Описания обновлений системы

• Обновление НОЯБРЬ 2024
• Обновление ОКТЯБРЬ 2024
• Обновление АВГУСТ 2024
• Обновление ИЮЛЬ 2024
• Обновление ИЮНЬ 2024
• Обновление АПРЕЛЬ 2024
• Обновление ЯНВАРЬ 2024
• Обновление ОКТЯБРЬ 2023
• Обновление ИЮЛЬ 2023
• Обновление АПРЕЛЬ-МАЙ 2023
• Обновление МАРТ 2023
• Обновление ЯНВАРЬ 2023
• Обновление НОЯБРЬ 2022
• Обновление СЕНТЯБРЬ 2022

Обновление НОЯБРЬ 2024

Новая функция работы с динамическим тарифом - использование уровней цен

У пользователей появилась возможность заранее сконфигурировать несколько пакетных таблиц с ценами на проживание и обозначить их соответствующим уровень в виде самого наименования пакета, а так же цветом.
Подробное описание и принцип настройки описан по ссылке.

Обновленная интеграция с ресторанной системой iiko

Обновленная версия позволяет пользователю ресторанной системы осуществить закрытие заказа используя номер комнаты/апартамента гостя, что упрощает процедуру поиска гостя и переноса задолженности.
Общее описание интеграции доступно по ссылке.

Работа с маркировкой (разрешительный режим)

Описание по ссылке.

Графические изменения в модуле Статистика

При просмотре сведений в модуле Отчеты -> Статистика сортировка категорий теперь будет выполняться по соответствующей настройке "Сортировка" в настройках Типов ресурсов (Администрирование -> Отель -> Типы ресурсов -> редактировать).

Так же для удобства просмотра дат с умышленным овербукингом - ячейка с категорией при загрузке свыше 100% будет окрашиваться в алый цвет:

Интеграция со сканерами паспортов Regula (изменения)

• возможность хранения отсканированных документов в профайле гостя с привязкой к периоду проживания;
• "место рождения" гостя теперь заполняется в поле с выбором города (не в Примечании профайла как ранее):
  

  

  
  
• изменения в разборе адреса прописки гостя с учетом адресных классификаторов - сокращения "ГОР."/"Г.", "ПР." и другие.

Обновление ОКТЯБРЬ 2024

Интеграция с системой электронного документооборота FDoc

Добавление новых логирующих событий в Журнале при работе в модуле Администрирование:

- редактирование услуги
- редактирование пакета цен
- редактирование тарифа
- редактирование ресурса
- редактирование договора с собственником
- редактирование динамического тарифа (с указанием типа ресурсов и дат с .. по)
- редактирование групп специалистов
- редактирование специалистов
- редактирование типов неисправностей
- редактирование типов уборок

При записи события в Журнале будет фиксировать логин пользователя, который открывал на редактирование один из вышеуказанных блоков, при этом какие конкретно изменения вносились в настройках не фиксируется.

Активация режима "Запрет выезда при отрицательном сальдо"

Опциональная настройка, которая доступа в разделе Администрирование - Отель - Группа ресурсов:

В таком случае при наличии задолженности в счете заявки выполнить операцию "Выезд" из Карточки заявки выполнить нельзя до обнуления Сальдо в счете:

Положительное сальдо в счете заявки не будет являться препятствием для перевода в статус "Выезд".

Добавление флага активности в настройках Специалистов

В случае, если специалист прекращает свою деятельность в отеле, то в настройках Специалиста появился дополнительный флаг Активности для отключения записи.

Добавлена возможность прикреплять фотографии в разделе Находки

Добавлен вывод наименования отчетов на английском языке

При работе с интерфейсом системы под учетной записью с установленной языковой настройкой "English" - наименования отчетных форм будут иметь перевод на английский язык:

Точечно могут встречаться наименования форм на русском языке, в этом случае можно будет отправить запрос в службу поддержки для добавления перевода указанного отчета.

Выгрузка в 1с наименования терминала для "виртуальных" терминалов

При работе с выгрузкой 1с по платежным операциями с установленным кодом 1с id = 3 (для типов оплат, относящихся к платежным картам) теперь в качестве наименования терминала будет выгружаться название типа оплаты, созданного в ECVI в разделе Разное - Справочник платежей для более корректного вывода наименования терминала в 1с при выгрузке платежных операций.

Сообщение об ошибке при выгрузке квот в канал АкадемСервис
(прямая интеграция, не через менеджеры каналов)

В случае, если при очередной выгрузке квот в канал продаж Академсервис возникает блокировка со стороны канала (редкие случаи), то пользователь ECVI получит в интерфейсе системы уведомление следующего содержания:
"Сбой оправки квот/цен в канал Академсервис. Выгрузите информацию вручную."

Редактирование динамического тарифа

При редактировании цен динамического тарифа не будет происходить сдвига на будущие даты, т.е. если пользователь редактирует цены с текущего дня, то после внесения изменений сдвиг на будущие даты производится не будет, пользователь остается в этой же "текущей" дате для внесения изменений для следующей категории.

Прикрепление ответственного менеджера

При создании заявки в поле "Менеджер" автоматически подставляется пользователь, создавший данную заявку с возможностью последующей смены при необходимости:

fix - исправлена ошибка с переносом оплаты с суммой больше, чем был исходный платеж

Обновление АВГУСТ 2024

Представляем вам обновление Ecvi АВГУСТ 2024

Новый раздел Находки (реестр оставленных вещей)

В модуле Прочее добавлен новый раздел Находки, который позволяет отельерам вести реестр забытых предметов и вещей от гостей

Раздел состоит из трех блоков-статусов:

• На хранении - те предметы, которые обнаружены сотрудниками и переданы на "склад забытых вещей";
• Возвращено - возвращенные гостям предметы с фиксированием даты возврата;
• Списано - предметы, подлежащие списанию если никто из гостей в положенный срок не явился за забытой ранее вещью.

Обновленный полнотекстовый поиск по справочнику Компаний

Теперь для поиска компании при подстановке в Карточке заявки необязательно вводить в качестве первых символов аббревиатуры ООО/ПАО если они были прописаны в Наименовании организации, поиск будет срабатывать по вхождению символов:

Такой же принцип поиска организаций в разделе Клиенты - Компании реализован через отдельное поле "Поиск" в правом верхнем углу:

Так же поиск доступен в разделе Договора с собственниками и в настройках агентских услуг.

Обновленный поиск задач в разделе Сервис

По аналогии с компаниями реализован поиск слов по совпадению и для задач в разделе Прочее - Сервис.
Поиск осуществляется в поле в правом верхнем углу раздела:

Таким образом система отфильтрует все задачи, в названии которых используется введенное ключевое слово:

Информация о номере в Заявки (подробно)

В модуле Заявки (подробно) появилась опция с выводом информации о номере для пользователей, по аналогии с модулем Бронирование (графическая шахматка), в контекстном меню при наведении курсора мыши по кнопке будут выводится все те сведения, которые отмечены в настройках Группы ресурса у данного номера (настраивается через Администрирование - Отель - Группы ресурсов - редактировать - Дополнительные настройки)

Исключение дублирования профайлов гостей при создании бронирований из TravelLine

При получении бронирований из менеджера каналов TravelLine добавлена проверка по полученному email на совпадение с уже созданным профайлом. При полном совпадении email будет использоваться ранее созданный профайл гостя без создания дубликата.
Изменение касается только главного гостя (тот кто создавал бронирование в канале), так как у дополнительно проживающих гостей в заявке отсутствуют сведения с email.

Не отправлять признак "Отменена" при ручной отмене брони в TravelLine

Чтобы в TravelLine не передавался статус "Отменена" при ручной отмене заявки в ECVI - теперь можно в настройках Веб-канала установить признак "Не отправлять отмены в канал (TravelLine)":

Тогда такой статус транслироваться не будет:

Обновление ИЮЛЬ 2024

Представляем вам обновление Ecvi ИЮЛЬ 2024

Обновление в основном содержит исправления ошибок и доработки по пожеланиям пользователей.

Поиск по первым буквам короткой фамилии

Как известно, поиск гостя в базе гостей, например, при создании нового бронирования в ввода фамилии, начинается после ввода первых 4 букв. Сделано это в том числе для ускорения работы системы: такой поиск, если его запускать каждый раз после первой же буквы, должен перебирать огромное количество фамилий. Но от некоторых фамилий поступили нарекания, что данное ограничение не позволяет найти постоянных гостей, например, с короткими китайскими фамилиями ("Ли", "Ван" и т.п.). Начиная с этой версии Экви вы можете принудительно запустить поиск гостя в архиве клиентов даже после ввода 2 букв. Для этого после ввода букв нажмите на клавиатуре "звездочку" - символ *  

Настройка загрузки оплат из ТревелЛайн

В разделе Администрирование - Отель - Веб-каналы в свойствах канала ТревелЛайн добавлена дополнительная настройка, позволяющая раздельно указать: требуется ли автоматически загружать оплаты из внешних каналов продаж и из формы бронирования.

Средняя стоимость суток проживания в таблице "Заявки подробно"

(По запросу пользователей) Подведите курсор к пиктограмме с буквой i - во всплывающей подсказке будет выведена средняя стоимость суток проживания.

Смена числа гостей при заезде при индивидуальном тарифе

Исключена возможность искажения тарифа на проживание при изменении числа гостей в заявке, где ранее был установлен индивидуальный тариф. Например, в ситуации: заявка из ТревелЛайн, сделана на 1 гостя, а заезжают двое. Теперь система при изменении числа гостей будет задавать вопрос о сохранении старого тарифа или пересчете.

Единицы измерения в свойствах товаров и услуг

Для соответствия требованиям законодательства о проведении кассовых операций (чтобы отображалось в чеках...) в систему в свойства услуг (Администрирование - Услуги - Список услуг) добавлено новое поле - Единицы измерения (помимо "штук" теперь могут быть литры, килограммы и т.п.). 

Исправление ошибки при досрочном выезде

Исправление - при досрочном выезде бронирования статус номера не переводился в "грязный" - "отъездная". С обновлением эта ошибка исправлена.

Логирование удаления инвентаря из Карточки

При удалении инвентаря из Карточки - в Журнале будут учитываться такие события для контроля:

Обновление ИЮНЬ 2024

Логирование удаления инвентаря из карточки заявки

При удалении позиции в Разделе Инвентарь такое событие теперь будет отражено в Журнале:

Скрытие не используемых отчетных форм в разделе Отчеты

В модуле Администрирование - Разное - Отчеты теперь у пользователей системы появилась возможность скрывать отчетные формы, которые не используются в работе для сокращения списка отчетов.
Для того, чтобы убрать форму из списка следует найти по наименованию такой отчет и по кнопке Редактировать установить флаг в поле "Скрыт":

Оптимизация функции пересчета инвентаря для повышения быстродействия

При добавлении позиций инвентаря в заявках с длительным периодом проживания пользователи системы могли сталкиваться с долгим открытием окна с добавлением инвентаря, с обновлением функция расчета оптимизирована и расчет должен производиться без задержек.

Цвет для групповых бронирований

Появилась возможность в настройке цветов для групповых резервирований в модуле Администрирование - Отель - Группы ресурсов - Редактировать группу ресурсов - кнопка Дополнительные настройки в правом верхнем углу:

После настройки цветовой палитры для статусов групповых заявок - новые цвета будут отображаться на графическом плане в модуле Бронирование.

Добавление фильтра с Группой ресурсов в диалоге распределения номеров между горничными

Для отелей, у которых в номерном фонде используется несколько групп ресурсов (сегментов) добавлена колонка, позволяющая фильтровать номера по Группе:

Исключение перевода статуса номера на "Грязный"->"Отъездная" при выполнении операции "Выезд" задним числом

Отъездная уборка не будет назначаться на номере в том случае, если дата и время выезда отстают больше чем на 24 часа от текущей даты-времени.

Горничные: новый статус номера "Выезд-заезд"

В случае, когда из номера осуществляется выезд гостей с заездом в этот же номер другими гостями - в модуле Горничные добавлен новый статус "Выезд-Заезд"

Добавление операции "Переезд"

Описание функционала представлено по ссылке - https://help.ecvi.ru/books/baza-znanii-ecvi/page/kak-oformit-pereezd

Возможность выписки ключ-карты на произвольный период (при интеграции с СКД)

По умолчанию ключ-карта предлагается к выписке на весь период проживания гостя, но при необходимости пользователь может указать меньший срок для действия ключ-карты:

Выделить всё/Снять выделение в диалоге редактирования услуги

При настройке правил оказания и начисления дополнительных услуг предусмотрена кнопка для выделения/снятия выделения всех признаков:

 

 

Обновление АПРЕЛЬ 2024

Новый порядок обработки модификаций бронирований из TravelLine

В новой версии изменен принцип обработки модификаций, если ранее при получении изменений в бронировании отменялась исходная заявка и далее создавалась новая, то теперь изменения вносятся в первоначальное бронирование без отмены. На текущий момент возможна обработка следующих изменений:

• изменение дат проживания;
• изменение категории номера;
• изменение тарифа.

Ввиду некоторых технических сложностей, изменение контактных данных гостей не модифицируются в системе ECVI.

Так же в рамках работы интеграции с channel manager TravelLine появилась возможность работать с отложенными платежами, при которых гость может на этапе бронирования выбрать пункт c отложенной оплатой, при которой заявка будет создана в системе ECVI, и как только подтвердится информация о проведенной платежной операции - платеж будет занесен в счет гостя при модификации бронирования.

Добавлен функционал по работе с курортным сбором в Санкт-Петербурге

Описание принципа работы изложено в статье по ссылке - https://help.ecvi.ru/books/baza-znanii-ecvi/page/kurortnyi-sbor-sankt-peterburg

Обновление ЯНВАРЬ 2024

Коллеги, представляем вашему вниманию обновление Ecvi. Ниже описаны основные доработки.

«Принудительная» выгрузка услуг со счета в 1С

При работе со списком услуг на лицевом счете на панели добавлены две новые кнопки:

• Пометить услуги к выгрузке

• Снять пометку услуг к выгрузке

Услуги, помеченные к выгрузке, будут обработаны первой же запущенной выгрузкой данных в 1С вне зависимости от того, выехал ли гость.

Разнесение начислений за проживание на счета гостей («каждый платит за себя»)

В карточке заявки добавлена новая настройка «Правило оплаты». В случае, если выбран вариант «Общий счет» – все услуги по-прежнему будут начисляться на единый счет плательщика по заявке.

При выборе варианта «Счета гостей» услуги по каждому периоду проживания будут начисляться на счет первого гостя, добавленного в каждый из этих периодов. То есть, чтобы обработать ситуацию, когда гости в рамках одной заявки хотят платить «каждый за себя», их надо поселять разными периодами проживания. И назначить этим периодам те тарифы, которые соответствуют индивидуальной оплате.

Прикрепление документов в карточке гостя

Как вы помните, ранее прикрепление файлов было возможно только «в рамках заявки», т.е. у гостя можно было сохранить, например, сканы миграционной карты, но эта информация была доступна только в рамках конкретного бронирования.

Начиная с данной версии системы в карточке гостя можно прикрепить «постоянные» документы, сканы или фото, которые будут доступны у гостя постоянно.

Обратите внимание: новый функционал доступен только на закладке Документы New. Пользуйтесь именно ей, старая закладка «Документы» сохранена для того, чтобы можно было просмотреть старые документы, прикрепленные к заявкам ранее. В будущих версиях старая закладка будет скрыта.

Счета по заявкам. Фильтр начислений

В случае, если по заявке начислено большое число услуг, теперь их можно отфильтровать на лицевом счете по периоду проживания и/или по интервалу дат. Для этого на панель инструментов над списком услуг добавлена кнопка «Настроить фильтр услуг»:

Инженерная служба: фото в заявках на ремонт

Как в Ecvi, так и в мобильном приложении появилась возможность прикреплять фото к заявкам на ремонт.

К заявке можно прикрепить несколько фото. Для просмотра фото в полный размер кликните на по ней мышью.

Работая с заявкой в мобильном приложении (в режиме «горничная», «инженер», «менеджер») к новой или к существующей заявке можно прикрепить фото как с камеры смартфона, так и выбрав из галереи.

Более подробно о мобильном приложении для горничных и инженерной службы почитайте в отдельном ОПИСАНИИ

Прочие доработки

• Новый модуль "Группы" – возможность выбора (в группе) и учета условий по рамочному договору с компанией.

• При продлении проживания новым отдельным периодом - возможность установки сразу статуса "Заезд" для такого периода в будущем.

• Разработана интеграция с процессингом (системой обработки платежей по банковским картам) банка "Русский стандарт" (для работы с банковскими терминалом через INPAS Dual Connector).
    

Обновление ОКТЯБРЬ 2023

Представляем вашему вниманию октябрьское обновление системы. В него вошли следующие новые функции.

Новые функции по работе с ГРУППАМИ гостей

По многочисленным просьбам отельеров, работающих с большими организованными группами, мы приступили к разработке отдельного функционала системы, предназначенного для этой цели. Обращаем ваше внимание, что новые функции не отменяют, а дополняют то, что уже есть в системе. То есть вы по-прежнему можете работать с группами небольшого и среднего размера путём создания заявок сразу на несколько номеров. Но для более сложных случаев - групп, которым требуются десятки (и более) номеров, заезжающих в разные даты, групп, где оплата осуществляется не централизованно, а на счетах заселяющихся гостей и прочих ситуаций - используйте новые возможности и новые функции.

Более подробно о работе с группами - в отдельном ОПИСАНИИ

Интеграция с сервисом Яндекс Путешествия

В Экви появилась прямая интеграция с сервисом бронирования Яндекс Путешествия. Ознакомьтесь с ОПИСАНИЕМ

Доработки функций по работе с лицевыми счетами гостей

"Откат" и начисление услуг проживания только по выбранному периоду проживания.

Нередко возникает потребность (в первую очередь - в групповых заявках) произвести перерасчет только по одному периоду проживания (по одному номеру). Теперь для этого не требуется производить общий перерасчет, выбирайте в диалоговом окне "отката" или начисления услуг нужный период проживания:

Обновление ИЮЛЬ 2023

Продажа маркированных товаров, товаров по штрих-коду. Новый диалог начисления услуг.

В связи с тем, что необходимость продажи так называемых "маркированных" товаров (вода, тапочки и пр.) с регистрацией в системе "Честный знак" рано или поздно станет обязательной и в отелях, мы были вынуждены провести соответствующую доработку системы. Однако, чтобы не ограничиваться только "обязательной" частью, касающейся "Честного знака", мы добавили также возможность продажи обычных товаров через считывание штрих-кода на упаковке. Все эти функции являются опциональными, но всё же сам диалог начисления услуг также изменился:

Теперь в новом диалоге начисления услуг (и товаров) можно выбрать сразу несколько позиций. Нажав на кнопку Сохранить в нижней части диалогового окна вы начислите выбранные услуги на счет гостя. А нажав Оплатить - сразу перейдете к оплате сформированного списка.

Для того, чтобы разобраться в деталях работы именно с маркированными товарами - прочитайте отдельное описание.

Продажа агентских товаров и услуг 

Эти функции могут быть полезны отелям, продающим товары или услуги других поставщиков по агентской схеме. В этом случае законодательство требует, чтобы в фискальном чеке такие товары сопровождались информацией о поставщике (ИНН, наименование, телефон). Более подробно об этих функциях вы можете почитать в этом описании.

Уведомления и поручения на группы пользователей

В разделе Администрирование - Админ появился новый подраздел - Группы пользователей, в котором можно создавать "группы" (например, "коммерческий отдел" или "все сотрудники офиса NNN"). Группа присваивается в свойствах учетной записи пользователя, а затем, при создании в системе сообщения или поручения, в заявке можно выбрать не только конкретного сотрудника или вариант "всем", но и адресовать на группу.

Поиск заявок по фамилии и имени гостя

Если ваш отель работает уже достаточно давно, в базе много гостей и заявок, может возникнуть сложность при поиске заявок среди однофамильцев. Теперь в строке поиска заявки в столбце ФИО гостя можно вводить условие "фамилия имя" через пробел.

Дополнительные фильтры для поиска номеров

В диалоговые окна, где производится подбор номеров (Новая заявка и Изменить - выбор номера в карточке заявки) добавлены дополнительные фильтры: по статусу с точки зрения уборки и по типу кровати.

Промежуточный статус уборки

В настройках системы (Администрирование - Отель - Группы ресурсов), в свойствах группы ресурсов можно включить дополнительную опцию "Использовать статус "Убран"". После этого вместо двух состояний "грязный" или "чистый" у номеров появится третье промежуточное состояние: "убран" (подразумевается: убран, но требует проверки). Новому состоянию номеров соответствует желтый цвет индикатора:

Ответственный менеджер гостя

В случае, если менеджера требуется закреплять не только за конкретными бронированиями, а за гостем, в постоянной карточке клиента добавлено новое поле:

При создании бронирования на гостя, за которым закреплен постоянный менеджер, этот менеджер будет также назначаться ответственным за заявку.

Прочие доработки

В систему внесен целый ряд других доработок:

• доработана логика расчета доступности инвентаря при его назначении в заявках: теперь при планировании выдачи на будущие даты доступность считается корректно;
• увеличен размер поля Примечание в карточке заявки;
• добавлены новые столбцы Номер, Тип номера, дата заеда в раздел работы с гостями при выгрузке данных в миграционный учет;
• добавлен флажок "Скрыть" в свойства учетной записи специалиста сервиса (для отключения данных уволившихся сотрудников и пр.)

Обновление АПРЕЛЬ-МАЙ 2023

Вашему вниманию предлагается список обновлений системы Ecvi, которые становятся доступны в составе майского обновления 2023 года.

Сложный тариф (включенные пакеты и услуги в тарифе)

При работе с тарифами в ECVI можно использовать функционал включенных в тариф пакетов питания, пакетов дополнительных услуг и просто услуг.
Идея заключается в том, что теперь к существующему механизму по работе с периодами (в рамках настройки тарифа) появились три дополнительных поля: "Питание", "Пакеты" и "Услуги":

Такой подход позволяет автоматически подставлять нужный пакет питания в Карточке заявки, а так же включать какой-либо пакет в стоимость проживания таким образом, чтобы общая сумма за проживание оставалась неизменной, но при начислении в счете выделялись такие включенные услуги не изменяя общую стоимость за проживание. Другими словами - все эти "включения" должны выполняться «за счет» цены самого проживания и стоимость суток должна оставаться неизменной, питание и пакеты должны считаться «в том числе».

Такая опция будет в том числе актуальна для тех отелей, которые используют интеграцию с каналами продаж (через Channel manager или прямые интеграции с каналами) и важно учитывать правильный пакет питания в заявке без изменения общей стоимости бронирования.

Внимание! Функционал работает только для тарифа, который отмечен в системе признаком "Динамический тариф".

Более подробная информация с примерами приведена в отдельной статье по ссылке - https://help.ecvi.ru/books/baza-znanii-ecvi/page/vklyucennye-pakety-i-uslugi

Новые функции по уборкам

В системе существенно расширились варианты установки уборок по номерам, теперь у пользователей, помимо установки периодичности по категориям номеров, появилась возможность:

1. Задать периодичность уборок по тарифам

В ECVI появилась возможность устанавливать расписание для уборок в зависимости от того, какой тариф установлен в Карточке заявки.

Настройка производится в модуле Администрирование - Услуги - Список тарифов - кнопка  Редактировать:

 

В этом окне пользователю следует установить вид уборки, периодичность назначения такого типа уборки и периодичность смены белья.

2. Назначение уборок в номерах через Календарь уборок из Карточки заявки

На закладке Прочее в карточке заявки добавлен Календарь уборки. Идея заключается в том, чтобы дать возможность назначать на календаре дополнительные уборки номера. То есть данный календарь не замещает, а дополняет ежедневное расписание назначения текущих уборок и т.п. Однако в ситуации, когда назначение стандартных текущих уборок отключено, Календарь может стать и основным инструментом для назначения уборок и смены белья.

Приоритетность назначения уборок

Так как мы имеем довольно гибкий вариант работы с назначением уборок, то следует отдельно отметить приоритетность, по которой уборки будут назначаться в том случае, если одновременно задана периодичность и у категории, и у тарифа и при этом дополнительно проставлены дни уборок через Календарь, порядок следующий:

• если в настройках категории установлена периодичность текущей уборки, и при этом в Карточке заявки установлен тариф со своей отдельно заданной периодичностью, то при смене статусов система будет использовать настройки периодичности по тарифу;
• если в настройках категории установлена периодичность текущей уборки и в Карточке заявки используется тариф, в котором так же прописана своя периодичность, и при этом пользователь отмечает в Календаре уборок дополнительные варианты уборки в номере, то при смене статусов система будет в первую очередь оперировать установленной уборкой в Календаре.

Обновление отчета "Прогноз уборок"

С учетом нескольких способов установки номера на уборку, был так же доработан отчет "Прогноз уборок на период", который позволяет супервайзеру планировать в будущем какое количество уборок будет проводиться.

Справочник трудоемкости уборок

Теперь в настройках каждой категории номера (Типа ресурсов) пользователи могут указать среднее время уборки номера для того, чтобы при назначении номеров для уборок между горничными для того, чтобы супервайзер мог оперировать общей длительность уборок по заданию конкретной горничной.

Настройка Длительности производится в модуле Администрирование - Отель - Типы ресурсов - поочередно для каждой категории нажимаем на кнопку Редактировать и в конце страницы расположен справочник с нормативами по уборкам. Для ввода значения кликните мышкой в ячейку "Длительность" и укажите значение для каждого вида уборок применимо к этой категории, сохраните изменения и выполните такую настройку для каждого типа ресурсов.

При распределении номеров в модуле Горничные - Задания на уборку - система будет показывать пользователю общее время, которое потребуется горничной для уборки номеров из своего распределенного задания.

Интеграция с системой EMIS

Регистрацию гостей в отеле и подготовку документов для передачи данных в миграционную службу теперь можно сделать эффективнее и удобнее как для гостей, так и для персонала с помощью интеграции ECVI и системы обработки документов EMIS Service для дальнейшей подачи электронного уведомления о прибытии гостя в такие системы как Элпост, Контур.ФМС, ГКУ «Московская безопасность», Скала и другие.

Система обработки документов EMIS Service представляет собой приложение с web-интерфейсом. В качестве аппаратной части используются сканеры производства Regula. EMIS Service используется в большом количестве отелей по всей стране. Система EMIS Service полностью соответствует законодательству в сфере обработки персональных данных гостей отеля, имеются все необходимые документы и сертификаты.

Использование ECVI в комплекте с EMIS Service позволит:

• Максимально оптимизировать рабочее время сотрудников службы приема и размещения. Данные, полученные с электронного носителя (RFID), имеют наиболее высокий уровень достоверности и исключают ошибки;
• Соблюсти все требования в области обработки и хранения персональных данных. Компания, G1 Software Russia, предоставляющая сервис EMIS зарегистрирована в реестре операторов ПДн;
• Осуществлять проверку данных гостя «на лету» еще на этапе сканирования. Если иностранный гость имеет несколько виз РФ, и сотрудник выбрал уже просроченный документ, то при сканировании комплекс предупредит его о том, что документ уже просрочен.

Отображение типа кровати (двуспальная/раздельно) при подборе номера

В том случае, если в отеле используются кровати-трансформеры, которые могут по разному конфигурироваться с учетом пожелания гостей (раздельно/одна двуспальная), в диалогах подбора номера при создании новой заявки или присвоении номера неразмещенной брони ECVI будет отображать тип кровати, который установлен на текущий момент в том или ином номере.

Для начала пользователи могут задать вручную какой тип кровати установлен в номере в свойствах "ресурса" через модуль Администрирование - Отель - Ресурсы:

Но далее добавится следующее: если в заявке (в Периоде проживания) установить новый требуемый тип кровати, то при выполнении операции Заезд для этого периода в номере будет принудительно установлен тот тип кровати, который был указан в периоде. И далее в номере этот тип кровати останется до тех пор, пока либо мы его вручную не поменяем в настройках ресурса через Администрирование, либо не произойдет заезд другого периода, где задан другой тип кровати.

Отображение ссылочного номера операции

Ссылочный номер в некоторых случаях запрашивается терминалом при выполнении операции "Возврат", номер ссылки платежной операции можно подсмотреть по кнопке Редактировать

Смена категории неразмещенной заявки

В новой версии появилась возможность изменить категорию номера у неразмещенной заявки, инструкция представлена по ссылке - https://help.ecvi.ru/books/baza-znanii-ecvi/page/kak-izmenit-kategoriyu-nerazmeshhennoi-zayavki

Вселение

В ECVI появилась возможность выполнять операцию "Вселение" в заявку, таким образом можно бронировать номер под компанию/турагентство на длительный период и вселять гостей на отдельно взятые периоды.

Для выполнения этой операции должна быть создана заявка под стандартным статусом "Временная"/"Подтвержденная", и если возникает необходимость выполнить вселение гостя на период в рамках такой заявки, то следует либо выполнить операцию "Вселение" при работе в Карточке и задать периоды поселения гостя в рамках этой общей заявки:

Либл выполнить это действие через графическую шахматку по правому клику мыши:

В результате таких действий будет создан отдельный период для вселенного гостя:

Статус Лист ожидания

Для работы стал доступен еще один статус для заявок - Лист ожидания.

Особенности статуса Лист ожидания для Карточки заявки:

1. В заявке в статусе Лист ожидания периодам нельзя присваивать конкретные комнаты.
2. В заявке в статусе Лист ожидания периодам нельзя менять статусы по отдельности.
   Статус меняется только для всей заявки целиком.
3. Заявки в статусе Лист ожидания можно отфильтровать с помощью соответствующего фильтра:
   

   

   
   
4. Заявки в статусе Лист ожидания не учитываются в квотах каналов и не учитываются в расчете числа занятых/свободных номеров.
5. Заявки в статусе Лист ожидания после перевода в статус временная/постоянная бронь автоматически попадают в расчет квоты каналов как только что созданная новая заявка.
   
6. Для заявок в статусе Лист ожидания выведен отдельный фильтр в модуле Отчеты - Статистика.

Более подробная информация представлена в инструкции по ссылке - https://help.ecvi.ru/books/baza-znanii-ecvi/page/kak-sozdat-zayavku-so-statusom-list-ozidaniya

Прочие доработки

Права пользователя на "откат" начислений на счетах

Правильнее будет написать: возможность устанавливать права для роли пользователей на "откат" начислений (проживание, питание...) на счетах. За счет этой функции появилась возможность запретить ряду пользователей операции по массовой отмене начислений.

Обновление МАРТ 2023

Вашему вниманию предлагается список обновлений системы Ecvi, которые становятся доступны в составе мартовского обновления 2023 года.

Новый статус заявки "Лист ожидания"

В карточке заявки добавлена возможность выбрать статус "Лист ожидания". Основная идея в основе данного статуса - добавление в систему предварительных запросов на бронирование от компаний или частных лиц, по которым ещё ведутся переговоры и нет ясности, будет ли данный запрос превращен в реальную бронь. Также статус может быть использован для сохранения заявок в ситуации, когда свободных номеров уже нет. Но есть шанс, что в случае в чьей-то отмены заявку удастся разместить.

Данный статус может быть выбран только при соблюдении следующих условий:

• ни у одного периода проживания не выбран конкретный ресурс (этот сстатус - только для неразмещенной брони);
• бронь только что создана, уже существующая бронь с любым другим статусом в статус "Лист ожидания" переведена быть не может.

В заявке в статусе Лист ожидания периодам нельзя присваивать конкретные комнаты.

В заявке в статусе Лист ожидания периодам нельзя менять статусы по отдельности. Статус меняется только для всей заявки целиком (данный пункт уточняю у заказчика).

Заявки в статусе Лист ожидания не учитываются в квотах каналов продаж (например, TravelLine и т.п.). И не учитываются в расчете числа занятых/свободных номеров.
Заявки в статусе Лист ожидания после перевода в статус временная/постоянная бронь должны попадают в расчет квоты каналов как только что созданная новая заявка.

В раздел Отчеты - Статистика добавлен отдельный показатель - число заявок в статусе Лист ожидания.

Календарь предоставления услуг в заявке

В дополнение к возможности застроить "понедельную" периодичность в расписании услуг или пакетов в карточке заявки, добавлена возможность создавать произвольное расписание на календаре.

При этом для редактирования доступны только даты проживания гостя.

Календарь уборок

На закладке Прочее в карточке заявки добавлен Календарь уборки. Идея заключается в том, чтобы дать возможность назначать на календаре дополнительные уборки номера. То есть данный календарь не замещает, а дополняет ежедневное расписание назначения текущих уборок и т.п. Однако в ситуации, когда назначение стандартных текущих уборок отключено, Календарь может стать и основным инструментом для назначения уборок и смены белья.

Примечание 20.03.2023:  доработка процедуры назначения уборок в системе ещё не завершена, поэтому пока функция Календаря уборок в системе не используется. Об готовности процедуры назначения уборок будет сообщено дополнительно.

Тарифы с включенными пакетами и услугами

В системе появилась возможность создавать тарифы с "включенными" пакетами и услугами. Более подробно данный функционал описан в отбельной статье:

Тарифы с включенными пакетами и услугами

Одно из очевидных применений этой новой функции: создание тарифов для ТревелЛайн, включающих питание. В этом случае питание будет выделяться из общей стоимости, полученной для брони. За счет "уменьшения доли" проживания.

Обновление ЯНВАРЬ 2023

Представляем вашему вниманию список доработок первого обновления системы Ecvi в 2023 году (обновление ЯНВАРЬ).

Дополнительные атрибуты номеров

Функция позволяет быстро найти номера с "видом на море", номера, где возможно "поселение с животными" и т.п. Создавайте атрибуты ваших номеров (вернее, любых ресурсов вашего отеля) в разделе Администрирование - Отель - Атрибуты ресурсов.

Дополнительные атрибуты (их краткое наименование) выводятся во всплывающей подсказке на номере, если навести на него курсор мыши слева в списке номеров на шахматке.

Также атрибуты могут использоваться для поиска (подбора) номеров для гостя в диалоговом окне создания новой заявки (Модуль Заявки - кнопка Новая заявка) и в диалоге выборе номера в карточке заявки (закладка Бронирование - кнопка Изменить).

Разделение гостей (счетов гостей) в заявке

Данная функция предназначена для ситуации, когда два или более гостей просят сделать им отдельные счета за проживание. И вообще, грубо говоря, оказывается, что эти гости "каждый сам по себе" не смотря на то, что им был забронирован один номер. Ситуация типична для командировочных. Поскольку функция не самая простая, мы сделали для неё ОТДЕЛЬНОЕ ОПИСАНИЕ.

Обновление подраздела Отчеты - Статистика

Теперь в подразделе Статистика модуля Отчеты для каждой календарной даты отображается не только число свободных номеров, но и число занятых, а также загрузка (в расчете на тип ресурса).

Справочник "Затраты и Нормативы" для типов номеров (ресурсов)

Справочник разработан для случая, когда, например, вам требуется учитывать дополнительные параметры в разработанных под ваш отель отчетах по обслуживанию номерного фонда и т.п. Информация, введенная как "норматив", никак не влияет на стандартные функции системы по работе с ресурсами отеля или гостями.

Справочник можно заполнять в разделе Администрирование - Отель - Типы ресурсов, в справочнике ресурсов в нижней части страницы.

Прочие доработки

Предупреждение при выезде гостей по заявке с ненулевым сальдо - теперь система предупреждает пользователя на наличии задолженности или переплаты. Напомним, что вы, тем не менее, можете оформить в системе факт выезда такого гостя и при необходимости провести операции по его счету и после этого. В Ecvi "выезд" не блокирует счетов.

Исправления "мобильной" версии формы бронирования - при отображении на экранах смартфонов иногда не корректно отображалась площадь номеров и предупреждение типа "осталось только 2 номера". Исправлено.

В диалоге свойств услуги, начисленной на счет снят запрет на редактирование поля "Период проживания" для оплаченных услуг. Теперь услугу можно "привязать" к номеру (периоду проживания) в т.ч. и после факта оплаты - может иметь значение для выгрузки в 1С.

Обновление НОЯБРЬ 2022

Представляем вашему вниманию обновление системы Ecvi НОЯБРЬ 2022, в которое вошли следующие новые функции и доработки.

Интеграция с менеджером каналов (Channel Manager) Bnovo

Теперь у пользователей Экви появляется выбор: к уже имеющейся стыковке с менеджером каналов TravelLine и прямой интеграции Ecvi с рядом каналов онлайн-продаж добавляется возможность работать с менеджером каналов Bnovo. При интеграции систем обеспечивается уже знакомый функционал: автоматическая выгрузка из Ecvi доступности номеров (квот), выгрузка цен по указанным тарифам и автоматическая загрузка из Bnovo созданных в каналах продаж бронирований.

Напомним, что система Ecvi автоматически управляет различными подключениями и позволяет одновременно эксплуатировать несколько стыковок. То есть вы можете, например, использовать и подключение к Bnovo, и собственную форму бронирования Ecvi для сайта, и прямое подключение Ecvi к каналу продаж Броневик. Хотя можно использовать и весь этот функционал только через одно подключение Ecvi к Bnovo.

За более подробными разъяснениями по подключению и работе с Bnovo обращайтесь в службу технической поддержки нашей компании.

Онлайн-каналы продаж: ручное задание квоты и овербукинг

В системе существенно доработана логика ручного задания квот на номера при стыковке с онлайн-каналами продаж. Напомним, что работа с квотами ведется в разделе Администрирование - Отель - Квоты. Ручное управление квотой становится доступным, если снять флажок все доступные на странице работы с квотами конкретного периода дат. Хотя в большинстве ситуаций отели предпочитают отправлять в канал именно все доступные к продаже свободные номера (благо система автоматически поддерживает сокращение или расширение их числа при бронировании), иногда можно перейти к ручному управлению квотой. В этом случае вы можете задать любое число отправляемых в канал номеров. Как меньше, так и даже больше числа имеющихся в соответствующей категории. Естественно, в последнем случае надо иметь в виду, что при бронировании из канала всех выставленных в канал комнат, возникнет ситуация перебронирования (овербукинга), которая потенциально может привести к негативным сценариям при приезде всех этих гостей.

Опишем логику работы системы с вручную заданной квотой. 

• Если отельер указывает квоту, которая больше числа фактически свободных комнат, то при каждом бронировании (из канала или вручную в Ecvi) система уменьшает квоту канала.
• Если квота указана меньшей, чем число свободных номеров, логика чуть сложнее. При бронировании из канала уменьшается квота канала. А при бронировании вручную в Ecvi (когда бронь создает пользователь) система "смотрит" на число свободных номеров в категории на даты: если свободных номеров больше, чем квота, квота не уменьшается. А как только число свободных номеров уменьшится и сравняется с квотой, каждое следующее бронирование будет уже автоматически уменьшать и квоту в том числе.
• Обратите внимание:  при работе с ручной квотой в случае отмены брони система уже не может знать, была ли бронь создана за счет квоты или без неё. Поэтому при отмене вручную заданная квота автоматически не восстанавливается (не увеличивается).

Работа с кассой в режиме аванс - предоплата - окончательный расчет

В Ecvi разработан расширенный режим работы с кассой (фискальным регистратором), при котором оплаты, которые принимаются за услуги "в будущих периодах" или без указания услуг, проводятся как предоплата или аванс. И в дальнейшем требуют формирования чека окончательного расчета. При этом текущий (и теперь "упрощенный") режим работы с кассой подразумевает, что окончательный расчет проводится при каждой оплате. Уточните у ваших специалистов по бухгалтерскому учету, в каком режиме вы хотели бы проводить расчеты с гостями. Более подробно работы с кассой в режиме аванс - предоплата - окончательный расчет описана в отдельной СТАТЬЕ нашей базы знаний.

Задание условий поселения и расчет стоимости брони в диалоге Новая заявка

Данная функция разработана для того, чтобы решать совершенно определенную потребность: как быстро назвать гостю стоимость возможного бронирования одного или нескольких номеров отеля? Указав возможные варианты тарифа, питания, скидки, но не создавая при этом бронь?

В диалоговое окно, которое появляется по кнопке Новая заявка (модуль Заявки) добавлены поля для задания условий бронирования (тариф, питание, скидка) и поля расчета стоимости. При этом всё же надо учесть, что операция перерасчета достаточно сложная, и поэтому при каждом изменении числа номеров для брони или тарифа/питания сумма к оплате автоматически не перерасчитывается. Но как только вы укажете те условия, которые требуются гостю - нажмите кнопку Рассчитать (справа от поля суммы к оплате) - и система отобразит стоимость. Если гостя устраивает предложенный вариант и вы нажимаете Вперед для создания заявки, выбранные вариант тарифа, питания и скидки будут установлены и в брони (для всех периодов проживания одинаково - измените после создания брони, если это требуется).

Овербукинг

Начиная с данной версии системы в режиме бронирования "Групповое бронирование и неразмещенная бронь" пользователи могут осознанно создавать ситуацию овербукинга (перебронирования) по некоторым категориям номеров. Поскольку система не скрывает категории, по которым доступность равна нулю или даже ушла "в минус". При этом данное право (на овербукинг) должно быть явно предоставлено группе пользователей (роли пользователей), без чего бронирование будет работать только в привычном режиме "только в счет доступных номеров".

Не лишне будет напомнить, что использование данной функции является рискованным и при определенном стечении обстоятельств может привести к невозможности заселения гостей и конфликтным ситуациям.

Отчеты: объединение разделов "базовые" и "расширенные"

Начиная с данной версии из Ecvi исключен подраздел Отчеты - Базовые отчеты. Теперь всем пользователям доступен только единый раздел Отчеты, куда добавлены несколько новых форм, заменяющих те, что ранее существовали в списке "базовых". Целью доработки является упрощение использования и поддержки отчетных форм, а также устранение разночтений.

Интеграция с системой управления репутацией TrustYou

Начиная с данной версии доступна интеграция (автоматизированная выгрузка данных) с системой управления репутацией TrustYou ( https://www.bigt.ru/trustyou ).

Обновление СЕНТЯБРЬ 2022

Предлагаем вашему вниманию описание новых и доработанных функций, которые появились в системе Ecvi в сентябрьском обновлении 2022 года.

Новая база знаний

С этой версией системы мы запускаем новую систему "помощи" и хранения полезных статей. Собственно, сейчас вы читаете это описание именно в ней, располагаться система помощи будет по адресу:  https://help.ecvi.ru

В ближайшее время именно на эту новую систему будет вести стандартная ссылка на базу знаний из самой Экви.

Динамические тарифы

В систему добавляется новый тип тарифов - «динамические», которые дополняют и расширяют ранее имевшееся понятие «основной тариф». В отличие от основного тарифа, который мог быть только один, динамических тарифов может быть неограниченное число. Кроме этого, динамические тарифы могут управляться как вручную по каждому дню, так и автоматически согласно заданным вами правилам. Несколько изменяются и «виртуальные» тарифы – теперь для них можно указывать, на базе какого «опорного» динамического тарифа они должны рассчитываться.

Это достаточно объемная тема, по ней мы подготовили отдельную статью:

Динамические тарифы

Прикрепление файлов к карточке гостя в рамках заявки на бронирование

Если открыть карточку гостя из заявки на бронирование, в ней добавлена новая закладка – Документы. Здесь вы можете загружать и управлять уже загруженными на сервер документами гостя. А также указывать тип загружаемого файла. Отметим, что основное назначение данной доработки – поддержка программного интерфейса с системой передачи данных в миграционный учет от ФГУП ПВС. Так как эта система требует обязательной автоматической загрузки сканов документов иностранных граждан. Ограничение на максимальный размер загружаемого файла - 10 Мб.

Будьте сдержанны при загрузке большого числа файлов на сервер, так как это может привести к замедлению работы системы в вашем отеле.

Галочка отключения связи с банковским терминалом

Применимо, если вы используете автоматическую стыковку Ecvi с системой оплаты по банковским картам от Сбербанка и стыковку с фискальным регистратором.

Данная функция добавлена для решения периодически возникающей проблемы, когда операция «по банку» проходит успешно и деньги с гостя списываются, но затем по какой-то причине происходит сбой печати чека на фискальном регистраторе (кончилась лента, ошибка связи и т.п.). Для исключения необходимости обращения в техподдержку в систему (прямо в диалоге занесения платежа) добавлена новая функция-флажок:

Ещё раз подчеркнём: пользоваться этой функцией следует только в случае сбоя при проведении оплаты. Когда деньги с клиента списаны, а чек не вышел. Тогда, устранив проблему с кассой, повторно запускайте процесс оплаты в Ecvi, снимите указанный флажок и проводите платеж. Система не будет обращаться к банку для снятия денег с карты, а только распечатает чек.

При штатном проведении платежей данный флажок всегда установлен и трогать его не нужно. При его снятии система выдаст дополнительное предупреждение, а при проведении платежа со снятым флажком – запишет это действие в Журнал.

Запрет начисления услуг в закрытом периоде

Ещё раз уточним, что речь пойдет о закрытии периода – функции (в меню ежедневных операций), которая может использоваться для исключения начислений при закрытии месяца, квартала и пр. А не о закрытии дня.

Ранее после закрытия периода в системе уже имелось ограничение (запрет) на ручное начисление на счета услуг с датой предоставления, попадающей в закрытый период. В данном обновлении добавлена проверка и запрет начисления в том числе и в функцию автоматического начисления проживания и периодических услуг по заявке. Эта функция, в частности, вызывается для каждой «проживающей» заявки при закрытии дня и в счетах по кнопке «Начислить услуги по заявке»:

При вызове функции Начислить услуги по заявке на счете гостя, если часть услуг попадают в закрытый период, будет выводиться предупреждение. Однако в случае закрытия бизнес-дня функция начисления вызывается автоматически сразу для всех проживающих, поэтому выдавать предупреждения система не будет. Однако все всех случаях, если по какой-то причине у гостя (заявки) не оказалось начислений в периоде, который был закрыт, логика будет такая.

Если у гостя нет начислений за проживание (выполнили перерасчет, но не сделали начислений, до сих пор была была ошибка в назначенном тарифе и др.), а он живет с 25 августа по 10 сентября. Период закрыли по дату 1 сентября. Запустили функцию начисления проживания (закрываем день) – услуги до 1 сентября начислены не будут. Начисления будут произведены начиная с 1 сентября по 10 сентября.

В связи с этим следует быть внимательным при подготовке с закрытию периодов. И заранее убедиться в корректности расчетов и начислений по счетам проживающим гостям.

Стыковка с ФГУП ПВС

Реализована стыковка с новой системой передачи данных в систему миграционного учета от компании ФГУП ПВС.

Небольшие, но полезные доработки

• Расширены возможности системы по журналированию работы пользователей с периодическими услугами в карточке заявки (закладка Услуги): теперь логируются события добавления, удаления и редактирования назначенных услуг.
• В список компаний в модуле Клиенты - Компании добавлен столбец ИНН (и убран столбец "Страна") - это упрощает поиск компаний, у которых ИНН не заполнен (или заполнен неверно). А это может вызывать проблемы при выгрузке данных в 1С.