Мобильное приложение ECVI: задания службам

Общие сведения

Мобильное приложение «Ecvi - задания службам» поможет сотрудникам инженерной службы и службы горничных в выполнении ежедневных задач. Основные функции приложения:

• Отображение списка задач, назначенных сотруднику

• Уведомление о новых задачах

• Передача в основную систему (Ecvi) информации о факте выполнения задачи

• Постановка номеров на ремонт

• Сохранение фото неисправностей и хода работ в заявках

• Контроль выполнения качества проведенных работ
  

Мобильное приложение предназначено для смартфонов, работающих на операционной системе Android версии 6.0 и выше. Вы можете установить приложение из официального «магазина» приложений Google Play или RuStore https://www.rustore.ru/catalog/app/com.edelink.ecvi_housekeeping

Вход в приложение, настройки подключения

В зависимости от того, к какому типу специалистов в системе Ecvi относится ваша учетная запись, список заданий будет отображать либо список помещений для уборки (задания на уборку), либо список задач по ремонту и обслуживанию. Для пользователей-"менеджеров" доступен список всего номерного фонда.

Задачи инженерной службы

Описание задания на ремонт

На экране детального описания задачи отображаются все поля задания на ремонт, за исключением «примечания менеджера». В нижней части экрана находятся галерея фото, кнопки В процессе, Отложено и Выполнено, позволяющие соответствующим образом поменять статус задачи. В дополнение к изменению статуса можно добавить комментарий, который будет присоединён к подробному описанию задачи в Ecvi как «ремарка исполнителя».

При работе со списком фотографий в заявке нажимайте на фото для просмотра на весь экран или нажмите пустую ячейку с символом "+" для добавления нового снимка (с камеры или телефона вашего устройства).

Платные/бесплатные задачи

При формировании задачи в службе сервиса у супервайзера/ответственного сотрудника есть возможность обозначить признак платной услуги с указанием стоимости:

Эта информация будет транслироваться в задаче мобильного приложения:

Сортировка задач

При обработке поставленных задач исполнитель может произвести сортировку используя соответствующий набор признаков для сортировки:

- По приоритету
- По просроченности (исходя из заданной даты исполнения заявки)

Задачи по уборке помещений (горничные)

В случае, если сотрудник относится к этажной службе (службе горничных), приложение отображает список задач, назначенных данной горничной в модуле Ecvi Горничные – Задания на уборку. 

В списке задач выводятся помещения со статусом "грязный" (красный индикатор) и "убран" (если данный статус используется).

Для помещения отображается номер, тип уборки, примечание к уборке, статус помещения.
В случае, если для помещения создана задача в службе сервиса, то об этом будетс свидетельствовать пиктограмма .

Признак смены белья устанавливается с помощью пиктограммы .

Нажав на строку в списке, пользователь переходит в раздел детального описания задания на уборку. В нижней части списка находится кнопка Выполнено или Убрано (при использовании промежуточного "желтого" статуса уборки), которая переводит помещение в статус "Чистое" и предназначена для отметки факта выполнения уборки (или в статус промежуточной уборки). Прокручивайте список полей на экране детальной информации вниз, чтобы ознакомится с информацией, а также получить возможность:

• Добавить комментарий к уборке. При этом тот текст, который вводит пользователь, не замещает предыдущий комментарий, а добавляется к нему вместе с именем сотрудника, который ввёл новый текст.
• Изменить тип кровати (текущая) – может принимать значения «Не задано», «Раздельно» или «Двуспальная». Пользователь (как менеджер, так и горничная) может изменить значение поля, чтобы привести состояние номера в системе к фактическому. При этом обращайте внимание на поле Тип кровати (след.заезд) – информационное поле, данные в которое выводятся в случае, если на текущий момент номер свободен. Отображает тип кровати, который задан в следующем по времени бронировании этого номера. То есть может быть полезно при выполнении, например, отъездной уборки, чтобы привести кровать в состояние, которое требуется для следующих гостей.
• Добавить заявку на ремонт при обнаружении неисправностей.
• Просмотреть заявку на ремонт и при достижении результата обозначить признак выполнения задачи службы сервиса, если заявка будет считаться выполненной.

Как и система Ecvi, мобильное приложение может поддерживать «промежуточный» статус номера, которому соответствует желтый цвет индикатора состояния (может быть включено в Экви в разделе Администрирование). Статус условной называется «номер убран» и предназначен для обозначения факта «номер убран, но требуется проверка менеджером». Если работа с этим промежуточным статусом включена, то все номера, которые горничная помечает в приложении как «готовые», на самом деле будут переводиться именно в «желтый» статус. А окончательный статус «Готово» присваивает только пользователь с полномочиями «менеджер» в мобильном приложении или сотрудник в Ecvi.

Режим "Менеджер"

Сотрудник с полномочиями «менеджер» (настраивается в Ecvi в разделе Администрирование – Сервис – Специалисты, в свойствах специалиста в подразделе «Дополнительные параметры для мобильного приложения») при входе в мобильное приложение видит полный список помещений отеля и может работать с любым из них:

• контролировать качество выполненных работ по уборке и переводить номер из статуса "убран" (желтый) в статус "готово" (зеленый индикатор)
• Ставить номер на уборку (в т.ч. возвращать в работу, если уборка выполнена недостаточно качественно)
• Создавать заявки на ремонт
• Просматривать существующие заявки на ремонт, добавлять комментарии и фото

На основном экране в режиме "менеджера" на панели над списком помещений располагаются кнопки:

• создать заявку на ремонт (иконка "гаечный ключ") - можно использовать для помещений, которых нет в списке;
• отфильтровать список (иконка "воронка")

Нажатием на помещение в списке открывается окно детального описания помещения: детали задания на уборку и в нижней части экрана - список актуальных заданий на ремонт (если есть). Также в нижней части экрана будут доступны кнопки постановки номера на уборку и создания новой заявки на ремонт.

Однако следует иметь в виду, что при этом, если номер был в «зеленом» статусе, задание на уборку не будет автоматически назначено какой-либо горничной. А заявка на ремонт не будет назначена "специалисту". Это назначение потребуется дополнительно сделать в модуле Горничные или Сервис в Ecvi.

Сортировка помещений может быть осуществлена по следующим признакам:

- По статусу уборки
- По наличию ремонта
- По занятости

Для пользователя мобильного приложения с ролью "Менеджер" доступно переключение режимов просмотра данных между помещениями с точки зрения статуса уборки и по заявкам на ремонт в помещениях. Переключение выполняется с помощью кнопок из нижнего блока:

Прочее

Логирование операций в мобильном приложении

Уведомления о назначении заданий

Система отправляет уведомления (так называемые push-уведомления) на телефон пользователя в случае назначения в Ecvi нового задания на ремонт инженеру или новых помещений для уборки горничной. При этом система Ecvi «помнит» идентификатор того телефона, на котором пользователь последний раз заходил в приложение «Ecvi: задания службам». То есть, если пользователь поменял телефон и зашел на нём в приложение, то уведомления будут приходить уже на него.
Примечание. Следует учесть, что на некоторых моделях телефонов требуются дополнительные настройки безопасности приложения в системе Android для бесперебойного получения уведомлений, когда телефон «засыпает». В зависимости от производителя настройка может называться «Разрешить работу в фоне» или меть другое название. В случае, если на ваш телефон не приходят уведомления, проконсультируйтесь у технических специалистов вашего отеля.

Настройки системы Ecvi, относящиеся к работе в мобильном приложении

Создание учетных данных пользователей

Для того, чтобы пользователь мог пользоваться мобильным приложением, и система «знала», какие задания ему выдавать, учетная запись сотрудника должна быть создана в Ecvi в разделе Администрирование -> Сервис -> Специалисты. Как уже указывалось выше, вход в мобильное приложение возможен либо по номеру телефона, либо по адресу электронной почты, указанному в карточке специалиста. Поэтому необходимо заполнить хотя бы одно их этих полей и указать пароль.

В текущей версии системы автоматическая отправка пароля в СМС или по электронной почте недоступна.

"Промежуточный" статус уборок

Использование промежуточного «желтого» статуса уборок настраивается в Ecvi в разделе Администрирование – Отель – Группы ресурсов в свойствах группы ресурсов.

Уведомления о задачах через бота Telegram

Теперь пользователи могут подписаться на Telegram-бота для получения информации о ремонтах и уборках.

Доступны три варианта подписки:

• Только уведомления об уборках.
• Только уведомления о ремонтах.
• Оба типа уведомлений одновременно.

Для настройки подписки следует обратиться в техническую поддержку по почте support@ecvi.ru, где следует указать наименование средства размещения и перечень подписок, на которые пользователь должен быть подписан.