Skip to main content

Закрытие бизнес-дня и блокировка операций в закрытом периоде

Операция «Закрыть бизнес-день» является важным элементом суточного цикла работы системы, обеспечивающим корректный учёт и целостность финансовых данных. В новой версии системы функционал расширен: введена глобальная блокировка изменений в уже закрытых периодах.

Общее описание

Операция «Закрыть бизнес-день» используется в качестве «ночного аудита» и выполняется на одном рабочем месте в промежутке между 23:50 и 10:00 следующего дня. Закрытие дня может быть выполнено как в ночные часы, так и в утренние до 10:00.

Основные задачи при закрытии бизнес-дня:

Задача Описание
Автоматическое начисление услуг Система начисляет услуги проживания по установленному тарифу за уходящие сутки в тех счетах, где не выполнялось ручное начисление по кнопке
Контроль необработанных заявок Система показывает заявки с просроченными статусами:
• дата выезда = текущая дата — статус «Выезд» не выполнен;
• дата заезда = текущая дата — статус «Заезд» не выполнен
Обновление рабочей даты После закрытия дня в системе устанавливается новая текущая дата для всех пользователей

Пошаговая процедура закрытия бизнес-дня

Открытие диалога закрытия бизнес-дня

Через раздел Операции -> Закрыть бизнес-день:

image.png

Проверка необработанных заявок

В диалоге закрытия бизнес-дня доступен фильтр для сортировки заявок с просроченными статусами. В идеале таблицы должны быть пустыми — это означает, что все заявки корректно обработаны:

image.png

 Обработка необработанных заявок (если они есть)

Если система выводит заявки, их следует обработать одним из способов:

  • По одной — обработать каждую заявку индивидуально;

  • Массово — выделить все записи в таблице и нажать кнопку «Изменить статус выделенным», чтобы одним кликом изменить статусы всех необработанных заявок.

image.png

Завершение закрытия дня

После обработки всех заявок выполните операцию закрытия бизнес-дня. Система автоматически начислит услуги за уходящие сутки и обновит рабочую дату.

image.png

Обновление даты на других рабочих местах

Если в отеле используется несколько рабочих мест с активными сеансами в системе, то для обновления даты бизнес-дня в разделе Операций достаточно обновить страницу браузера или перелогиниться.

Новая функция: блокировка операций в закрытом периоде

В системе появилась глобальная блокировка любых действий с бронированиями, даты которых попадают в уже закрытый период. Это обеспечивает целостность учётных данных и исключает возможность внесения изменений в закрытые для отчётности периоды.

Работа функции сводится к тому, что при попытке выполнить операцию, которая создаёт или изменяет бронь таким образом, чтобы её даты (заезд/выезд/периодические услуги) попадали в закрытый период, система выдаёт единое сообщение:

«Операция невозможна, период закрыт»

На что распространяется блокировка

Модуль / Операция Что блокируется
Шахматка (Бронирование) Создание новой брони, графический сдвиг, перенос всей брони, изменение дат заезда и выезда
Заявки Создание новых заявок и периодов, редактирование дат заезда/выезда, любые изменения по услугам/пакетам/питанию для дат в закрытом периоде (при добавлении новых услуг флажки оказания/начисления автоматически снимаются)
Группы Создание блока группы, добавление периодов, редактирование периодов и услуг
Восстановление отменённых заявок Восстановление заявок, если даты проживания пересекаются с закрытым периодом
Статусные операции «Отменить выезд», «Отменить заезд», «Отмена», «Не прибыл» для периодов с датами в закрытой зоне

Визуальная подсказка

На графической шахматке закрытый период выделяется серым фоном. Это позволяет операторам быстро идентифицировать заблокированные для редактирования даты ещё до попытки выполнения операции.

Важная настройка: как включается строгий режим закрытого периода

Строгий режим с блокировкой операций в закрытом периоде включается с помощью настройки в разделе Администрирование -> Админ -> Отели -> редактировать:

image.png

Как это работает:

Если опция активна Если опция не активна
• При выполнении операции «Закрыть бизнес-день» система автоматически закрывает период
• Все блокировки, описанные в разделе 3, вступают в силу
• Дата закрытия периода автоматически сдвигается на предыдущий день		 • Закрытие бизнес-дня происходит без сдвига даты в разделе Закрытие периода
• Операции с бронированиями в прошлых датах остаются доступными

Важно: Блокировка операций возможна только при включённой настройке. Если настройка не активна, все операции в прошлых периодах остаются доступными

Обратное действие: открытие закрытого периода

Несмотря на то, что опция «При закрытии бизнес-дня закрывать период» автоматически сдвигает дату закрытия, система предусматривает возможность ручного открытия периода.

  • Как это сделать: Пользователи, обладающие соответствующими правами, могут выполнить операцию открытия периода, сдвинув дату закрытия на более раннюю.

  • Зачем это нужно: Это позволяет разблокировать закрытый период для внесения необходимых изменений в бронирования или услуги (например, для исправления ошибок или корректировки данных по согласованию с руководством).

  • Важное условие: Такая операция должна выполняться только по согласованию с руководящим составом, так как открытие периода для изменений нарушает целостность ранее закрытых учётных данных и может повлиять на финансовую отчётность.

Сравнение режимов работы (Сводная таблица)

Опция «При закрытии бизнес-дня закрывать период» Результат закрытия бизнес-дня
Включена Происходит стандартный ночной аудит (начисление услуг, контроль статусов) И все даты ранее закрытого дня блокируются для изменений.
Выключена Происходит только стандартный ночной аудит (начисление услуг, контроль статусов). Даты остаются открытыми для редактирования.

Рекомендации по работе с закрытыми периодами

Ситуация Действие
Необходимо изменить бронь в закрытом периоде Отключите настройку «При закрытии бизнес-дня закрывать период» (требуются права администратора), внесите изменения, затем включите настройку обратно
Часто возникают ошибки «период закрыт» Проверьте, не пытаетесь ли вы редактировать даты, которые уже были закрыты. Используйте визуальную подсказку — серый фон в шахматке

Не уверены, закрыт ли период

 Обратитесь к администратору системы или проверьте настройку «При закрытии бизнес-дня закрывать период» — если она включена, то все даты ранее последнего закрытого дня заблокированы

Необходимо срочно исправить данные в закрытом периоде, а отключение общей настройки нежелательно

 Обратитесь к пользователю с правом на открытие периода. Он может выполнить операцию открытия, сдвинув дату закрытия на более раннюю, после согласования с руководством. После внесения исправлений период необходимо закрыть заново.

Back to top