Ecvi APART

Особенности работы с апартаментами

• Как работает конфигурация "Апарт" - общая схема
• Как создать профайл собственника в системе
• Как связать собственника с апартаментом
• Как создать договор управления
• Учет НДС при агентской схеме работы с собственниками апартаментов
• Как создать программу сдачи/управления
• Как настроить подбор апартаментов по заданным критериям
• Как настроить несколько счетов для автоматического распределения услуг
• Апартамент свободный, но не выводится при подборе
• Личный кабинет собственника
• Агентские чеки с данными собственника
• Сведения о программе сдачи в модуле Горничные

Как работает конфигурация "Апарт" - общая схема

Модуль «Апарт-отель» связывает четыре сущности: собственника, апартамент, программу сдачи и гостя. Понимание этой связки — ключ к корректной отчётности и распределению дохода.

Участники процесса

---

Как они связаны

Связь между собственником и апартаментом устанавливается через договор управления. В нём фиксируется:

• Какой собственник владеет каким апартаментом;

• По какой программе сдачи распределяется доход;

• В какой период действует договор.

После того как договор создан, система автоматически соотносит каждое начисление по заявке гостя с конкретным собственником — и распределяет доход согласно программе сдачи.

Этапы настройки

Работу с модулем можно выстроить в пять последовательных шагов:

Каждый следующий шаг использует результат предыдущего. Рекомендуем проходить их по порядку, даже если кажется, что пункт «не про вас» — пропущенная настройка может привести к некорректной отчётности.

Как создать профайл собственника в системе

Профиль собственника — это запись в справочнике гостей с особым признаком. Именно этот признак отличает владельцев апартаментов от обычных гостей и делает их доступными для выбора при создании договоров управления.

Без профиля собственника вы не сможете перейти к следующим шагам — система просто не предложит такого гостя в поле «Собственник» при заключении договора.

Пошагово: создание профиля

1. Перейдите в раздел Клиенты → Гости.

2. Нажмите «Создать».

3. Заполните контактные данные: ФИО, телефон, email.

4. Обязательно установите флажок «Собственник» в правом нижнем углу окна.

5. Сохраните профиль.

После сохранения запись появится в общем списке гостей с отметкой «Собственник» и будет доступна для выбора при создании договора управления.

Представители собственника

Если взаимодействие по апартаменту ведётся не с самим владельцем, а с его доверенным лицом, в карточку собственника можно добавить представителей.

Когда это нужно:

• Представителю нужен доступ в апартамент (выдача ключ-карт);

• Представитель собирает документацию по апартаменту;

• Представитель взаимодействует с управляющей компанией по всем вопросам вместо собственника.

Как настроить:

1. Добавьте виды представителей — перейдите в раздел Администрирование → Разное → Представители собственника и укажите список ролей (например: «Доверенное лицо», «Родственник», «Юрист»). Это справочник, который затем будет использоваться при назначении представителя.

2. Назначьте представителя — откройте карточку собственника (раздел Клиенты → Гости), перейдите на вкладку «Представители» и добавьте запись: выберите вид представителя из справочника и укажите контактные данные доверенного лица.

Представители используются в системе как справочная информация и не участвуют в выгрузках в сторонние системы.

Компания как собственник

Собственником апартамента может быть не только физическое, но и юридическое лицо. В этом случае:

1. Компания должна быть предварительно заведена в разделе Клиенты → Компании (инструкция: Как внести новую компанию).

2. Убедитесь, что у компании заполнен ИНН — это критично для корректной выгрузки данных в 1С.

3. При создании договора управления такая компания будет доступна для выбора в поле «Собственник» наравне с физическими лицами.

Важно: доступ в личный кабинет собственника (инвестора)
Личный кабинет собственника доступен только для физических лиц — записей с типом «Гость», у которых установлен признак «Собственник». Вход выполняется по номеру телефона, привязанному к профилю гостя.
Для компаний-собственников доступ в личный кабинет технически невозможен. Если владельцем апартамента выступает юридическое лицо, отчётность для него формируется на стороне управляющей компании и передаётся отдельно — через выгрузку в 1С или вручную.

Массовая загрузка собственников

Если собственников много, можно загрузить их списком из файла Excel. Это удобно при первичном запуске модуля или при передаче данных из другой системы.

Требования к файлу:

• Данные должны быть разделены по столбцам: Фамилия, Имя, Отчество и другие поля — каждое в своей колонке.

• Формат файла и образец можно запросить в технической поддержке: support@ecvi.ru.

Как связать собственника с апартаментом

Связь между собственником и апартаментом устанавливается через договор управления. Один договор связывает одного собственника, один апартамент и одну программу сдачи. Если у апартамента несколько собственников — для каждого создаётся отдельный договор.

Базовая инструкция по созданию договора (обязательные поля, даты, влияние на подбор апартаментов): Как создать договор управления

Пошагово: как привязать собственника

1. Перейдите к настройкам апартамента

Откройте раздел Администрирование → Отель → Ресурсы. Найдите нужный апартамент и нажмите «Редактировать».

2. Откройте раздел «Договоры с собственниками»

В нижней части окна редактирования находится блок «Договоры с собственниками». Нажмите «Создать» — откроется диалоговое окно.

3. Заполните обязательные поля

Для сохранения договора и установления связи «собственник → апартамент» необходимо заполнить:

Поле	Назначение
Собственник	Выберите собственника из справочника. Именно это поле устанавливает связь.
Программа сдачи в аренду	Определяет, по какой схеме будет распределяться доход.
Дата окончания доверенности	Срок действия полномочий управляющей компании.
Дата окончания договора	Плановая дата завершения договора.

Внимание: даты договора напрямую влияют на подбор апартаментов в модуле «Заявки». Если договор истечёт — апартамент перестанет отображаться при бронировании. Подробнее об этом — в инструкции по созданию договора.

4. Сохраните договор

После заполнения обязательных полей нажмите «Сохранить». Связь установлена.

Что делать, если собственник не находится

При попытке добавить собственника в договор может возникнуть ошибка:

«Не выбран валидный собственник»

Причина: введённый вручную собственник отсутствует в справочнике гостей с признаком «Собственник». Система не предлагает его для подстановки, потому что не видит среди допустимых записей.

Решение:

1. Перейдите в раздел Клиенты → Гости.

2. Найдите или создайте запись гостя, которого нужно сделать собственником.

3. Установите для него признак «Собственник».

4. Вернитесь к созданию договора — теперь система предложит этого гостя для выбора в поле «Собственник».

Сценарий: несколько собственников у одного апартамента

Если апартамент находится в долевой собственности, для каждого владельца создаётся отдельный договор с указанием доли в процентах.

Порядок действий:

1. При создании или редактировании договора управления найдите поле «Доля владения» — оно доступно в диалоге договора.

2. Укажите процент владения для первого собственника (например, 50%).

3. Сохраните договор.

4. Нажмите «Создать» ещё раз — добавьте второй договор для следующего собственника, указав его долю.

5. Повторите для каждого совладельца.

Сумма долей всех собственников одного апартамента должна составлять 100%.

Где настраивать:

Настройка доступна двумя путями — выберите тот, который удобнее в текущий момент:

• Через раздел Администрирование → Отель → Договоры с собственниками — создайте новый договор или отредактируйте существующий;

• Через раздел Администрирование → Отель → Ресурсы — найдите нужный апартамент, нажмите «Редактировать» и перейдите к таблице «Договоры с собственниками» в нижней части окна.

Тип собственника:

Собственником может выступать как физическое, так и юридическое лицо. При заполнении договора выберите нужный «Тип собственника» — физлицо или компанию. Компания должна быть предварительно заведена в разделе Клиенты → Компании.

Важно для выгрузки в 1С: если вы работаете с интеграцией и хотите, чтобы реализация распределялась по долям собственников, для каждого владельца должен быть создан отдельный договор. Без этого выгрузка не сможет корректно разнести доходы по собственникам.

Необязательные поля

При создании договора есть несколько полей, которые не обязательны для сохранения, но могут пригодиться в работе:

Поле	Для чего используется
Документ основания владения	Может использоваться при формировании шаблонных форм — например, договора аренды, который выводится из карточки заявки.
Реквизиты доверенности	Аналогично: используется в шаблонах документов, если требуется указать реквизиты доверенности собственника.
1С ID	Заполняется, если договоры загружаются из 1С в Ecvi. При стандартной схеме работы (выгрузка из Ecvi в 1С) это поле не требуется.

Развитие ситуации: изменение состава собственников

По мере работы состав собственников может меняться. Для одного апартамента можно добавить новые договоры управления в любой момент:

• Сменился собственник — создайте новый договор, а старый закройте (отредактируйте дату окончания).

• Появился совладелец — добавьте ещё один договор с указанием доли нового собственника.

• Собственник продал часть доли — отредактируйте долю в существующем договоре или создайте новый.

Система позволяет вести историю договоров без удаления старых записей.

Как создать договор управления

Договор управления — это связующее звено между тремя сущностями апарт-отеля: собственником, апартаментом и программой сдачи (доходности). Без действующего договора система не сможет соотнести доход от проживания с конкретным владельцем апартамента, а значит, отчётность для собственников и выгрузка в 1с будут некорректны.

Создать договор можно двумя способами. Основной - через выделенный раздел, альтернативный - через карточку ресурса.

Способ 1: Через раздел «Договоры с собственниками» (основной)

Это прямой путь: все договоры создаются и хранятся в одном месте.

Порядок действий:

1. Перейдите в раздел Администрирование → Отель → Договоры с собственниками.

2. Нажмите кнопку «Создать» в правой части окна.

3. Заполните поля в открывшемся диалоговом окне.

Обязательные поля

Для сохранения договора необходимо заполнить:

Поле	Назначение
Собственник	Владелец апартамента. Выберите из справочника собственников.
Ресурс (апартамент)	Номер апартамента из списка ресурсов отеля. Определяет, к какому именно объекту относится договор.
Программа сдачи	Программа доходности, по которой рассчитывается распределение выручки между отелем и собственником.
Дата заключения договора	Дата подписания договора с собственником.
Дата начала владения	Дата, с которой собственник передаёт апартамент в управление.
Дата окончания договора	Плановая дата завершения договора.
Дата окончания доверенности	Как правило, совпадает с датой окончания договора. Определяет срок действия полномочий управляющей компании.

Способ 2: Через вкладку «Ресурсы» (альтернативный)

Используется, если вы находитесь в карточке конкретного апартамента и хотите привязать договор, не переходя в общий список.

Порядок действий:

1. Перейдите в раздел Администрирование → Отель → Ресурсы.

2. Найдите нужный апартамент и нажмите «Редактировать».

3. Перейдите на вкладку с договорами и заполните те же поля, что и в Способе 1.

Подробная пошаговая инструкция: Как связать собственника с апартаментом

Как даты договора влияют на подбор апартаментов

Это критичный момент, который важно учитывать.

Договор управления накладывает фильтр на отображение апартаментов в модуле Заявки. Система подбирает номера, доступные для бронирования, с учётом дат действия договоров:

• Если у апартамента нет активного договора на запрашиваемые даты — он не будет показан при подборе.

• Если договор истёк — апартамент пропадёт из выдачи до тех пор, пока договор не будет продлён или создан новый.

Поэтому:

• Своевременно редактируйте и продлевайте договоры, чтобы не оказаться в ситуации, когда система перестала выводить апартаменты к выбору.

• Если договоры отсутствуют в принципе — система не накладывает ограничений и показывает все апартаменты.

Что делать после создания

После того как договор создан, рекомендуем сразу проверить корректность настройки:

1. Создайте тестовое бронирование на даты, попадающие в период действия договора.

2. Убедитесь, что апартамент доступен к выбору в модуле Заявки.

3. Проверьте, что начисления по заявке корректно отражаются в отчётах для собственников.

Если на любом из этапов потребуется помощь — обратитесь в техническую поддержку по почте support@ecvi.ru

Учет НДС при агентской схеме работы с собственниками апартаментов

При агентской схеме управляющая компания выступает посредником между гостем и собственником апартамента. В этом случае для корректного учёта НДС может потребоваться применять ставку налога не самой управляющей компании, а фактического поставщика услуги — собственника апартамента или компании-агента.

Механизм, описанный ниже, позволяет гибко настроить, откуда система будет брать ставку НДС для каждой конкретной услуги.

Как система выбирает ставку НДС

Система проверяет источники в порядке приоритета — от самого специфичного к самому общему. Как только ставка найдена, поиск останавливается.

Важно: приоритеты 1 и 2 работают только при условии, что у услуги не задана явная ставка НДС и установлен флажок «Агентская услуга». В противном случае система сразу переходит к приоритету 3

Настройка: пошагово

Для включения агентской схемы расчёта НДС последовательно выполните три настройки.

Шаг 1. Настройте услугу

Перейдите в раздел Администрирование → Услуги → Список услуг, откройте нужную услугу:

Шаг 2. Укажите НДС и СНО у поставщика

Перейдите в раздел Клиенты → Гости (для физлиц) или Клиенты → Компании (для юрлиц). Откройте карточку собственника или компании-поставщика и заполните:

Именно эти значения будут использоваться при начислении агентских услуг в счёт гостя.

Шаг 3. Настройте программу сдачи

Перейдите в раздел Администрирование → Отель → Программы сдачи. Откройте программу доходности, которая используется в договорах с собственниками, и установите флажок «Работа с агентскими услугами».

Критично: если этот флажок не установлен, система не сможет применить ставку НДС от собственника апартамента (приоритет 2). В этом случае будет использован следующий по порядку источник — свойства услуги, юрлицо счёта или настройки отеля

Что будет, если НДС у поставщика не задан

Если настройки НДС и СНО у собственника или компании-поставщика не заполнены, система пропустит приоритеты 1 и 2 и перейдёт к стандартному алгоритму: проверит настройки услуги → юрлицо счёта → настройки отеля. Поэтому важно заполнить эти реквизиты у всех поставщиков, для которых должна применяться агентская схема.

Как создать программу сдачи/управления

Программа сдачи — это набор условий, по которым управляющая компания распределяет доход от сдачи апартамента между собой и собственником. В ней фиксируется:

• Процент вознаграждения собственника — сколько от дохода получит владелец;

• Издержки — какие расходы вычитаются из дохода перед распределением;

• Правила расчёта рейтинга доходности — на основе этих данных система определяет, какой апартамент выгоднее сдавать.

Одна и та же программа сдачи может применяться к нескольким договорам управления. Поэтому настройка делается один раз, а затем выбирается при создании каждого договора.

Программа сдачи также используется в агентской схеме учёта НДС. Если вы работаете по такой схеме, в программе должен быть установлен флажок «Работа с агентскими услугами». Подробнее: Учёт НДС при агентской схеме.

Создание программы сдачи

Перейдите в раздел Администрирование - Отель - Программы сдачи - кнопка Создать:

Поле 1С ID - это специальный идентификатор программы сдачи, который присваивается автоматически при настройке интеграции с системой 1С (заполнять не требуется).

Ограничение по тарифам

Для программы сдачи можно указать, какие тарифы могут с ней применяться, а какие — нет. Это полезно, если в отеле есть разные сегменты:

• Долгосрочная аренда — можно запретить скидочные тарифы;

• Краткосрочная аренда — можно оставить доступными все тарифы.

Настройка задаётся в карточке программы сдачи. Если тариф не указан в списке разрешённых — он не будет доступен для бронирований апартаментов, работающих по этой программе.

Поле Статистика в Личном кабинете

Раздел «Статистика в Личном кабинете» определяет, какие показатели будут видны собственнику на портале lk.ecvi.ru.

Выберите одну из предустановленных конфигураций — она задаст порядок вывода данных о доходности апартамента.

Настройка издержек

Издержки — это расходы, которые вычитаются из общей суммы дохода перед тем, как распределять остаток между отелем и собственником. Типичный пример: стоимость завтраков, которыми управляющая компания кормит гостей за свой счёт.

Как добавить издержку:

1. В карточке программы сдачи перейдите к таблице «Издержки / Услуги».

2. Нажмите «Добавить» и заполните поля:

Пример с завтраком:

Если стоимость питания нужно исключить из базы для расчёта дохода собственника, добавьте услугу «Завтрак» в список издержек. Система при расчёте рейтинга доходности:

1. Найдёт все начисленные «Завтраки» в счёте за период;

2. Вычтет их общую стоимость из валовой выручки;

3. На основе полученной нетто-суммы вычислит итоговый рейтинг.

Процент вознаграждения собственника

Для каждой категории апартаментов можно задать процент, который собственник получит от дохода после вычета издержек.

1. В карточке программы сдачи перейдите к таблице категорий апартаментов.

2. Для каждой категории укажите процент вознаграждения.

В текущей версии системы используется только значение в процентах. Настройка «Абсолютно» пока не задействована.

Как работает расчёт рейтинга доходности

Рейтинг доходности — это показатель, который помогает администратору понять, какой апартамент выгоднее предложить гостю. Он рассчитывается на основе программы сдачи, издержек и процента вознаграждения собственника.

Принцип расчёта:

• Период: с 1-го числа месяца по последнее число.

• При переходе на новый месяц расчёт начинается заново.

• Если апартамент в течение месяца переходил из одной программы сдачи в другую, система анализирует количество дней в каждой программе и учитывает это в расчёте.

Где используется результат:

Рейтинг доходности выводится в диалогах системы на этапе подбора апартамента в модуле Заявки. Это позволяет администратору принимать решение о том, какой номер предложить гостю (на этапе подбора апартамента), опираясь не только на доступность, но и на потенциальную доходность для отеля и собственника.

Как настроить подбор апартаментов по заданным критериям

При создании бронирования система выводит список доступных апартаментов в определённом порядке. Этим порядком можно управлять — например, показывать в начале самые доходные номера или, наоборот, распределять загрузку равномерно.

Критерии сортировки настраиваются один раз для всей группы ресурсов и применяются в двух ситуациях:

• При создании новой заявки (модуль Заявки → Новая заявка → Подобрать конкретные номера);

• При подборе номера для уже созданной неразмещённой заявки.

Где настраивается

1. Перейдите в раздел Администрирование → Отель → Группы ресурсов.

2. Найдите нужную группу и нажмите «Редактировать».

3. В поле «Сортировка при поиске» настройте критерии:
   - Левая таблица «Доступно» — критерии, которые можно включить
   - Правая таблица «Включено» — критерии, которые сейчас применяются

Чтобы включить критерий — кликните по нему в левой таблице. Чтобы отключить — кликните в правой.

Порядок важен: критерии, расположенные выше в правой таблице, имеют больший приоритет. Меняйте их очерёдность, поднимая или опуская записи.

Как считается

1. По рейтингам доходности и загрузки данные для апартамента считаются по следующему правилу: за последние 3 месяца или с даты заключения/перезаключения договора управления (что наступило позднее, т.е. если договор недавний - считается с его даты).

2. Рейтинг загрузки считает коэффициент занятости как "проценты / 100" - по сути, просто не переводит доли занятости в проценты, как это делается в статистике. Оставляет 0.67 вместо перевода в 67%.

3. Рейтинг доходности считается в "тысячах рублей". То есть 54.3 - это 54300 р.

4. Смысл обоих коэффициентов - поддержать менеджера в принятии решения "какой апартамент бронировать первым". Поэтому коэффициенты считаются по упрощенным формулам - только упрощенно по бронированиям в прошлом.

Критерии сортировки

Критерий	Что делает	Когда использовать
Рейтинг доходности	Сортирует апартаменты по уровню доходности: в начале — с минимальным рейтингом, в конце — с максимальным. Учитываются услуги проживания за последние 6 месяцев или с даты начала договора управления.	Когда цель — максимизировать доход: менее доходные номера предлагаются в первую очередь, чтобы выровнять общую картину.
Рейтинг загрузки	Сортирует по загрузке: в начале — наименее загруженные апартаменты. Расчёт за последние полгода по датам, когда действовал договор управления.	При «котловом» методе распределения дохода — чтобы апартаменты изнашивались равномерно.
Программа доходности	Сортирует по позиции, заданной в настройках программы сдачи. Чем меньше значение в поле «Позиция» — тем выше апартамент в списке.	Когда важно показывать апартаменты в порядке, привязанном к программам сдачи.
Комплектация	Сортирует по позиции, заданной в настройках комплектации. Аналогично: чем меньше позиция — тем выше в списке.	Когда у апартаментов разные комплектации и это важно для очерёдности предложения.
VIP собственник	Поднимает вверх или опускает вниз апартаменты, владельцы которых отмечены признаком «VIP собственник» в карточке гостя. Позиция настраивается.	Когда нужно дать приоритет или, наоборот, понизить выдачу апартаментов определённых владельцев.

Дополнительные опции, выводимые при подборе номера

При подборе апартамента можно выводить вспомогательную информацию о номере: корпус, этаж, дополнительное наименование, особые отметки и другие сведения.

Настройка задаётся через кнопку «Настройки» в интерфейсе подбора — вкладка «Доп. информация при поиске». Отметьте нужные поля, и они будут отображаться рядом с каждым апартаментом в результатах подбора.

Программа реновации

Программа реновации — это признак, который позволяет отметить апартаменты, прошедшие обновление. Настраивается в два шага:

1. Создайте программу реновации — перейдите в раздел Администрирование → Отель → Программы реновации и добавьте запись (например, «Реновация 2025»).

2. Привяжите к апартаменту — откройте раздел Администрирование → Отель → Ресурсы, найдите нужный апартамент, нажмите «Редактировать» и выберите программу реновации в соответствующем поле.

После этого признак будет отображаться при подборе апартаментов в модуле «Заявки».

Как настроить несколько счетов для автоматического распределения услуг

В Ecvi можно настроить автоматическое распределение услуг по разным счетам. Это нужно, например, когда проживание оказывает одно юридическое лицо, а питание и часть дополнительных услуг — другое. Система сама создаст нужные счета в заявке и разнесёт начисления по заданным правилам.

Настройка состоит из трёх этапов:

1. Заполнить справочники (юрлица, назначения счетов, ЦФО);

2. Привязать счета к сегменту (группе ресурсов);

3. Назначить правила начисления для услуг и пакетов.

Общая логика работы

У каждой услуги и пакета услуг в системе есть свойства: юридическое лицо и назначение счета. В настройках сегмента (группы ресурсов) задаётся правило: какие счета по умолчанию создавать в заявке.

Когда создаётся бронирование в этом сегменте, система автоматически формирует пустые лицевые счета согласно правилам. При начислении услуг каждая из них попадает на тот счёт, который соответствует её юрлицу и назначению.

---

Этап 1: Заполните справочники

Эти действия выполняются однократно при первичной настройке.

1.1. Добавьте юридические лица

Перейдите в раздел Администрирование → Отель → Юридические лица и нажмите «Добавить юридическое лицо». Заполните карточку компании стандартными реквизитами. Повторите для каждого юрлица, которое будет фигурировать в счетах.

1.2. Добавьте назначения счетов

Перейдите в раздел Администрирование → Отель → Назначение счетов и нажмите «Создать». Перечислите все используемые при работе назначения (например: «Проживание», «Питание», «Доп. услуги»).

Поле «Код» используется при выгрузке данных в 1С. Если интеграция с 1С не настроена, поле можно оставить пустым.

Пример

1.3. Добавьте ЦФО (центры финансовой отчётности)

Перейдите в раздел Администрирование → Разное → Справочник ЦФО и нажмите «Создать». Перечислите используемые ЦФО. Эти значения также участвуют в выгрузке в 1С.

Пример

Этап 2: Привяжите счета к сегменту

1. Перейдите в раздел Администрирование → Отель → Группы ресурсов.

2. Для нужного сегмента нажмите «Редактировать».

3. В нижней части окна нажмите «Добавить счёт по умолчанию».

4. Для каждой записи заполните три поля:

   • Юрлицо — выберите из справочника (п. 1.1);

   • Назначение счёта — выберите из справочника (п. 1.2);

   • ЦФО — выберите из справочника (п. 1.3).

Повторите для каждой комбинации «юрлицо + назначение», которая должна автоматически создаваться в заявках этого сегмента.

Результат: при создании бронирования в данном сегменте система автоматически сформирует все счета, перечисленные в этом списке.

Этап 3: Назначьте правила для услуг и пакетов

3.1. Для отдельных услуг

1. Перейдите в раздел Администрирование → Услуги → Список услуг.

2. Для каждой услуги нажмите «Редактировать».

3. Заполните поля:

   • Юридическое лицо — выберите нужное юрлицо;

   • Назначение счёта — выберите соответствующее назначение.

4. Нажмите «Сохранить».
   

Пример редактирования услуги

Кнопка Сохранить в конце окна:

3.2. Для пакетов услуг

Настройка выполняется аналогично, но в разделе Администрирование → Услуги → Список пакетов услуг. Это касается пакетов, применяемых в тарифе, и пакетов питания.

Результат: каждая услуга и пакет теперь «знают», на какой счёт какого юрлица они должны начисляться.

Пример редактирования пакета

Кнопка Сохранить в конце окна:

Пример результата

После выполнения всех настроек при начислении услуг в заявке нужного сегмента система автоматически распределит их по счетам:

• Услуги проживания начисляются на счёт юрлица, указанного в настройках услуги проживания (например, «Константа»);
  
  

• Услуги питания — на счёт юрлица, указанного в настройках услуги питания (например, «Точка вкуса»).
  
  

Администратору не нужно вручную переключаться между счетами и выбирать, куда что начислять — система делает это сама.

Чек-лист проверки

Если после настройки услуги начисляются не на те счета или на один счёт — проверьте по порядку:

1. Справочники заполнены? В разделах «Юридические лица», «Назначение счетов» и «Справочник ЦФО» есть все нужные записи.

2. Счета привязаны к сегменту? В настройках группы ресурсов есть записи для всех нужных комбинаций «юрлицо + назначение + ЦФО».

3. Услуги и пакеты настроены? У каждой услуги и пакета заполнены поля «Юридическое лицо» и «Назначение счёта».

4. Бронирование создано в нужном сегменте? Счета по умолчанию создаются только для того сегмента, в котором настроены правила. Проверьте, что заявка относится к нужной группе ресурсов.

Апартамент свободный, но не выводится при подборе

Если апартамент свободен на запрашиваемые даты, но не отображается в результатах подбора — проверьте следующие пункты в порядке от наиболее вероятной причины к наименее очевидной.

1. Даты договора управления

Самая частая причина. Если у апартамента истёк или не начался договор управления, система исключает его из выдачи. Проверьте даты начала и окончания договора, а также дату окончания доверенности. Подробнее: Как создать договор управления.

2. Критерии сортировки

Апартамент может быть доступен, но находиться в самом конце списка — особенно если включён критерий «Рейтинг доходности» или «Рейтинг загрузки», а у номера низкие показатели. Проверьте настройки сортировки и при необходимости измените порядок критериев. Подробнее: Как настроить подбор апартаментов по заданным критериям.

3. Ограничение бронирования

Проверьте, что у апартамента не зада дата в поле "Ограничение бронирования":

Такую дату система будет учитывать и не будет выдавать такой апартамент при подборе доступных.

4. Ограничения программы сдачи

Если программа сдачи, привязанная к апартаменту, имеет ограничения по тарифам — апартамент может не отображаться для некоторых категорий бронирований. Проверьте, какие тарифы разрешены для программы сдачи, с которой работает апартамент. Подробнее: Как создать программу сдачи.

5. Фильтры при подборе

Убедитесь, что при подборе не установлены фильтры, которые исключают данный апартамент — по категории, комплектации, вместимости или другим параметрам.

Если все пункты проверены, но апартамент по-прежнему не отображается — обратитесь в техническую поддержку: support@ecvi.ru

Личный кабинет собственника

Общая информация

Кабинет собственника представляет собой отдельный портал (адрес), доступ к которому имеют только собственники апартаментов при наличии аккаунта с электронной почтой и пароля, которые предоставляются со стороны апарт-отеля или управляющей компании.

Доступ в ЛК

Для предоставления доступа в личный кабинет необходимо в разделе Клиенты в профайле клиента установить галку "Собственник":

На вкладке "Собственник" определить галку "Доступ в личный кабинет" и отправить пароль на e-mail гостя:

Вход в личный кабинет

Собственник переходит по ссылке lk.ecvi.ru в браузере и попадает на окно авторизации:

Главная страница с разделами

После ввода почты и пароля по кнопке "Войти" собственник попадает на стартовую страницу личного кабинет, где представлены данные по его апартаментам:

Если во владении собственника несколько апартаментов, то по каждому апартаменту собственник может сформировать отчеты и просмотреть статистику.

Раздел «Статистика». Данные по апартаменту (месяц)

Статистика показывает данные только за завершенные месяцы. 

Загрузка рассчитывается исходя из количества дней в выбранном месяце. Система учитывает занятость апартамента за каждый день месяца.

Пример расчета: Апартамент № 442 был занят 7 дней в январе. Расчет загрузки выполняется по формуле: 7 дней занятости / 31 день января × 100 = ~23% (22,58%).

Средний тариф - это среднесуточная стоимость аренды. Он рассчитывается на основании общей суммы за проживание.

Доход по апартаменту исчисляется по услугам подгруппы «Проживание», начисленным на лицевых счетах.

Раздел «Статистика». Дополнительные подключаемые метрики

Раздел «Статистика». Данные Квартал/Год (графики)

Уведомления собственникам из отельной системы

Расчет статистики в личном кабинете

Данные в статистических блоках формируются на базе Ecvi из специализированной таблицы, данные в которую система записывает ежедневно по формату "Сегодня делается срез статистических показателей за вчерашний день", таким образом система фиксирует состояние номерного фонда и записывает изменения в таблицу.

ВАЖНО! Доход с датой оказания вне периода проживания заявок в личный кабинет собственника не войдет. При начислении дополнительных услуг, следует следить за тем, чтобы они предоставлялись в период проживания гостя.

Раздел «Отчеты»

Загрузка отчетов для собственников осуществляется на стороне 1с на базе отчетов комитенту.

Отчеты собственника/инвестора (пример)

После просмотра отчета собственник может отметить просмотренный отчет признаком "ПРИНЯТЬ", признак просмотра отчета фиксируется в системе:

Отличия при Котловом методе расчетов

Для расчета статистики по котловому методу в программе сдачи предусмотрена галка "котловой метод":

Если данная опция включена, статистика на главном экране при входе в личный кабинет будет отображаться по всему котлу.

Агентские чеки с данными собственника

При агентской схеме работы управляющая компания выступает посредником между гостем и собственником апартамента. В этом случае в фискальном чеке могут выводиться реквизиты не самой управляющей компании, а собственника как агента — с его ФИО (или наименованием), ИНН и телефоном.

Это актуально, когда одна и та же услуга «Проживание» оказывается от имени разных собственников, и каждый из них должен быть корректно отражён в чеке.

Чек-лист обязательных условий

Для передачи данных агента-собственника в фискальный чек должны быть выполнены три настройки:

Если хотя бы одно из трёх условий не выполнено — реквизиты собственника не попадут в фискальный чек, даже если они заполнены в его профиле.

Настройка реквизитов собственника

Данные, которые попадут в чек, система берёт из профиля собственника. Состав полей зависит от того, является ли собственник физическим или юридическим лицом.

Если собственник — физическое лицо

Обязательные поля в профиле гостя с признаком «Собственник»:

Если любое из этих полей не заполнено — признак агента в чек передан не будет.

Если у собственника указана ставка НДС — она будет применена к услуге проживания при начислении по тарифу. Если ставка не указана — система использует следующий по приоритету источник (юрлицо счёта или настройки отеля).

Если собственник — компания

В этом случае система использует реквизиты из карточки компании-собственника. Обязательные поля:

Убедитесь, что эти поля заполнены до начала работы с агентскими чеками.

Как это выглядит в чеке

При начислении услуг проживания и формировании фискального чека система передаёт реквизиты собственника как данные агента. В чеке они отображаются в соответствующем блоке.

Если в счёте гостя присутствуют не агентские услуги (услуги без флажка «Агентская услуга»), они будут включены в тот же чек, но без указания агента — для них признак агента отсутствует в настройках, и система не передаёт дополнительные реквизиты.

Примеры чеков

Важное условие: формат платёжной операции

Вывод реквизитов собственника в фискальном чеке зависит не только от настроек, но и от того, каким способом проводится оплата.

Система анализирует услуги с признаками поставщика по связи с периодом проживания, который ссылается на апартамент с его собственником, только в двух случаях:

Почему так: при авансовом методе оплаты («внесение суммы вручную») система не перебирает начисленные услуги и не анализирует их признаки. В чек не передаётся ни одна конкретная услуга, а значит, и признак поставщика (собственника) определить невозможно. В результате чек будет сформирован без указания агента.

Рекомендация: если для вас критично, чтобы реквизиты собственника попадали в фискальный чек, используйте методы оплаты «Оплата всех неоплаченных услуг» или «Только отмеченные».

Сведения о программе сдачи в модуле Горничные

В модуле Горничные -> вкладка Номерной фонд предусмотрен вывод сведений о принадлежности апартамента к той или иной программе сдачи:

По указанному полю можно сортировать апартаменты в списке уборок, кликая на заголовок столбца.

А так же в разделе "Задания на уборку" у супервайзера или пользователя, который отвечает за ежедневное распределение уборок между горничными в смене, в диалоге "Добавление номеров в смену" так же предусмотрен вывод поля "Программа сдачи", позволяющий фильтровать по указанному атрибуту апартаменты для включения в заказ-наряд: