Как настроить несколько счетов для автоматического распределения услуг

В Ecvi можно настроить автоматическое распределение услуг по разным счетам. Это нужно, например, когда проживание оказывает одно юридическое лицо, а питание и часть дополнительных услуг — другое. Система сама создаст нужные счета в заявке и разнесёт начисления по заданным правилам.

Настройка состоит из трёх этапов:

1. Заполнить справочники (юрлица, назначения счетов, ЦФО);

2. Привязать счета к сегменту (группе ресурсов);

3. Назначить правила начисления для услуг и пакетов.

Общая логика работы

У каждой услуги и пакета услуг в системе есть свойства: юридическое лицо и назначение счета. В настройках сегмента (группы ресурсов) задаётся правило: какие счета по умолчанию создавать в заявке.

Когда создаётся бронирование в этом сегменте, система автоматически формирует пустые лицевые счета согласно правилам. При начислении услуг каждая из них попадает на тот счёт, который соответствует её юрлицу и назначению.

Этап 1: Заполните справочники

Эти действия выполняются однократно при первичной настройке.

1.1. Добавьте юридические лица

Перейдите в раздел Администрирование → Отель → Юридические лица и нажмите «Добавить юридическое лицо». Заполните карточку компании стандартными реквизитами. Повторите для каждого юрлица, которое будет фигурировать в счетах.

1.2. Добавьте назначения счетов

Перейдите в раздел Администрирование → Отель → Назначение счетов и нажмите «Создать». Перечислите все используемые при работе назначения (например: «Проживание», «Питание», «Доп. услуги»).

Поле «Код» используется при выгрузке данных в 1С. Если интеграция с 1С не настроена, поле можно оставить пустым.

1.3. Добавьте ЦФО (центры финансовой отчётности)

Перейдите в раздел Администрирование → Разное → Справочник ЦФО и нажмите «Создать». Перечислите используемые ЦФО. Эти значения также участвуют в выгрузке в 1С.

Этап 2: Привяжите счета к сегменту

1. Перейдите в раздел Администрирование → Отель → Группы ресурсов.

2. Для нужного сегмента нажмите «Редактировать».

3. В нижней части окна нажмите «Добавить счёт по умолчанию».

4. Для каждой записи заполните три поля:

   • Юрлицо — выберите из справочника (п. 1.1);

   • Назначение счёта — выберите из справочника (п. 1.2);

   • ЦФО — выберите из справочника (п. 1.3).

Повторите для каждой комбинации «юрлицо + назначение», которая должна автоматически создаваться в заявках этого сегмента.

Результат: при создании бронирования в данном сегменте система автоматически сформирует все счета, перечисленные в этом списке.

Этап 3: Назначьте правила для услуг и пакетов

3.1. Для отдельных услуг

1. Перейдите в раздел Администрирование → Услуги → Список услуг.

2. Для каждой услуги нажмите «Редактировать».

3. Заполните поля:

   • Юридическое лицо — выберите нужное юрлицо;

   • Назначение счёта — выберите соответствующее назначение.

4. Нажмите «Сохранить».
   

3.2. Для пакетов услуг

Настройка выполняется аналогично, но в разделе Администрирование → Услуги → Список пакетов услуг. Это касается пакетов, применяемых в тарифе, и пакетов питания.

Результат: каждая услуга и пакет теперь «знают», на какой счёт какого юрлица они должны начисляться.

Пример результата

После выполнения всех настроек при начислении услуг в заявке нужного сегмента система автоматически распределит их по счетам:

• Услуги проживания начисляются на счёт юрлица, указанного в настройках услуги проживания (например, «Константа»);
  
  

• Услуги питания — на счёт юрлица, указанного в настройках услуги питания (например, «Точка вкуса»).
  
  

Администратору не нужно вручную переключаться между счетами и выбирать, куда что начислять — система делает это сама.

Чек-лист проверки

Если после настройки услуги начисляются не на те счета или на один счёт — проверьте по порядку:

1. Справочники заполнены? В разделах «Юридические лица», «Назначение счетов» и «Справочник ЦФО» есть все нужные записи.

2. Счета привязаны к сегменту? В настройках группы ресурсов есть записи для всех нужных комбинаций «юрлицо + назначение + ЦФО».

3. Услуги и пакеты настроены? У каждой услуги и пакета заполнены поля «Юридическое лицо» и «Назначение счёта».

4. Бронирование создано в нужном сегменте? Счета по умолчанию создаются только для того сегмента, в котором настроены правила. Проверьте, что заявка относится к нужной группе ресурсов.