Закрытие бизнес-дня и блокировка операций в закрытом периоде

Операция «Закрыть бизнес-день» является важным элементом суточного цикла работы системы, обеспечивающим корректный учёт и целостность финансовых данных. В новой версии системы функционал расширен: введена глобальная блокировка изменений в уже закрытых периодах.

Общее описание

Операция «Закрыть бизнес-день» используется в качестве «ночного аудита» и выполняется на одном рабочем месте в промежутке между 23:50 и 10:00 следующего дня. Закрытие дня может быть выполнено как в ночные часы, так и в утренние до 10:00.

Основные задачи при закрытии бизнес-дня:

Пошаговая процедура закрытия бизнес-дня

Открытие диалога закрытия бизнес-дня

Через раздел Операции -> Закрыть бизнес-день:

Проверка необработанных заявок

В диалоге закрытия бизнес-дня доступен фильтр для сортировки заявок с просроченными статусами. В идеале таблицы должны быть пустыми — это означает, что все заявки корректно обработаны:

 Обработка необработанных заявок (если они есть)

Если система выводит заявки, их следует обработать одним из способов:

• По одной — обработать каждую заявку индивидуально;

• Массово — выделить все записи в таблице и нажать кнопку «Изменить статус выделенным», чтобы одним кликом изменить статусы всех необработанных заявок.

Завершение закрытия дня

После обработки всех заявок выполните операцию закрытия бизнес-дня. Система автоматически начислит услуги за уходящие сутки и обновит рабочую дату.

Обновление даты на других рабочих местах

Если в отеле используется несколько рабочих мест с активными сеансами в системе, то для обновления даты бизнес-дня в разделе Операций достаточно обновить страницу браузера или перелогиниться.

Новая функция: блокировка операций в закрытом периоде

В системе появилась глобальная блокировка любых действий с бронированиями, даты которых попадают в уже закрытый период. Это обеспечивает целостность учётных данных и исключает возможность внесения изменений в закрытые для отчётности периоды.

Работа функции сводится к тому, что при попытке выполнить операцию, которая создаёт или изменяет бронь таким образом, чтобы её даты (заезд/выезд/периодические услуги) попадали в закрытый период, система выдаёт единое сообщение:

«Операция невозможна, период закрыт»

На что распространяется блокировка

Визуальная подсказка

На графической шахматке закрытый период выделяется серым фоном. Это позволяет операторам быстро идентифицировать заблокированные для редактирования даты ещё до попытки выполнения операции.

Дополнительная настройка - автоматический сдвиг при закрытии бизнес-дня

Настройка «При закрытии бизнес-дня закрывать период» отвечает за технический сдвиг даты закрытого периода — то есть за то, какая именно дата будет считаться закрытой после выполнения операции «Закрыть бизнес-день»:

Если опция активна: при выполнении операции «Закрыть бизнес-день» дата закрытия периода автоматически сдвигается на предыдущий день. Все блокировки вступают в силу для дат, попавших в закрытый период.

Если опция не активна: дата закрытия периода не сдвигается автоматически, только по команде пользователя.

Обратное действие: открытие закрытого периода

Несмотря на то, что опция «При закрытии бизнес-дня закрывать период» автоматически сдвигает дату закрытия, система предусматривает возможность ручного открытия периода.

• Как это сделать: Пользователи, обладающие соответствующими правами, могут выполнить операцию открытия периода, сдвинув дату закрытия на более раннюю.

• Зачем это нужно: Это позволяет разблокировать закрытый период для внесения необходимых изменений в бронирования или услуги (например, для исправления ошибок или корректировки данных по согласованию с руководством).

• Важное условие: Такая операция должна выполняться только по согласованию с руководящим составом, так как открытие периода для изменений нарушает целостность ранее закрытых учётных данных и может повлиять на финансовую отчётность.