Как работать с Авансами и Предоплатами (54-ФЗ)

В ECVI можно активировать опцию для работы с признаками "Предоплата" и "Полный расчет", для этого следует отправить запрос на электронную почту support@ecvi.ru и в тексте запроса указать название отеля.

Уточните у ваших специалистов по бухгалтерскому учету, в каком режиме вы хотели бы проводить расчеты с гостями.
Опция включения работы с ПСР выполняется только специалистами технической поддержки по предварительному запросу!
Так же следует проверить текущую версию "ФФД ФФН" (формат фискальных данных/накопителя) при снятии технического отчета напрямую через кассовый аппарат. Минимальная версия для работы с признаками - 1.05!

После того, как специалист поддержки отпишется и сообщит о включении такой настройки - необходимо всем пользователям осуществить выход и вход в систему (перелогиниться).

При активации такого режима работы с включенной интеграцией с кассовым аппаратом, ECVI будет в автоматическом режиме подставлять нужные признаки способа расчета (ПСР) в фискальном чеке по следующим правилам:

ПРЕДОПЛАТА

Если в счете имеется хотя бы одна услуга с датой предоставления в будущем периоде (больше текущей даты), то при проведении оплаты автоматически установится признак способа расчета "Предоплата", этот признак будет выводиться в диалоге "Внесение оплаты по счету":

И в фискальном чеке будет использоваться ПСР - "ПРЕДОПЛАТА", а в интерфейсе ECVI в строке с платежом появится признак "Платеж - Предоплата":

Пример чека Предоплата

ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ

Если в счете начислена услуга/услуги с датой оказания в прошлом периоде или дата оказания совпадает с текущей датой (к примеру, продажа товаров от стойки или оплата за услуги проживания по выезду), то при проведении оплаты автоматически установится признак способа расчета "Полный расчет":

В фискальном чеке при этом не будут использоваться признаки Предоплата или Аванс - такой чек уже будет проведен с признаком окончательного расчета, а в интерфейсе ECVI в строке с платежом появится признак "Платеж - Полный расчет":

Оплаченные услуги так же будут иметь признак Полного расчета:

Пример чека

АВАНС

Если в счете гостя отсутствуют начисленные услуги, и гость хочет внести аванс в счет услуг, которые будут начислены позднее или если гость хочет оплатить двумя разными способами (часть по карте, а часть наличными и суммы таких частей не совпадают по суммам с позициями услуг), то в этом случае будет использован ПСР - "Аванс":

И в фискальном чеке будет использоваться ПСР - "АВАНС", а в интерфейсе ECVI в строке с платежом появится признак "Платеж - Аванс":

Пример чека Аванс

Окончательный чек расчета - Полный расчет

Если фискальные чеки были проведены с признаками ПРЕДОПЛАТА или АВАНС, то по выезду гостя нужно проводить второй закрывающий чек расчета - Полный расчет, который доступен по отдельной кнопке "ПР" из счета гостя:

И в результате выполнения операции у проведенной предоплаты и услуг установится признак Полный расчет:

Пример чека Полный расчет (в счет ранее проведенной Предоплаты или Аванса)

Полный расчет можно применять только в том случае, если Сальдо счета нулевое.

При соблюдении таких условий ECVI позволит сформировать чек полного расчета, который отразит в фискальном чеке услуги, которые ранее были включены в чеке на предоплату или в случае с Авансовым платежом (в котором нет информации о предоставляемых услугах) в чек полного расчета будут включены услуги, которые начислены в счете гостя.

Ситуации с вариантами формирования чеков с ПСР

Ситуация	Первый чек	Второй чек
1. Гость проживает 3 суток по цене 2000 рублей в сутки и в день заезда оплачивает весь период проживания	Предоплата 6000 рублей, так как в начисленных услугах есть услуги с датой оказания в будущем периоде	Полный расчет с зачетом предоплаты 6000 рублей
2. Гость проживает 3 суток по цене 2000 рублей в сутки, в день заезда оплачивает весь период проживания, но уезжает раньше на 1 день	Предоплата 6000 рублей, так как в начисленных услугах есть услуги с датой оказания в будущем периоде	На вторые сутки гость требует возврат услуг за последние сутки в размере 2000 рублей - возвращаем последние сутки проживания с печатью чека "Возврат прихода". Затем выполняем операцию Полный расчет с зачетом предоплаты 4000 рублей.
3. Гость проживает 3 суток по цене 2000 рублей в сутки и в день заезда оплачивает только первые сутки проживания	Полный расчет 2000 рублей	Расчет завершен. Оплата следующих услуг проживания (2 и 3 сутки) будет проводиться без учета первых суток.
4. Гость проживает 3 суток по цене 2000 рублей в сутки и 3000 оплачивает наличными и еще 3000 по карте	Аванс, два отдельных чека: 3000 рублей наличными; 3000 рублей по карте. Нюанс - в кассовом чеке будет отражена услуга по-умолчанию "Услуги гостиницы", т.к. при авансе неизвестно за что берется оплата (услуги могут быть не начислены в счете)	Полный расчет с зачетом ранее проведенных авансов 3000 наличными и 3000 по карте В чеке полного расчета будут переданы начисленные услуги из счета.
5. Гость проживает в отеле и хочет купить воду по цене 100 рублей	Полный расчет 100 рублей	Расчеты завершены, другие чеки не требуются
6. Гость проживает в отеле и хочет на следующий день воспользоваться услугой "Аренда ноутбука" за 1000 рублей	Предоплата 1000 рублей, так как дата оказания услуги по аренде в будущем периоде (не сегодня)	Полный расчет с зачетом предоплаты 1000 рублей

ОБЩИЕ ВОПРОСЫ

Как выглядят чеки окончательного расчета (Полный расчет)

Чеки полного расчета проводятся отдельным типом расчета - ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ОПЛАТА <АВАНС>, именно такая строчка будет выводиться в фискальных чеках. Стоит иметь ввиду, что повторно в выручке эти суммы не участвуют, и при формировании Z-отчета (отчета с гашением) проведенные чеки Полного расчета будут сгруппированы в соответствующем блоке "ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ОПЛАТА <АВАНС>".
Было замечено, что в некоторых случаях кабинеты ОФД (оператор фискальных данных) отображает сформированные из ECVI чеки полного расчета с формулировкой "АВАНС", но чтобы убедиться в правильности полученных чеков из ECVI следует выгрузить чеки в таблицу Excel (из кабинета ОФД), и убедиться в том, что сумма закрывающего чека с признаком "Полный расчет" выделена в отдельной колонке "Зачет аванса/предоплаты".

Что будет с платежными операциями, которые проводились в ECVI до включения работы с предоплатами?

В связи с тем, что до включения настройки "Использовать схему аванс/предоплата/окончательный расчет" применяется "упрощенный" режим работы с кассой (окончательный расчет проводится при каждой оплате), то для переключения на новый формат работы с ПСР требуется предварительная подготовка для установки признака "Полный расчет" по всем ранее проведенным платежным операциям для того, чтобы при формировании чека "Полный расчет" повторно не были перечислены услуги, которые ранее были закрыты оплатой при "упрощенной" схеме работы.

До того момента, пока опция "Использовать схему аванс/предоплата/окончательный расчет" неактивна - при проведении оплаты признак "Полный расчет" включается по-умолчанию ("упрощенный" режим работы с кассой). 

В счете проводились авансовые оплаты по "упрощенной" схеме - что будет после активации режима работы с предоплатами?

Если на счете есть старый аванс, начисленный до включения опции работы с предоплатами, у которого уже был проставлен признак полного расчета, и после активации интерфейса пользователь будет проводить аванс по новой схеме, то в этой ситуации система вынуждена будет ещё раз отработать по «обходному пути» и по прежнему закроет «незакрытые» авансы полным расчетом с услугой «Услуги отеля», а не списком услуг со счета.  За счет этого механизма «обходной» окончательный расчет на счете нужно будет выполнить максимум один раз. Если речь идет про долгосрочное проживание гостя в отеле и дальше будут ещё авансы и услуги, они уже будут полностью друг другу соответствовать, старых операций подмешиваться больше не будет и всё будет работать штатно и по-новому.

ОГРАНИЧЕНИЯ при работе с начисленными услугами с Полным расчетом

1. При использовании опции "Использовать схему аванс/предоплата/окончательный расчет", если услуги "Проживание" (начисляемые по тарифу ) были закрыты операцией Полный расчет, то произвести обратную операцию Отменить услуги уже не удастся, требуется выполнение операции Возврат услуг. Это связано с тем, что из кассового ПО (ECVI, с точки зрения работы с кассовым аппаратом) был заявлен набор услуг и передан в ОФД, поэтому считается что при изменении состава услуг необходимо сначала выполнить возврат.

Правильно:

Услуги, которые не были закрыты операцией Полный расчет можно переначислять. Важное условие для проведения полного расчета: Сальдо = 0.

2. Если оплата услуг проводилась с признаком "ПРЕДОПЛАТА", то как раньше (до включения схемы работы с ПСР) просто удалить услугу из счета по кнопке не удастся, это связано с тем, что в фискальном чеке уже была заявлена оказываемая услуга, поэтому если нужно "поменять" одну услугу другой, то потребуется выполнить операцию Возврат.

Исключением является операция отмена начислений по кнопке Отменить услуги, при которой услуги проживания будут удалены из таблицы Услуги с последующим начислением. В данном случае подразумевается, что набор услуг остается тем же, и пользователь выполняет эту операцию для корректировок в Карточке заявки (изменение количества гостей, например).

ОГРАНИЧЕНИЯ при оплатах

При включении режима работы с признаками Аванс/Предоплата/Полный расчет накладываются ограничения на возможность вносить в один и тот же счет аванс фискального и не фискального типа, поэтому услуги необходимо разносить на разные счета одной заявки для того, чтобы отделить фискальные операции от не фискальных.

Проще говоря, если у Типа платежа установлены настройки "Проводить по кассе" и "Фискальная операция" (по умолчанию у типов Наличный расчет и Кредитные карты в модуле Администрирование - Разное - Справочник типов платежей):

То в одном счете система не позволит провести оплату с типом платежа, у которого эти признаки отсутствуют.

Исключение составляют безналичные операции, которые можно осознанно отметить признаком "Фискальная оплата" в настройках для того, чтобы по выезду гостя по услугам, которые были закрыты таким типом оплаты, формировался фискальный чек на зачет аванса или предоплаты (он же Полный расчет):

Установленные в таком порядке опции говорят о следующем - при проведении прямой продажи в счете фискальный чек не будет проводиться по кассе (т.е. признак "Проводить по кассе" снят), но такая операция будет учитываться при выполнении команды Полный расчет, так как установлен признак "Фискальная оплата". Такая схема может применяться в том случае, если, например, прямая операция выполнялась на кассе стороннего сервиса, но отель как объект размещения должен для таких операций использовать признак Полного расчета при выезде гостя.