кликните в ячейку «Длительность» и укажите время в минутах целым числом (например, 10, 20 или 30) для каждого вида уборки, применимого к данной категории. После ввода данных сохраните изменения и выполните аналогичную настройку для всех остальных типов ресурсов.

При распределении номеров в модуле Горничные - Задания на уборку - система будет показывать пользователю общее время, которое потребуется горничной для уборки номеров из своего распределенного задания.

Решение проблемы «на телефон не приходят уведомления» с приложения

Включите получение  уведомлений в разделе разрешений для приложения в самой системе Android. Для этого (на примере Android 13, для других версий могут быть небольшие отличия):

Перейдите в раздел Настройки (нажмите на иконку Настройки не в приложении, а в общем списке программ на смартфоне).

Перейдите в раздел Приложения:

Далее – в подраздел Управление приложениями:

Далее – найдите и выберите в списке приложение Ecvi:

Затем зайдите в подраздел Управление уведомлениями (а если под ним мелким шрифтом написано Запретить – это и есть причина того, что не приходят уведомления):

Включите переключатель Разрешить уведомления: