Обновление АПРЕЛЬ-МАЙ 2023

Вашему вниманию предлагается список обновлений системы Ecvi, которые становятся доступны в составе майского обновления 2023 года.

Сложный тариф (включенные пакеты и услуги в тарифе)

При работе с тарифами в ECVI можно использовать функционал включенных в тариф пакетов питания, пакетов дополнительных услуг и просто услуг.
Идея заключается в том, что теперь к существующему механизму по работе с периодами (в рамках настройки тарифа) появились три дополнительных поля: "Питание", "Пакеты" и "Услуги":

Такой подход позволяет автоматически подставлять нужный пакет питания в Карточке заявки, а так же включать какой-либо пакет в стоимость проживания таким образом, чтобы общая сумма за проживание оставалась неизменной, но при начислении в счете выделялись такие включенные услуги не изменяя общую стоимость за проживание. Другими словами - все эти "включения" должны выполняться «за счет» цены самого проживания и стоимость суток должна оставаться неизменной, питание и пакеты должны считаться «в том числе».

Такая опция будет в том числе актуальна для тех отелей, которые используют интеграцию с каналами продаж (через Channel manager или прямые интеграции с каналами) и важно учитывать правильный пакет питания в заявке без изменения общей стоимости бронирования.

Внимание! Функционал работает только для тарифа, который отмечен в системе признаком "Динамический тариф".

Более подробная информация с примерами приведена в отдельной статье по ссылке - https://help.ecvi.ru/books/baza-znanii-ecvi/page/vklyucennye-pakety-i-uslugi

Новые функции по уборкам

В системе существенно расширились варианты установки уборок по номерам, теперь у пользователей, помимо установки периодичности по категориям номеров, появилась возможность:

1. Задать периодичность уборок по тарифам

В ECVI появилась возможность устанавливать расписание для уборок в зависимости от того, какой тариф установлен в Карточке заявки.

Настройка производится в модуле Администрирование - Услуги - Список тарифов - кнопка  Редактировать:

 

В этом окне пользователю следует установить вид уборки, периодичность назначения такого типа уборки и периодичность смены белья.

2. Назначение уборок в номерах через Календарь уборок из Карточки заявки

На закладке Прочее в карточке заявки добавлен Календарь уборки. Идея заключается в том, чтобы дать возможность назначать на календаре дополнительные уборки номера. То есть данный календарь не замещает, а дополняет ежедневное расписание назначения текущих уборок и т.п. Однако в ситуации, когда назначение стандартных текущих уборок отключено, Календарь может стать и основным инструментом для назначения уборок и смены белья.

Приоритетность назначения уборок

Так как мы имеем довольно гибкий вариант работы с назначением уборок, то следует отдельно отметить приоритетность, по которой уборки будут назначаться в том случае, если одновременно задана периодичность и у категории, и у тарифа и при этом дополнительно проставлены дни уборок через Календарь, порядок следующий:

• если в настройках категории установлена периодичность текущей уборки, и при этом в Карточке заявки установлен тариф со своей отдельно заданной периодичностью, то при смене статусов система будет использовать настройки периодичности по тарифу;
• если в настройках категории установлена периодичность текущей уборки и в Карточке заявки используется тариф, в котором так же прописана своя периодичность, и при этом пользователь отмечает в Календаре уборок дополнительные варианты уборки в номере, то при смене статусов система будет в первую очередь оперировать установленной уборкой в Календаре.

Обновление отчета "Прогноз уборок"

С учетом нескольких способов установки номера на уборку, был так же доработан отчет "Прогноз уборок на период", который позволяет супервайзеру планировать в будущем какое количество уборок будет проводиться.

Справочник трудоемкости уборок

Теперь в настройках каждой категории номера (Типа ресурсов) пользователи могут указать среднее время уборки номера для того, чтобы при назначении номеров для уборок между горничными для того, чтобы супервайзер мог оперировать общей длительность уборок по заданию конкретной горничной.

Настройка Длительности производится в модуле Администрирование - Отель - Типы ресурсов - поочередно для каждой категории нажимаем на кнопку Редактировать и в конце страницы расположен справочник с нормативами по уборкам. Для ввода значения кликните мышкой в ячейку "Длительность" и укажите значение для каждого вида уборок применимо к этой категории, сохраните изменения и выполните такую настройку для каждого типа ресурсов.

При распределении номеров в модуле Горничные - Задания на уборку - система будет показывать пользователю общее время, которое потребуется горничной для уборки номеров из своего распределенного задания.

Интеграция с системой EMIS

Регистрацию гостей в отеле и подготовку документов для передачи данных в миграционную службу теперь можно сделать эффективнее и удобнее как для гостей, так и для персонала с помощью интеграции ECVI и системы обработки документов EMIS Service для дальнейшей подачи электронного уведомления о прибытии гостя в такие системы как Элпост, Контур.ФМС, ГКУ «Московская безопасность», Скала и другие.

Система обработки документов EMIS Service представляет собой приложение с web-интерфейсом. В качестве аппаратной части используются сканеры производства Regula. EMIS Service используется в большом количестве отелей по всей стране. Система EMIS Service полностью соответствует законодательству в сфере обработки персональных данных гостей отеля, имеются все необходимые документы и сертификаты.

Использование ECVI в комплекте с EMIS Service позволит:

• Максимально оптимизировать рабочее время сотрудников службы приема и размещения. Данные, полученные с электронного носителя (RFID), имеют наиболее высокий уровень достоверности и исключают ошибки;
• Соблюсти все требования в области обработки и хранения персональных данных. Компания, G1 Software Russia, предоставляющая сервис EMIS зарегистрирована в реестре операторов ПДн;
• Осуществлять проверку данных гостя «на лету» еще на этапе сканирования. Если иностранный гость имеет несколько виз РФ, и сотрудник выбрал уже просроченный документ, то при сканировании комплекс предупредит его о том, что документ уже просрочен.

Отображение типа кровати (двуспальная/раздельно) при подборе номера

В том случае, если в отеле используются кровати-трансформеры, которые могут по разному конфигурироваться с учетом пожелания гостей (раздельно/одна двуспальная), в диалогах подбора номера при создании новой заявки или присвоении номера неразмещенной брони ECVI будет отображать тип кровати, который установлен на текущий момент в том или ином номере.

Для начала пользователи могут задать вручную какой тип кровати установлен в номере в свойствах "ресурса" через модуль Администрирование - Отель - Ресурсы:

Но далее добавится следующее: если в заявке (в Периоде проживания) установить новый требуемый тип кровати, то при выполнении операции Заезд для этого периода в номере будет принудительно установлен тот тип кровати, который был указан в периоде. И далее в номере этот тип кровати останется до тех пор, пока либо мы его вручную не поменяем в настройках ресурса через Администрирование, либо не произойдет заезд другого периода, где задан другой тип кровати.

Отображение ссылочного номера операции

Ссылочный номер в некоторых случаях запрашивается терминалом при выполнении операции "Возврат", номер ссылки платежной операции можно подсмотреть по кнопке Редактировать

Смена категории неразмещенной заявки

В новой версии появилась возможность изменить категорию номера у неразмещенной заявки, инструкция представлена по ссылке - https://help.ecvi.ru/books/baza-znanii-ecvi/page/kak-izmenit-kategoriyu-nerazmeshhennoi-zayavki

Вселение в заявку (блок Allotment, "мягкая квота")

В ECVI появилась возможность выполнять операцию "Вселение" в заявку, таким образом можно бронировать номер под компанию/турагентство на длительный период и вселять гостей на отдельно взятые периоды.

Для выполнения этой операции должны быть создана заявка под стандартным статусом "Временная"/"Подтвержденная", и при необходимости выполнить вселение гостя на период в рамках такой заявки следует либо выполнить операцию "Вселение" при работе в Карточке и задать периоды поселения гостя в рамках этой общей заявки:

И это же действие дублируется при работе через графическую шахматку:

В результате таких действий будет создан отдельный период для вселенного гостя:

Статус Лист ожидания

Для работы стал доступен еще один статус для заявок - Лист ожидания.

Особенности статуса Лист ожидания для Карточки заявки:

1. В заявке в статусе Лист ожидания периодам нельзя присваивать конкретные комнаты.
2. В заявке в статусе Лист ожидания периодам нельзя менять статусы по отдельности.
   Статус меняется только для всей заявки целиком.
3. Заявки в статусе Лист ожидания можно отфильтровать с помощью соответствующего фильтра:
   

   

   
   
4. Заявки в статусе Лист ожидания не учитываются в квотах каналов и не учитываются в расчете числа занятых/свободных номеров.
5. Заявки в статусе Лист ожидания после перевода в статус временная/постоянная бронь автоматически попадают в расчет квоты каналов как только что созданная новая заявка.
   
6. Для заявок в статусе Лист ожидания выведен отдельный фильтр в модуле Отчеты - Статистика.

Более подробная информация представлена в инструкции по ссылке - https://help.ecvi.ru/books/baza-znanii-ecvi/page/kak-sozdat-zayavku-so-statusom-list-ozidaniya