Email рассылки
Создание и управление рассылками
Управление почтовыми рассылками производится в подразделе Рассылки раздела Клиенты.
Описанные ниже функции недоступны отелям,пользующимся системой на тарифе Light. Перейдите на тариф Optimum или выше, если вы хотите использовать Рассылки.
Список рассылок
Управление рассылками осуществляется через таблицу. Для создания новой записи нажмите кнопку в правом верхнем углу экрана. Редактирование или удаление доступно по иконкам справа в строке нужной рассылки.
В таблице отображаются два основных поля: наименование рассылки и статус «Активна». Статус определяет, будет ли рассылка использоваться для отправки (активна) или будет просто храниться в системе (неактивна).
Настройка параметров
При создании или редактировании открывается окно «Настройка e-mail рассылки», которое позволяет задать все необходимые параметры
На первой закладке Настройка рассылки находятся следующие поля:
-
Имя рассылки - используется только внутри системы, гости его не увидят.
-
Тема рассылки - это то, что будет вписано в тему письма, которое получит гость.
-
Активность - письма рассылаются только для активных рассылок.
-
Периодичность - определяет, как часто система будет запускать рассылку и отправлять письма. Возможные значения: однократно, день (т.е. каждый день), неделя (каждую неделю), месяц, год.
-
Дата начала рассылки - дата и время, когда система первый раз запустит рассылку. Будет ли рассылка повторятся и если да - как часто, определяется предыдущей настройкой (периодичность).
Вторая закладка - Правила - очень важна, именно она определяет, кому и когда будут отправляться письма. Первое, что необходимо указать - какие условия по датам мы хотим указать. Возможны три варианта, при выборе которых будет меняться набор последующих полей, для задания условий.
-
Динамическая дата. Подразумевает создание условия типа <сколько-то> дней ДО или ПОСЛЕ даты заезда или даты выезда или даты брони (даты создания бронирования в системе) или даты оплаты (даты первого платежа на счете) или дня рождения гостя. Совместно с этим типом правила лучше создавать рассылки с периодичностью «день», т.е. такие, которые запускаются в системе ежедневно. Чтобы никого из гостей не пропустить ведь условие, что до заезда осталось, к примеру, 3 дня, сработает для брони только в определенную дату.
-
Интервал дат. В этом случае мы сможем задать условие типа дата заезда или дата выезда или дата брони (даты создания бронирования в системе) или дата оплаты (даты первого платежа на счете) или день рождения гостя в интервале c <дата и время> по <дата и время>. Здесь можно использовать и рассылки с периодичностью однократно или год, поскольку, к примеру, поздравлять всех январских именинников мы будем только 1 раз в году (если так решили). Причем в отношении дней рождения надо учесть, что интервал дат подразумевает не дату, когда гость родился (не надо создавать кучу рассылок для всех дат и для всех годов за последние 100 лет…), а даты в этом году, когда гость празднует свой день рождения. И кстати, если задать периодичность «год», то в следующем году рассылка отработает точно так же. Система в этом случае не смотрим на год, а только на сами даты (дни месяцев). Конечно, помимо дней рождения мы можем использовать этот вариант правила, например, для рассылки спецпредложений всем гостям, которые заезжали к нам прошлым летом и т.п. (здесь, кстати, год в дате уже будет играть роль).
-
Без условия по дате. Этот вариант означает, что даты рассылка вообще не должна учитывать. Скажем, мы просто хотим разослать письма всем VIP-гостям или гражданам определенной страны.
-
Пол. Здесь, пожалуй, всё должно быть понятно. Если требуется поздравить с 8 марта, выберем пол «женский».
-
Страны. Помимо Для всех стран можно выбрать Для страны или Не для страны. Т.е. можем, например, рассылать письма на русском только для гостей из страны Россия и на английском (в другой рассылке) - для всех стран, которые не Россия.
-
Сегмент. Если выбрать, то рассылка отработает только по гостям из бронирований, которым в карточке был установлен указанный сегмент (например, «Командировочные»).
-
VIP. Если установлен - рассылка только для VIP гостей. Иначе - для всех.
На закладке Шаблон создается само тело письма. Здесь, во-первых, имеется специальная панель кнопок, с помощью которых можно оформить письмо не как простой текст, а как красивую страницу (для этого, возможно, придется освоиться с некоторыми базовыми понятиями HTML, но и без них кое-что можно сделать…). Во-вторых, в текст письма можно вставлять специальные «переменные», которые в итоговом письме автоматически превратятся в ФИО гостя, его номер комнаты, даты заезда и пр. Эти переменные перечислены на закладке Переменные:
Помните, что в шаблон письма эти переменные надо вставлять точно в таком виде, как они приведены в списке, т.е. в двойных фигурных скобках. Проще всего их просто копировать со вкладке Переменные и вставлять в текст, не изменяя.
Отписка от рассылки для гостей. Об этом важно помнить, чтобы наша рассылка не расценивалась как спам. Но вам не требуется что-то специально добавлять в текст письма: в конце каждого е-мейл система автоматически добавит стандартное предложение о возможности отписаться, перейдя по ссылке. Щелкнув на которой, гость увидит страницу, что его адрес удален из рассылки. При этом в карточке гостя в разделе Клиенты - Гости будет установлен флажок Без рассылок. При необходимости вы можете как выставить этот флажок вручную, так и снять его.
Собственно, на этом про сами рассылки всё. Осталось рассмотреть еще общие настройки и ограничения по рассылкам, об этом - ниже.
Настройка рассылок
Для гарантированной доставки писем (защита от блокировок и спама) Ecvi использует инфраструктуру стороннего провайдера — сервис DashaMail.
Доступны два режима работы, различающиеся объемом отправки и способом авторизации отправителя.
-
Если вы планируете ограничится рассылками по небольшим группам адресатов (максимум - несколько сотен) и, скажем, добавить отправку писем гостям за 3 дня до заезда - вы можете пользоваться встроенной в Ecvi почтовой учетной записью. Ограничение - максимум 1000 писем в месяц и письма, отправляемые от “Отеля”, т.е. вы не сможете вписать в поле “От” именно себя или свой отель. Только в тему письма. Зато это просто, не требует доплат и дополнительных технических настроек.
-
Если вы планируете рассылать каждый месяц тысячи писем, хотите оформлять их “по всем правилам“ и т.п. - такой вариант тоже имеется. Вам потребуется зарегистрироваться на сайте https://dashamail.ru/, указав там свой рабочий домен (делать рассылки от лица отеля с адресом на mail.ru или gmail не получится). Также потребуется озадачить своего технического специалиста (опять же - не нас) на внесение небольших изменений в настройки DNS (если вас это уже напрягает - вернитесь к предыдущему варианту…). После чего вы сможете указать данные, полученные в Dashamail, в настройках Ecvi, и рассылки начнут работать от вашего имени и большими объемами (хоть по 100 000 писем в месяц…). Подписку следует оформлять на сервис SMTP.
Сами настройки рассылки выполняются в Ecvi в разделе Администрирование - Разное - Стыковки.
На этой иллюстрации показан вариант настройки, если вы самостоятельно зарегистрировались в сервисе рассылок (и получили там данные для подключения ID и Secret,API_KEY, а также ограничения для своего тарифного плана). Если вы планируете использовать встроенную учетную запись рассылок - выберите соответствующую опцию, при этом большинство полей станут недоступны и настраивать их не потребуется. Единственное, что всегда доступно - флажок Активность. Если он не установлен, никакие рассылки, даже созданные ранее, отправляться не будут.