Автоматическая рассылка отчетов

Функция позволяет настроить автоматическую отправку отчётов на email или в мессенджер МАКС. Это решает задачи вроде «в конце месяца разослать отчёты менеджерам и акционерам» или «в 8 утра прислать сотрудникам набор отчётов по гостям, чтобы они могли работать даже при отключённом интернете».

Настройка

Раздел Администрирование - Отчеты

Здесь представлено два раздела "Рассылка отчетов" и "Отчеты".
В разделе "Рассылка отчетов"отображается список всех созданных рассылок с возможностью добавить, отредактировать или удалить запись. В таблице видны: наименование рассылки, дата и время начала, периодичность и признак активности. По своей структуре список похож на расписание действия ценовых пакетов в свойствах тарифа.

Создание рассылок

При добавлении новой рассылки заполняются следующие параметры.

Наименование рассылки — произвольная текстовая строка, по которой вы будете узнавать рассылку в списке.

Адресаты — можно выбрать нескольких пользователей системы или целые группы сотрудников.

Дата и время начала — момент, с которого рассылка начнёт работать.

Периодичность — как часто отправлять отчёты.

Признак активности — включает или выключает рассылку. Пока он не установлен, отправка не выполняется.

Способ отправки — email или МАКС.

Список отчётов к отправке — для каждого отчёта в рассылке указывается сам отчёт из списка, формат файла (PDF, XLS, XLSX, DOC, DOCX и другие) и входные параметры.

Как задаются параметры отчёта

В качестве входного параметра используется интервал дат. Он задаётся в формате «дата отчёта» с выбором одного из вариантов:

• текущая дата и время;

• вчера;

• завтра;

• первое число месяца;

• последнее число месяца.

Дополнительно можно указать оффсет — положительное или отрицательное число и единицу измерения: час, день, неделя, месяц, год.

Например, чтобы получать отчёт за вчерашний день, выбирается вариант «вчера» без оффсета. Чтобы получать отчёт за первое число предыдущего месяца, выбирается «первое число месяца» с оффсетом «минус 1 месяц».

Шаблон письма

В разделе «Админ — Шаблоны документов» в группе шаблонов «Емейл» добавлен шаблон «Рассылка отчётов». Он используется при отправке отчётов пользователям. В теле письма можно использовать переменную для макроподстановки наименования отчёта — это позволяет автоматически подставлять название отчёта в текст письма.

Как работает механизм отправки

Система запускает настроенные рассылки автоматически. При этом она отслеживает, какие рассылки уже отработаны, а какие ещё нет, — это важно для ситуаций, когда запуск механизма происходит позже указанного в настройках времени.

Для отправки отчёт формируется в виде файла и сохраняется в штатное файловое хранилище. Идентификатор файла фиксируется в журнале.

Отправка по email

Отчёт формируется в файл нужного формата и прикрепляется к письму. Используется настроенный в админке шаблон письма. Отправка работает как через встроенный sendmail, так и через внешний почтовый сервис — в зависимости от системных настроек.

Отправка в МАКС

Для отправки используется собственный сервис. Формат вызова описывается отдельно.

Что важно помнить

Рассылка не начнёт работать, пока не установлен признак активности. Параметры отчёта (интервал дат и оффсет) задаются индивидуально для каждого отчёта в рассылке. Формат файла тоже выбирается отдельно для каждого отчёта. Если запуск механизма отправки происходит с задержкой, система учитывает, какие рассылки уже отработаны, и не отправляет их повторно.