Вводная информация

Отчеты в системе выведены в разделе "Отчеты" и тематически разделены на три основных подраздела:

• Статистика
• Финансы
• Прочее

Каждый отчет представлен в списке наименованием и кратким описанием.
Для формирования отчета нажмите кнопку "Создать" справа от наименования отчета и далее откроется новая вкладка браузера и (в зависимости от выбранного отчета) могут быть запрошены дополнительные параметры для выбора данных, например, будет предложено ввести период календарных дат:

При просмотре отчета в верхней части страницы имеются служебные кнопки, позволяющие получить доступ к следующим функциям:

• Скрыть или показать дополнительное содержание (как правило, в типовых отчетах не используется)
• Сформировать отчет повторно с новым набором входных дат или параметров
• Экспорт отчета в один из привычных форматов - Excel / Word
• Распечатать сформированный отчет

Почему суммы в отчетах могут отличаться?

В системе Ecvi существует два главных источника данных для отчетов. Понимание разницы между ними позволит прояснить большинство вопросов по расхождениям в цифрах.

1. Данные по бронированиям (Срезы/Снапшоты)
   Это копия данных о сумме брони по тарифу, сохраненная на конкретный день.
   Не обновляется, если сегодня изменили стоимость номера в брони за прошлый месяц, в этом отчете сумма останется прежней.
   Основной отчёт по статистике - Общая статистика отеля
   

   Необходимость применения такого метода ведения работы с отчетами обусловлена тем, что отельеру важно видеть картину так, как она выглядела на момент отчетного дня, не пересчитывая показатели задним числом.
   

2. Данные по фактическим услугам (Актуальные начисления)
   Это информация о фактически оказанных и скорректированных услугах.
   Данные всегда актуальны и отражают реальную картину по доходу, так как любые корректировки счетов, удаление/добавление услуг сразу отражаются в этих отчетах исходя из даты предоставления.
   Основной отчёт по оказанным услугам БАЗОВЫЙ. Доход (период).

Главное правило сверки:

• фактические данные на основании начисленных услуг - используйте Базовый. Доход (период) и блок отчетов в разделе Финансы - Оказание услуг за период ...

• статистика заездов/выездов и классические показатели эффективности (ADR/RevPar) - Общая статистика отеля

Как работает сохранение срезов по бронированиям

Срез данных по бронированиям сохраняется раз в сутки, в 16:00 по времени вашего отеля. Это означает:

• Сегодня до 16:00 у вас есть время внести изменения за вчерашний день — они попадут в сегодняшний срез.

• На позавчерашний день никакие изменения уже не повлияют — его срез был зафиксирован вчера в 16:00.

Такой подход позволяет видеть картину «как было» на каждый отчётный день, и статистические показатели не «скачут» при корректировках задним числом. При этом на начисления (фактические услуги) сохранение срезов никак не влияет — они всегда актуальны.

В каких случаях возникает расхождение

Даже при корректной работе системы суммы в отчётах могут различаться. Вот типичные причины:

1. Помесячные тарифы не с первого числа
Если в отеле используется помесячный тариф, и период его действия начинается не с первого числа месяца, вся сумма по такому тарифу отразится в месяце начисления. При сравнении отчёта «Оказание услуг» и «Общей статистики» это даст видимое расхождение — хотя фактически и то, и другое корректно.

2. Услуги без указанного периода проживания
Если у услуги проживания не указан период, система не может определить, к какому ресурсу и периоду она относится. В результате такие услуги не попадают в отчёты по доходности номерного фонда, и при сравнении с «Базовый. Доход (период)» вы увидите расхождение. Именно поэтому так важно заполнять период проживания (см. «Чек-лист» выше).

3. Отчёты на стыке дат
Данные «на сегодня» могут отличаться от данных «за это же число, но просмотренных завтра» — потому что завтрашний срез уже зафиксирован, а сегодняшний ещё может меняться до 17:00.

Какой отчёт считать основным ориентиром

Выручка отеля формируется по фактически оказанным услугам. Поэтому основной ориентир для сверки — отчёт «Базовый. Доход (период)». Все остальные отчёты по оказанным услугам (в различных разрезах) должны сходиться именно с ним.

Другие ключевые отчеты:

Платежи (и оплаченные услуги) за период - по поступившим платежам
Проживание в период, Заявки. Заезд в период (с оплатами), Заявки. Выезды - отчеты по гостям в различных представлениях

Чек-лист: чтобы услуга попала в доход номера/апартамента

Важно! Как добавить услугу, чтобы она корректно учлась в доходах номера и собственника (для апарт-отелей)

При добавлении услуг в счет вручную (кнопка "Добавить услугу") есть риск потерять связь услуги с номером. Чтобы этого не произошло, проверьте заполнение поля "Период проживания".

Пример - Вы вручную добавляете дополнительную уборку, трансфер или питание в счет гостя.
Проблема может заключаться в том, что по умолчанию поле "Период проживания" не заполнено, что приведет к следующим последствиям:

• Услуга попадет в общий финансовый отчет.

• Но она не будет привязана к конкретному номеру, категории номера, сегменту номерного фонда или собственнику апартамента. Соответственно, вы не увидите эту услугу в отчетах по доходности номерного фонда.

Решение: При ручном добавлении услуги всегда указывайте период проживания гостя, к которому она относится.

Где добавлять услуги, влияющие на ADR / RevPar

Не добавляйте услуги подгруппы "Проживание" вручную: это сломает показатели ADR и RevPar

Есть особый класс услуг, которые напрямую влияют на классические отельные показатели (средний чек, доход на номер). К ним относятся услуги из группы "Проживание": Ранний заезд, Поздний выезд, Дополнительное место.

В статистических отчетах система считает ADR/RevPar на основе данных из карточки брони (заявки, Сумма по заявке).

Если добавить услугу группы «Проживание» через счет ("Добавить услугу" -> Проживание -> Поздний выезд):

• Деньги в кассу попадут

• Но в статистике ADR и RevPar эта услуга учтена НЕ будет

• Это приведет к искажению показателей эффективности отеля

Как правильно:
Добавляйте такие услуги только через Карточку заявки -> вкладка "Услуги" (инструкция по ссылке). В этом случае система видит, что услуга является частью тарифа или пакета, и корректно включает ее в расчет всех статистических показателей.