Как прикрепить компанию к заявке

Если гость проживает от организации, в Ecvi можно прикрепить компанию к заявке. Для этого в карточке заявки предусмотрено три независимых поля:

Компания может быть указана во всех трёх полях одновременно, в двух из них или только в одном — в зависимости от ситуации.

Как прикрепить компанию-плательщика

Этот сценарий используется, когда проживание и услуги гостя оплачивает организация.

Шаг 1. Откройте карточку заявки
Найдите поле «Плательщик». Начните вводить название компании.

Шаг 2. Выберите или создайте компанию

• Если компания уже заведена — система предложит её из выпадающего списка. Выберите нужную.

• Если компании ещё нет — нажмите «Создать» и заполните карточку.

Правила заполнения карточки компании:

Шаг 3. Назначьте компанию плательщиком
Убедитесь, что в поле «Плательщик» выбрана нужная компания. После этого:

• Все услуги по заявке (проживание, питание, дополнительные пакеты) будут автоматически начисляться на счёт компании.

• Система будет считать преимущественным способом расчёта безналичную оплату. При этом другие способы расчёта остаются доступны — их можно проводить в рамках той же заявки.

• При выгрузке в 1С начисления попадут как реализация юридическому лицу.

Как заполнить поле «Организация»

Поле «Организация» носит информационный характер. Оно используется, если нужно:

• отметить, что гость проживает от определённой компании, но при этом услуги оплачивает сам гость (поле «Плательщик» не заполнено);

• вести отчётность и фильтровать заявки по компаниям, даже если счёт выставляется физическому лицу.

Порядок заполнения такой же: начните вводить название, выберите из списка или создайте новую карточку компании.

Важно: заполнение поля «Организация» само по себе не делает компанию плательщиком. Чтобы услуги начислялись на счёт компании, обязательно заполните поле «Плательщик»

Как прикрепить компанию-агентство

Этот сценарий используется, чтобы зафиксировать, через какую компанию-посредника поступила заявка. Это не влияет на оплату услуг гостем, но позволяет рассчитать комиссию агента.

Шаг 1. Убедитесь, что компания заведена в системе
Порядок создания — такой же, как для плательщика (см. выше).

Шаг 2. Заполните размер комиссии в карточке компании
Откройте карточку компании и укажите значение в поле «Комиссия» (в процентах). Именно это значение будет использоваться при расчёте агентского вознаграждения.

Шаг 3. Укажите компанию как агентство в заявке
В карточке заявки заполните поле «Агентство», выбрав нужную компанию.

Где увидеть результат:
Данные о комиссии агентов собираются в специальном отчёте «Комиссионные агентов». Указанная в заявке компания-агентство будет автоматически в него включена.

При создании компании указывайте название без формы организации (ООО, ПАО, ОАО...), эту информацию следует вносить в поле "Полное наименование" для удобного поиска компании в будущем.

Наследование сегмента и источника

Если в карточке компании заполнены поля «Сегмент» и «Источник», система предложит автоматически применить эти значения к заявке при выборе компании в любом из полей — «Организация», «Плательщик» или «Агентство». Это удобно, когда у вас есть постоянные корпоративные клиенты с заранее известными параметрами — не нужно каждый раз заполнять их вручную.

Частые вопросы

Можно ли прикрепить или изменить компанию после заезда гостя?

Да, можно. Откройте карточку заявки и измените значение в нужном поле.
Если вы изменили поле «Организация» или «Агентство» — никаких дополнительных действий не требуется, так как услуги автоматически начисляются на счет Гостя - заказчика бронированияю.
Если вы изменили поле «Плательщик» — учитывайте важную особенность:

• Услуги, которые уже были начислены, останутся на счёте прежнего плательщика. Автоматического переноса на нового плательщика не происходит.

• Чтобы переопределить начисления на новое юридическое лицо, выполните процедуру:

  1. Нажмите кнопку «<<» (отмена начисления) для услуг, которые нужно перенести;

  2. Нажмите кнопку «>>» (повторное начисление) — услуги будут начислены заново, уже на счёт нового плательщика.

Как быть, если часть услуг оплачивает компания, а часть — сам гость?
В счёте заявки переключитесь между вкладками плательщика и гостя: услуги, добавленные на вкладке компании, уйдут как реализация юрлицу; услуги на вкладке гостя — как доход по физическому лицу. Одна заявка может содержать оба типа начислений одновременно.

Чем отличается поле «Организация» от поля «Плательщик»?
«Организация» — информационное поле, оно не влияет на начисление услуг. «Плательщик» — определяет, на чей счёт попадут услуги. Если гость живёт от компании, но платит сам — заполните только «Организацию». Если платит компания — заполните «Плательщика».

Что будет, если не заполнить ИНН у компании-плательщика?
При выгрузке в 1С система не сможет сопоставить компанию с контрагентом в бухгалтерской базе. Это приведёт к ошибке выгрузки, и данные не попадут в 1С до тех пор, пока ИНН не будет добавлен в карточку компании.
Настоятельно рекомендуем заполнять ИНН сразу при создании компании.