Мягкая квота (allotment)

Общая информация

Мягкая квота (Allotment) - это инструмент для работы с блоками номеров, выделенными агентствам или компаниям по договору. В отличие от жестких блоков, мягкая квота гарантирует партнеру фиксированное количество номеров, но с возможностью их возврата (релиза) в продажу по определенным правилам.

В системе Экви функционал мягких квот реализован на базе существующих "Групп" (модуль Заявки -> Группы).

Бронирования в рамках аллотмента могут создаваться по всему аллотменту в целом (а не только внутри блоков, как в обычных группах). Доступность номеров для бронирования определяется исключительно остатками квоты, а не общей доступностью номеров в отеле.

Создание и настройка аллотмента

Создание аллотмента

1. Перейдите в раздел Заявки -> Группы
2. Нажмите кнопку "Новая группа" - откроется стандартная форма создания группы
3. Введите наименование созданного блока allotment
4. Установите флажок "Allotment" - это главный признак, который переводит группу в режим для работы с мягкой квотой:
   
   
5. В поле "Агентство" укажите компанию, для которой выделяется квота номеров. Это обязательное условие, так как именно привязка к агентству позволяет в дальнейшем использовать данную квоту при создании бронирований (подробности приведены далее в описании).

После сохранения группа получит статус аллотмента, а в её карточке станут доступны дополнительные закладки для настройки квот, правил релиза, отмены и статистика.

Карточка аллотмента

Карточка аллотмента состоит из нескольких закладок, управляющих его работой.

Вкладка «Заявка по группе»

Полностью соответствует стандартной вкладке группы. Здесь указываются основные данные: название, компания, ответственный, примечания и пр.
Ключевое поле - "Агентство". Именно оно позволяет системе оперировать квотой турагентства при создании новых бронирований через стандартные инструменты: графическую шахматку или кнопку Новая заявка.

Вкладка «Блоки»

Служит для создания временных периодов действия квоты, состоит из двух разделов - Информация и Квота

• В первую очередь выберите из списка тариф, который будет применяться для расчета стоимости проживания всех создаваемых в будущем бронирований по всем созданным Блокам. Этот тариф должен быть заранее создан в модуле Администрирование->Услуги->Список тарифов в соответствии с условиями договора между отелем и турагентством.

Редактирование индивидуальных условий тарифа непосредственно в блоке не предусмотрено.
Если требуются особые условия, соответствующий тариф необходимо создать или настроить заранее в модуле Администрирование

Выбранный тариф применяется централизованно ко всем блокам в рамках одного аллотмента. Назначить разные тарифы для разных блоков внутри одной группы-аллотмента невозможно. Если такое требуется, для каждого блока условий необходимо создать отдельную групповую заявку (аллотмент)

• Нажмите "Создать блок" для того, чтобы в подразделе Информация:
  - указать наименование блока (например, с привязкой к сезонности аллотмента);
  - указать период выделения квоты номеров для указанного блока.
  
• Сохраните введенные изменения сначала по кнопке Сохранить, и далее в правом верхнем углу окна нажать кнопку "Сохранить группу", группа с выделенной квотой будет сохранена и после этого можно приступить к следующему этапу обработки квот агентства
  

Подраздел "Квота"
В этом диалоге пользователь может установить квоту на категории номеров. Если задается продолжительный период квотирования, система автоматически вычисляет актуальное свободное количество номеров на всем его протяжении с учетом уже созданных бронирований.

1. Установите флажок «Задать квоты». Это обязательное действие, которое дает системе понять, что для данного блока нужно учитывать квоту, а не стандартную доступность номеров.
2. Для каждого типа ресурса (категории номера) укажите количество номеров, входящих в квоту
3. Сохраните изменения

Квота устанавливается на каждую дату периода отдельно

Пример: Блок 01.06–10.06 с квотой 3 номеров означает, что агентство может бронировать до 3 номеров на каждую из 10 ночей периода.

Вкладка «Релиз-периоды»

Настройка автоматического возврата (релиза) неиспользованных номеров в свободную продажу.

1. Создайте блок условий, указав его даты действия.
2. Внутри блока добавьте правила релиза по принципу: «X% или X номеров снимаются с квоты за N дней до заезда».
   Пример: «35% номеров снимаются за 21 день», «Все оставшиеся номера снимаются за 3 дня».
3. Система будет автоматически обрабатывать эти правила с помощью фонового задания, высвобождая номера в указанные сроки.

Вкладка «Правила отмены»

Содержит условия отмены бронирований, сделанных в счет квоты. 

• Создайте блок условий с помощью кнопки "Создать блок правил отмены"
• Добавьте правила, например: «Отмена без штрафа за 48 часов», «Штраф 100% менее чем за 48 часов».

Создаваемые правила носят исключительно справочный характер. Система не выполняет автоматическую отмену бронирований и не применяет штрафы на основе этих текстовых условий.

Вкладка «Статистика»

Отображает детальную информацию по использованию квоты. Данные сгруппированы по датам и типам номеров.

• Original — первоначально установленное значение квоты
• Current — текущее доступное количество номеров в квоте (с учетом бронирований и релизов)
• Pick-up — количество номеров, уже забронированных в счет квоты
• Release — количество высвобожденных номеров в результате срабатывания фонового задания

Вкладка «Бронирования»

Отображает все бронирования, привязанные к данному аллотменту.

Просмотр и обработка бронирований
Из этой вкладки можно открыть карточку любого бронирования, созданного в счет квоты, и выполнить необходимые действия: редактировать данные, оформлять заезд и выезд гостей.

Создание нового бронирования в счет квоты
Вкладка «Бронирования» может использоваться как полноценный инструмент для размещения гостей в рамках выделенной квоты.

Чтобы создать бронирование:

1. Нажмите кнопку «Добавить период».

2. В открывшемся диалоговом окне укажите планируемые даты заезда и выезда гостей.

3. Система автоматически проверит доступность номеров с учетом текущего остатка квоты по данному аллотменту.

   • Если свободная квота есть — бронирование будет создано.

   • Если квота исчерпана — система запретит создание бронирования.

Важные особенности:

• Бронирование создается по умолчанию в формате неразмещенного (конкретный номер не назначается).

• Созданное бронирование получает атрибуты групповой заявки.

• Расчет стоимости выполняется по тарифу, установленному для аллотмента.

• Все начисления за услуги проживания по бронированиям, созданным в счет аллотмента, попадают на единый централизованный счет группы.

Процесс бронирования в счет квоты

Создать бронирование в счет квоты возможно следующими способами:

Через групповую заявку

С выделенной квотой из вкладки "Бронирование" (Заявки->Группы->кликаем по группе -> вкладка Бронирования - Добавить период)

Это наиболее приемлемый формат создания нового бронирования, так как здесь прямо проверяется доступность ранее выделенной квоты номеров.

Через диалог «Новая заявка»

В диалоге создания новой заявки (модуль «Заявки») доступны поля «Компания» и «Allotment». Они предназначены для работы с агентскими квотами.
Последовательность заполнения:
- Введите даты заезда/выезда;
- Выберите компанию-агентство.

После выбора компании система автоматически проверит наличие свободных квот (allotment) на указанные даты. Если квоты найдены, поле "Allotment" станет активным — вы сможете выбрать нужный блок из предложенного списка.

Создание заявки с использованием групповой квоты происходит по следующему алгоритму:

1. Система создает неразмещенное бронирование (резервирует квоту без присвоения комнат, заявка на категорию)

2. Занятые места автоматически перемещаются из общей доступности в статистику «pick-up»

3. Новая заявка привязывается к выбранной групповой заявке (блоку allotment) и доступна для редактирования как из карточки группы, так и из общего списка.

Таким образом, каждая созданная заявка «забирает» одну единицу квоты, уменьшая свободный остаток в блоке.

Через графическую «шахматку»

1. Протяните полоску на нужные даты.

2. Обязательно укажите поле "Агентство" - это ключевое условие для проверки квоты агентства

Ограничения визуализации - шахматка отображает только размещенные бронирования (конкретные номера). Неразмещенные бронирования (зарезервированная квота без привязки к номеру) на шахматке не видны, таким образом вы не можете заранее увидеть, есть ли свободная квота у агентства. Проверка происходит в момент создания бронирования:

• Если квота есть — бронь создается штатно;

• Если квоты нет — система покажет предупреждающий диалог вида:

Если вы уверены, что бронирование должно быть в счет ранее выделенной квоты:

1. В диалоговом окне подтвердите создание по кнопке Да

2. В открывшейся карточке заявки сразу выберите нужное агентство в соответствующем поле.

3. Система автоматически проверит наличие свободной квоты (allotment) на указанные даты и в случае обнаружения доступности выдаст следующий диалог:
   
   

   И предложит выбрать соответствующий блок с аллотментом:
   

   

4. В результате бронирование создастся, а одно место в квоте будет считаться использованным (спишется из блока).

Важные замечания по работе с квотами (allotment)

Изменение дат бронирования после создания

Если вы уже создали бронирование в счет квоты агентства, а затем решили изменить даты проживания, учитывайте следующие особенности:

При увеличении периода - при продлении бронирования (более поздний выезд или более ранний заезд) система автоматически снимет дополнительную квоту на добавившиеся сутки.

При уменьшении периода - при сокращении сроков проживания квота за высвободившиеся дни вернется в остатки блока.

Важный нюанс с расчетным часом:

• Если вы меняете время заезда на более раннее (относительно стандартного расчетного часа отеля), система может снять квоту за предыдущие сутки. Фактически номер считается занятым с учетом расчетного часа.

• Аналогично при позднем выезде — квота может сохраняться за вами на дату выезда до наступления расчетного часа.

Тип бронирования по квоте

Бронирования в счет квоты (allotment) могут быть только неразмещенными.

Квота выделяется на тип номера (категорию), а не на конкретный физический номер. Поэтому при создании такой заявки система резервирует место в квоте, но не привязывает гостя к определенному номеру на шахматке. Номер будет назначен позже, например, при заселении.

Отмена бронирования и возврат квоты

При отмене бронирования, созданного в счет квоты агентства, действуют следующие правила:

• Стандартная ситуация - номер автоматически возвращается в остаток квоты (показатель Current) и снова становится доступен для бронирования.
• Если подключены каналы продаж (OTA), то если квота была ранее высвобождена по правилам релиза (release), то при отмене бронирования система в автоматическом режиме откроет квоту для передачи в каналы продаж
  - Через подключенный Channel Manager
  - Или при наличии прямых интеграций с OTA (Booking, Expedia и др.)

Бронирование на стыке двух блоков квоты

Могут возникать случаи, при которых даты проживания гостя захватывают сразу два разных блока квоты (allotment) в рамках одной групповой заявки.

Пример:

• Заезд: 15 мая

• Выезд: 20 мая

• Первый блок квоты действует до 17 мая

• Второй блок начинается с 18 мая

В этом случае создается бронирование обычным способом, указывая нужное агентство, при этом система автоматически распределяет списание квоты пропорционально датам:

В результате бронирование использует квоту из обоих блоков, даже если они действуют в разные периоды в рамках одного группового блока. Никаких дополнительных действий от пользователя не требуется.

Отчеты

Раздел в разработке