Bitrix24

В HMA Ecvi имеется возможность включить автоматический обмен данными с CRM Bitrix24, который позволяет оперативно передавать в Bitrix основные данные по гостям, компаниям, бронированиям. Таким образом у вас появляется возможность использовать все возможности CRM для построения коммуникаций с клиентами и всегда “иметь под рукой” данные об их заказах (бронированиях, сделанных в Ecvi). Стыковка работает в том числе с бесплатной версией CRM Bitrix24.

Ниже этот интерфейс обмена данными будет описан более подробно.

Общие сведения о стыковке

В текущей версии интерфейс обмена данными является односторонним: данные передаются из HMA Ecvi в Bitrix24, но не обратно. После первоначальной настройки и включения выполняется синхронизация данных: из Ecvi в Bitrix24 выгружаются все имеющиеся гости, компании и брони. После этого в процессе работы из Ecvi в Bitrix24 выгружаются изменения по существующим и все новые гости, компании и брони.

Обмен данными происходит с периодичностью 3-5 минут.

ECVI транслирует в Битрикс статусы бронирования как этапы сделки. Поэтому, если Вы вручную что-то поменяете в Битриксе, а затем скорректируете бронь в ECVI – измененные данные вместе со статусом снова поступят в Битрикс. Сами статусы следующие: временная бронь – подтвержденная бронь – проживание – выезд. Либо отмена брони или статус «не прибыл». По умолчанию этим статусам ставятся в соответствие стандартные этапы сделки Битрикс.

В ECVI у каждой сущности (гость, компания, бронь) используется поле – CRM_ID, id соответствующего объекта в Битрикс. Этот ID получается от Битрикс как результат операции создания сущности (гость-контакт, бронь-сделка, компания-компания). Создание происходит тогда, когда модуль стыковки выполняет анализирует данные (раз в 3-5 мин) и обнаруживает запись с пустым CRM_ID. Тогда данные отправляются в Битрикс командой создания сущности. В ответ Битрикс присылает ID. Этот ID сохраняется в поле CRM_ID. С этого момента операции создания для этого объекта из Экви уже не отправляются. Но если система обнаружит, что изменилось поле «Дата-время последнего изменения» - будет отправляться команда модификации объекта с данным CRM_ID.

При этом каждый анализ модуля стыковки начинается с анализа списка гостей и компаний. И только после этого анализируются брони. Таким образом, к моменту обнаружения новой брони гость этой брони, если он новый, уже должен быть отправлен в Битрикс и у нас в ECVI есть его ID. Cделка к брони создаётся со ссылкой на гостя/контакта с указанием его существующего CRM_ID.

Если в Битрикс производилось объединение дубликатов, то ECVI ничего не знает о том, что какие-то контакты в Битрикс были объединены и поэтому может продолжаться обмен к сделкам с неактуальными CRM_ID. 

Гости (Контакты)

Гости в HMA Ecvi при выгрузке в Bitrix24 превращаются там в Контакты. Для гостя/контакта выгружаются следующие данные:

• ФИО гостя

• Дата рождения

• Телефон

• Е-мейл

• Страна проживания

• Регион

• Город

• Пол гостя (в CRM - форма обращения “г-н” или “г-жа”)

• Комментарий

• Статус VIP (в CRM - как часть комментария “{ VIP }”)

• Статус “Черный список” (в CRM - как часть комментария “{ ЧЕРНЫЙ СПИСОК }”)

• Тип контакта в CRM - всегда клиент

При создании нового гостя в ECVI, информация о нём выгружается в Битрикс как команда на создание нового контакта. В ответ Битрикс присылает ID, который он присвоил этому контакту. ECVI сохраняет этот ID за профайлом конкретно этого гостя и при создании новых бронирований с этим гостем отправляет в Битрикс данные по брони и указывает ID этого гостя в Битриксе для подстановки в сделке.

Компании

Понятие компании есть и в Ecvi, и в Bitrix24, так что в этом случае всё достаточно однозначно. Для компании в CRM выгружаются следующие данные:

• Наименование

• Адрес

• Город

• Страна

• Почтовый индекс

• Телефон

• Е-мейл

• Комментарий

Заявки (Сделки)

Заявки(бронирования) Ecvi выгружаются в CRM как сделки. Поскольку, к сожалению, в стандартной версии Bitrix24 CRM у сделки отсутствуют многие привычные для гостиничного бизнеса атрибуты (даты заезда и выезда, тариф, питание и т.п.), при сопоставлении брони и сделки приходится идти на ряд допущений. В связи с этим при выгрузке заявок в Bitrix24 они превращаются в сделки по следующим правилам:

• Наименование сделки имеет вид “Заявка №<номер_заявки_из_Ecvi> (Фамилия) <дата заезда> - <дата выезда>”

• Дата начала сделки - дата заезда по заявке

• Дата завершения сделки - дата выезда

• Сумма сделки - сумма по заявке

• Стадия сделки: 

• для временной заявки - новая; 

• для подтвержденной - в работе; 

• после заезда по заявке - сделка успешна; 

• отмена, не прибыл - сделка провалена

• Вероятность сделки: для временной заявки - 30%; для подтвержденной - 60%; для отмененной (или не прибыл) - 0%

• После выезда по заявке для сделки устанавливается признак “закрыта”

• Комментарий по заявке превращается в комментарий по сделке

• Гость по заявке, а также все гости, указанные как проживающие во всех номерах по заявке прикрепляются к сделке как список контактов (т.е. у каждого такого контакта будет ссылка на сделку/заявку, в которой он упоминается)

• Компания или компания-плательщик по заявке (если указаны обе, используется первая) прикрепляется как компания в сделке.

Сделке в CRM соответствует именно заявка в Ecvi, т.е. для групповой заявки, в которой забронировано 10 номеров для 20 гостей, в Bitrix24 будет создана только одна сделка (со списком всех 20 контактов-гостей).

При полном удалении заявки в Ecvi сделка в Bitrix24 также удаляется.

На скришоте ниже показан пример, как выглядит сделка в CRM, созданная из заявки Ecvi (текущий статус заявки - отменена).

Настройка интеграции

Стыковка Ecvi и CRM выполняется на основе технологии “вебхуков” Bitrix24. Для работы стыковки сначала необходимо создать такой “вебхук” в настройках CRM. Для этого в разделе CRM перейдите в раздел меню “Интеграции” - Rest API::

В появившемся окне выберите пункт “Другое”.

Система сгенерирует для вас новый вебхук, для которого в поле “Настройка прав” следует указать: CRM:

Адрес вебхука надо скопировать и самостоятельно или с помощью специалистов нашей службы техподдержки вставить в настройки стыковки с Bitrix24 в следующем разделе Экви: Администрирование - Разное - Стыковки - поле URL в свойствах стыковки с CRM Bitrix24.