Как прикрепить компанию к заявке

Если гость проживает от организации, в Ecvi можно прикрепить компанию к заявке. Для этого в карточке заявки предусмотрено три независимых поля:

Поле	Назначение
Организация	Информационное поле. Указывает, к какой-либо компании, относится гость. Может использоваться для высфильтравленция счетови или для ведения отчеётности. Не влияет на то, на чей счёт будут начисляться услуги.
Плательщик	Определяет, на чей счёт начислять услуги. Если заполнено — услуги автоматически начисляются на выбранную компанию. При выгрузке в 1С попадают как реализация юрлицу.
Агентство	Указывает компанию-посредника, через которую поступила заявка. Используется для расчёта комиссии агента в отчёте «Комиссионные агентов».

Компания может быть указана во всех трёх полях одновременно, в двух из них или только в одном — в зависимости от ситуации.

Как прикрепить компанию-плательщика

Этот сценарий используется, когда проживание и услуги гостя оплачивает организациям.

сл

Шаг 1. Откройтедует добавлять в Ккарточку заявки
Найдите гпосле «Платяельщик». Начните вводить нформацзванию ое компании.

в

Шаг пол2. Выберите "Оргили создайте компанизация".ю

• Если компания раньшуже была заведена пользователями, то при вводе букв— система предложит её из выпадающего списка. Выберите нужную.

• Если компании ещё нет — нажмите «Создать» и заполните карточку.

Правила заполнения карточки компании:

Поле	Как заполнять
Название	Краткое название без организационно-правовой формы (ООО, ПАО, ОАО). Например: «Горизонт», а не «ООО Горизонт». Это упрощает поиск компании в будущем.
Полное наименование	Полное название с формой собственности. Например: «Общество с ограниченной ответственностью "Горизонт"»
ИНН	Обязательно! Без ИНН автоматическое сопоставление с контрагентом при выгрузке в 1С будет невозможно — выгрузка завершится ошибкой.

Шаг 3. Назначьте компанию плательщиком
Убедитесь, что в поле «Плательщик» выбрана нужная компания. После этого:

• Все услуги по заявке (проживание, питание, дополнительные пакеты) будут автоматически начисляться на счёт компании.

• Система будет считать преимущественным способом расчёта безналичную оплату. При этом другие способы расчёта остаются доступны — их можно проводить в рамках той же заявки.

• При выгрузке в 1С начисления попадут как реализация юридическому лицу.

Как заполнить поле «Организация»

Поле «Организация» носит информационный характер. Оно используется, если нужно:

• отметить, что гость проживает от определённой компании, но при этом услуги оплачивает сам гость (поле «Плательщик» не заполнено);

• вести отчётность и фильтровать заявки по компаниям, даже если счёт выставляется физическому лицу.

Порядок заполнения такой же: начните вводить название, выберите из списка или создайте новую карточку компании.

Важно: заполнение поля «Организация» само по себе не делает компанию плательщиком. Чтобы услуги начислялись на счёт компании, обязательно заполните поле «Плательщик»

Как прикрепить компанию-агентство

Этот сценарий используется, чтобы зафиксировать, через какую компанию-посредника поступила заявка. Это не влияет на оплату услуг гостем, но позволяет рассчитать комиссию агента.

Шаг 1. Убедитесь, что компания заведена в системе
Порядок создания — такой же, как для плательщика (см. выше).

Шаг 2. Заполните размер комиссии в карточке компании
Откройте карточку компании и укажите значение в поле «Комиссия» (в процентах). Именно это значение будет использоваться ужпри расчёте агентского вознаграждения.

Шаг 3. Укажите компанию как агентствой в заявке
В карточке заявки запойлните поле «Агентство», выбргав нужную компанию.

Где увидеть результат:
Данные о комиссии агентов собираются в специальном отчёте «Комиссионные агентов». Указации,нная в заявкесли компания -агеще не добатствлялась, то будет правтоматичедски в него вкложючен пункт Создать:.

При создании компании указывайте название без формы организации (ООО, ПАО, ОАО...), эту информацию следует вносить в поле "Полное наименование" для удобного поиска компании в будущем.

Наследование сегмента и источника

ПЕсли в карточке компании заполнены поля «Сегмент» и «Источник», система предложит автоматически применить эти значения к заявке при выборе компании в любом из полей — «Организация», «Плательщик» или «Агентство». Это удобно, когда у вас есть постоянные корпоративные клиедунты с заранее известными параметрами — не нужно каждый раз заполнять их в том слручную.

Частые, евопросы

Можно ли усприкрепить илуги изменить компанию после заезда гостя?

Да, можно. Откройте карточку заявки и измените будут оплзначение вать нужном поле.
Есяли вы изменили поле «Организация» или «Агентство» — никаких дополнительных действий не требуется, так как услугим образвтоматически начисляются на счет Гостя - заказчика брой книромпванияю.
Если вы изменили поле «Плательщик» — учитывайте важную особудут заенноситсяь:

у

• Услуги, пко заявкторые (проуживание, питание, доп. пакеты). Система будет считать что преимущественным способом расчета будет Безналич ный расчет (не отменяя при этом возможности проводить другие варианты расчетов в заявке).
  Начислены, останутсяемые услуги на счеёте прежнего плательщика-. Автоматического переноса на нового плательщика не происходит.

• Чтобы переопределить начисления на новое юридическое лицо, выполните процедуру:

  1. Нажмите кнопку «<<» (отмена начисления) для услуг, которые нужно перенести;

  2. Нажмите кнопку «>>» (повторное начисление) — услуги будут начислены заново, уже на счёт нового плательщика.

Как быть, если часть услуг оплачивает компания, а часть — сам гость?
В счёте заявки переключитесь между вкладками плательщика и гостя: услуги, добавленные на вкладке компании, при выгрузке в 1с буйдут учитываться как реализация по юридическому лицу, при этом если требуется часть; услуги зна вкладке гостявить — как доход по физическому лицу,. Одна заявка может содержать оба типа начислений одновременно.

Чем отличается поле «Ореключганизациясь» между вкладкамиот поля "К«Плательщик»?
«Организация» — информационное поле, оно не влияет нт" возможноа начисление услуг. «Плательщик» — определяет, на чей счёт попадут услуги. Если гостя-фь живёт от компании, но платит сам — заполните только «Организацию». Еслиц платит компания — заполните «Плательщика».

ПЧтоле Агентство использбудется в том случае, если необходимо заявполнить что указанная заявка поступила через компанию-агентство. Отличительной особенностью является то, что указанная таким образом компания-агентство в Карточке заявки будет учитываться при формировании специального отчета "Комиссионные агентов" (комиссия рассчитывается исходя из установленного значения % в поле "Комиссия" в Карточке компании).

В случае, еслиИНН у компании ус-плательщикановлены поля Сегмент ?
При Источнивыгрузк,е тов 1С система прнедл сможиет нсопостаследоваить экомпанию с контрагентом в бухгалтерской базе. Это приведёт к ошибке выгрузки, и данные не попадут в 1С до тех пор, пока ИНН не будет добавлен в карточку компабнии.
Настываоятельно рекомендуемой заполнявть ИНН сразу при создании ке:омпании.