ECVI APART

Особенности работы с апартаментами

• Как создать профайл собственника в системе
• Учет НДС при агентской схеме работы с собственниками апартаментов
• Как связать собственника с апартаментом
• Как создать договор управления
• Как создать программу сдачи/управления
• Как указать владение апартаментов в долях
• Как связать тариф с программой сдачи
• Как указать представителей собственника в системе
• Как настроить подбор апартаментов по заданным критериям
• Как добавить программу реновации
• Как настроить несколько счетов для автоматического распределения услуг
• Настройка групп ресурсов
• Апартамент свободный, но не выводится при подборе
• Как перенести апартамент из одного сегмента в другой
• Личный кабинет собственника
• Агентские чеки с данными собственника

Как создать профайл собственника в системе

Собственники апартаментов добавляются через модуль Клиенты - Гости - Создать, вводим контактные данные собственника и обязательно устанавливаем галку "Собственник" в правом нижнем углу окна:

У Собственника могут быть его представители, которые  добавляются во вкладке "Представители":

При добавлении собственников предусмотрена возможность подгрузки данных из файла Excel в установленном формате, за подробностями можно обратиться в техническую поддержку.

В качестве собственника может выступать в том числе Компания:

Учет НДС при агентской схеме работы с собственниками апартаментов

Если также заполнено поле Агент, то настройки НДС будут взяты из реквизитов указанной компании-поставщика.

Для использования данного механизма необходимо сделать следующие настройки в Ecvi:

2. Указать ставку НДС и СНО у поставщиков, в т.ч. у собственников апартаментов. Перейдите в раздел Управление отелем - Клиенты - Гости/Компании. У гостей или компаний, которые являются собственниками, необходимо указать НДС и СНО, которое будет использоваться при начислении агентских услуг в счёт.

3. В разделе Администрирование - Отель - Программы сдачи в свойствах программы сдачи(доходности), для которой должна применяться агентская схема расчетов, установите флажок:

ВАЖНО! Если значения НДС/СНО у поставщика не заданы, то НДС/СНО будет назначаться по типовому алгоритму (один из вариантов в порядке приоритетности):
1. настроек самой услуги;
2. настроек юридического лица назначенного на счёте;
4. настроек отеля.

Как связать собственника с апартаментом

Собственники связываются со своими апартаментами с помощью договоров, настройка производится в модуле
Администрирование - Отель - Ресурсы - кнопка Редактировать вызывается для каждой записи с апартаментом (ресурсом) отдельно.

В нижней части окна с редактированием апартамента представлен раздел "Договоры с собственниками", по кнопке
Создать система откроет диалоговое окно с полями для заполнения:

Для сохранения договора в системе необходимо заполнить два обязательных поля:

1. Программа сдачи в аренду
2. Добавить собственника

И внимательно заполнить поля "Дата окончания доверенности" и "Дата окончания договора", по этим полям осуществляется подбор апартаментов.

Текстовые поля "Документ основания владения" и "Реквизиты доверенности" не являются обязательными для заполнения, но могут впоследствии использоваться при формировании шаблонных форм (например для договора аренды из Карточки заявки - ).

В поле "1С ID" заносится информация, которая используется в том случае, если договора загружаются из 1С, в стандартном варианте производится выгрузка из ECVI в 1С.

По мере развития ситуаций для каждого апартамента возможно добавление новых договор управления: поменялся собственник или увеличилось количество собственников и т.п.

Если при попытке прописать собственника в Договоре возникает ошибка "Не выбран валидный собственник":

Это означает что введенный вручную собственник с такой фамилией отсутствует в списке гостей с признаком "Собственник" и не предлагается системой для подстановки, для исправления такой ошибки следует сначала создать запись с гостем с соответствующей пометкой.

Как создать договор управления

Договор управления является связующим звеном между собственником, апартаментом (ресурсом) и программой сдачи. Прописывается в модуле Администрирование - Отель, далее доступно два сценария:

1. Вносить информацию через одноименный раздел "Договоры с собственниками"

по кнопке Создать (в правой части окна) система откроет диалоговое окно с полями для заполнения:

Для сохранения договора в системе необходимо заполнить три обязательных поля:

1. Программа сдачи в аренду;
2. Указать номер апартамента (из списка Ресурсов) для связи;
3. Добавить собственника

2. Прописывать информацию о договоре через вкладку Ресурсы

С помощью команды Редактировать, которая вызывается для каждой записи с апартаментом по отдельности:

  Подробнее описано в следующей статье по ссылке - Как связать собственника с апартаментом 

Важно! Указываемые в настройках договора даты действия договора влияют на подбор апартаментов при работе в модуле Заявки, система подбирает апартаменты в том числе с наложенным фильтром по датам действия договоров управления.

Поэтому договора управления следует своевременно редактировать, чтобы не оказаться в ситуации когда система не будет выводить апартаменты к выбору.

Если договоры отсутствуют, то никаких ограничений система не накладывает при подборе апартаментов.

Как создать программу сдачи/управления

Программа сдачи отражает условия, по которым управляющая компания выплачивает собственникам арендный доход со сдачи апартаментов. 

К программам сдачи может применяться настройка с указанием, например, какие из используемых тарифов могут применяться при установленной программе сдачи. Это полезно использовать для разных сегментов, к примеру, для апартаментов в сегменте долгосрочная аренда могут быть недоступны какие-либо скидочные тарифы, при этом будут доступны к выбору при краткосрочной аренде.

Настройка задается в модуле Администрирование - Отель - Программы сдачи - кнопка Создать:

Поле 1С ID - это специальный идентификатор программы сдачи, который присваивается автоматически при настройке интеграции с системой 1С.

Следующий блок настроек для категорий ресурсов с вводимыми значениями и параметрами "Процент" и "Абсолютно" в текущей версии ECVI не используется, это разработка на перспективу.

Как указать владение апартаментов в долях

Настройка задается в модуле Администрирование - Отель - Договоры с собственниками - создаем новый договор управления или с помощью поиска находим уже существующий договор и через кнопку "Редактировать" добавляем новых собственников с указанием процента владения:

Такую же процедуру редактирования договора управления можно выполнить при редактировании апартамента (Ресурса) в разделе Отель - Ресурсы - находим нужный апартамент через форму поиска и жмем кнопку Редактировать. В нижней части окна настроек приводится таблица с настройками подключенных договоров, которые можно отредактировать или создать новый договор.

В качестве Собственника может выступать в том числе и Компания - выбирается в "Типе собственника".

При такой настроенной связке собственника с апартаментом будет производится выгрузка реализации в систему 1С. 

Как связать тариф с программой сдачи

Настройка производится в модуле Администрирование - Отель - Программы сдачи, для уже созданных программ сдачи предусмотрена кнопка Редактировать, и далее выбираем из списка используемые для такой программы тарифы:

Если программы сдачи ранее не создавались, то для создания новых программ используется кнопка Создать.

 

Как указать представителей собственника в системе

Представители собственника (доверенные лица) используется в системе в качестве справочной информации и не используются при выгрузках в сторонние системы.

Этот раздел удобно использовать в том случае, если собственник апартамента предоставляет данные о своем доверенном лице с целью, к примеру, доступа представителя в апартамент (выдача ключ-карт) или для сбора какой-либо документации по апартаменту.

Для начала такой настройки следует перечислить виды представителей собственника в модуле 
Администрирование - Разное - Представители собственника, пример:

Далее возвращаемся в модуль Управление отелем - Клиенты - Гости - находим в списке собственника нашего апартамента, для которого хотим назначить доверенное лицо и переходим во вкладку "Представители":

Как настроить подбор апартаментов по заданным критериям

Вводная информация

Сортировка апартаментов при создании бронирования выводится в модуле Заявки - Новая заявка:

Указываем планируемые даты заезда и выезда, указываем сегмент ("Категория"), выбираем пункт "Подобрать конкретные номера" - кнопка "Вперед", в результате система покажет доступные к бронированию апартаменты с определенным критерием сортировки:

В данном примере в конце списка представлены апартаменты с высоким рейтингом доходности, в начале - с низким, а так же перечисляется установленная Программа сдачи (доходности), Комплектация и Особые отметки (если прописаны к выводу).

По такому же принципу заданный метод сортировки может быть использован на этапе подбора номера при размещении бронирования (если заявка создавалась неразмещенной).

Настройка

Критерий подбора апартаментов настраивается в модуле Администрирование -> Отель -> Группы ресурсов -> кнопка Редактировать - поле "Сортировка при поиске":

И для применения того или иного критерия сортировки необходимо кликнуть по соответствующему значению в левой таблице "Доступно" (для включения этого метода сортировки) или в правой "Включено" для отключения такого метода сортировки.

Для включенных критериев сортировки в столбце "Включено" возможно менять порядок вывода, т.е. поднимать или опускать тот критерий, который должен использоваться в первую очередь. 

Описание критериев сортировки

"рейтинг доходности" - используется в том случае, если нужно сортировать номера/апартаменты по уровню доходности того или иного апартамента/юнита, т.е. в начале будут располагаться апартаменты преимущественно с минимальным рейтингом доходности. При расчете показателя "рейтинг доходности" учитывается вся сумма услуг проживания по заявкам за последние 6 месяцев или с даты начала договора управления.

"рейтинг загрузки" - используется при подборе номеров в разрезе загрузки апартаментов, такой принцип удобно использовать для обеспечения равномерного износа апартаментов. Такой формат сортировки удобно применять при "котловом" методе распределения дохода между собственниками, при котором сдаваемые в аренду апартаменты будут загружаться гостями равномерно. Расчет будет производиться за последние полгода и только за даты, когда на апартаменте присутствует договор управления (может и меньше полгода рассчитываться в том случае, если договор управления был заключен недавно).

"Программа доходности" и "Комплектация" - это критерии, которые позволяют использовать сортировку исходя из принадлежности апартамента к той или иной программе доходности или комплектации, в настройках которых (программы сдачи или комплектации) будет использоваться поле "Позиция", благодаря которому система и будет осуществлять сортировку в соответствии с заданной позицией (по увеличению)

"VIP собственник" - специальный признак, устанавливаемый в профайле Гостя, работающий в связке с полем "Собственник":

Дополнительные опции, выводимые при подборе номера

В качестве информации при подборе апартамента можно опционально настроить вывод разных дополнительных сведений о номере: корпус, этаж, доп.наименование, особые отметки и т.д., перечислить такие поля к выводу можно с помощью кнопки Настройки - вкладка "Доп. информация при поиске":

Как добавить программу реновации

В ECVI предусмотрена работа со специальным признаком "Программа реновации", которая позволяет управляющей компании отмечать апартаменты. Под этим признаком подразумеваеся, к примеру, что в апартаменте производилось обновление мебели или замена портьер/покрывал, который может использовать администраторами при подборе апартаментов для бронирования.

Справочник "Программ реноваций" расположен в модуле  Администрирование - Отель - Программы реновации:

А привязка программы реновации к конкретному апартаменту настраивается через раздел
Ресурсы - кнопка  Редактировать - поле "Программа реновации":

Установленный признак с программой реновации может учитываться при подборе апартаментов в модуле Заявки.

 

Как настроить несколько счетов для автоматического распределения услуг

В зависимости от того, с каким сегментом производится работа с заявками, ECVI может в автоматическом режиме задать правила формирования лицевых счетов, например, если услуги проживания оказывает одно юридическое лицо, а услуги питания и часть дополнительных услуг оказывает другое юридическое лицо, то можно на уровне настроек сегмента (Группы ресурсов) настроить такие правила, при которых в создаваемых заявках может по-умолчанию создаваться несколько счетов, на которые услуги будут начисляться по заданным пользователем правилам.

1. В модуле Администрирование - Отель - Юридические лица - "Добавить юридическое лицо" - заполняем карточку юр. лица (набор стандартных полей из учетной карточки компании):

2. В разделе Отель - Назначение счетов - с помощью кнопки Создать - перечисляем используемые при работе назначения счетов.

Поле "Код" используется при выгрузке данных в систему 1С для последующей обработки выгруженных данных уже в системе бухгалтерского учета.

Пример

3. В разделе Разное - Справочник ЦФО - с помощью кнопки Создать - перечисляем используемые при работе центры финансовой отчетности (используются так же при формировании выгрузки в 1С).

Пример

4. В разделе Отель - Группы ресурсов - с помощью кнопки Редактировать - поочередно открываем настройки созданных сегментов (Групп ресурсов) и в нижней части окна используем кнопку "Добавить счет по умолчанию":

Для каждой записи с юридическим лицом заполняем три поля "Юрлицо", "Назначение счета" и "ЦФО" из ранее заполненных справочников (из пунктов 1-3).

5. Завершающий этап настроек - редактирование Услуг и Пакетов услуг, которые используются в Карточке заявки, переходим в раздел Услуги - Список услуг - с помощью кнопки Редактировать изменяем поля "Юридическое лицо" и "Назначение счета" и Сохраняем внесенные изменения.

Пример редактирования услуги

Кнопка Сохранить в конце окна:

Для пакетов услуг, применяемых в Тарифе и для пакетов питания настройка производится в разделе
Услуги - Список пакетов услуг - с помощью кнопки Редактировать изменяем поля "Юридическое лицо" и "Назначение счета" и Сохраняем внесенные изменения.

Пример редактирования пакета

Кнопка Сохранить в конце окна:

В результате выполнения описанных выше пунктов, при начислении услуг в Счете, пакеты услуги и услуги будут автоматически начисляться на заданные счета юридических лиц:

Услуги Проживания по нашим тестовым настройкам начисляются автоматически на счет юр. лица "Константа":

Услуги Питания начисляются автоматически на счет юр. лица "Точка вкуса":

Настройка групп ресурсов

Апартамент свободный, но не выводится при подборе

Помимо того, что апартамент может быть свободен или занят - система учитывает ряд дополнительных ограничений, которые возникают в соответствии с датами окончания договора управления или с датами окончания доверенности, поэтому в первую очередь следует проверить эти даты в настройках апартаментов в модуле  Администрирование - Отель - Ресурсы - кнопка Редактировать - в нижней части окна приведены настройки с договором собственника:

Такие ограничения могут использоваться при долгосрочной сдаче апартаментов, к примеру, на 9-11 месяцев система покажет только те апартаменты, которые будут находиться у нас в управлении весь этот срок, т.е. если договор заканчивается и новый договор отсутствует, то система не даст в подборе 

Так же в настройках апартамента предусмотрено поле "Ограничение бронирования", в которой можно задать дату ограничения бронирования. Такую дату система будет учитывать и не будет выдавать такой апартамент при подборе доступных.

Как перенести апартамент из одного сегмента в другой

Для переноса апартамента из одного сегмента в другой:
1. Перейдите в модуль Администрирование - Отель - Ресурсы
2. Находим в списке апартаменты, которые нужно вывести из сегментов долгосрок/краткосрок (можно воспользоваться
Поиском);
3. По кнопке Редактировать в правой части таблицы вносите изменение в поле "Группы ресурсов" и "Типы ресурсов":

4. Для применения настроек в конце окна нажмите кнопку "Сохранить изменения и вернуться к списку".

Личный кабинет собственника

Кабинет собственника представляет собой отдельный портал (адрес), доступ к которому имеют только собственники апартаментов при наличии аккаунта с электронной почтой и пароля, которые предоставляются со стороны апарт-отеля или управляющей компании.

Для предоставления доступа в личный кабинет необходимо в разделе Клиенты в профайле клиента установить галку "Собственник":

На вкладке "Собственник" определить галку "Доступ в личный кабинет" и отправить пароль на e-mail гостя:

Собственник переходит по ссылке lk.ecvi.ru в браузере и попадает на окно авторизации:

После ввода почты и пароля по кнопке "Войти" собственник попадает в свой личный кабинет, где представлены данные по его апартаментам:

Если во владении собственника несколько апартаментов, то по каждому объекту собственник может сформировать отчеты и просмотреть статистику:

Статистика показывает данные только за завершенные месяцы. Загрузка отчетов для собственников будет производиться на стороне 1с на базе отчетов комитенту.

Все показатели, которые выводятся на графиках - загрузка, средний тариф, доход - загружаются из ECVI. Они строятся на основе накопительной статистики, которая отстает от текущей даты на 1-2 дня (сохраняется за вчерашний день в 16:00 сегодняшнего). И только отчет агента загружается из 1С после того, как будет сформирован через 1С.

ВАЖНО! Доход с датой оказания вне периода проживания заявок в личный кабинет собственника не войдет.              При начислении дополнительных услуг, следует следить за тем, чтобы они предоставлялись в период проживания гостя.

Агентские чеки с данными собственника

Отличие от классического вывода агента в фискальном чеке с данными компанией-агентом заключается в том, что при продаже агентских услуг от имени собственников используется, как правило, одна и та же услуга "Проживание", но в качестве агента могут выступать разные собственники со своими прописанными данными - ФИО, ИНН, номер телефона.

Настройка

Для базовой услуги "Проживание", которая используется в пакетных таблицах и в конечном итоге начисляется в гостевых счетах, следует установить галку "Агентские услуги" в модуле Администрирование - Услуги - Список услуг - редактировать:

Основной признак, по которому в фискальный чек будут передаваться данные агента-собственника, является установленная галка "Работа с агентскими услугами" в настройке Программы сдачи (модуль Администрирование - Отель - Программы сдачи - кнопка Редактировать):

Исходя из этой настройки будет определяться вывод реквизитов Агента в фискальном чеке, поэтому если в договоре с собственником установлена соответствующая программа сдачи с поддержкой работы с агентскими услугами, то в результате при формировании кассового чека будут использовать данные собственника:

Если собственником является физическое лицо, то будут использоваться следующие реквизиты из профайла:

ФИО, телефон, ИНН (вкладка Реквизиты)

Если собственник апартамента - организация, то данные из профайла компании-собственника:

Принцип вывода данных агента в фискальном чеке

Основополагающим фактором, при котором в фискальном чеке будут выводиться данные агента - это наличие в договоре с собственником программы сдачи с активной галкой "Работа с агентскими услугами".
При начислении услуг в счете гостя и формирования фискального чека будет переданы соответствующие рекзвизиты:

Если в счете гостя присутствуют не агентские услуги, то они будут включены в тот же чек, но без указания агента (за счет отсутствия признака "Агентские услуги" в настройках услуг):

Примеры чеков