Закрытие бизнес-дня и блокировка операций в закрытом периоде
Операция «Закрыть бизнес-день» является важным элементом суточного цикла работы системы, обеспечивающим корректный учёт и целостность финансовых данных. В новой версии системы функционал расширен: введена глобальная блокировка изменений в уже закрытых периодах.
Общее описание
Операция «Закрыть бизнес-день» используется в качестве «ночного аудита» и выполняется на одном рабочем месте в промежутке между 23:50 и 10:00 следующего дня. Закрытие дня может быть выполнено как в ночные часы, так и в утренние до 10:00.
Основные задачи при закрытии бизнес-дня:
| Задача | Описание |
|---|---|
| Автоматическое начисление услуг | Система начисляет услуги проживания по установленному тарифу за уходящие сутки в тех счетах, где не выполнялось ручное начисление по кнопке |
| Контроль необработанных заявок | Система показывает заявки с просроченными статусами: • дата выезда = текущая дата — статус «Выезд» не выполнен; • дата заезда = текущая дата — статус «Заезд» не выполнен |
| Обновление рабочей даты | После закрытия дня в системе устанавливается новая текущая дата для всех пользователей |
Пошаговая процедура закрытия бизнес-дня
Открытие диалога закрытия бизнес-дня
Через раздел Операции -> Закрыть бизнес-день:
Проверка необработанных заявок
В диалоге закрытия бизнес-дня доступен фильтр для сортировки заявок с просроченными статусами. В идеале таблицы должны быть пустыми — это означает, что все заявки корректно обработаны:
Обработка необработанных заявок (если они есть)
Если система выводит заявки, их следует обработать одним из способов:
-
По одной — обработать каждую заявку индивидуально;
-
Массово — выделить все записи в таблице и нажать кнопку «Изменить статус выделенным», чтобы одним кликом изменить статусы всех необработанных заявок.
Завершение закрытия дня
После обработки всех заявок выполните операцию закрытия бизнес-дня. Система автоматически начислит услуги за уходящие сутки и обновит рабочую дату.
Обновление даты на других рабочих местах
Если в отеле используется несколько рабочих мест с активными сеансами в системе, то для обновления даты бизнес-дня в разделе Операций достаточно обновить страницу браузера или перелогиниться.
Новая функция: блокировка операций в закрытом периоде
В системе появилась глобальная блокировка любых действий с бронированиями, даты которых попадают в уже закрытый период. Это обеспечивает целостность учётных данных и исключает возможность внесения изменений в закрытые для отчётности периоды.
Работа функции сводится к тому, что при попытке выполнить операцию, которая создаёт или изменяет бронь таким образом, чтобы её даты (заезд/выезд/периодические услуги) попадали в закрытый период, система выдаёт единое сообщение:
«Операция невозможна, период закрыт»
На что распространяется блокировка
| Модуль / Операция | Что блокируется |
|---|---|
| Шахматка (Бронирование) | Создание новой брони, графический сдвиг, перенос всей брони, изменение дат заезда и выезда |
| Заявки | Создание новых заявок и периодов, редактирование дат заезда/выезда, любые изменения по услугам/пакетам/питанию для дат в закрытом периоде (при добавлении новых услуг флажки оказания/начисления автоматически снимаются) |
| Группы | Создание блока группы, добавление периодов, редактирование периодов и услуг |
| Восстановление отменённых заявок | Восстановление заявок, если даты проживания пересекаются с закрытым периодом |
| Статусные операции | «Отменить выезд», «Отменить заезд», «Отмена», «Не прибыл» для периодов с датами в закрытой зоне |
Визуальная подсказка
На графической шахматке закрытый период выделяется серым фоном. Это позволяет операторам быстро идентифицировать заблокированные для редактирования даты ещё до попытки выполнения операции.
Важная настройка: как включается строгий режим закрытого периода
Строгий режим с блокировкой операций в закрытом периоде включается с помощью настройки в разделе Администрирование -> Админ -> Отели -> редактировать:
Как это работает:
| Если опция активна | Если опция не активна |
|---|---|
| • При выполнении операции «Закрыть бизнес-день» система автоматически закрывает период • Все блокировки, описанные в разделе 3, вступают в силу • Дата закрытия периода автоматически сдвигается на предыдущий день |
• Закрытие бизнес-дня происходит без сдвига даты в разделе Закрытие периода • Операции с бронированиями в прошлых датах остаются доступными |
Важно: Блокировка операций возможна только при включённой настройке. Если настройка не активна, все операции в прошлых периодах остаются доступными
Обратное действие: открытие закрытого периода
Несмотря на то, что опция «При закрытии бизнес-дня закрывать период» автоматически сдвигает дату закрытия, система предусматривает возможность ручного открытия периода.
-
Как это сделать: Пользователи, обладающие соответствующими правами, могут выполнить операцию открытия периода, сдвинув дату закрытия на более раннюю.
-
Зачем это нужно: Это позволяет разблокировать закрытый период для внесения необходимых изменений в бронирования или услуги (например, для исправления ошибок или корректировки данных по согласованию с руководством).
-
Важное условие: Такая операция должна выполняться только по согласованию с руководящим составом, так как открытие периода для изменений нарушает целостность ранее закрытых учётных данных и может повлиять на финансовую отчётность.
Сравнение режимов работы (Сводная таблица)
| Опция «При закрытии бизнес-дня закрывать период» | Результат закрытия бизнес-дня |
|---|---|
| Включена | Происходит стандартный ночной аудит (начисление услуг, контроль статусов) И все даты ранее закрытого дня блокируются для изменений. |
| Выключена | Происходит только стандартный ночной аудит (начисление услуг, контроль статусов). Даты остаются открытыми для редактирования. |