Мягкая квота (allotment)

Общая информация

Мягкая квота (Allotment) - это инструмент для работы с блоками номеров, выделенными агентствам или компаниям по договору. В отличие от жестких блоков, мягкая квота гарантирует партнеру фиксированное количество номеров, но с возможностью их возврата (релиза) в продажу по определенным правилам.

В системе Экви функционал мягких квот реализован на базе существующих "Групп" (модуль Заявки -> Группы).

Бронирования в рамках аллотмента могут создаваться по всему аллотменту в целом (а не только внутри блоков, как в обычных группах). Доступность номеров для бронирования определяется исключительно остатками квоты, а не общей доступностью номеров в отеле.

Создание и настройка аллотмента

Создание аллотмента

Перейдите в раздел Заявки -> Группы
Нажмите кнопку "Новая группа" - откроется стандартная форма создания группы
Введите наименование созданного блока allotment
Установите флажок "Allotment" - это главный признак, который переводит группу в режим для работы с мягкой квотой:
В поле "Агентство" укажите компанию, для которой выделяется квота номеров. Это обязательное условие, так как именно привязка к агентству позволяет в дальнейшем использовать данную квоту при создании бронирований (подробности приведены далее в описании).

После сохранения группа получит статус аллотмента, а в её карточке станут доступны дополнительные закладки для настройки квот, правил релиза, отмены и статистика.

Карточка аллотмента

Карточка аллотмента состоит из нескольких закладок, управляющих его работой.

Вкладка «Заявка по группе»

Полностью соответствует стандартной вкладке группы. Здесь указываются основные данные: название, компания, ответственный, примечания и пр.
Ключевое поле - "Агентство". Именно оно позволяет системе оперировать квотой турагентства при создании новых бронирований через стандартные инструменты: графическую шахматку или кнопку Новая заявка.

Вкладка «Блоки»

Служит для создания временных периодов действия квоты, состоит из двух разделов - Информация и Квота

В первую очередь выберите из списка тариф, который будет применяться для расчета стоимости проживания всех создаваемых в будущем бронирований по всем созданным Блокам. Этот тариф должен быть заранее создан в модуле Администрирование->Услуги->Список тарифов в соответствии с условиями договора между отелем и турагентством.

Редактирование индивидуальных условий тарифа непосредственно в блоке не предусмотрено.
Если требуются особые условия, соответствующий тариф необходимо создать или настроить заранее в модуле Администрирование

Выбранный тариф применяется централизованно ко всем блокам в рамках одного аллотмента. Назначить разные тарифы для разных блоков внутри одной группы-аллотмента невозможно. Если такое требуется, для каждого блока условий необходимо создать отдельную групповую заявку (аллотмент)

Нажмите "Создать блок" для того, чтобы в подразделе Информация:
- указать наименование блока (например, с привязкой к сезонности аллотмента);
- указать период выделения квоты номеров для указанного блока.
Сохраните введенные изменения сначала по кнопке Сохранить, и далее в правом верхнем углу окна нажать кнопку "Сохранить группу", группа с выделенной квотой будет сохранена и после этого можно приступить к следующему этапу обработки квот агентства

Подраздел "Квота"
В этом диалоге пользователь может установить квоту на категории номеров. Если задается продолжительный период квотирования, система автоматически вычисляет актуальное свободное количество номеров на всем его протяжении с учетом уже созданных бронирований.

Установите флажок «Задать квоты». Это обязательное действие, которое дает системе понять, что для данного блока нужно учитывать квоту, а не стандартную доступность номеров.
Для каждого типа ресурса (категории номера) укажите количество номеров, входящих в квоту
Сохраните изменения

Квота устанавливается на каждую дату периода отдельно

Пример: Блок 01.06–10.06 с квотой 3 номеров означает, что агентство может бронировать до 3 номеров на каждую из 10 ночей периода.

Вкладка «Релиз-периоды»

Настройка автоматического возврата (релиза) неиспользованных номеров в свободную продажу.

Создайте блок условий, указав его даты действия.
Внутри блока добавьте правила релиза по принципу: «X% или X номеров снимаются с квоты за N дней до заезда».
Пример: «35% номеров снимаются за 21 день», «Все оставшиеся номера снимаются за 3 дня».
Система будет автоматически обрабатывать эти правила с помощью фонового задания, высвобождая номера в указанные сроки.

Вкладка «Правила отмены»

Содержит условия отмены бронирований, сделанных в счет квоты.

Создайте блок условий с помощью кнопки "Создать блок правил отмены"
Добавьте правила, например: «Отмена без штрафа за 48 часов», «Штраф 100% менее чем за 48 часов».

Создаваемые правила носят исключительно справочный характер. Система не выполняет автоматическую отмену бронирований и не применяет штрафы на основе этих текстовых условий.

Вкладка «Статистика»

Отображает детальную информацию по использованию квоты. Данные сгруппированы по датам и типам номеров.

Original — первоначально установленное значение квоты
Current — текущее доступное количество номеров в квоте (с учетом бронирований и релизов)
Pick-up — количество номеров, уже забронированных в счет квоты
Release — количество высвобожденных номеров в результате срабатывания фонового задания

Вкладка «Бронирования»

Отображает все бронирования, привязанные к данному аллотменту.

Просмотр и обработка бронирований
Из этой вкладки можно открыть карточку любого бронирования, созданного в счет квоты, и выполнить необходимые действия: редактировать данные, оформлять заезд и выезд гостей.

Создание нового бронирования в счет квоты
Вкладка «Бронирования» может использоваться как полноценный инструмент для размещения гостей в рамках выделенной квоты.

Чтобы создать бронирование:

Нажмите кнопку «Добавить период».
В открывшемся диалоговом окне укажите планируемые даты заезда и выезда гостей.
Система автоматически проверит доступность номеров с учетом текущего остатка квоты по данному аллотменту.
- Если свободная квота есть — бронирование будет создано.
- Если квота исчерпана — система запретит создание бронирования.

Важные особенности:

Бронирование создается по умолчанию в формате неразмещенного (конкретный номер не назначается).
Созданное бронирование получает атрибуты групповой заявки.
Расчет стоимости выполняется по тарифу, установленному для аллотмента.
Все начисления за услуги проживания по бронированиям, созданным в счет аллотмента, попадают на единый централизованный счет группы.

Процесс бронирования в счет квоты

Система автоматически предлагает задействовать квоту, если в заявке указано агентство, для которого создан аллотмент. Создать бронирование в счет квоты можно возможно следующими способами:

Через групповую заявку с выделенной квотой из вкладки "Бронирование" (Заявки->Группы->кликаем по группе -> вкладка Бронирования - Добавить период)
Это наиболее приемлемый формат создания нового бронирования, так как здесь прямо проверяется доступность ранее выделенной квоты номеров

Через диалог «Новая заявка» (в форме добавлены поля «Агентство» и «Allotment» для выбора нужной квоты)

Через графическую «шахматку»
При протягивании новой полоски бронирования и обязательным вводом поля "Агентство", с помощью которого система осуществляет сопоставление уже распределенной квоты номеров. Это наименее оптимальный путь создания ввиду того, что блок номеров эллотмент главным образом оперирует понятием неразмещенного бронирования, а работая в графической шахматке визуально пользователь не определит присутствуют ли неразмещенные бронирования - это проверка сработает при непосредственном создании бронирования.
В случае, если в доступности отсутствуют уже номера, то будет выводиться диалог вида:

Если пользователь уверен в создании нового бронирования в счет ранее распределенной квоты агентства, то следует согласиться и продолжить процедуру создания заявки. Для задействования квоты турагентства - сразу после открытия новой Карточки заявки следует установить компанию-агентство в соответствующем поле, тогда система осуществит проверку наличия ранее выделенной квоты номеров, чтобы создание бронирования "сняло" квоту из эллотмента:

И предложит выбрать соответствующий блок с аллотментом:

В случае, если период проживания затрагивает квоту номеру сразу двух блоков одной групповой заявки, то после создания заявки часть квоты отминусуется от первого так и от второго блока квоты номеров.

Создание новой заявки

В диалоге «Новая заявка» заполните стандартные поля.
На первом шаге обязательно укажите Агентство.
Если у выбранной компании есть активные аллотменты, покрывающие введенные даты заезда, система автоматически предложит опцию: «Использовать квоты компании?»
- При выборе «Да» доступность номеров будет рассчитываться исключительно исходя из остатков квоты.
- При выборе «Нет» будет использоваться стандартная доступность номеров отеля.
После создания заявки и добавления периодов проживания, они автоматически прикрепятся к соответствующему аллотменту и «используют» номера из квоты.

Редактирование существующей заявки

Откройте карточку заявки.
При указании (или изменении) компании в заявке, система проверит наличие активных аллотментов.
Если подходящий аллотмент найден, появится запрос на его использование. После подтверждения периоды заявки будут привязаны к выбранному аллотменту, а доступность скорректирована с учетом его квоты.

Важные замечания

Бронирования в счет квоты могут быть только неразмещенными, так как квота выделяется на тип номера, а не на конкретный номер.

При отмене бронирования, номер автоматически возвращается в остаток квоты (Current), если только он не был ранее высвобожден по правилам релиза.