Как работать с Авансами и Предоплатами (54-ФЗ)

При интеграции с кассовым аппаратом, в ECVI можно включить опцию для работы с признаками способа расчета (ПСР, тэг 1212): Предоплата (2), Аванс (3), Полный расчет (4), которые в автоматическом режиме будут использоваться при формировании кассового чека.

Предоплата

Частичная предварительная (или полная) оплата, которая осуществляется гостем до получения товара/оказания услуги.
При работе в ECVI признак "Предоплата" будет использоваться в том случае, если в счете гостя присутствуют услуги с датой предоставления больше текущей даты.

Пример применения ПСР Предоплата

Если в счете имеется хотя бы одна услуга с датой предоставления в будущем периоде, то при проведении оплаты автоматически установится признак способа расчета "ПРЕДОПЛАТА", при этом обработка такой заявки будет происходить в два этапа:
1 этап - предположим, что гость заезжает в отель 26 октября с периодом проживания с 26 октября по 01 ноября, по правилам начисления в счете будут начислены услуги проживания посуточно на каждый день проживания:

Гость в день заезда оплачивает весь период проживания - в этом случае система видит, что в списке предоставляемых услуг присутствуют услуги с датой оказания в будущем периоде, поэтому ECVI при печати чека будет автоматически использовать признак ПРЕДОПЛАТА.
ТУТ СКРИНШОТ С ПРИЗНАКОМ ПРЕДОПЛАТА В ДИАЛОГЕ ОПЛАТЫ

2 этап - все проводимые кассовые чеки с признаком ПРЕДОПЛАТА по окончанию проживания гостя должны быть закрыты завершающим чеком ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ с зачетом предоплаты, как правило, его следует использовать по выезду гостя, тем самым подразумевая, что услуги гостю оказаны в полном объеме.
ТУТ СКРИНШОТ С ПРИЗНАКОМ ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ В ДИАЛОГЕ ОПЛАТЫ

Аванс

Предоплата в случаях, когда заранее нельзя определить перечень товаров/работ/услуг.
При работе в ECVI признак "Аванс" используется в том случае, если пользователь вручную вводит сумму к оплате с использованием переключателя "внесение суммы вручную" в диалоге оплаты (пункт 2 из инструкции по ссылке)

Пример применения ПСР Аванс

Проводится так же в два этапа - сначала печатается фискальный чек АВАНС, а после начисления услуг и в день выезда гостя формируем второй чек ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ с зачетом предоплаты.

Если в счете гостя начисления отсутствуют и гость хочет внести авансовый платеж, то в этом случае можно без начислений услуг нажать на кнопку кнопку Оплатить, выбрать Категорию и Тип платежа и далее в поле "Сумма" (с установленным флагом "внесение суммы вручную") указать ту сумму, которую гость хочет внести в качестве предоплаты за услуги (которых по факту еще может не быть в счете), в этом случае при использовании фискального варианта оплаты ECVI при печати чека будет использовать признак "АВАНС", при этом в одном счете допускается использование нескольких авансов разными типами оплат.
Главное правило - в одном счете авансы должны быть либо все фискального типа (проводятся по кассе), либо все не фискальные. Комбинировать авансы с разной настройкой "Проводить по кассе" нельзя, так как при закрытии чеком ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ не удастся разобрать какие услуги в одном счете соотнести к фискальному авансу, а какие к не фискальному.
Если в счете гостя нужно провести авансы с разной настройкой "Проводить по кассе", то необходимо создавать дополнительный счет и разделять услуги между этими счетами.

ТУТ СКРИНШОТ С АВАНСОМ

Полный расчет

Полная оплата, в том числе с учетом аванса (предварительной оплаты) в момент передачи предмета расчета.
При работе в ECVI признак Полный расчет будет передаваться в чеке автоматически в том случае, если у начисленных услуг дата предоставления совпадает с текущей датой или меньше текущей даты.

ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ возможно проводить только в том случае, если сальдо гостя нулевое, т.е. все услуги начислены и оплачены.

Пример применения ПСР Полный расчет

1. Если гость будет проживать только одни сутки и во время заезда оплачивает свое проживание, пример:

То с учетом того, что услуга проживания будет начислена текущей датой - при печати фискального чека будет автоматически использоваться признак ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ, так как дата оказания услуги производится "сегодня":

ТУТ СКРИНШОТ С ПОЛНЫМ РАСЧЕТОМ

2. Если уже проживающий гость хочет воспользоваться какой-либо дополнительной услуги, которую хочет сегодня и "получить" - это может быть как услуга (например "Аренда велосипеда") так и товар, который гость хочет купить за стойкой регистрации (вода/продукты/сувениры и т.д.), в этом случае при использовании фискального типа оплаты ECVI автоматически передаст признак ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ, и если при этом в счете гостя уже проводилась платежная операция с признаком ПРЕДОПЛАТА, то в чек ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ такая доп услуга повторно не будет включаться, т.к. при продаже доп услуги уже использовался признак ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ

Ситуации с вариантами формирования чеков с ПСР

Ситуация	Первый чек	Второй чек
1. Гость проживает 3 суток по цене 2000 рублей в сутки и в день заезда оплачивает весь период проживания	Предоплата 6000 рублей, так как в начисленных услугах есть услуги с датой оказания в будущем периоде	Полный расчет с зачетом предоплаты 6000 рублей
2. Гость проживает 3 суток по цене 2000 рублей в сутки, в день заезда оплачивает весь период проживания, но уезжает раньше на 1 день	Предоплата 6000 рублей, так как в начисленных услугах есть услуги с датой оказания в будущем периоде	На вторые сутки гость требует возврат услуг за последние сутки в размере 2000 рублей - возвращаем последние сутки проживания с печатью чека "Возврат прихода". Затем выполняем операцию Полный расчет с зачетом предоплаты 4000 рублей.
3. Гость проживает 3 суток по цене 2000 рублей в сутки и в день заезда оплачивает только первые сутки проживания	Полный расчет 6000 рублей	Расчеты завершены, другие чеки не требуются
4. Гость проживает 3 суток по цене 2000 рублей в сутки и 3000 оплачивает наличными и еще 3000 по карте	Аванс, два отдельных чека: 3000 рублей наличными; 3000 рублей по карте. Нюанс - в кассовом чеке будет отражена услуга по-умолчанию "Услуги гостиницы", т.к. при авансе неизвестно за что берется оплата (услуги могут быть не начислены в счете)	Полный расчет с зачетом ранее проведенных авансов 3000 наличными и 3000 по карте В чеке полного расчета будут переданы начисленные услуги из счета.
5. Гость проживает в отеле и хочет купить воду по цене 100 рублей	Полный расчет 100 рублей	Расчеты завершены, другие чеки не требуются
6. Гость проживает в отеле и хочет на следующий день воспользоваться услугой "Аренда ноутбука" за 1000 рублей	Предоплата 1000 рублей, так как дата оказания услуги по аренде в будущем периоде (не сегодня)	Полный расчет с зачетом предоплаты 1000 рублей

Добавить что будет в Z-отчете при работе с полным расчетом - по опыту у многих пользователей начинается непонимание того, что в чеке Полного расчета они так же видят суммы ранее проведенных Предоплат - в Z-отчете попадают в отдельный раздел "Предварительная оплата аванс" и не попадают в доход повторно.