Выгрузка данных в 1С

Видео-уроки по работе интеграции доступны по ссылке.
Подробная текстовая инструкция (для бухгалтера) доступна по ссылке.

Подготовка к работе

Получение внешней обработки

Интеграция работает через внешнюю обработку для 1С. Запросите ее по почте support@ecvi.ru, указав название отеля. Обработку необходимо подключить в вашей конфигурации 1с согласно инструкции, прилагаемой к файлу.

Настройка типов оплат

Чтобы платежи корректно попадали в 1С, для каждого типа оплаты в Ecvi нужно указать идентификатор, соответствующий справочнику 1С.

Перейдите в раздел Администрирование -> Разное -> Справочник типов платежей и для каждого типа оплаты откройте редактирование и заполните поле 1С ID:

Дополнительная настройка для апарт-отелей

Если ваше средство размещения работает по схеме апарт-отеля, версия внешней обработки 1с поддерживает выгрузку данных в разрезе собственников. Чтобы эта возможность работала, в Ecvi необходимо предварительно завести договоры управления с собственниками апартаментов.

Порядок действий:

1. Создайте договоры управления — свяжите каждого собственника с его апартаментом. Пошаговая инструкция: Как связать собственника с апартаментом.

2. Проверьте корректность настройки — после того как программы сдачи и договоры управления созданы, сформируйте в конфигурации вашего отеля 2–3 тестовых бронирования:

   • Начислите услуги и проведите платежные операции;

   • Сформируйте файл выгрузки согласно основной инструкции;

   • Проверьте, как данные прочитались и создались в интерфейсе 1С.

Если на любом из этапов - при создании договоров с собственниками или при формировании XML-выгрузки — потребуется помощь, обратитесь в техническую поддержку по почте support@ecvi.ru

Как система определяет, на кого выгружать услуги

От того, кто указан плательщиком в заявке, зависит, будет ли реализация выгружена на юридическое или физическое лицо.

Сценарий А: Услуги выгружаются на юридическое лицо
В карточке заявки заполнено поле "Плательщик" (выбрана компания). Все начисления по тарифу, питанию и дополнительным услугам автоматически относятся на эту компанию. Выгрузка идет как реализация юрлицу.

Обязательное условие: у компании-плательщика должен быть заполнен ИНН в карточке контрагента.
Без ИНН автоматическое сопоставление с 1С невозможно - выгрузка завершится ошибкой или данные не попадут в нужного контрагента

Сценарий Б: Услуги выгружаются на физическое лицо
Поле "Плательщик" не заполнено. Все начисления автоматически относятся на счет основного гостя - заказчика брони. Выгрузка идет как реализация физ лицу.

Сценарий В: Смешанный счет (часть услуг - юр лицу, часть - гостю)
Если в рамках одной заявки нужно часть услуг выставить на компанию, а часть — на гостя, работайте в счете заявки:

• По умолчанию все услуги начисляются на основного плательщика (компанию или гостя — в зависимости от заполненности поля «Плательщик»);

• Чтобы начислить услугу на другое лицо, переключитесь на счет нужного лица в интерфейсе счета и добавьте услугу вручную.

Выгрузка данных: пошаговая инструкция

Формирование файла выгрузки

Выгрузка данных из Ecvi осуществляется через XML-файлы, которые можно сформировать по кнопке из интерфейса ECVI -> Операции -> Выгрузка в 1С v3:

Заполните параметры:

• Период выгрузки — по умолчанию с начала месяца до указанной даты;

• Тип данных — выберите один из вариантов:

  • Реализации и оплаты — полная выгрузка за период;

  • Только реализации — только начисленные услуги;

  • Только оплаты — только поступившие платежи;

• Выгружать уже выгруженные данные — включите, если нужно повторно передать данные, которые уже выгружались ранее в текущем месяце.

Нажмите «Выгрузить». Формирование файла занимает до 1–2 минут, после чего станет доступна кнопка скачивания . Архив сохраняется в папку «Загрузки» вашего компьютера.

Логика выгрузки по датам

• Выгружаются услуги с датой предоставления по дату выгрузки включительно.

• Если выгрузка делается на последнее число месяца, в нее попадают:

  • Выехавшие заявки (выезд до даты выгрузки);

  • Проживающие заявки с выездом в следующем месяце (гость заехал в отчетном периоде, а выезжает в следующем - «переходящий период проживания»).

В интерфейсе внешней обработки 1С эти данные попадут в разделы «Выехавшие» и «Проживающие» соответственно.

Загрузка в 1с

1. Перенесите скачанный архив в папку, указанную в настройках внешней обработки (раздел Источник данных -> Каталог файлов XML):

2. Распакуйте архив в указанном каталоге

3. В интерфейсе внешней обработки выполните процедуру Чтение данных и в зависимости от раздела, в котором запускается команда - во внешней обработке будет загружена реализация или платежные операции.

В интерфейсе внешней обработки начисленные услуги распределяются по разделам: «Выехавшие» — для закрытых заявок, «Проживающие» — для заявок с переходящим периодом проживания

Как проверить, что услуга выгружена

В счете заявки выгруженные услуги отмечены желтым индикатором "1с". Если нужно сбросить этот признак (чтобы услугу можно было выгрузить повторно), воспользуйтесь кнопкой сброса в том же счете.

Сверка данных между Ecvi и 1С

После загрузки реализации в 1С рекомендуется выполнить сверку — убедиться, что данные, переданные из операционной системы, корректно легли в бухгалтерский контур.

Почему суммы могут не совпадать «копейка в копейку»

Ecvi и 1С решают разные задачи. Между ними существует естественная разница в подходах к учету:

Поэтому данные двух систем не обязаны сходиться «копейка в копейку» на лету. Задача сверки — не добиться механического равенства цифр, а убедиться, что все начисления из Ecvi корректно переданы в 1С и расхождения объяснимы.

Какие отчеты использовать для сверки в Ecvi

Для сопоставления с данными, загруженными в 1С, в Ecvi предусмотрены специализированные отчеты. Они находятся в разделе Отчеты -> Финансы (или через поиск по названию):

Рекомендуемый порядок сверки:

1. Сформируйте в Ecvi отчет «Оказание услуг за период (по плательщикам-организациям)» за тот же период, что и выгрузка в 1С.

2. Сопоставьте итоговые суммы в разрезе каждого контрагента с данными, загруженными в 1С.

3. При обнаружении расхождений — используйте отчет «Оказание услуг (реализация) за период (по услугам)» для поиска конкретной услуги, вызвавшей разницу.

4. Помните: расхождения могут быть вызваны разным моментом признания дохода (см. таблицу выше) или корректировками, проведенными после выгрузки. Убедитесь, что такие случаи задокументированы и объяснимы.

Частные случаи и исключения

Выгрузка до закрытия заявки (статус не «Выезд»)

По умолчанию выгрузка реализаций происходит только по закрытым заявкам (статус «Выезд»). Если нужно выгрузить услуги раньше — например, по заявкам со статусом «Заезд» или «Временная» — используйте специальную кнопку в счете гостя. Она позволяет принудительно отметить конкретные услуги для выгрузки:

Важно: если услуга ранее не выгружалась, но признак уже стоит — сначала снимите его и установите заново, чтобы она гарантированно попала в следующую выгрузку.

Исключение безналичных платежей из выгрузки

Внешняя обработка 1С считывает только те платежи, у которых в поле 1С ID указаны значения 3 (кредитные карты) или 5 (наличный расчет). Платежи с любыми другими значениями — например, 6 (безналичный расчет) — игнорируются и не попадают в файл выгрузки.

Пример использования: если безналичные оплаты, проведенные в Ecvi, при загрузке в 1С ошибочно попадают в оплаты по платежным картам, измените для типа оплаты «Безналичный расчет» значение 1С ID с 3 или 5 на 6. После этого такие платежи перестанут выгружаться.

Выгрузка по иностранному контрагенту

Для корректной передачи данных по иностранной компании заполните специальный реквизит «Идентификатор иностранного контрагента» в карточке компании (раздел Реквизиты счета).

Как обрабатываются возвращенные услуги

При возврате услуги в счете ей присваивается статус «3» (корректировка реализации). Внешняя обработка 1С создает корректировку на основании ранее загруженного документа реализации.

Порядок загрузки: сначала должен быть загружен документ со статусом «2» (реализация), затем — корректировка. Если корректировка делается в текущем периоде, а реализация — в предыдущем закрытом, старый документ реализации нужно предварительно пометить на удаление в 1С.