Интеграция с TravelLine

Общая информация

Интеграция ECVI с TravelLine позволяет автоматизировать следующие процессы:

• Получение информации о бронированиях, поступающих из каналов продаж (включая форму бронирования TravelLine для сайта отеля);

• Передача информации о числе свободных номеров ECVI в TravelLine.

Порядок подключения интерфейса ECVI и TravelLine следующий:

• Представитель объекта размещения обращается в службу поддержки TravelLine и высказывает пожелание произвести подключение ECVI к TravelLine.

• Служба поддержки присылает представителю отеля электронное письмо с инструкцией, техническими логином и паролем. Данное письмо вместе с контактами на стороне TravelLine представитель отеля пересылает в службу поддержки ECVI.

• Специалисты службы поддержки ECVI выполняют все необходимые настройки, проводят выгрузку из ECVI в TravelLine информации о доступности номеров на год вперед. Опционально могут быть также выгружены цены по выбранным тарифам. О завершении этой работы они извещают представителей отеля и TravelLine.

• Далее служба поддержки TravelLine проверяет корректность интеграции и выгрузки на своей стороне, после чего выполняет тестовое бронирование номера в отель. Представитель отеля должен убедиться, что бронирование появилось в ECVI и далее следует ожидать команду по отмене бронирования из TravelLine - заявка должна автоматически перевестись в статус "Отменена".
  В случае, если отмена корректно обработана, то интеграция считается успешно настроенной.

• Служба поддержки TravelLine переключает интерфейс обмена данными с тестового в рабочий режим.

Настройки интеграции

Настройка категорий номеров (типов ресурсов)

Для корректной работы обмена данными между ECVI и TravelLine, в свойствах категорий номеров (типов ресурсов), которые продаются через каналы бронирования, надо сделать ряд настроек. Для этого перейдите в раздел Администрирование - Отель - Типы ресурсов, перейдите в редактирование выбранного типа ресурсов и укажите следующее:

• Для того, чтобы категория номеров (тип ресурсов) была доступна для выбора в настройках канала, в ее свойствах переключатель Экспорт должен быть установлен в положение Активно.

• В поле Основных мест необходимо указать такое же число, как и указано для этой категории в настройках TravelLine. Число дополнительных мест, если они есть, будет загружено из TravelLine автоматически при настройке канала.

Настройки канала бронирования

Все основные Настройки выполняются в разделе Администрирование - подраздел Отель - Веб-каналы.

Как правило, все настройки производит для вас администратор системы, однако при необходимости вы можете зайти в режим редактирования канала, нажав кнопку редактирования (пиктограмма “карандаш”) справа в сроке веб-канала.

Основные параметры:

• Наименование

• Тип канала

• Источник - маркетинговый источник, который будет автоматически присваиваться заявкам, полученным из канала

• Логин, Пароль - учетные данные пользователя TravelLine

• ID гостиницы - идентификатор гостиницы в TravelLine

• ServiceUrl - устанавливается администратором системы

• Флаг Активный - определяет, включен ли интерфейс с TravelLine; если нет - все настройки сохраняются, но новые бронирования и пр. запрашиваться не будут

• Таблица соответствия категорий номеров, Таблица соответствия тарифов и  Таблица соответствия типов платежа (см. описание ниже).

В таблице соответствия категорий номеров в первом столбце (Тип ресурса в веб-канале) выводятся категории номеров, автоматически загруженные из TravelLine. Каждому из них необходимо поставить в соответствие Тип ресурса в системе - одну из категорий номеров, введенную в ECVI.

Типы платежа, используемые в TravelLine, должны быть поставлены в соответствие с типами, введенными в ECVI в разделе Администрирование - Разное - Справочник платежей.

Синхронизация цен (тарифов на проживание)

В случае, если синхронизация тарифов между ECVI и TravelLine не производится, стоимость бронирований рассчитывается исходя из цен, указанных непосредственно в TravelLine (см. Стоимость проживания по заявкам). Однако, исходя из основной идеи, что основная работа пользователя должна вестись только в одной программе - ECVI - настоятельно рекомендуется настроить и поддерживать синхронность тарифов в обеих системах. Для того, чтобы тариф ECVI был доступен для выбора в правой части таблицы соответствия тарифов (при настройке канала, см. рисунок ниже), в его свойствах в разделе Администрирование - Услуги - Список тарифов должен быть установлен флажок Экспорт.

После того, как все соответствия проставлены, выполняется выгрузка цен их ECVI в TravelLine. Для этого следует выбрать дату (при первоначальной выгрузке - минимум на год вперед) и нажать кнопку Выгрузить тарифы.

В дальнейшем ECVI автоматически отслеживает изменения в тарифах (цены, сезонность и пр.), которые помечены как экспортируемые. В случае, если вы внесете в тариф изменения, они будут автоматически отправлены в TravelLine и повторно переходить в настройки канала и выполнять выгрузку вручную не требуется.

Доступность номеров

ECVI “умеет” устанавливать (изменять) информацию по наличию свободных номеров по категориям в TravelLine.

Все настройки выполняются в разделе Администрирование - Отель - Квоты.

Задание числа свободных номеров

При установке квоты из ECVI все сделанные изменения будут автоматически переданы в TravelLine. При этом указываются следующие параметры.

• Тип ресурса (тип комнаты)

• Период дат, на который изменяется квота

• Квота, все доступные - указывает, что на каждый день выбранного периода в TravelLine будет отправлена информация о фактически свободных номерах или местах выбранной категории

• Закрыт - признак, открыты ли вообще номера выбранной категории для продажи через TravelLine. Процедура закрытия продаж в указанной категории описана по ссылке.

Прочие параметры - для задания соответствующих полей в TravelLine.

После нажатия Сохранить все изменения автоматически передаются в TravelLine.

Отображение заданных ограничений

В случае, если для категории на период дат установлены дополнительные ограничения, клетки в таблице будут выделены особым цветом:

• Красный цвет - установлено ограничение “Закрыт” (номера закрыты к продаже в каналах);

• Желтый - установлено ограничение “Закрыт заезд”;

• Синий - ограничение “Закрыт выезд”;

• Серый - установлены оба ограничения “Закрыт заезд” и “Закрыт выезд”.

Числа, отображаемые в клетке для выбранной категории на дату, например, 5(2/6/--)<0> , расшифровываются следующим образом:

5 - число свободных (либо квота) номеров или мест на указанную дату по данной категории;

2 - задано ограничение “минимальный срок проживания”, 2 суток;

6 - задано ограничение “максимальный срок проживания”, 6 суток;

--  - не задано ограничение MinStayArrival;

<0> - число проданных номеров через канал на выдранную дату (0 - пока нет бронирований).

Важно. В случае, если пользователь заходит в свой персональный раздел в TravelLine и вручную меняет квоту именно там, эти изменения не передаются в ECVI, что приводит к рассинхонизации данных и угрозе перебронирования или других негативных последствий. Поэтому настоятельно рекомендуется выполнять все действия с номерами в ECVI.

В случае, если рассинхронизация произошла, повторно выполните выгрузку данных о доступности номеров из ECVI в TravelLine.

В процессе работы с заявками (бронирование, изменение сроков, перенос заявок), при получении новых заявок и изменений по ним из TravelLine, все изменения числа свободных номеров или мест автоматически передаются из ECVI в TravelLine.

Управление отелем

Квота и бронирование номеров “от стойки”

При бронировании номеров (мест) на шахматке ECVI автоматически отслеживает, свободен ли выбранный номер для бронирования или он попадает в число находящихся на квоте, выставленной в TravelLine. Фактически при этом система рассчитывает число номеров, остающихся свободными. При выгрузке в TravelLine всех свободных номеров, все они, соответственно, считаются “стоящими на квоте”. В этом случае при бронировании появляется диалоговое окно с вопросом: “Достигнут предел квоты. Изменить квоту?”. Если пользователь отвечает “Нет” - бронирование отменяется. Если Пользователь отвечает “Да”, система автоматически уменьшает квоту TravelLine на все даты проживания гостя по соответствующей категории. Все эти изменения немедленно передаются в TravelLine.

Примечание. В случае ручной отмены бронирования, переноса брони в номер (или на место) другой категории или изменении дат заезда и выезда в ECVI квота TravelLine автоматически изменяется.

Заявки на бронирование, поступающие из TravelLine

Заявки на бронирование автоматически загружаются из TravelLine и создаются в ECVI. При этом в таблице проще всего отличить их от заявок, созданных вручную, по номеру в канале (выделен красным на рис.6) - в данном столбце в табличном варианте отображения заявок выводится номер брони TravelLine. Так как бронирование в TravelLine создается на категорию, в ECVI оно размещается в первый по порядку свободный номер или на место. При необходимости вы можете вручную перенести его в другой номер категории. В шахматке заявки, загруженные из TravelLine, также выделяются цветом.

Отмены бронирований, сделанные в TravelLine, также автоматически загружаются и обрабатываются в ECVI.

При получении из канала продаж модификации ранее созданной брони, ECVI автоматически отменяет ранее созданную заявку и создает новую с параметрами, полученными в сообщении о модификации.

Стоимость проживания по заявкам

Для всех заявок, полученных от TravelLine, в ECVI устанавливается индивидуальный тариф, созданный на основе тарифа, выбранного при бронировании.

При этом стоимость проживания гостя устанавливается та, что получена из TravelLine.

Примечание. ECVI опрашивает TravelLine на предмет наличия новых заявок или изменений один раз в 3 минуты. Соответственно, данные могут поступать с небольшой задержкой (естественно, не превышающей 3 минут).

Отказы при обработке заявок. Автоматические уведомления.

Принципиальным отличием учета свободных номеров в TravelLine от ECVI является то, что только ECVI ведет бронирование каждого конкретного номера. В TravelLine содержится только информация о количестве свободных номеров на каждый из дней. Аналогичной информацией оперируют и те системы бронирования, куда TravelLine передает данные отеля.

В результате может возникнуть ситуация, когда информация по наличию номеров на каждый из дней все равно не означает, что бронь гостя можно разместить в номер без вмешательства сотрудника отеля:

Обратите внимание: для номеров типа SUITE на рисунке ситуация следующая. В первый день свободен номер 108, а во второй - 109. При этом для любой системы бронирования ситуация будет выглядеть так, как будто на каждый из дней доступность номеров равна “1”. То есть гостя можно селить.

Однако при получении такой заявки ECVI не создаст брони номера, т.к. иначе гостя придется обязать переезжать из одной комнаты в другую. Вместо этого система создаст уведомление, сообщающее вам, что необходимо принять меры для ручной обработки такой заявки. Информация о наличии уведомлений выводится в правом верхнем углу рабочей области:

P.S. Для того, чтобы исключить или свести к минимуму подобные ситуации, старайтесь избегать бронирования номеров в “шахматном порядке”. При возможности “уплотняйте” бронирования на шахматке, в частности, перетаскивая полоски с помощью мыши.

Обработка платежных операций, совершаемых гостями при бронировании

При получении новых бронирований некоторые каналы продаж могут передавать информацию о проведенной платежной операции при бронировании, такие оплаты автоматически заносятся на счет гостя в ECVI.

Для того, чтобы получаемые оплаты с каналов бронирования проводились под нужным типом оплаты, в системе предусмотрена специальная настройка, перейдите в модуль Администрирование - Отель - Веб-каналы - кнопка редактировать канал - нижняя таблица для сопоставления платежей между веб-каналом