Как работать с Авансами и Предоплатами (54-ФЗ)

В ECVI можно активировать опцию для работы с признаками "Предоплата" и "Полный расчет", настройка производится в модуле Администрирование - Отель - по кнопке Редактировать в разделе Дополнительно установить флаг Активно в поле:

Сохранить изменения и всем пользователям осуществить выход и вход в систему (перелогиниться).

При активации такого режима работы с включенной интеграции с кассовым аппаратом, при печати фискальных чеков ECVI будет в автоматическом режиме подставлять нужные признаки способа расчета (ПСР) в фискальном чеке по следующим правилам:

ПРЕДОПЛАТА

1. Если в счете имеется хотя бы одна услуга с датой предоставления в будущем периоде (больше текущей даты), то при проведении оплаты автоматически установится признак способа расчета "Предоплата", этот признак будет выводиться в диалоге "Внесение оплаты по счету":

И в фискальном чеке будет использоваться ПСР - "ПРЕДОПЛАТА", а в интерфейсе ECVI в строке с платежом появится признак "Платеж - Предоплата":

Пример чека Предоплата

ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ

2. Если в счете начислены услуга/услуги с датой оказания в прошлом периоде или дата оказания совпадает с текущей датой (к примеру, продажа товаров от стойки или оплата за услуги проживания по выезду), то при проведении оплаты автоматически установится признак способа расчета "Полный расчет":

В фискальном чеке при этом не будут использоваться признаки Предоплата или Аванс - такой чек уже будет проведен с признаком окончательного расчета, а в интерфейсе ECVI в строке с платежом появится признак "Платеж - Полный расчет":

Пример чека

АВАНС

3. Если в счете гостя услуги отсутствуют и гость хочет внести аванс в счет услуг, которые будут начислены позднее или если гость хочет оплатить двумя разными способами (часть по карте, а часть наличными и суммы таких частей не совпадают по суммам с позициями услуг), то в этом случае будет использован ПСР - "Аванс":

И в фискальном чеке будет использоваться ПСР - "АВАНС", а в интерфейсе ECVI в строке с платежом появится признак "Платеж - Аванс":

Пример чека Аванс

Окончательный чек расчета - Полный расчет

4. Если фискальные чеки были проведены с признаками Предоплата (пункт 1 выше) или Аванс (пункт 3 выше), то по выезду гостя нужно проводить второй - закрывающий чек расчета - Полный расчет, который доступен по отдельной кнопке "ПР" из счета гостя:

И в результате выполнения операции у проведенной предоплаты установится признак Полный расчет:

Пример чека Полный расчет (в счет ранее проведенной Предоплаты или Аванса)

Полный расчет можно применять только в том случае, если соблюдены следующие условия:

1. Сальдо счета нулевое;
2. В списке услуг отсутствуют услуги с датой оказания в будущем периоде.

При соблюдении таких условий ECVI позволит сформировать чек полного расчета, который отразит в фискальном чеке услуги, которые ранее были включены в чеке на предоплату или в случае с Авансовым платежом (в котором нет информации о предоставляемых услугах) в чек полного расчета будут включены услуги, которые начислены в счете гостя.

Ситуации с вариантами формирования чеков с ПСР

Ситуация	Первый чек	Второй чек
1. Гость проживает 3 суток по цене 2000 рублей в сутки и в день заезда оплачивает весь период проживания	Предоплата 6000 рублей, так как в начисленных услугах есть услуги с датой оказания в будущем периоде	Полный расчет с зачетом предоплаты 6000 рублей
2. Гость проживает 3 суток по цене 2000 рублей в сутки, в день заезда оплачивает весь период проживания, но уезжает раньше на 1 день	Предоплата 6000 рублей, так как в начисленных услугах есть услуги с датой оказания в будущем периоде	На вторые сутки гость требует возврат услуг за последние сутки в размере 2000 рублей - возвращаем последние сутки проживания с печатью чека "Возврат прихода". Затем выполняем операцию Полный расчет с зачетом предоплаты 4000 рублей.
3. Гость проживает 3 суток по цене 2000 рублей в сутки и в день заезда оплачивает только первые сутки проживания	Полный расчет 6000 рублей	Расчеты завершены, другие чеки не требуются
4. Гость проживает 3 суток по цене 2000 рублей в сутки и 3000 оплачивает наличными и еще 3000 по карте	Аванс, два отдельных чека: 3000 рублей наличными; 3000 рублей по карте. Нюанс - в кассовом чеке будет отражена услуга по-умолчанию "Услуги гостиницы", т.к. при авансе неизвестно за что берется оплата (услуги могут быть не начислены в счете)	Полный расчет с зачетом ранее проведенных авансов 3000 наличными и 3000 по карте В чеке полного расчета будут переданы начисленные услуги из счета.
5. Гость проживает в отеле и хочет купить воду по цене 100 рублей	Полный расчет 100 рублей	Расчеты завершены, другие чеки не требуются
6. Гость проживает в отеле и хочет на следующий день воспользоваться услугой "Аренда ноутбука" за 1000 рублей	Предоплата 1000 рублей, так как дата оказания услуги по аренде в будущем периоде (не сегодня)	Полный расчет с зачетом предоплаты 1000 рублей

Добавить что будет в Z-отчете при работе с полным расчетом - по опыту у многих пользователей начинается непонимание того, что в чеке Полного расчета они так же видят суммы ранее проведенных Предоплат - в Z-отчете попадают в отдельный раздел "Предварительная оплата аванс" и не попадают в доход повторно.