Мягкая квота (allotment)

Общая информация

Мягкая квота (Allotment) - это инструмент для работы с блоками номеров, выделенными агентствам или компаниям по договору. В отличие от жестких блоков, мягкая квота гарантирует партнеру фиксированное количество номеров, но с возможностью их возврата (релиза) в продажу по определенным правилам.

В системе Экви функционал мягких квот реализован на базе существующих "Групп" (модуль Заявки -> Группы).

Бронирования в рамках аллотмента могут создаваться по всему аллотменту в целом (а не только внутри блоков, как в обычных группах). Доступность номеров для бронирования определяется исключительно остатками квоты, а не общей доступностью номеров в отеле.

Создание и настройка аллотмента

Создание аллотмента

1. Перейдите в раздел Заявки -> Группы
2. Нажмите кнопку "Новая группа" - откроется стандартная форма создания группы
3. Введите наименование созданного блока allotment
4. Установите флажок "Allotment" - это главный признак, который переводит группу в режим для работы с мягкой квотой:
   
   
5. В поле "Агентство" укажите компанию, для которой выделяется квота номеров. Это обязательное условие, так как именно привязка к агентству позволяет в дальнейшем использовать данную квоту при создании бронирований (подробности приведены далее в описании).

После сохранения группа получит статус аллотмента, а в её карточке станут доступны дополнительные закладки для настройки квот, правил релиза, отмены и статистика.

Карточка аллотмента

Карточка аллотмента состоит из нескольких закладок, управляющих его работой.

Вкладка «Заявка по группе»

Полностью соответствует стандартной вкладке группы. Здесь указываются основные данные: название, компания, ответственный, примечания и пр.
Ключевое поле - "Агентство". Именно оно позволяет системе оперировать квотой турагентства при создании новых бронирований через стандартные инструменты: графическую шахматку или кнопку Новая заявка.

Вкладка «Блоки»

Служит для создания временных периодов действия квоты, состоит из двух разделов - Информация и Квота

• В первую очередь выберите из списка тариф, который будет применяться для расчета стоимости проживания всех создаваемых в будущем бронирований по всем созданным Блокам. Этот тариф должен быть заранее создан в модуле Администрирование->Услуги->Список тарифов в соответствии с условиями договора между отелем и турагентством.

Редактирование индивидуальных условий тарифа непосредственно в блоке не предусмотрено.
Если требуются особые условия, соответствующий тариф необходимо создать или настроить заранее в модуле Администрирование

Выбранный тариф применяется централизованно ко всем блокам в рамках одного аллотмента. Назначить разные тарифы для разных блоков внутри одной группы-аллотмента невозможно. Если такое требуется, для каждого блока условий необходимо создать отдельную групповую заявку (аллотмент)

• Нажмите "Создать блок" для того, чтобы в подразделе Информация:
  - указать наименование блока (например, с привязкой к сезонности аллотмента);
  - указать период выделения квоты номеров для указанного блока.
  
• Сохраните введенные изменения сначала по кнопке Сохранить, и далее в правом верхнем углу окна нажать кнопку "Сохранить группу", группа с выделенной квотой будет сохранена и после этого можно приступить к следующему этапу обработки квот агентства
  

Подраздел "Квота"
В этом диалоге пользователь может установить квоту на категории номеров. Если задается продолжительный период квотирования, система автоматически вычисляет актуальное свободное количество номеров на всем его протяжении с учетом уже созданных бронирований.

1. Установите флажок «Задать квоты». Это обязательное действие, которое дает системе понять, что для данного блока нужно учитывать квоту, а не стандартную доступность номеров.
2. Для каждого типа ресурса (категории номера) укажите количество номеров, входящих в квоту
3. Сохраните изменения

Квота устанавливается на каждую дату периода отдельно

Пример: Блок 01.06–10.06 с квотой 3 номеров означает, что агентство может бронировать до 3 номеров на каждую из 10 ночей периода.

Вкладка «Релиз-периоды»

Настройка автоматического возврата (релиза) неиспользованных номеров в свободную продажу.

1. Создайте блок условий, указав его даты действия.
2. Внутри блока добавьте правила релиза по принципу: «X% или X номеров снимаются с квоты за N дней до заезда».
   Пример: «35% номеров снимаются за 21 день», «Все оставшиеся номера снимаются за 3 дня».
3. Система будет автоматически обрабатывать эти правила с помощью фонового задания, высвобождая номера в указанные сроки.

Вкладка «Правила отмены»

Содержит условия отмены бронирований, сделанных в счет квоты. 

• Создайте блок условий с помощью кнопки "Создать блок правил отмены"
• Добавьте правила, например: «Отмена без штрафа за 48 часов», «Штраф 100% менее чем за 48 часов».

Создаваемые правила носят исключительно справочный характер. Система не выполняет автоматическую отмену бронирований и не применяет штрафы на основе этих текстовых условий.

Вкладка «Статистика»

Отображает детальную информацию по использованию квоты. Данные сгруппированы по датам и типам номеров.

• Original — первоначально установленное значение квоты
• Current — текущее доступное количество номеров в квоте (с учетом бронирований и релизов)
• Pick-up — количество номеров, уже забронированных в счет квоты
• Release — количество высвобожденных номеров в результате срабатывания фонового задания

Вкладка «Бронирования»

Отображает все бронирования, привязанные к данному аллотменту.

Просмотр и обработка бронирований
Из этой вкладки можно открыть карточку любого бронирования, созданного в счет квоты, и выполнить необходимые действия: редактировать данные, оформлять заезд и выезд гостей.

Создание нового бронирования в счет квоты
Вкладка «Бронирования» может использоваться как полноценный инструмент для размещения гостей в рамках выделенной квоты.

Чтобы создать бронирование:

1. Нажмите кнопку «Добавить период».

2. В открывшемся диалоговом окне укажите планируемые даты заезда и выезда гостей.

3. Система автоматически проверит доступность номеров с учетом текущего остатка квоты по данному аллотменту.

   • Если свободная квота есть — бронирование будет создано.

   • Если квота исчерпана — система запретит создание бронирования.

Важные особенности:

• Бронирование создается по умолчанию в формате неразмещенного (конкретный номер не назначается).

• Созданное бронирование получает атрибуты групповой заявки.

• Расчет стоимости выполняется по тарифу, установленному для аллотмента.

• Все начисления за услуги проживания по бронированиям, созданным в счет аллотмента, попадают на единый централизованный счет группы.

Процесс бронирования в счет квоты

Система автоматически предлагает задействовать квоту, если в заявке указано агентство, для которого создан аллотмент. Создать бронирование в счет квоты можно возможно следующими способами:

Через групповую заявку с выделенной квотой из вкладки "Бронирование" (Заявки->Группы->кликаем по группе -> вкладка Бронирования - Добавить период)

Это наиболее приемлемый формат создания нового бронирования, так как здесь прямо проверяется доступность ранее выделенной квоты номеров.

Через диалог «Новая заявка»

В диалоге создания новой заявки (модуль «Заяв формеки») добавлеступны поля «АКомпания» и «Allotment». Они предназначены для работы с агентскими квотами.
Последовательность заполнения:
- Введите даты заезда/выезда;
- Выберите компанию-агентство».

и «Allotment» д

Посляе выбора компании система автоматически проверит наличие свободных квот (allotment) на указанные даты. Если квоты найдены, поле "Allotment" станет активным — вы сможете выбрать нужный блок из предложенного списка.

Создание заявки с использованием групповой квоты происходит по следующему алгоритму:

1. Система создает неразмещенное бронирование (резервирует квоту без присвоения комнат, заявка на категорию)

2. Занятые места автоматически перемещаются из общей доступности в статистику «pick-up»

3. Новая заявка привязывается к выбранной групповой заявке (блоку allotment) и доступна для редактирования как из карточки группы, так и из общего списка.

Таким образом, каждая созданная заявка «забирает» одну единицу квоты, уменьшая свободный остаток в блоке.

Через графическую «шахматку»

1. При протягивании новойте полоску на нужные даты.

2. Обязательно укажите поле "Агентство" - это ключевое условие для проверки квоты агентства

Ограничения визуализации - шахматка отображает только размещенные бронирования и (кобязанкретельным вводом поля "Агентство", с помощью которого система осуществляет сопоставление уже распределенной квоты номерова). Это наименее оптимальный путь создания ввиду того, что блок номеров эллотмент главным образом оперирует понятием неразмещенного бронирования, а работая в графической шахматке визуально пользователь не определит присутствуют ли нНеразмещенные бронирования -(зарезервированная эквотоа без привязки к номеру) на шахматке не видны, таким образом вы не можете заранее увидеть, есть ли свободная квота у агентства. Проверка происрабхотаедит прив непмосредствменномт созданиия бронирования.:

В

случае,
• е

  Если квота доеступь — бронь создается штатно;

• Естли квотсутствуют ужеы номера, то будет выв— система покажет предупреждающитьсяй диалог вида:
  

Если пользовательы уверены, в создании новогчто бронированияе должно быть в счет ранее распревыделенной квоты:

1. В диалоговом окнентс подтва, то слердует согласиться и продолжить процедуру создания заявки. Для задействования квоты турагентства - сразу посл кнопке Да

2. В открытившейся новой Ккарточкие заявки слразу выбедрите нует устажновитье компанию-агентство в соответствующем поле,.

   тогда
с

3. Система автосущматичествкит проверкуит наличия ранее свыободеленной квоты (allotment) нома указанныеро даты и в, случтае обы созднанируже бронирования "доступняости выдаст следующий диало" квоту из эллотментаг:

   
   
   

   И предложит выбрать соответствующий блок с аллотментом:
   

   

4. В срезулучьтате, если период пброжнирования затрагивает квоту номеру сразу двух блоков одной групповой заявки, то после создания заявки часться, а одно место в квоте будет считаться использованным отм(спинусушется от первого так и от второгоз блока квоты номеров).

Создание новой заявки

1. В диалоге «Новая заявка» заполните стандартные поля.
2. На первом шаге обязательно укажите Агентство.
3. Если у выбранной компании есть активные аллотменты, покрывающие введенные даты заезда, система автоматически предложит опцию: «Использовать квоты компании?»
   - При выборе «Да» доступность номеров будет рассчитываться исключительно исходя из остатков квоты.
   - При выборе «Нет» будет использоваться стандартная доступность номеров отеля.
4. После создания заявки и добавления периодов проживания, они автоматически прикрепятся к соответствующему аллотменту и «используют» номера из квоты.

Редактирование существующей заявки

1. Откройте карточку заявки.
2. При указании (или изменении) компании в заявке, система проверит наличие активных аллотментов.
3. Если подходящий аллотмент найден, появится запрос на его использование. После подтверждения периоды заявки будут привязаны к выбранному аллотменту, а доступность скорректирована с учетом его квоты.

Важные замечания

Бронирования в счет квоты могут быть только неразмещенными, так как квота выделяется на тип номера, а не на конкретный номер.

При отмене бронирования, номер автоматически возвращается в остаток квоты (Current), если только он не был ранее высвобожден по правилам релиза.

Как обрабатываются ситуации, если период бронирования попадает на стык двух блоков квоты

Бывает ситуация, когда даты проживания гостя захватывают сразу два разных блока квоты (allotment) в рамках одной групповой заявки.

1. Например, заезд 15 мая, выезд 20 мая. При этом первый блок квоты действует до 17 мая, а второй блок начинается с 18 мая.

2. В этом случае создается бронирование обычным способом, указывая нужное агентство.

3. Система автоматически распределит списание квоты пропорционально датам:

   • Часть квоты спишется из первого блока (за дни с 15 по 17 мая).

   • Оставшаяся часть спишется из второго блока (за дни с 18 по 20 мая).

Таким образом, бронирование будет использовать квоту из обоих блоков, даже если они действуют в разные периоды одного группового блока.